Más Información Sobre Software de Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)
¿Qué es el Software de Gestión de Relaciones con Proveedores?
El software de gestión de relaciones con proveedores (SRM) se utiliza para facilitar y mejorar las relaciones comerciales entre organizaciones y proveedores. La intención del software es evaluar el rendimiento del proveedor, gestionar los datos del proveedor y proporcionar visibilidad en la gestión de la cadena de suministro. El enfoque del software es resaltar las diversas necesidades dentro de la relación laboral entre una empresa y su proveedor.
El software de gestión de relaciones con proveedores sirve como el centro de soluciones para los datos y proporciona información sobre los procesos de un proveedor. El software a menudo puede ayudar con las decisiones relacionadas con las estrategias de adquisición también. También agiliza y automatiza los procesos aislados que anteriormente eran puntos de riesgo entre las dos partes.
¿Qué significa SRM?
SRM significa Gestión de Relaciones con Proveedores. Sin embargo, gestionar las relaciones con los proveedores es solo el comienzo de las capacidades del software. Los SRM a menudo pueden ser una gran herramienta para alojar datos de proveedores y gestionar flujos de trabajo, incorporación de proveedores y evaluación del rendimiento de los proveedores.
¿Cuáles son las características comunes del Software de Gestión de Relaciones con Proveedores?
Gestión de proveedores: La relación entre compradores y proveedores está en el núcleo de una organización de cadena de suministro. Usar software SRM proporciona a las organizaciones datos de proveedores ERP y retroalimentación sobre los proveedores para proporcionar una comprensión holística de cada relación comercial.
Un SRM también puede automatizar y optimizar las interacciones con proveedores basándose en los objetivos y necesidades del negocio. La manera en que las organizaciones incorporan y gestionan eficientemente nuevos proveedores puede ahorrar mucho tiempo. Tener un lugar centralizado para gestionar solicitudes de proveedores, bases de datos y comunicación abre muchas oportunidades para el crecimiento y la rentabilidad.
Gestión de contratos: Los contratos establecen lo que se acuerda entre empresas, y en la cadena de suministro, los precios y productos entregados deben estar delineados. Una plataforma SRM puede alojar los documentos intercambiados entre las partes y delinear lo que se necesita hacer. Los SRM pueden establecer un marco de compromiso con proveedores y socios, mitigar riesgos, evaluar la capacidad de cumplir con las necesidades contractuales y presentar oportunidades para renovaciones de contratos.
Gestión de inventario: Una característica muy buscada al considerar software SRM es la gestión de inventario. Los SRM pueden fortalecer una cadena de suministro saludable creando visibilidad en los pedidos de proveedores y niveles de stock. Al hacerlo, la gestión de flujos de stock a través de múltiples proveedores o incluso mercados se vuelve mucho más eficiente. A su vez, ayuda a cumplir con las necesidades del negocio y permite una previsión más precisa en el futuro.
Sourcing de proveedores: Los SRM permiten a las organizaciones identificar, evaluar y establecer relaciones con proveedores confiables. Al aprovechar el sourcing de proveedores en un SRM, las empresas pueden acceder a una base de datos completa de socios potenciales, comparar cotizaciones y la idoneidad de los proveedores.
El sourcing estratégico de proveedores a menudo se basa en el costo, la calidad y los plazos de entrega, por lo que es clave descubrir oportunidades mutuamente beneficiosas con las organizaciones adecuadas.
¿Cuáles son los beneficios del Software de Gestión de Relaciones con Proveedores?
Agilizar y automatizar la comunicación: A medida que comienza una asociación entre una organización y un proveedor, es esencial personalizar la experiencia del proveedor y fomentar la colaboración. Para hacerlo, uno debe encontrar un software que potencie la comunicación clara con las partes interesadas y permita actualizaciones claras de estado y flujo de trabajo.
La comunicación automatizada en el software SRM mejora la transparencia y visibilidad en la cadena de suministro. El software puede fortalecer las relaciones con los proveedores, permitiendo que ambos grupos accedan a información precisa y actualizada.
Rastrear y centralizar el compromiso con los proveedores promueve una cadena de suministro de extremo a extremo más receptiva y resiliente. Asegura que los equipos que trabajan juntos tengan acceso a cualquier información que necesiten de los proveedores al localizar cualquier documentación necesaria, gestionar tareas y proporcionar registros anteriores.
Mitigar riesgos: El SRM es fundamental para evitar e identificar riesgos potenciales al ofrecer una amplia gama de métodos para la gestión de riesgos. Apoya a las empresas a monitorear riesgos operativos y financieros asociados con los plazos, productividad y regulaciones de los proveedores.
Uno de los beneficios más buscados de un SRM es la planificación de recursos empresariales (ERP). Un SRM alberga herramientas que pueden proporcionar paneles de control que ofrecen una visión general de los factores de riesgo del proveedor, permitiendo la toma de decisiones proactiva y una planificación adecuada. Ahora es más fácil realizar auditorías y proporcionar planes de acción al gestionar proveedores de mayor riesgo.
Desarrollar informes y análisis: Generar informes y métricas a tiempo dentro de una cadena de suministro ha sido a menudo un punto de controversia para las empresas. Ahora es más sencillo registrar información sobre pedidos, gastos y cambios de mercado para desarrollar informes completos en tiempo real. Permitiendo a los equipos acceder a una visión completa de la información del proveedor y planificar en torno a indicadores clave de rendimiento (KPI).
¿Quién usa el Software de Gestión de Relaciones con Proveedores?
Oficiales de adquisiciones: Mantener la información de los proveedores y actualizar las bases de datos correctas a menudo se pasa por alto en las adquisiciones. Los SRM a menudo simplifican el proceso de adquisición de nuevos bienes y materiales. Permiten un acceso rápido a órdenes de compra, gestionar facturas de proveedores y ofrecen funciones de programación para umbrales de cumplimiento; todas las tareas de gestión de gastos que muchos equipos de adquisiciones buscan consolidar.
Gerentes de proyectos: Los SRM proporcionan una mejor visibilidad en la cadena de suministro, lo que empodera a los equipos de proyectos para detectar interrupciones en las hojas de ruta, evaluar la salud del proveedor, proporcionar opciones de sourcing y verificar el cumplimiento del proveedor con las regulaciones de la empresa. En última instancia, este software ayuda a los gerentes de proyectos a garantizar que los bienes y servicios se entreguen a tiempo y se cumplan los plazos del proyecto.
Gerentes de producto: De manera similar, así como la gestión de relaciones con clientes (CRM) busca cerrar la brecha entre las empresas y sus clientes, la gestión de relaciones con proveedores (SRM) busca cultivar oportunidades mutuamente ventajosas entre una organización y sus proveedores.
Está destinado a agilizar muchos de los procesos que han estado aislados para gestionar las relaciones con los proveedores. Ahora es mucho más fácil permitir que los equipos de producto monitoreen el ciclo de vida del proceso de fabricación del producto y se centren en los impulsores de valor potencial.
¿Cuáles son los desafíos con el Software de Gestión de Relaciones con Proveedores?
El SRM puede venir con su propio conjunto de desafíos, incluyendo:
Implementación: Las organizaciones deben tomarse el tiempo para educar y preparar a todos sobre cómo podrían beneficiarse del software SRM. La esperanza al utilizar un SRM es agilizar los procesos y optimizar la productividad. Sin embargo, las empresas deben equipar a los equipos con los recursos y el tiempo para adaptarse durante la incorporación. Configurar una plataforma SRM que sea fácil de aprender y sostenible a largo plazo también es esencial.
Compatibilidad: Ya sea para gestionar los plazos de los proveedores o alojar información de proveedores, el SRM adecuado debería poder trabajar junto con otros sistemas y herramientas. Los SRM albergarán información sensible, como cumplimiento de productos, regulaciones y documentos de adquisiciones, por lo que es crucial que el software se incorpore sin problemas en los flujos de trabajo organizacionales. Para mitigar riesgos, es importante elegir estratégicamente un SRM que complemente los procesos de proveedores existentes.
Compromiso: Una plataforma SRM suficiente puede reducir significativamente los desafíos asociados con la gestión del rendimiento de los proveedores, la calidad del producto y el cumplimiento. Sin embargo, para lograr esos objetivos, es importante dedicar tiempo de manera colaborativa en un SRM para desarrollar los informes, paneles, módulos e información correctos sobre la actividad del proveedor. Al igual que desarrollar una cadena de suministro adecuada, es esencial cultivar valor y paciencia a lo largo del proceso de aprendizaje.
¿Qué empresas deberían comprar Software de Gestión de Relaciones con Proveedores?
Cualquier empresa que gestione relaciones e información de proveedores, ya sea en forma de documentación de proveedores, pedidos o informes, puede beneficiarse enormemente de este software. Muchas organizaciones se beneficiarían de utilizar este software; aquí hay algunas:
Fabricantes: La mayoría de los fabricantes interactúan con múltiples empresas en varios mercados, por lo que gestionar diversas relaciones comerciales con herramientas separadas puede volverse abrumador. Si el negocio depende de proveedores en cualquier capacidad, es crucial centralizar los procesos de pedido y comunicación.
Distribuidores: Al igual que muchas otras empresas en la cadena de suministro, los distribuidores a menudo buscan optimizar la adquisición de materiales y bienes. Gestionar líneas de suministro con una red de distribuidores, incluso localmente, puede volverse reactivo y abrumador cuando no se gestiona estratégicamente.
Proveedores: Un buen software SRM mantiene las relaciones con los proveedores en primer plano, consolidando informes y haciendo un seguimiento de los esfuerzos de esas empresas. Las relaciones con los proveedores ya no son tan transaccionales como solían ser; compradores y proveedores ahora pueden ser socios estratégicos en el negocio.
Cómo comprar Software de Gestión de Relaciones con Proveedores
Recolección de Requisitos (RFI/RFP) para Software de Gestión de Relaciones con Proveedores
Para enviar un RFI adecuado, los compradores deben evaluar a fondo todas las necesidades de la organización y la salud actual de sus flujos de trabajo. Deben considerar cualquier desafío o factor de riesgo del proveedor al solicitar un SRM y qué desafíos enfrenta actualmente la organización.
Una vez que el comprador ha identificado algunos obstáculos, debe proporcionar una descripción detallada de las necesidades específicas y cómo un sistema SRM existente podría aliviar algunos de los puntos de dolor.
Comparar Productos de Software de Gestión de Relaciones con Proveedores
Crear una lista larga
Al crear la lista inicial, los compradores deben considerar las características e integraciones que mejor promoverían la salud de la cadena de suministro. También deben pensar en las preguntas que un SRM debería poder responder para los equipos internos.
Si el objetivo es centralizar la información del proveedor, entonces genial. Sin embargo, si el objetivo es analizar el rendimiento del proveedor o gestionar obligaciones contractuales, los compradores deben establecer esas como necesidades adicionales. Siempre deben priorizar lo que les permitiría mejorar el ciclo de vida de las relaciones con los proveedores.
Crear una lista corta
Los compradores deben prepararse para discutir oportunidades potenciales de ahorro de costos junto con la salud del negocio y la prioridad de sus relaciones. Deben determinar qué cosas adicionales se necesitan a corto plazo para permitir que el negocio mantenga eso en primer plano.
Realizar demostraciones
Los compradores deben recordar qué sistemas actuales están funcionando que podrían integrarse con ciertos productos. Si equipos específicos en la organización se beneficiarían enormemente de un SRM, pueden permitirles probar y configurar la funcionalidad del sistema a sus procesos.
Un SRM puede mitigar muchos de los problemas que enfrentan los equipos al interactuar con proveedores externos, por lo que el producto debe ser fácil de usar y enseñable a lo largo de la cadena.
Selección de Software de Gestión de Relaciones con Proveedores
Elegir un equipo de selección
Los compradores deben involucrar a múltiples miembros del equipo en el proceso y diversificar el equipo de selección para que múltiples representantes en la organización puedan contribuir a la aplicación del software y determinar cómo puede ajustarse a las necesidades de su equipo. Esto permite a aquellos en cumplimiento, adquisiciones, inventario y gestión de proyectos resolver problemas complejos con el software.
Negociación
El proceso de negociación debe hacerse con cuidado. Cada producto ofrecerá una variedad de características clave; es crucial identificar qué producto puede cumplir ciertas necesidades a corto y largo plazo. Los compradores deben considerar proveedores que personalicen un producto para equipos específicos y priorizar aquellos que puedan apoyar a cualquier proveedor.
Decisión final
El comprador debe ser metódico sobre la decisión. ¿A quién beneficiará este producto? ¿Cuál es el ROI potencial? Deben reconocer lo que se ha compartido y priorizar el impacto que un SRM puede tener en los miembros internos y externos dentro de la cadena de suministro.
¿Cuánto cuesta el Software de Gestión de Relaciones con Proveedores (SRM)?
El precio de la licencia puede variar dependiendo de las características adicionales y la personalización a los procesos de la cadena de suministro del comprador. Las soluciones SaaS se venden comúnmente como un modelo de suscripción, mientras que otros productos requieren licencias perpetuas para sus productos. Las licencias perpetuas son una opción de compra única que no requiere renovación. Las suscripciones pueden ser más asequibles pero pueden acumular un alto costo con el tiempo.
Los costos adicionales se atribuyen a la implementación personalizada y la incorporación, junto con el soporte para establecer integraciones complejas. Por lo general, se incluye soporte al cliente, pero los compradores pueden necesitar invertir en soporte global 24/7 o un especialista de soporte individual para necesidades específicas de resolución de problemas.
Retorno de la Inversión (ROI)
Los compradores pueden rastrear el ROI del software comparando sus costos y beneficios. Deben evaluar el rendimiento, disponibilidad y escalabilidad de la solución.
Los beneficios a menudo se realizarán más adelante; considerando la inversión inicial del software, puede llevar meses o años generar un ROI positivo.
