Le tue email sono al sicuro? L'archiviazione delle email può farti risparmiare milioni

Gli strumenti di comunicazione vanno e vengono, ma l'email rimane il re della comunicazione.

La corrispondenza avviata tramite email è così importante nel mondo degli affari che è quasi impossibile per un'organizzazione funzionare senza scambiare dati via email. Grandi corporazioni, aziende di medie dimensioni e persino piccole imprese utilizzano l'email per svolgere il lavoro, scambiare informazioni e connettersi con clienti e altre aziende.

Ma cosa succede a tutte le tue email importanti quando il tuo computer si blocca? O peggio, cosa succede se qualcuno ruba dati sensibili dal server della tua azienda?

Da strumento di comunicazione a potenziamento delle capacità di altri software, un server di posta elettronica è diventato parte integrante dell'infrastruttura IT di qualsiasi organizzazione. Tenendo presente questo, le aziende di oggi stanno cercando modi per migliorare i loro sistemi di posta elettronica per ottenere migliori prestazioni e per salvaguardare il flusso di informazioni digitali.

Un modo in cui le aziende possono evitare la perdita di dati è attraverso l'archiviazione delle email. Implementare software di archiviazione delle email riduce il rischio di perdere dati email. I messaggi di posta elettronica sono facilmente recuperabili se gli utenti cancellano o perdono email importanti.

L'archiviazione delle email è uno dei metodi più utili di gestione dei dati. Questo processo comporta la conservazione dei messaggi di posta elettronica che le entità aziendali inviano e ricevono. Copre tutto, dal recupero alla tenuta dei registri e alla conformità normativa, tra le altre cose.

Con il numero di email in crescita ogni giorno, hai bisogno di un approccio organizzato per gestirle meglio. È abbastanza facile categorizzare, gestire e recuperare le informazioni archiviate con poco sforzo. L'archiviazione massiva delle email aiuta anche a ridurre il tempo trascorso a gestire i messaggi e a ridurre i costi di archiviazione e di sistema.

Nel solo 2020, si stima che 306,4 miliardi di email siano state inviate e ricevute ogni giorno. Salvare ogni email è inutile. Aggiunge ai costi e alla durata dei processi di e-discovery. È anche inaffidabile fare affidamento sugli utenti per archiviare le loro email. Quando dimenticano o non sanno cosa archiviare, un'azienda è ritenuta responsabile, specialmente se l'email è richiesta per scopi di contenzioso o di audit.

Archiviare le email manualmente è un processo tedioso, e hai bisogno di una soluzione robusta per aiutarti. Una soluzione di archiviazione delle email fa tutto il lavoro pesante e archivia, memorizza e conserva le email per te automaticamente.

Importanza dell'archiviazione delle email

L'email non è solo una forma essenziale di comunicazione digitale; è anche una fonte vitale di informazioni per le aziende. Ma, gestire questo asset può essere difficile. I dati inviati via email non sono memorizzati in una posizione separata ma nelle caselle di posta degli impiegati, creando molti silos di dati con anni di conoscenza che si ampliano quotidianamente.

Preservare questa conoscenza nel tempo in modo che i colleghi possano utilizzarla è fondamentale per il successo di un'azienda. Ci sono cinque ragioni principali per cui un'organizzazione dovrebbe archiviare le sue email.

1. Continuità aziendale

Il tempo medio di inattività per un'azienda dopo un attacco ransomware è di 21 giorni. Questo ammonta a quasi milioni persi in opportunità mancate. Questo tempo di inattività è solo per le organizzazioni con backup adeguati. Se un'azienda non ha backup adeguati, impiegherà più tempo a recuperare le email, impostare nuovi domini e svolgere altre attività dispendiose in termini di tempo e problematiche.

Ogni dipendente nella tua organizzazione ha molti messaggi email critici per il business nella loro casella di posta. Durante un disastro, potrebbero aver bisogno di accedere a servizi e dati critici probabilmente contenuti in questi messaggi email. L'archiviazione delle email consente alle aziende di mantenere un repository di tutte le email in entrata e in uscita che possono essere rapidamente salvate e recuperate.

Molte aziende includono backup dei loro dispositivi, file e server come parte della loro strategia di recupero da disastri aziendali (BDR). Di solito ignorano il salvataggio dei messaggi email. È qui che una soluzione di archiviazione aiuta gli amministratori di posta elettronica a proteggere i messaggi email dal danneggiamento e a ripristinare rapidamente gli account con contenuti intatti.

2. Conformità

Mentre tutte le aziende sono soggette a impegni di conformità che richiedono la conservazione e la produzione di informazioni aziendali, alcuni settori sono soggetti a requisiti normativi più rigorosi e talvolta esigenti.

Servizi finanziari, sanità, farmaceutica ed energia sono alcuni settori sotto rigide normative di conformità. Health Insurance Portability Accountability Act (HIPAA), Financial Industry Regulatory Authority (FINRA), Sarbanes Oxley Act (SOX) e General Data Protection Regulation (GDPR) sono alcune delle normative obbligatorie che le aziende devono seguire.

Le aziende dovrebbero cercare una soluzione di archiviazione che soddisfi i loro requisiti di conformità. La maggior parte delle industrie regolamentate richiede soluzioni con un approccio granulare basato su policy che conserva i dati per un periodo di tempo specifico.

3. Supporto legale

Le aziende operano in ambienti che sono costantemente criticati e soggetti a contenziosi o indagini legali. La scoperta del contenzioso è il processo in cui un tribunale chiede alle parti coinvolte nel contenzioso di presentare dati rilevanti per il caso.

In caso di audit, e-discovery o indagine che coinvolge l'azienda, l'azienda deve cercare nei suoi file e fornire tutte le informazioni correlate al tribunale. È cruciale fare la presentazione in un lasso di tempo ragionevole senza esaurire le risorse. Il costo di produrre dettagli per il contenzioso può essere enorme, spesso superando i danni perseguiti in una causa.

Questo è comune per le aziende che mancano di una strategia di archiviazione delle email appropriata. Le soluzioni di archiviazione delle email memorizzano in modo sicuro e sistematico i record delle email in un repository centrale, facile da cercare, dove gli individui non possono manomettere il contenuto delle email.

4. Gestione della conoscenza

Il sistema di posta elettronica di un'azienda serve come repository di conoscenza aziendale. Può contenere una grande quantità di dati email preziosi che, spesso, sono critici per un'azienda. Consentire agli utenti di accedere a questo asset aziendale può renderli più produttivi. Anche le organizzazioni che utilizzano strumenti per isolare le informazioni, come software CRM, dipendono ancora pesantemente dall'email per comunicare chiaramente.

Un sistema di archiviazione delle email fornisce strumenti di gestione della conoscenza adeguati come l'ordinamento dei record email, la ricerca avanzata e le funzioni di recupero. Questo consente agli amministratori IT e agli utenti finali di gestire la base di conoscenza all'interno dell'archivio email di un'azienda.

5. Gestione dello storage

Le aziende spesso utilizzano quote di archiviazione delle email per prevenire l'espansione degli archivi di messaggi e il degrado delle prestazioni del server. Lo svantaggio delle quote è il loro impatto sulla produttività degli utenti finali. Le quote possono avere conseguenze più gravi che semplicemente impedire agli utenti di utilizzare la loro email quando esauriscono lo spazio di archiviazione. Ad esempio, le quote e i blocchi risultanti possono costringere gli utenti a cancellare email critiche per consentire nuove email.

L'aumento dell'uso delle email e l'aumento relativo delle dimensioni delle email influiscono sull'efficienza, l'affidabilità e la velocità dei server di posta elettronica aziendali. Di conseguenza, memorizzare le email online richiede più spazio di archiviazione fisico e hardware per gestire i carichi del server. Anche le normative sulla conformità delle email hanno contribuito alla crescente domanda di archiviazione.

Mentre le soluzioni di archiviazione possono risolvere il problema della crescita dello storage delle email, un sistema di archiviazione delle email è un'opzione molto migliore. Oltre a creare un repository centralizzato di email, il software di archiviazione comprime i messaggi email, risultando in significativi risparmi nell'uso del disco rispetto allo storage convenzionale delle email.

Una soluzione di archiviazione delle email archivia le email aziendali senza memorizzare localmente file PST ingombranti. Dato che i file PST necessitano di 2 a 5 volte la capacità di archiviazione fisica di un archivio email, questo comporterebbe significativi risparmi di archiviazione.

Come funziona l'archiviazione delle email?

Archiviare le email una alla volta è una sfida. La maggior parte delle email è memorizzata sul tuo sistema o su un server su internet. Questo dipende dal sistema di posta elettronica dell'utente.

Archiviazione delle email memorizzate localmente

Quando hai un'app di posta elettronica installata sul sistema, l'email è memorizzata nella cartella dei file dell'app. La maggior parte dei client di posta elettronica desktop include un'opzione di menu per archiviare una copia della tua email. La funzione è la stessa in tutti i programmi di posta elettronica, ma la terminologia o il processo può variare leggermente.

Una procedura standard è selezionare la cartella o la directory email che vuoi archiviare, quindi scegliere "File > Salva come" o "File > Archivia" o "File > Esporta" o qualcosa di simile. A volte agli utenti viene chiesto di specificare il formato in cui vogliono salvare la loro email.

Archiviazione delle email memorizzate remotamente

Le email sono memorizzate su server remoti dai servizi di posta elettronica basati sul web. Solo pochi servizi web-based principali e ben noti consentono agli utenti di scaricare la loro email dai server di posta elettronica. Altri richiedono agli utenti di pagare per un servizio premium. Potresti non essere in grado di scaricare le email quando utilizzi il loro servizio gratuito.

La maggior parte dei servizi di posta elettronica basati sul web ha due modi di archiviare le email remote: archiviare individualmente un'email spostandola dalla casella di posta alla cartella di archivio e archiviare in massa un gran numero di email nella cartella di archivio.

Soluzioni di archiviazione delle email

I metodi sopra descritti di archiviazione delle email si basano sugli utenti per mantenere aggiornato ogni archivio. L'IT può eseguire il backup delle email di un utente, ma può richiedere settimane per rintracciare qualcosa di specifico. L'avvento del software che fornisce servizi di archiviazione delle email altamente specializzati aiuta le aziende a curare i dati da migliaia di caselle di posta.

Diverse soluzioni di archiviazione delle email di terze parti consentono alle aziende di archiviare le email e svolgere altre attività di organizzazione della posta. Uno strumento di archiviazione delle email migliora un sistema di posta elettronica esistente. L'amministratore può configurare regole per specificare quali email vengono spostate nell'archivio e quando, o se devono essere eliminate dalle caselle di posta del server una volta archiviate. Il sistema le memorizza quindi in un ambiente cloud sicuro e accessibile.

La piattaforma di archiviazione delle email genera un indice ricercabile, setacciando le email in massa in pochi minuti. Le aziende di solito ottengono un'opzione di archiviazione delle email come parte di una suite completa software as a service (SaaS) per il backup e il recupero da disastri, la governance delle email o la gestione del ciclo di vita delle informazioni. Alcuni fornitori offrono l'archiviazione delle email anche come prodotto autonomo.

Tipi di soluzioni di archiviazione delle email

Un buon sistema di archiviazione delle email può aiutare le organizzazioni a tracciare rapidamente le informazioni. Funzionalità come le funzioni di ricerca possono localizzare le informazioni senza complicazioni tecniche. Questa capacità di trovare rapidamente i dati sui dischi di archiviazione aiuta i dipendenti a lavorare in modo efficiente.

Archiviazione delle email on-premise

L'archiviazione delle email on-premise è anche conosciuta come archiviazione delle email in-house. Richiede al cliente di acquistare il software e l'infrastruttura hardware che richiede l'installazione nell'ambiente server dell'organizzazione.

Un'opzione di archiviazione delle email in-house comporta la memorizzazione degli archivi email su un server all'interno della struttura aziendale. Il più grande vantaggio dell'archiviazione on-premise è che il materiale sensibile è memorizzato dietro il firewall aziendale e gestito da dipendenti interni. Questo consente un maggiore controllo sull'integrità dei dati e sulla riservatezza. Poiché l'organizzazione dipende esclusivamente e indipendentemente dalle proprie risorse, può esaminare il proprio stato di conformità in qualsiasi momento.

Lo svantaggio principale è l'alto investimento iniziale e l'impatto immediato che la piattaforma potrebbe avere sulla divisione IT dell'azienda. Per impostare un archivio email interno, l'organizzazione deve prima acquistare un software di archiviazione delle email adatto e l'hardware (server) per ospitare l'archivio.

Archiviazione delle email basata su cloud

Le soluzioni di archiviazione delle email basate su cloud sono più economiche da implementare rispetto alle alternative on-premise. Le aziende possono iniziare subito senza investire in hardware o risorse IT. Anche le spese di gestione sono economiche perché il fornitore implementa tipicamente nuove capacità e aggiornamenti software/hardware.

In una soluzione ospitata su cloud, un programma software sul server di posta dell'azienda registra tutti i messaggi email. Invia i messaggi fuori sede tramite internet a un magazzino dati di terze parti per l'archiviazione. Gli utenti autorizzati possono quindi utilizzare un browser web o un'applicazione di posta elettronica adatta per visualizzare i dati fuori sede.

Archiviazione delle email vs. backup delle email

Nonostante diversi strumenti di comunicazione alternativi, l'email rimane lo strumento di comunicazione più potente per le aziende in tutto il mondo. A causa di questa dipendenza costante dall'email, l'archiviazione e il backup delle email sono fondamentali per la continuità aziendale. Tuttavia, la narrativa diventa più difficile per le imprese che devono soddisfare gli standard normativi e prepararsi per l'e-discovery.

Mentre l'archiviazione e il backup delle email sono operazioni aziendali collegate, ci sono ancora alcune incomprensioni sulla differenza tra backup e archivio. Le persone usano frequentemente questi termini in modo intercambiabile, ma sono soluzioni diverse.

Poiché ti stai chiedendo se hai bisogno di un sistema di backup o di archiviazione delle email, la risposta è semplice: hai bisogno di entrambi per motivi diversi. Il backup e l'archiviazione delle email operano in sincronia per fornire la soluzione più completa per memorizzare e proteggere i dati critici per il business.

Backup delle email

Un backup delle email è un'istantanea del database di posta elettronica aziendale in un momento specifico. In qualsiasi momento, esiste solo un'istantanea nel backup, il che significa che il vecchio backup viene eliminato prima che il nuovo lo sostituisca.

Supponiamo che le email vengano cancellate o danneggiate per errore e venga creato un nuovo backup prima che gli amministratori possano ripristinarle. In questo caso, le email vengono perse permanentemente quando il backup più recente sostituisce quello vecchio.

Il backup delle email è progettato per salvare i dati a breve e medio termine e ottenere un'istantanea regolare del database delle email. Questo approccio consente la creazione di copie di interi set di dati, che possono quindi essere spostati su uno storage esterno o in un ambiente cloud e successivamente recuperati. Di conseguenza, un backup serve solo come strumento di recupero da disastri per trasferire set di dati temporanei e salvati dallo storage esterno durante la perdita di dati.

Una soluzione di backup delle email produce spesso copie temporanee dei dati sul server di posta elettronica su un dispositivo di archiviazione esterno o sul cloud. Qui, il termine temporaneo significa che i dati all'interno del backup vengono riscritti o cancellati (come con i backup incrementali) o cancellati secondo un programma prestabilito se il file di backup non è più richiesto. Creare questi duplicati non elimina la necessità di quote di casella di posta. Le caselle di posta piene e la necessità spesso associata di scambiare email infastidiscono sia gli utenti che gli amministratori IT.

I backup possono ripristinare dati essenziali persi a causa di errori, guasti meccanici o preoccupazioni operative, ma la procedura non consente una ricerca rapida di email individuali. I backup sono meno utili per proteggere i dati aziendali non strutturati poiché non possono essere cercati.

Archiviazione delle email

L'archiviazione delle email consente una gestione delle informazioni facile ed efficiente e funge da meccanismo per categorizzare e memorizzare i dati. È uno degli aspetti più cruciali di una strategia aziendale digitale. Le email archiviate possono essere memorizzate sulla rete locale o sulla piattaforma cloud e gli utenti possono sfruttare meglio le sue funzionalità e caratteristiche.

L'archiviazione delle email è richiesta dalla legge per molte aziende in aree regolamentate come le operazioni finanziarie, la sanità o i servizi legali. Fornisce strumenti specifici per mantenere i record delle email a prova di manomissione, tracciabili e recuperabili per un audit, un'indagine HR o un contenzioso.

L'archiviazione delle email è destinata alla conservazione su larga scala dei dati, alla conformità normativa e all'e-discovery. Indicizza e archivia in modo sicuro tutte le email fornendo accesso istantaneo e ricercabilità delle email aziendali e di altri messaggi cruciali.

I sistemi professionali di archiviazione delle email mantengono i dati "a prova di manomissione" crittografandoli, generando valori hash, limitando le capacità degli utenti e mantenendo registri di audit delle attività vitali. Tutte le email sono salvate nel loro formato originale Write Once Read Many (WORM) conforme e non possono essere modificate. Questo implica che archiviare le email garantisce che un'azienda rispetti tutte le normative applicabili.

Sia l'archiviazione delle email che i backup forniscono deduplicazione e compressione del contenuto delle email e degli allegati, risultando in un minore consumo di spazio di archiviazione. Tuttavia, a differenza delle soluzioni di backup delle email, l'archiviazione delle email aiuta a eliminare gli elementi archiviati dal server, riducendo notevolmente i requisiti di archiviazione.

Alcune piattaforme memorizzano un indice completo dei contenuti e dei metadati delle email e degli allegati salvati. Questo consente agli utenti finali di cercare rapidamente ed efficacemente determinate email nel sistema live senza fare affidamento sull'amministratore IT.

Best practice per l'archiviazione delle email

Poiché l'email è uno degli asset più preziosi di un'organizzazione, la capacità di preservarla attraverso l'archiviazione è fondamentale. I progressi tecnologici hanno notevolmente aiutato il processo di archiviazione delle email e fornito alcune best practice da seguire.

• Garantire la sicurezza dei dati. Le aziende rischiano la conformità se i loro dati archiviati non sono sicuri. Qualsiasi dato che lascia l'ambiente dovrebbe sempre essere crittografato per garantirne la sicurezza. Considera una soluzione di archiviazione delle email basata su cloud che protegga le informazioni in transito e a riposo nell'infrastruttura cloud.
• Personalizzare il periodo di conservazione delle email. Se un amministratore imposta inavvertitamente "conserva tutto" come policy predefinita per la strategia di archiviazione di un'azienda, può causare un grosso problema. Il volume di dati nell'archivio influenzerà le prestazioni e aumenterà i costi di archiviazione e le intuizioni distorte dei dati. Un'azienda deve prima identificare i diversi tipi di utenti per determinare il periodo di conservazione.
• La conformità delle email è mantenuta. La conformità normativa richiede alle aziende di conservare dati sensibili e renderli accessibili quando necessario. La tua strategia di archiviazione delle email deve includere periodi di conservazione appropriati per varie categorie di informazioni. Ad esempio, la conformità HIPAA richiede a un'azienda di conservare i dati sanitari per sette anni.
• Utilizzare risorse di archiviazione cloud per l'archiviazione delle email: Le piattaforme di messaggistica email come Office 365, Mimecast, Gmail e Cloudian offrono capacità di archiviazione delle email basate su cloud. Un archivio cloud offre vantaggi come la minore necessità di migrare i dati da una piattaforma all'altra, una maggiore durata dei dati, una maggiore scalabilità delle risorse per soddisfare i requisiti di archiviazione e il potenziale per ridurre i costi di archiviazione rispetto allo storage legacy.

Vantaggi dell'archiviazione delle email

L'archiviazione delle email è essenziale per la gestione delle email per garantire che i dati aziendali e la corrispondenza preziosi siano memorizzati e conservati in modo sicuro a lungo termine. Oltre a consentire agli utenti finali e al personale di visualizzare le email prontamente, una piattaforma di archiviazione delle email semplifica l'ottimizzazione delle prestazioni del server e il rispetto delle quote di archiviazione mantenendo i dati critici. I vantaggi dell'adozione di strumenti e servizi di archiviazione delle email includono:

• Prevenzione della perdita di dati. I dati critici vengono persi se i dipendenti cancellano accidentalmente le email o l'intera casella di posta viene cancellata quando lasciano l'organizzazione. Tutte le email, inclusi gli allegati, sono conservate nell'archivio per un accesso futuro con il software di archiviazione delle email.
• Facile recupero dei dati. Le email individuali e gli allegati sono facilmente recuperabili utilizzando strumenti di archiviazione delle email. Se un utente cancella o smarrisce un'email preziosa, viene rapidamente recuperata con l'aiuto di una buona soluzione di archiviazione delle email. Anche i metadati vengono recuperati quando l'email viene recuperata, rendendo più facile ordinare il riepilogo dei dati e trovare le informazioni che stai cercando.
• Riduzione dei costi di archiviazione. La gestione dello storage conveniente è un motivo importante per investire in soluzioni di archiviazione delle email. Archiviare le email può aiutare a ridurre lo spazio di archiviazione occupato dalle email aziendali. Le email e gli allegati sono frequentemente compressi utilizzando metodi di archiviazione. Utilizzano anche tecniche di deduplicazione per garantire che solo una copia di ogni email sia archiviata. Questo non è spesso il caso quando si memorizzano le email sui server di posta, poiché l'inoltro delle email spesso risulta in due versioni dello stesso messaggio email e utilizza inutilmente la tua quota di archiviazione.

Le sfide dell'archiviazione delle email

All'inizio, iniziare con l'archiviazione delle email potrebbe sembrare un processo semplice. Gli obiettivi sono semplici: creare transazioni email duplicate e memorizzarle per un successivo recupero. Tuttavia, ci sono molte sfide importanti che accompagnano la strategia di archiviazione.

• Pratiche di archiviazione delle email legacy: Sebbene le pratiche aziendali e i sistemi IT si siano evoluti, l'archiviazione delle email non lo ha fatto. Molte delle soluzioni di archiviazione delle email oggi, come Office 365, non sono costruite per i modelli di utilizzo recenti. Sebbene prendano efficacemente i dati, scoprire ed estrarre dati rilevanti è difficile. Questo crea una serie di problemi di flusso di lavoro IT e per gli utenti finali.
• Aumento dei costi: Gli archivi email obsoleti hanno un ritorno sull'investimento (ROI) inferiore. Gestire e mantenere un sistema di archiviazione delle email on-premises richiede uno sforzo continuo e spese per aggiornare e rinnovare sia l'hardware che il software. Inoltre, sostenere questa infrastruttura richiede di mantenere amministratori IT e personale di supporto più costosi. Nonostante strategie di gestione dei dati efficienti come l'impostazione di quote di casella di posta e periodi di conservazione, i costi di archiviazione spesso superano le aspettative man mano che le quantità di dati crescono.

Migliori soluzioni di archiviazione delle email

Il sistema di archiviazione delle email comprime e conserva le email più vecchie di un'età specifica definita dall'utente per riferimento futuro o audit. Queste piattaforme consentono alle aziende di preservare registri completi di tutti gli scambi email senza consumare molto spazio di archiviazione.

Le aziende possono monitorare le conversazioni email dei dipendenti, i record di coinvolgimento delle email di vendita e altro preservando le email per una visione completa del record conversazionale. I dipartimenti IT possono utilizzare i sistemi di archiviazione delle email per salvare la cronologia delle email, aiutando i dipartimenti HR, la gestione, i team di vendita e altri a controllare le email archiviate e prendere decisioni aziendali.

Un prodotto deve soddisfare i seguenti requisiti per essere incluso nella categoria di archiviazione delle email:

• Consentire ricerche per parole chiave per filtrare le email memorizzate
• Crittografare le email salvate e utilizzare misure di sicurezza aggiuntive per mantenerle al sicuro
• Comprimere e salvare le email più vecchie di una particolare età

*Di seguito sono riportate le cinque principali piattaforme di archiviazione delle email basate sui dati G2 raccolti l'8 novembre 2021. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.*

1. Mimecast Cloud Archive

Mimecast Cloud Archive è una soluzione di archiviazione delle email standard del settore. Fornisce tre copie crittografate a prova di manomissione per proteggere il contenuto delle tue email dalla perdita di dati per la conservazione a lungo termine dei dati. Mimecast memorizza tutte le email di un'azienda in un vault altamente sicuro. Il software salva tutte le email in entrata, in uscita e interne, insieme a metadati estesi, consentendo una facile ricerca utilizzando un potente e-discovery.

Il software genera anche dati che rivelano quando e chi ha visualizzato l'archivio. Questo può aiutare un'azienda a rimanere conforme e supportare argomenti legali. La piattaforma include anche funzionalità che consentono agli utenti di accedere ai propri archivi, il che è vitale per gestire i vecchi clienti. Mimecast è una scelta popolare per le aziende che apprezzano i tempi rapidi di e-discovery dell'archivio e la facilità d'uso, specialmente sui dispositivi mobili.

Cosa piace agli utenti:

"La migliore caratteristica di Mimecast è cercare e convalidare qualsiasi URL e allegato. Quella connessione viene instradata sulla rete Mimecast e all'utente non è consentito accedervi se il link è dannoso. Anche se qualcosa non appare correttamente, conserverà l'email e ricorderà al destinatario degli allegati. Risparmia molto tempo e ci consente di identificare rapidamente il malware."

- Recensione di Mimecast Cloud Archive, André A.

Cosa non piace agli utenti:

"Sarebbe bello avere un'ingestione di email direttamente da Office 365 invece del caricamento PST (ancora in beta l'ultima volta che ho controllato)."

- Recensione di Mimecast Cloud Archive, Paris W.

2. Jatheon Archiving Suite

Jatheon Archiving Suite è un sistema di archiviazione delle email flessibile, on-premise, che consente alle organizzazioni a livello globale di raccogliere, memorizzare, gestire e recuperare comunicazioni elettroniche come email, social media, messaggi di testo, telefonate e messaggistica istantanea. La piattaforma di archiviazione fornisce una soluzione conveniente per le medie e grandi imprese con esigenze di conformità, archiviazione e storage.

Le soluzioni di Jatheon, costruite interamente con hardware di livello server, consentono alle aziende di attivare vari moduli in base alle loro specifiche esigenze di archiviazione. Inoltre, gli utenti possono ospitare il software di posta elettronica in un ambiente virtuale come soluzione di archiviazione virtuale.

Cosa piace agli utenti:

"Ci sono alcune cose che mi piacciono della Jatheon Archiving Suite. Innanzitutto, il processo di distribuzione è facile e lo strumento è facilmente personalizzabile. Questo software viene fornito con ottime funzionalità di sicurezza e il caricamento e il recupero delle email è senza soluzione di continuità. Lo strumento è anche accessibile poiché è basato su cloud e c'è sia una versione web che mobile."

- Recensione di Jatheon Archiving Suite, Florence G.

Cosa non piace agli utenti:

"Non mi piace l'interfaccia. Non è intuitiva e devo leggere frequentemente il manuale quando voglio fare qualcosa. Peccato che non possa agire come un server di posta in tempi di crisi. È solo un repository per le email che fluiscono attraverso il tuo sistema. Ci sono ridondanze integrate nella soluzione Jatheon, ma sono tutte solo un archiviatore."

- Recensione di Jatheon Archiving Suite, John M. D.

3. Barracuda Essentials

Barracuda Essentials è una piattaforma di archiviazione delle email composta da tre servizi cloud: un gateway di posta elettronica sicuro, un servizio di continuità e un servizio di archiviazione. L'archivio email è indicizzato per un rapido e-discovery utilizzando un motore di ricerca integrato nell'ambiente di archiviazione.

Gli amministratori IT possono modificare le regole di conservazione delle email in base al contenuto dell'email. Gli utenti possono anche mettere le comunicazioni email identificate necessarie per procedimenti legali in uno stato di "blocco legale", proteggendole dalla manipolazione. Di conseguenza, è una piattaforma adatta per le aziende per stabilire la conformità legale, come quelle nel settore finanziario.

Il gateway di posta elettronica sicuro fornisce un servizio di continuità mantenendo tutte le email passate per 96 ore. Tutte le caselle di posta aziendali sono specchiate sul server e i dipendenti possono accedere alle loro email utilizzando un browser web durante le interruzioni del server di posta elettronica.

I dipendenti possono anche utilizzare il sistema di posta del gateway per inviare email al dominio dell'azienda. Quando il server di posta principale torna in funzione, il sistema lo aggiornerà con le email ricevute durante il suo tempo di inattività. Il gateway di posta elettronica sicuro previene anche la diffusione di email spam e email che trasportano malware, phishing e attacchi di impersonificazione.

Cosa piace agli utenti:

"Barracuda Essentials è un ottimo strumento completo che utilizziamo con una soluzione completa per proteggere le nostre email e i dati in Office 365 e Microsoft Exchange. Quello che mi piace anche è la protezione contro le minacce avanzate dagli attacchi Zero-Day e la protezione contro le cancellazioni e l'hacking delle informazioni."

- Recensione di Barracuda Essentials, Gabriel S.

Cosa non piace agli utenti:

"Non mi piace il layout del sito. L'ho trovato un po' difficile da navigare quando ero sul mio dispositivo mobile. Avrei anche messo in quarantena elementi che erano stati accettati in passato."

- Recensione di Barracuda Essentials, Neisha P.

4. N-able Mail Assure

N-able Mail Assure (precedentemente noto come SolarWinds Mail Assure) è una piattaforma di archiviazione delle email basata su cloud che consente alle aziende di rimanere in controllo e proteggere le email in entrata e in uscita. Il software fornisce protezione email sfruttando l'intelligenza collettiva delle minacce, garantendo la continuità delle email e una struttura di archiviazione delle email.

La soluzione impiega l'intelligenza artificiale in tempo reale per rilevare spam, virus, attacchi di phishing, ransomware, malware e altre minacce trasmesse via email. Le email in uscita vengono automaticamente esaminate per la perdita di dati. N-able Mail Assure è più comunemente utilizzato da organizzazioni di medie dimensioni e aziende nel settore IT e dei servizi.

Cosa piace agli utenti:

"L'interfaccia di Mail Assure è molto user-friendly e facile da navigare, fornendo molte opzioni di personalizzazione per regolare le impostazioni della soglia di spam. I log hanno molte opzioni di filtro che rendono veloce trovare email problematiche."

- Recensione di N-able Mail Assure, Steven W.

Cosa non piace agli utenti:

"L'unica cosa che direi manca è che Mail Assure non sembra essere bravo a prevenire le email spoofed che provengono da un indirizzo email spazzatura. Ma la firma dell'email corrisponde forse al presidente dell'azienda o a un'altra persona in una posizione di alto livello. Questo è un grosso problema per i nostri clienti."

- Recensione di N-able Mail Assure, Nathan S.

5. Gmail Backup Tool

Gmail Backup Tool, noto anche come Aryson Gmail Backup Tool, è uno strumento di backup delle email basato su Windows che può eseguire il backup delle email da account Gmail personali e aziendali. La piattaforma consente agli utenti di memorizzare i backup delle email in vari formati di file, tra cui PST, EML, MBOX, PDF, MSG, EMLX, HTML e TXT.

Lo strumento consente anche agli utenti di trasferire i messaggi email da un account Gmail a Gmail, Yahoo, Hotmail, Thunderbird, Office 365 e account IMAP. Gmail Backup Tool è compatibile con tutte le versioni del sistema operativo Windows, inclusi Windows 10 e versioni precedenti. Consente agli utenti di memorizzare le email dal loro account Gmail come file PST che possono essere visualizzati con qualsiasi versione dell'applicazione Microsoft Outlook. Memorizza anche i backup delle email come file EML, che sono facilmente importabili in Windows Live Mail, Thunderbird, Windows Mail e Apple Mail.

Cosa piace agli utenti:

"Risparmia molti mal di testa legati alla gestione di Gmail in diversi formati come pdf, HTML, PST, ecc. Se un file viene cancellato accidentalmente, questo strumento recupera facilmente il file desiderato. L'interfaccia utente è piuttosto semplice e facile. Ha un meccanismo di backup automatico per proteggere i miei file Gmail."

- Recensione di Gmail Backup Tool, Dhiraj G.

Cosa non piace agli utenti:

"Lo trovo costoso per me. Inoltre, la sua versione gratuita non consente di salvare in diversi formati di file."

- Recensione di Gmail Backup Tool, Din B.

Stai perdendo dati email essenziali? Non più!

L'archiviazione delle email assicura agli utenti che i loro messaggi email e dati sono al sicuro, anche se il mittente o il destinatario elimina i messaggi dalla loro casella di posta. Archiviare le email garantisce la conformità legale e aiuta a evitare problemi legali.

Questo è particolarmente utile per aziende come banche e istituzioni finanziarie che si affidano frequentemente a prove documentate come le email per difendere i loro interessi in una causa.

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