Le logiciel de gestion d'espaces de travail flexibles est une plateforme qui aide les entreprises à réserver, gérer et optimiser efficacement l'accès à divers espaces de travail flexibles, tels que les zones de coworking, les salles de réunion, les bureaux privés et les lieux d'événements, à la demande.
Les organisations utilisent ces solutions adaptables pour soutenir les environnements de travail hybrides et à distance. Ce logiciel aide les entreprises à améliorer l'engagement des employés et à favoriser une culture de travail collaborative, permettant une visibilité en temps réel sur l'endroit où travaillent les coéquipiers et leur permettant d'inviter d'autres à se joindre.
Ces solutions de gestion d'espaces de travail à la demande répondent à des défis tels que l'utilisation des espaces de travail et la gestion des coûts en fournissant des données et des analyses pour rationaliser les processus de réservation à travers plusieurs emplacements. Il aide également à évaluer la satisfaction des employés et la productivité de la collaboration lors de l'utilisation de ces espaces de travail.
De plus, la gestion d'espaces de travail flexibles inclut des fonctionnalités telles que les autorisations de géorepérage et les contrôles budgétaires pour restreindre l'accès aux emplacements et les limites de dépenses pour les frais d'espace de travail. D'un point de vue d'achat, ce logiciel offre une tarification à l'utilisation et prend en charge plusieurs devises avec une facturation personnalisable. La plupart des plateformes facturent également des frais SaaS, certaines nécessitant une mise en commun optionnelle ou un achat initial de crédits pour l'utilisation.
Ces produits sont généralement utilisés par les équipes des opérations sur le lieu de travail, les équipes immobilières ou de gestion des installations, les gestionnaires de bureau, les équipes RH et les employés. Ils sont particulièrement bénéfiques dans les organisations avec des forces de travail à distance ou hybrides, améliorant la collaboration et l'efficacité opérationnelle.
Le logiciel de gestion d'espaces de travail flexibles est distinct du service de fourniture d'espaces de coworking. La principale différence est que les espaces de coworking possèdent ou exploitent les commodités physiques d'un espace de bureau, qui peuvent être louées comme bureaux privés par des entreprises ou accessibles par des individus via des passes d'adhésion. Ils facturent généralement un tarif mensuel fixe indépendamment de l'utilisation. Cependant, le logiciel de gestion d'espaces de travail flexibles aide les entreprises à réserver, gérer et optimiser les espaces de travail flexibles qui sont contractés pour l'utilisation par leurs employés. Ils fournissent également l'accès à un marché d'espaces qui peuvent être utilisés à la demande sans acheter directement des adhésions traditionnelles ou des accords de location avec l'espace.
La gestion d'espaces de travail flexibles chevauche de nombreuses catégories de logiciels existantes sur G2. Ce logiciel s'intègre généralement avec des outils existants comme les systèmes RH, les applications de calendrier et les plateformes de communication pour créer une expérience cohérente pour la gestion de la logistique des espaces de travail. Les logiciels connexes incluent le logiciel d'habilitation hybride car il aide à gérer les employés qui travaillent dans un bureau ou à distance.
Le logiciel de gestion d'espace et les systèmes de gestion intégrée du lieu de travail (IWMS) aident les gestionnaires de bureaux et d'installations à gérer l'espace de bâtiment et à suivre l'utilisation et les analyses.
Pour être inclus dans la catégorie de gestion d'espaces de travail flexibles, un produit doit :
Fournir l'accès à un inventaire d'espaces de travail, y compris les zones de coworking, les salles de réunion et les espaces d'événements
Permettre des limites budgétaires et des flux de travail d'approbation pour les dépenses d'espace de travail
Avoir des contrôles de géorepérage pour limiter l'accès aux espaces de travail approuvés
Fournir des outils pour suivre l'utilisation des espaces de travail et l'engagement des employés
S'intégrer avec les systèmes RH, les applications de calendrier ou les plateformes de communication interne
