Comment la technologie de voyage peut assurer des voyages d'affaires sûrs

Assurer la sécurité des employés lors des voyages d'affaires est primordial.

Avec les restrictions de voyage et les préoccupations sanitaires à l'esprit, les entreprises ont adopté diverses stratégies pour continuer leurs opérations tout en priorisant la sécurité des employés.

De nombreuses entreprises ont commencé à utiliser la technologie de voyage et ont adopté des logiciels de gestion de voyage pour obtenir des conseils complets sur la santé et la sécurité en voyage, promettant une expérience de voyage plus fluide.

Dans cet article, découvrez comment les entreprises de divers secteurs peuvent tirer parti de la technologie de voyage pour rationaliser leurs opérations. Obtenez des informations sur les défis qu'elles peuvent rencontrer et découvrez des solutions efficaces pour surmonter ces obstacles.

Impact de la technologie sur le voyage

L'impact de la technologie sur le voyage a été transformateur, simplifiant et améliorant chaque aspect du voyage. De la planification rapide et sans effort des voyages aux réservations instantanées, la technologie a rationalisé le processus, économisant du temps et des efforts pour les voyageurs et les agences de voyage.

L'accessibilité des informations de voyage via les appareils mobiles a permis aux voyageurs de rester organisés et bien informés, assurant une expérience fluide et sans stress.

De plus, la technologie a transcendé les barrières linguistiques, permettant une communication et une interaction efficaces dans des lieux divers. Avec l'aide d'outils de traduction et d'applications linguistiques, les voyageurs peuvent naviguer dans des environnements étrangers avec confiance et s'engager plus significativement avec les communautés locales.

En outre, l'intégration de la réalité augmentée (RA) a révolutionné l'exploration des destinations, offrant des expériences interactives et immersives qui enrichissent les aventures de voyage. Cette fusion de la technologie avec le voyage a non seulement rendu les voyages plus pratiques, mais a également favorisé des expériences personnalisées et inoubliables pour chaque voyageur.

Alors que la technologie continue d'avancer, l'avenir du voyage promet encore plus de solutions innovantes, suscitant l'anticipation des possibilités infinies qui nous attendent.

Comment la technologie est-elle utilisée dans le voyage ?

Le développement de la technologie de voyage a conduit à des changements significatifs dans notre façon d'explorer le monde. Des premières étapes des systèmes de réservation de base aux plateformes sophistiquées pilotées par l'IA d'aujourd'hui, la technologie a continuellement évolué.

Examinons son parcours et ses applications actuelles dans l'industrie du voyage.

Collecte de données en temps réel

Collecter des données en temps réel des compagnies aériennes et des hôtels sur leurs dernières politiques de sécurité et les intégrer dans une application de bureau ou mobile peut aider les voyageurs à prendre des décisions mieux informées. Un voyageur pourra facilement voir si la compagnie aérienne prévue pour un prochain voyage d'affaires réserve des sièges du milieu ou non, ou prend d'autres précautions de santé et de sécurité en réponse à des événements régionaux ou mondiaux.

Les données en temps réel peuvent également être utilisées pour fournir une carte de score de sécurité pour un quartier particulier afin d'informer les voyageurs – et les gestionnaires de voyage – s'il y a une épidémie de virus ou des troubles politiques ou sociaux dans une certaine zone, ainsi que le taux de criminalité.

De plus, les données des employés en temps réel peuvent être utilisées pour protéger les groupes démographiques vulnérables, comme une femme arrivant à une destination étrangère après minuit. Elles peuvent également recommander certains moyens de transport et la qualité des hôtels en fonction des données démographiques.

La confidentialité personnelle joue certainement un rôle dans cela. Google et Apple travaillent déjà à trouver des moyens de pouvoir notifier une personne qu'elle pourrait être proche de quelqu'un qui a potentiellement été exposé à une maladie. De cette façon, vous pourriez éviter cette personne et cette situation de manière privée qui protège la confidentialité de l'autre personne.

Ce type de technologie pourrait établir une norme pour l'avenir si ou lorsque d'autres maladies hautement contagieuses surviennent.

Outils d'intelligence artificielle (IA)

L'intelligence artificielle et ses sous-ensembles, l'apprentissage automatique et l'analyse prédictive peuvent travailler ensemble pour prédire les résultats probables de divers scénarios. Ils combinent des données en temps réel et historiques de différentes sources pour reconnaître des modèles.

De cette manière, ils peuvent différencier le 'normal' de l''anormal'. Ces informations peuvent ensuite être utilisées pour alerter les gestionnaires de voyage sur des activités inhabituelles afin que les gestionnaires puissent, à leur tour, aider en toute sécurité à retirer leurs voyageurs de ces situations.

Réalité augmentée (RA) et Réalité virtuelle (RV)

La RA et la RV ont récemment regagné de l'attention. La réalité virtuelle et augmentée pourraient-elles également exercer une influence dans l'industrie du tourisme dans les années à venir ? Oui !

La réalité virtuelle permet aux individus d'entreprendre des voyages vers de nouvelles destinations depuis le confort de leur propre maison. Les visites virtuelles offriront aux gens un aperçu des lieux exotiques avant leur visite réelle, améliorant ainsi leur expérience de planification de voyage.

En outre, les principales plateformes de voyage telles que Booking.com ont le potentiel d'utiliser la réalité augmentée et d'introduire des aperçus virtuels des chambres d'hôtel, leur permettant de mieux s'aligner sur les attentes des clients.

Chatbots IA

Un nombre croissant d'agences de voyage en ligne et d'hôtels utilisent de plus en plus des solutions pilotées par l'IA telles que les chatbots pour automatiser les réservations et offrir un service client personnalisé.

Ces systèmes automatisés assurent non seulement une assistance client 24h/24 et 7j/7, mais facilitent également les réservations, fournissent des réponses immédiates aux questions fréquemment posées, traitent les transactions et engagent des dialogues intelligents et semblables à ceux des humains.

Ils servent efficacement de compagnon de voyage indispensable. Armés de telles informations complètes, les agences de voyage en ligne (OTA) et les hôtels peuvent efficacement présenter ou envoyer des offres pertinentes à leur clientèle.

Automatisation des processus

Les gens sont prêts à accepter des choses plus automatisées, comme des voyages automatiquement corrigés lorsque des problèmes surviennent et des billets automatiquement échangés sans intervention humaine.

À mesure que la technologie continue d'avancer, les gestionnaires de voyage pourront éventuellement appuyer sur un bouton pour rapatrier automatiquement tous les voyageurs de l'entreprise en danger ou les amener dans un endroit sûr tout en respectant les politiques de l'entreprise.

De même, lorsque les voyageurs individuels se sentent en danger, ils pourront appuyer sur un bouton pour être dirigés vers un endroit plus sûr – efficacement et sans la friction d'avoir à attendre au téléphone en attente. Le système de gestion de voyage générera automatiquement un itinéraire pour ramener le voyageur à la maison dans le respect de la politique.

Interfaces sans contact

Un autre développement dans l'industrie du voyage est le voyage sans contact. Par exemple, les voitures connectées via l'Internet des objets (IoT) peuvent être ouvertes électroniquement avec un smartphone – pas besoin de clé.

Dans le même ordre d'idées, vous pourrez utiliser votre smartphone pour ouvrir la porte de votre chambre d'hôtel sans même tourner la poignée. De nombreux hôtels utilisent déjà la technologie de communication en champ proche (NFC) à cette fin.

Tout ce que vous avez à faire en tant que voyageur est d'entrer dans l'hôtel. La technologie de l'hôtel vous géolocalise, vous reconnaît et confirme que votre carte de crédit est enregistrée. Ensuite, la technologie envoie une mise à jour à l'application mobile avec votre numéro de chambre. Vous allez à votre chambre, tenez le téléphone près de la porte, et la porte s'ouvre.

La technologie d'interface sans contact est susceptible de s'étendre à la billetterie de vol, à la vérification d'identité, aux enregistrements, aux achats, aux commandes de nourriture, et plus encore.

Défis dans la mise en œuvre des outils de réservation en ligne (OBT)

Dans une tentative de garder les voyageurs en sécurité et en conformité avec les politiques de l'entreprise en spécifiant ce qui est ou n'est pas autorisé (et en suivant les voyageurs tout au long de leur voyage), les entreprises utilisent des outils de réservation en ligne (OBT) approuvés.

La plupart des OBT sont connectés à un système de distribution global (GDS), qui agrège et distribue le contenu des fournisseurs de services de l'industrie du voyage tels que les compagnies aériennes, les hôtels, les sociétés de location de voitures et les chemins de fer.

L'OBT sert ensuite ce contenu aux voyageurs afin qu'ils puissent rechercher, réserver et gérer tous les aspects de leur voyage en une seule fois. De plus, certains OBT peuvent se connecter à des sources de contenu, telles que des fournisseurs de notation de sécurité et de risque, pour offrir un contenu spécifique qui pourrait ne pas être autrement disponible, permettant encore plus de choix pour les voyageurs.

Les employés sont censés réserver leurs voyages d'affaires via l'OBT approuvé par l'entreprise car cela garantit que les gestionnaires de voyage peuvent suivre et communiquer avec leurs employés. Cependant, la conformité a été un problème de longue date en matière de voyages d'affaires.

De nombreux voyageurs n'utilisent pas l'OBT car ils pensent pouvoir obtenir un meilleur prix ailleurs, ils n'aiment pas l'expérience utilisateur de l'outil, ils estiment qu'il manque de fonctionnalités dans l'application native (mobile), ou ils s'inquiètent de recevoir leurs points de fidélité.

Si les voyageurs n'utilisent pas les outils qui leur sont fournis, conçus pour protéger à la fois les voyageurs d'affaires et les gestionnaires de voyage, il est plus difficile de garder les voyageurs en sécurité.

Source : Rapport sur les outils et technologies de réservation 

Ajoutez à cela le fait que le logiciel de voyage d'entreprise le plus couramment utilisé est largement conçu en fonction des besoins de rapports de dépenses, et vous avez un système prêt, voire en retard, pour une transformation. Les guerriers de la route, ces voyageurs d'affaires qui passent une grande partie de l'année à voyager pour affaires, devraient vraiment être impliqués dans le processus de création de logiciels car ils peuvent mieux que quiconque dire ce qui leur serait utile.

Pourquoi l'expérience de réservation de voyage ne pourrait-elle pas être plus semblable à l'expérience du consommateur lors de l'achat d'autres articles en ligne ? Si, par exemple, vous achetez quelque chose sur Amazon et souhaitez le retourner, vous pouvez le faire d'une simple pression sur un bouton.

Dans l'industrie du voyage d'affaires, cependant, si vous souhaitez changer un vol ou une réservation d'hôtel, vous devrez probablement appeler la compagnie aérienne ou l'hôtel et attendre en ligne jusqu'à une heure avant de pouvoir parler à quelqu'un pour traiter cette demande. Vous pouvez également être facturé pour des frais de changement.

Ce processus fastidieux inhibe l'utilisation des plateformes de réservation approuvées avec des capacités de gestion d'itinéraire, rendant ainsi beaucoup plus difficile pour les entreprises de fournir le devoir de diligence pour leurs voyageurs. Cela ne devrait pas être ainsi.

Dans un effort pour encourager la conformité avec les politiques d'entreprise et pour assurer la sécurité des voyageurs, les entreprises de solutions de voyage intensifient leurs offres technologiques :

• Certaines entreprises proposent un échange de billets d'avion automatisé, comparable au processus de retour sans faille d'Amazon.
• Les entreprises qui commercialisent des solutions de communication permettent aux gestionnaires de voyage de localiser rapidement les employés en déplacement, de communiquer efficacement avec eux et de déployer une équipe d'intervention rapidement, si nécessaire.
• Les organisations qui offrent une solution de continuité des voyages d'affaires avec un tableau de bord complet permettant aux gestionnaires de voyage d'avoir une visibilité instantanée sur l'emplacement des voyageurs d'affaires de l'entreprise.

Cela permet aux gestionnaires de voyage de communiquer avec et/ou de rediriger les voyageurs au besoin pour les protéger des catastrophes naturelles et d'autres phénomènes. Ce ne sont que quelques exemples. D'autres technologies évoluent également.

Importance de se concentrer sur l'expérience des employés plutôt que sur les rapports de dépenses

Avant que ces avancées technologiques ne puissent vraiment décoller et aider à rendre les voyageurs plus sûrs, la disparité entre l'expérience technologique dans la vie quotidienne et celle que rencontrent les voyageurs d'affaires doit être abordée.

Il n'est pas secret que la technologie a supprimé les frictions de l'expérience d'achat des consommateurs. La pression d'un bouton (et le passage d'une carte de crédit) peut initier l'expédition d'un colis à une adresse personnelle.

Contrairement à cette pratique simple et directe, cependant, le secteur du voyage repose sur des personnes au milieu, pour ainsi dire, pour faciliter tous les détails d'une réservation de voyage, d'un vol à une voiture de location et même une chambre d'hôtel.

Les voyageurs d'affaires d'aujourd'hui veulent cette même expérience rationalisée et efficace dans le voyage qu'ils sont venus à attendre dans leur vie personnelle. Alors, comment pouvons-nous améliorer la façon dont les voyages d'affaires sont effectués pour créer cette expérience sans friction et assurer la sécurité des voyageurs en même temps ? Cela doit commencer par les fournisseurs de solutions de voyage.

« Nous, en tant que fournisseurs, devons penser à une vue centrée sur le voyageur, pas à une vue centrée sur le rapport de dépenses ou une vue centrée sur les finances ou une vue centrée sur le non-guerrier de la route », Rizzo, un guerrier de la route de 35 ans.

À mesure que la technologie continue d'avancer et de s'améliorer, les voyageurs adopteront naturellement celles qui sont les plus simples à utiliser, c'est-à-dire celles qui offrent le moins de friction.

Les entreprises évaluent quand elles pourront se permettre de remettre les gens sur la route, tandis que FCM Travel Solutions a constaté que 88% des voyageurs d'affaires considéreront qu'il est sûr de reprendre les voyages si leurs entreprises estiment que c'est sûr.

Les gestionnaires de voyage doivent également apporter des changements. Ceux impliqués dans les décisions concernant les logiciels à acheter et à utiliser devront élargir leur point de vue pour s'assurer que la solution satisfera également les besoins des voyageurs et pas seulement les besoins de l'entreprise.

La transformation crée l'amélioration

L'histoire prouve que c'est vrai aussi. La tragédie du 11 septembre a conduit au développement d'une infrastructure pour les scanners de détecteurs de métaux. L'épidémie de syndrome respiratoire aigu sévère (SRAS) de 2003 a incité à la mise en œuvre de scanners thermiques en Asie.

« Malheureusement, le COVID a eu un effet dévastateur sur le monde, mais il a forcé beaucoup de nouvelles réflexions sur le voyage », dit Rizzo. En effet, les événements récents ont conduit à des moyens encore meilleurs pour assurer la sécurité des voyageurs d'affaires et offrir une expérience de voyage intuitive.

Cela a également créé une opportunité pour les fournisseurs de solutions de voyage et les entreprises de gestion de voyage de considérer à quoi devrait ressembler la plateforme de voyage d'affaires optimale et comment elle peut rendre les guerriers de la route plus efficaces et plus sûrs.

Ce sera un processus lent car les entreprises l'abordent avec prudence. Cependant, à mesure que les avancées technologiques se produisent de manière exponentielle, il ne faudra pas longtemps avant que nous ayons encore plus de solutions technologiques à nos problèmes de santé et de sécurité les plus pressants.

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