¿Qué es un asistente virtual?
Un asistente virtual (VA) asiste a las personas o lleva a cabo sus actividades a través de comunicación basada en texto o voz. Un VA puede ser una persona que trabaja desde un lugar remoto o un software inteligente.
Un software de asistente virtual inteligente emplea inteligencia artificial (IA) y procesamiento de lenguaje natural (PLN) para leer y responder a consultas humanas. Realizan diversas tareas, incluyendo hacer llamadas telefónicas, realizar búsquedas en la web, crear recordatorios y gestionar correos electrónicos y citas.
Tipos de asistentes virtuales
La mayoría de las organizaciones utilizan asistentes virtuales únicamente para trabajo administrativo. A continuación se presentan algunos de los tipos más comunes de asistentes virtuales disponibles.
- Asistentes virtuales personales ayudan a hacer llamadas telefónicas y crear recordatorios.
- Asistentes virtuales empresariales responden a preguntas de clientes y resuelven problemas de clientes.
- Asistentes virtuales de salud facilitan la comunicación entre pacientes y proveedores de salud.
- Asistentes virtuales educativos ofrecen consejos de estudio, información sobre los cursos de los estudiantes y asistencia con tareas.
- Asistentes virtuales financieros rastrean gastos, gestionan dinero y proporcionan sugerencias de inversión.
- Asistentes virtuales para el hogar inteligente se encargan de una variedad de electrodomésticos, incluyendo iluminación, termostatos y sistemas de seguridad.
Beneficios de tener un asistente virtual
Los asistentes virtuales proporcionan a individuos y organizaciones un enfoque práctico, efectivo y razonablemente económico para aumentar la productividad. Usar un asistente virtual tiene varias ventajas.
- Ahorro de tiempo. Los usuarios ahorran tiempo al automatizar tareas repetitivas como crear recordatorios y programar citas a través de asistentes virtuales.
- Mayor productividad. Cuando los asistentes virtuales manejan actividades que consumen tiempo, los usuarios pueden concentrarse en tareas más cruciales.
- Rentable. Tanto individuos como organizaciones pueden ahorrar dinero usando asistentes virtuales porque son menos costosos que contratar a un asistente en persona y pagarle un salario o un salario por hora.
- Disponibilidad 24/7: Los usuarios pueden acceder a los asistentes virtuales en cualquier momento que lo requieran.
- Personalizable. Los servicios versátiles ofrecidos por los asistentes virtuales pueden ajustarse para cumplir con demandas específicas, ya sean personales o profesionales.
- Consistencia. Los usuarios pueden completar tareas rápida y correctamente con consistencia a través del servicio confiable y superior de los asistentes virtuales.
- Accesibilidad. Las empresas pueden emplear servicios de VA desde cualquier lugar ya que son fácilmente accesibles y son una gran opción para personas que trabajan de forma remota.
- Escalabilidad. Las empresas pueden escalar sus asistentes virtuales hacia arriba o hacia abajo dependiendo de las necesidades cambiantes.
Mejores prácticas para seleccionar el asistente virtual adecuado
Seleccionar el mejor asistente virtual de entre los diversos servicios disponibles en el mercado puede ser complicado. Cada asistente virtual a demanda tiene un conjunto único de habilidades y conocimientos para apoyar a los usuarios de manera eficiente.
Estas sugerencias deben tenerse en cuenta durante el proceso de elección de asistentes virtuales.
- Examina el procedimiento de trabajo. Determina qué obstaculiza la productividad y la eficiencia. Considera la forma en que opera el negocio y si es posible tener un asistente virtual para ayudar. Podría involucrar tareas rutinarias como gestionar correos electrónicos o programación, o trabajo especializado como asistencia al cliente.
- Lista las tareas problemáticas. Determina las tareas que necesitan asistencia y las habilidades específicas requeridas para completarlas. Esto ayuda a seleccionar categorías de asistentes virtuales que sean más pertinentes a los requisitos de una empresa.
- Investiga candidatos o servicios adecuados. Observa los asistentes virtuales disponibles en el mercado o verifica si los requisitos pueden ser cumplidos por una herramienta de asistente virtual. Aprende más sobre el tipo de VA necesario, incluyendo su ingreso esperado o presupuesto, dónde encontrarlos y su experiencia o credenciales relevantes.
- Examina las opciones cuidadosamente. Una vez que la lista de posibles asistentes virtuales esté completa, examina las opciones disponibles. Para asistentes virtuales humanos, utiliza llamadas telefónicas o entrevistas por video para darles entrevistas exhaustivas. Los usuarios también pueden probar software de VAs para seleccionar el servicio que mejor se adapte a ellos.
- Comunica claramente. Cuando llegue el momento de reclutar un asistente virtual, asegúrate de mencionar las expectativas y objetivos de la empresa. Esto permite que todos trabajen juntos de manera efectiva y asegura que todos los miembros del equipo compartan objetivos. Para prevenir interrupciones, establece un procedimiento de incorporación robusto y consistente para los VAs. Establece los indicadores clave de rendimiento (KPIs) correctos y programa revisiones de rendimiento al incorporar un asistente virtual humano.
Asistentes virtuales inteligentes vs. chatbots
A menudo, las personas confunden los IVAs con chatbots, pero los dos son diferentes.
Un asistente virtual inteligente (IVA) es un software que maneja diversas tareas, como entrada de datos, seguimientos de clientes, redacción de correos electrónicos, llamadas telefónicas y programación de reuniones. Son una plataforma de referencia para tareas fundamentales del trabajo diario. En el lado de atención al cliente, los IVAs permiten a las empresas interactuar con los clientes de manera conversacional.
Aunque los chatbots están programados para leer y responder a los humanos como personas reales, funcionan de manera diferente a los IVAs. Los chatbots siguen un guion establecido al responder a consultas de clientes y pueden no ser capaces de entender la intención detrás de una consulta.
Los IVAs, por otro lado, pueden explorar diversas intenciones sin estar programados explícitamente para hacerlo. Utilizan PLN para entender y responder inteligentemente a las consultas.
Aprende más sobre software de chatbots y cómo usarlo en un negocio.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
