Qu'est-ce que la gestion des processus ?
La gestion des processus est une approche d'analyse et d'optimisation des systèmes et des flux de travail d'une entreprise. Également connue sous le nom de gestion des processus métier (BPM), cette discipline aide à augmenter la productivité dans les opérations quotidiennes et à clarifier les objectifs et les résultats.
Les entreprises utilisent la gestion des processus pour rationaliser différents aspects de leurs systèmes selon qu'elles ont besoin d'aide pour gérer les documents, les employés ou la technologie. La BPM nécessite des mois de planification et de mise en œuvre pour être bien réalisée, mais elle a des effets positifs durables sur l'efficacité et la rentabilité d'une entreprise.
Les logiciels de gestion des processus métier sont conçus pour aider les organisations à capturer et automatiser des processus complexes. Pour une fonctionnalité accrue, la plupart des outils BPM offrent des intégrations avec d'autres logiciels, tels que la gestion de la relation client (CRM).
Types de gestion des processus
Bien que la gestion des processus soit utile dans les petites entreprises, elle excelle à aider les entreprises de taille moyenne à grande à fonctionner avec agilité. Les organisations peuvent choisir parmi trois types de BPM pour répondre à leurs besoins.
- Axé sur l'humain : Certaines tâches et processus nécessitent une touche humaine. La BPM axée sur l'humain crée des interfaces faciles à utiliser pour garantir la conformité. Elle permet des notifications, des alertes et l'automatisation des tâches répétitives. La collaboration entre collègues devient plus facile et plus fluide, réduisant les erreurs évitables.
- Axé sur l'intégration : Parfois connu sous le nom de centré sur les systèmes, ce type optimise les processus technologiques pour qu'ils puissent fonctionner avec une intervention humaine minimale. Les interfaces de programmation d'applications (API) et les connecteurs intègrent les CRM existants des organisations avec d'autres solutions.
- Axé sur les documents : Cette approche simplifie le processus de déplacement des contrats ou des rapports à travers plusieurs étapes, parties ou départements. Parfois, les outils BPM offrent un arsenal général de routage de documents et de notification des parties. D'autres fois, ils se spécialisent dans une seule tâche, telle que l'acquisition ou la vérification de signatures.
Étapes de la gestion des processus
Le cycle de vie de la gestion des processus métier comporte généralement cinq phases. Cependant, chaque projet est unique. Certains peuvent connaître des étapes supplémentaires ou passer d'une phase à l'autre.
- Conception : Après avoir analysé le processus existant, l'entreprise conçoit un nouveau flux de travail pour résoudre les problèmes et ajouter de l'efficacité. Si nécessaire, plusieurs itérations de conception sont créées pour offrir des options aux parties prenantes.
- Modélisation : À cette étape, une entreprise génère un modèle visuel du flux de travail, prenant le processus du début à l'issue souhaitée. L'entreprise examine comment les données pourraient se frayer un chemin à travers le système et teste avec des données et des scénarios d'échantillon pour s'assurer que le modèle fonctionne.
- Exécution : Ici, le nouveau processus est mis en œuvre. Une organisation pourrait envisager de commencer par un petit groupe pilote d'abord. Les employés doivent recevoir une formation et un soutien suffisants à cette phase.
- Surveillance : Les entreprises suivent les indicateurs clés de performance (KPI) et les retours d'utilisateurs pour assurer le progrès.
- Optimisation : Sur la base des retours et des données, les entreprises continuent d'apporter des ajustements au processus. Même de légères modifications rapprochent les flux de travail de la performance optimale.
Avantages de la gestion des processus
Les entreprises ont souvent des centaines ou des milliers de processus en cours chaque jour – de l'utilisation de logiciels d'intégration pour accueillir de nouveaux employés à la gestion des commandes en passant par le traitement des contrats par les équipes appropriées. L'optimisation de ces processus grâce à la BPM peut aider à :
- Améliorer la qualité du travail. En réduisant les opportunités d'erreur dans leurs processus, une entreprise crée de meilleurs produits et services pour ses clients.
- Augmenter l'efficacité. Le cycle de vie de la BPM comprend des étapes de surveillance et d'optimisation, ce qui signifie qu'un processus est continuellement rendu plus efficace. De plus, la BPM utilise l'automatisation chaque fois que possible pour faire gagner du temps aux employés.
- Promouvoir la visibilité. Avec un logiciel de gestion des processus, les entreprises ont accès à des analyses pour observer la performance. Les gestionnaires et les dirigeants peuvent voir où les processus se déroulent sans accroc et où ils rencontrent des résistances.
Meilleures pratiques de gestion des processus
La gestion des processus métier peut être un processus chronophage qui nécessite la coopération entre les départements. Cependant, l'approche apporte de nombreuses récompenses aux entreprises lorsqu'elles se concentrent sur ces éléments.
- Analyse des processus actuels : Une entreprise doit comprendre les détails complexes de ses processus existants avant de faire des ajustements de quelque nature que ce soit. Les gestionnaires peuvent parler aux employés qui ont une expérience personnelle d'un flux de travail, en notant ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Certains processus peuvent simplement nécessiter des ajustements au lieu d'une refonte complète.
- Communication avec les parties prenantes : Une partie cruciale de la mise en œuvre de la BPM implique de poser des questions à toutes les personnes affectées par le processus : clients, acheteurs, fournisseurs et employés. Ensuite, l'entreprise peut envisager comment équilibrer les préférences des groupes clés.
- Implication des employés : La BPM consiste à apporter des changements aux méthodes de travail existantes. Pour faciliter ces changements pour les employés, les organisations devraient encourager une culture de mentalité de croissance. Tous les employés doivent avoir l'opportunité de poser des questions lors des réunions d'entreprise sans jugement.
- Petits pas vers le changement : Une fois que les membres du personnel sont à bord, les gestionnaires devraient introduire de nouveaux flux de travail lentement. Par exemple, une entreprise pourrait commencer par s'attaquer à des processus plus petits et moins complexes ou en abordant des problèmes plus grands et plus complexes par étapes. De cette façon, les employés sont moins susceptibles d'être submergés et d'abandonner complètement les nouveaux protocoles.
- Le bon outil : Le logiciel joue un rôle important dans le succès d'un programme BPM. Une variété de produits sont disponibles pour aider à résoudre les problèmes de flux de travail axés sur l'humain, les documents et l'intégration. Une entreprise devrait considérer les fonctionnalités, les capacités d'intégration et le budget avant de décider de la meilleure solution.
Kelly Fiorini
Kelly Fiorini is a freelance writer for G2. After ten years as a teacher, Kelly now creates content for mostly B2B SaaS clients. In her free time, she’s usually reading, spilling coffee, walking her dogs, and trying to keep her plants alive. Kelly received her Bachelor of Arts in English from the University of Notre Dame and her Master of Arts in Teaching from the University of Louisville.
