La Miscela Perfetta: Come Pianificare i Turni dei Tuoi Baristi Come un Professionista

Qualcosa sta fermentando!

Se possiedi un'attività, sai che mantenere unito il tuo staff mentre metti il cliente al primo posto non è facile. E se possiedi una caffetteria? Aggiungi la frenesia della corsa delle 6 del mattino e i clienti irritabili prima del caffè all'equazione.

Ogni azienda deve dare priorità a una pianificazione efficace dei dipendenti. Con l'ambiente frenetico anche del più piccolo caffè locale, diventa rapidamente qualcosa che determina il successo o il fallimento.

Molti caffè e altre aziende di servizi al cliente utilizzano strumenti di pianificazione dei dipendenti e strumenti di pianificazione per ristoranti per far funzionare il loro locale come una macchina per espresso ben oliata.

Ricorda questi importanti consigli mentre inizi a pianificare il tuo caffè. Prima che te ne accorga, sarai in grado di rivolgerti a un software di pianificazione per baristi per fare il lavoro giusto ogni volta.

Consigli principali per la pianificazione del caffè

Non hai bisogno di carichi di caffeina per pianificare i tuoi baristi nel modo giusto. Dai un'occhiata a questi consigli principali per iniziare.

Organizza le esigenze in anticipo

Quando inizi a pensare a ciò di cui ha bisogno il tuo caffè, dovrai rispondere a molte domande. Il caffè può funzionare con solo due baristi? Quali giorni della settimana o orari del giorno avrai bisogno di più personale? Dovrebbe esserci una persona completamente dedicata a prendere gli ordini? Le tue risposte oneste ti aiuteranno a identificare ciò che è richiesto in termini di pianificazione e personale complessivo.

Pianificare in anticipo ti dà il tempo di affrontare eventuali conflitti o problemi che possono sorgere quando i dipendenti vedono i loro carichi di lavoro assegnati. Quando inizi effettivamente la pianificazione dei turni dei tuoi baristi, molto dipenderà dalle abilità individuali e dai punti di forza del tuo staff.

Pianifica in base alle competenze

La pianificazione per una caffetteria inizia prima che un dipendente venga assunto. Il processo di colloquio è il modo migliore per iniziare a pianificare il futuro assumendo persone con competenze comprovate che possono lavorare insieme per creare un ambiente di lavoro ben equilibrato.

A volte, avrai dipendenti che sono più forti in alcune aree rispetto ad altre. Ad esempio, potresti avere un barista che è efficiente nel preparare gli espressi ma non molto veloce nel pulire l'attrezzatura. Potresti averne un altro che pulisce facilmente l'attrezzatura con tempo a disposizione ma sta ancora imparando a usare un sistema POS.

È tuo compito identificare e annotare i punti di forza e di debolezza di ciascuno. In questo modo, puoi pianificare di conseguenza, in modo che ogni turno abbia qualcuno che esegue ogni elemento dell'attività con sicurezza e successo.

Familiarizza con le normative

Nessun proprietario di caffè vuole avere problemi legali perché non ha pianificato i dipendenti in conformità con le leggi locali.

Il FLSA è particolarmente importante mentre crei il programma per i tuoi dipendenti. Il mancato rispetto di tutte queste normative può comportare multe salate o la completa dissoluzione della tua attività.

Rimani flessibile

Uno dei motivi principali per cui le persone cercano lavori in caffetteria è la flessibilità. Coprire i turni è una tradizione nel servizio di ristorazione. La pianificazione dei dipendenti inizia con l'identificazione delle esigenze del caffè, ma fallirai se non consideri le esigenze del tuo staff.

Ci vuole impegno, ma puoi accogliere un ampio gruppo di dipendenti entro i limiti delle ore limitate che possono offrirti mentre soddisfi le esigenze della tua attività di caffè.

Sii premuroso nei confronti dei membri del personale iscritti a scuola, che hanno un secondo lavoro, lavorano part-time, sono assistenti o hanno altre responsabilità urgenti. Dimostrare che ti importa rende i dipendenti più a loro agio e, a loro volta, saranno più onesti riguardo ai loro calendari. La pianificazione diventa un processo collaborativo, che fa sentire il personale valorizzato.

Rimanere flessibili include essere aperti a scambi di turno dell'ultimo minuto e tenere a mente i dipendenti in chiamata in caso di emergenza. Assicurati di poter sempre intervenire tu stesso se necessario.

Incoraggia la comunicazione aperta

Se vuoi creare un processo di pianificazione che funzioni senza intoppi per tutte le parti coinvolte, lascia che i tuoi dipendenti comunichino liberamente sui loro orari. Dare loro la proprietà di parlare apertamente aiuta a evitare il burnout lavorativo e aumenta la soddisfazione in modo che possano avere un sano equilibrio tra lavoro e vita privata.

Inoltre, assicurati di avere un metodo per formare i dipendenti sul processo di pianificazione e che il programma stesso sia facile da leggere e comprendere. I tuoi dipendenti hanno bisogno di flessibilità, ma come proprietario e datore di lavoro, devi pianificarli il più costantemente possibile.

Modifica il processo

Anche il programma più perfetto di un caffè ha aree che necessitano di miglioramenti. Considera di rivalutare il tuo processo di pianificazione ogni altro trimestre per continuare a perfezionarlo.

Non aver paura di raccogliere feedback dai dipendenti: il processo di pianificazione dovrebbe essere reciprocamente vantaggioso.

Quando decidi di apportare modifiche, non importa quanto piccole, assicurati di comunicare con i dipendenti in ogni fase per evitare problemi più grandi e incomprensioni in futuro. Dare priorità a questi forti processi di gestione della forza lavoro è essenziale per il quadro generale.

Cos'è il software di pianificazione per baristi?

La pianificazione dei dipendenti è un processo che richiede alla gestione di creare orari di lavoro equi per i dipendenti e garantire che le operazioni funzionino senza intoppi. Questo richiede competenza, tempo e attenta osservazione. Fortunatamente, le soluzioni di pianificazione automatizzate offrono una varietà di soluzioni tra cui le aziende possono scegliere per rendere il processo molto più semplice.

Software di pianificazione dei dipendenti

Il software di pianificazione dei dipendenti aiuta le aziende a gestire le loro risorse in modo più efficiente, migliorare le prestazioni aziendali e ridurre i costi.

Questi strumenti automatizzano la pianificazione, organizzano tutte le attività dei dipendenti in un unico luogo e tracciano le richieste di tempo libero.

Software di pianificazione per ristoranti

Molti fattori influenzano la selezione del software di pianificazione, ma l'obiettivo rimane lo stesso: massima produttività e costi minimi. Ecco perché molti proprietari di aziende utilizzano software di pianificazione per ristoranti per gestire i loro turni di servizio alimentare.

Il software di pianificazione per ristoranti offre alle aziende gli strumenti per creare calendari virtuali per organizzare il monitoraggio del tempo, comunicare direttamente con i dipendenti, apportare modifiche rapide e aumentare la visibilità in tutto il personale.

Come scegliere il giusto software di pianificazione per baristi

Cosa fai dopo aver identificato che l'automazione è la soluzione giusta per la tua azienda? Tieni a mente i seguenti consigli mentre cerchi quel perfetto sorso di software.

• Definisci le tue esigenze. Che tipo di software stai cercando? Potresti volerne uno con semplici funzionalità di pianificazione, o potresti cercare soluzioni più robuste che includano software per le buste paga o integrazioni di software di monitoraggio del tempo. Determina queste esigenze, in modo che la ricerca sia organizzata.
• Raccogli feedback. Cercare un nuovo software è un ottimo momento per raccogliere feedback da altre persone nell'azienda per vedere cosa pensano manchi nel processo attuale.
• Inizia a ricercare. Una volta che sai cosa ti serve, sei pronto per immergerti nella grande ricerca. Confronta tutto il software con la tua lista di controllo e considera di contattare le aziende di software per un preventivo personalizzato.
• Valuta il tuo budget. Dopo la ricerca, avrai una buona idea della gamma di prezzi per il software di pianificazione. Lavora internamente per solidificare esattamente quale sia il tuo budget e quanto di esso puoi allocare ai potenziali costi di onboarding, installazione e manutenzione.
• Leggi le recensioni dei clienti. Non prendere tutte le promesse del software per oro colato. Cerca alcune recensioni dei clienti per scoprire esattamente come si sentono gli utenti reali riguardo a ogni strumento nella tua lista. Considera di utilizzare G2 per velocizzare il processo.
• Approfitta delle demo. Iscriviti a eventuali prove gratuite disponibili. Usa quell'opportunità per vedere se quello strumento si adatterebbe ai tuoi modi di lavorare attuali. Ricorda di tenere traccia di quando terminano le tue prove gratuite, in modo da non essere addebitato per un intero piano.

Non farti tostare

So che queste informazioni potrebbero sembrare un po' troppo, ma se è troppo travolgente, puoi sempre riprovare più tardi.

In tutta serietà, pianificare in anticipo come se la tua azienda dipendesse da questo (perché lo fa) è l'unico modo per pianificare con successo i tuoi baristi. È un compito arduo, ma con un po' di tempo e impegno, nessuno dovrà mai più fare un doppio turno.

Fidati di me: non seguire questi consigli sarebbe un grande errore.

Cerchi altri modi per migliorare come gestisci la tua attività? Dai un'occhiata a queste migliori pratiche di gestione dei ristoranti per portare il tuo gioco al livello successivo.