En savoir plus sur Logiciel de création de documents
Qu'est-ce que le logiciel de création de documents ?
Les outils de création de documents basés sur le cloud peuvent être partagés, consultés et ajustés avec toute personne avec laquelle un utilisateur choisit de collaborer. De plus, les outils incluent des paramètres de privilèges d'accès afin que seuls les utilisateurs ayant des autorisations puissent consulter certains documents. Les outils basés sur le cloud permettent également aux utilisateurs d'accéder aux documents à tout moment et en tout lieu, à condition d'avoir accès à Internet. Dans certains cas, les outils de création de documents permettent des ajustements hors ligne — bien que ces modifications ne soient pas enregistrées tant que l'accès à Internet n'est pas rétabli — ce qui est particulièrement utile pour les travailleurs qui voyagent et ne peuvent pas facilement accéder à Internet.
En plus de ses avantages en termes d'accessibilité, le logiciel de création de documents permet une meilleure organisation. Dans de nombreux cas, le logiciel fournit un référentiel pour stocker et gérer tous les documents créés. Un tel référentiel existe généralement sur un lecteur qui peut facilement être partagé avec une équipe. Si toute une équipe a accès aux documents créés, elle peut plus facilement localiser des projets spécifiques et mieux collaborer avec les membres de l'équipe.
Principaux avantages du logiciel de création de documents
- Fournit une solution de collaboration facile
- Configure facilement les paramètres pour formaliser des normes de formatage cohérentes et garantir la confidentialité
- Facilite le partage et la gestion des documents stockés
Pourquoi utiliser un logiciel de création de documents ?
Pour les entreprises, le principal avantage d'une solution de création de documents est la collaboration sur des projets écrits ou visuels. Le logiciel de création de documents peut simplifier considérablement les projets collaboratifs, en stockant, organisant et permettant facilement les modifications de toute documentation liée au projet. Cet avantage peut être ressenti soit dans des situations où plusieurs membres de l'équipe doivent contribuer de manière égale à un projet, soit lorsqu'un seul document nécessite un second regard avant publication.
En outre, le logiciel de création de documents offre une solution transparente pour les écrivains. Prenons, par exemple, les rédacteurs indépendants à distance ou les membres d'une équipe : plutôt que d'envoyer sans cesse des pièces de contenu par e-mail, ils peuvent facilement soumettre leur contenu écrit sur un lecteur partagé de l'entreprise. Une fois le contenu sur le lecteur, il peut facilement être partagé avec d'autres membres de l'équipe et gestionnaires, s'intégrant parfaitement aux processus et flux de travail existants.
Qui utilise le logiciel de création de documents ?
Le contenu écrit et visuel est partout, quel que soit le secteur, donc toutes les entreprises et les freelances ont un cas d'utilisation pour le logiciel de création de documents. Les outils de création de documents sont le plus souvent utilisés dans les secteurs qui publient ou partagent du contenu, tels que le marketing, les médias et l'éducation. De plus, les entreprises de services financiers, les cabinets d'avocats et d'autres entités corporatives utilisent tous des outils de création de documents pour produire des documents. Par exemple, un initiateur de prêt pourrait utiliser un générateur de documents pour créer rapidement et facilement un contrat de prêt. L'aspect collaboratif aide à connecter les équipes sur des projets uniques, assiste dans les conversions de fichiers et fournit une solution de traitement de texte facile, ce qui explique pourquoi le logiciel est populaire dans tous les secteurs.
Types de logiciels de création de documents
Il existe quelques outils de création de documents différents disponibles :
Traitement de texte — Lorsque l'objectif est de mettre des mots sur la page, un traitement de texte est votre type d'outil de création de documents de prédilection. Qu'il s'agisse d'un rapport, d'un contrat ou même de notes de brainstorming, les traitements de texte fournissent une variété de ressources pour faciliter le processus d'écriture. Par exemple, le nombre de mots et le nombre de pages, qui sont des fonctionnalités courantes des traitements de texte, aident l'utilisateur à suivre les objectifs ou paramètres de tâche qu'il a définis.
Créateur/éditeur de PDF — Les éditeurs de PDF aident à créer, éditer et convertir des PDF. Les éditeurs de PDF sont utiles dans les situations où le texte doit être expurgé ou lorsque vous devez rendre le texte d'un document consultable.
Fonctionnalités du logiciel de création de documents
Malgré leur apparente simplicité, les logiciels de création de documents sont dotés de fonctionnalités pour rationaliser le processus de saisie de documents. La plupart des produits dans cet espace seront dotés des mêmes fonctionnalités de base, mais de nombreuses solutions basées sur le cloud peuvent fournir des fonctionnalités collaboratives supplémentaires en raison de leur nature synchronisable.
Traitement de texte — Toutes les solutions de création de documents servent de traitement de texte. L'utilisation principale et basique d'une solution de création de documents est de permettre aux utilisateurs de saisir, éditer et formater du texte.
Vérification grammaticale et orthographique — La majorité des solutions de création de documents fournissent un vérificateur grammatical et orthographique intégré. Les mots qui sont soit mal orthographiés, soit utilisés incorrectement en termes de grammaire sont surlignés pour que les utilisateurs puissent les examiner et apporter des modifications. Les vérificateurs grammaticaux et orthographiques fourniront souvent une correction recommandée qui offre l'orthographe ou l'utilisation correcte potentielle d'un mot.
Modificateurs de police — Le logiciel de création de documents peut fournir des dizaines de polices préinstallées parmi lesquelles les utilisateurs peuvent choisir. Pour les solutions sur site, les utilisateurs peuvent également télécharger des polices en ligne et les utiliser dans le logiciel après installation. Les utilisateurs ont également la possibilité de mettre le texte en gras, en italique et de le souligner, et certaines options permettent également aux utilisateurs de changer la couleur du texte et de surligner des sections.
Enregistrer et stocker — Les utilisateurs peuvent enregistrer et stocker leurs documents depuis le logiciel de création de documents. Les solutions sur site permettront aux utilisateurs de nommer leurs documents et de décider où dans leur disque dur ils souhaitent stocker le document. Les solutions basées sur le cloud s'intègrent souvent à un système de gestion de contenu pour stocker les documents enregistrés. Tous les documents enregistrés peuvent être ouverts à nouveau plus tard pour que les utilisateurs puissent continuer à écrire ou les éditer.
Formatage de document — Les outils de création de documents permettent aux utilisateurs de modifier tous les aspects d'un document, y compris les marges, les en-têtes et pieds de page, l'espacement des lignes et l'indentation.
Modèles — Les formats de documents peuvent être enregistrés comme modèle pour une utilisation répétée. De nombreux outils de création de documents fourniront également des modèles préfabriqués pour des documents tels que des CV, des formulaires juridiques, des lettres et des brochures.
Insérer des images — Les outils de création de documents peuvent ajouter des images aux documents à partir du stockage local enregistré ou du cloud, selon la solution. Certaines solutions peuvent même extraire des images comme des graphiques ou des tableaux d'autres logiciels comme les tableurs si des intégrations sont fournies.
Types de fichiers — La plupart des outils de création de documents permettront aux utilisateurs d'enregistrer ou de télécharger leurs documents sous différents types de fichiers, y compris PDF, fichiers texte brut et fichiers texte enrichi.
Fonctionnalités supplémentaires de création de documents
Édition collaborative — Étant donné que les solutions de création de documents basées sur le cloud peuvent se synchroniser sur plusieurs appareils, la plupart permettent à plusieurs utilisateurs d'éditer un document en même temps. Les utilisateurs peuvent voir les modifications et ajouts en temps réel (et voir qui les effectue). Les solutions basées sur le cloud permettent également aux utilisateurs de voir tout le monde qui consulte le document à un moment donné, même s'ils n'apportent aucune modification au document lui-même.
Suggérer des modifications — Les solutions basées sur le cloud permettront aux utilisateurs de partager des documents avec d'autres afin qu'ils puissent relire leur travail. Les relecteurs auront la possibilité de suggérer des modifications au lieu de modifier directement le document. Ces modifications suggérées peuvent ensuite être approuvées soit par le propriétaire du document, soit par toute personne à qui le propriétaire donne la permission. Une fois les modifications approuvées, la modification recommandée est alors appliquée au document original.
Partage — Alors que les documents créés à l'aide de solutions de création de documents sur site devront être joints à un message pour les partager, ceux créés avec des solutions basées sur le cloud peuvent simplement partager un lien qui amène l'utilisateur au document. Le propriétaire du document peut définir différentes autorisations par document ou utilisateur, telles que la consultation uniquement ou permettre à d'autres d'apporter des modifications.
Tendances liées au logiciel de création de documents
À mesure que les outils de création de documents deviennent plus populaires dans les environnements collaboratifs, il y a plus de place pour la transformation numérique :
Intégration sociale — De nombreuses solutions de création de documents offrent une connexion aux sites de médias sociaux, tels que Facebook et Twitter, ce qui améliore les fonctionnalités de collaboration et de stockage. Par exemple, certains outils basés sur le cloud permettent aux utilisateurs de partager instantanément un fichier via les médias sociaux.
Plus de plateformes basées sur le cloud — Il y a de nombreux avantages à utiliser un outil de création de documents basé sur le cloud, tels que la facilité de collaboration, la responsabilité et la gestion de projet. Pour cette raison, de plus en plus de personnes sont intéressées par l'utilisation d'outils de création de documents basés sur le cloud. À mesure que les entreprises réagissent à ce changement, les solutions basées sur le cloud deviennent plus abondantes et développées.
Problèmes potentiels avec le logiciel de création de documents
Potentiellement coûteux — Bien que certains ordinateurs soient livrés avec un outil de création de documents local préinstallé, ceux qui ne le sont pas devront payer pour une licence pour une solution sur site s'ils en veulent une. Les solutions sur site peuvent être coûteuses sans réductions comme des bons ou des licences gratuites par le biais d'écoles, d'universités ou d'employeurs. Bien que des solutions de création de documents sur site gratuites soient disponibles, les options de marque qui sont parfois requises par les écoles ou les lieux de travail ont un prix élevé.
Bien que les solutions populaires de création de documents basées sur le cloud offrent un produit de base gratuit, les entreprises à la recherche d'un espace de stockage qui peut les accueillir pourraient devoir payer un supplément. Bien que la possibilité d'utiliser le logiciel de création de documents soit généralement gratuite, l'espace de stockage cloud accompagnant requis peut être coûteux.
Logiciels et services liés au logiciel de création de documents
Il existe plusieurs autres options logicielles disponibles qui complètent les outils de création de documents :
Logiciel de tableur — Similaire au logiciel de création de documents, le logiciel de tableur organise, catalogue et maintient les données mais sous forme de tableur. Les données dans le tableur peuvent ensuite être transformées en graphiques et diagrammes. Le logiciel de tableur offre également des fonctionnalités de collaboration similaires à celles offertes dans le logiciel de création de documents.
Logiciel de présentation — Le logiciel de présentation permet aux utilisateurs de créer des présentations interactives basées sur des diapositives en utilisant des modèles personnalisés ou préfabriqués. Similaire aux outils de création de documents, le logiciel de présentation permet aux utilisateurs de générer des documents visuels de manière collaborative.
Suites bureautiques — Le logiciel de création de documents est parfois inclus dans une suite bureautique plus large qui inclura également le logiciel de présentation et le logiciel de tableur. Les utilisateurs bénéficieront du fait que le logiciel dans la suite bureautique intégrée s'intègre les uns aux autres, permettant aux utilisateurs de facilement extraire des informations de l'un à l'autre. Par exemple, un outil de création de documents qui s'intègre à un logiciel de tableur peut extraire des graphiques et des diagrammes de celui-ci et les ajouter à un document texte sans nécessiter que l'utilisateur quitte le logiciel.
Logiciel de génération de documents — Le logiciel de génération de documents est similaire au logiciel de création de documents, en ce sens que les deux concernent la création de documents textuels. Cependant, le logiciel de génération de documents est utilisé spécifiquement pour les documents qui nécessitent que des données soient extraites d'une source externe et utilisées pour générer un formulaire. Bien que les outils de création de documents puissent être utilisés dans des cas non routiniers, les entreprises qui nécessitent un flux de travail rationalisé entre les données et la création de formulaires verraient leurs besoins mieux satisfaits avec une solution de génération de documents.
Logiciel d'édition de PDF — Bien que les outils de création de documents puissent généralement enregistrer un document au format PDF, peu peuvent éditer les PDF eux-mêmes. Si les utilisateurs n'ont pas accès à une version non-PDF d'un document, ils ne pourront pas y apporter de modifications en utilisant uniquement une solution de création de documents. Au lieu de cela, les utilisateurs devront se tourner vers un éditeur de PDF s'ils veulent apporter des modifications à un fichier PDF.
