El software de gestión de espacios de trabajo flexibles es una plataforma que ayuda a las empresas a reservar, gestionar y optimizar eficientemente el acceso a varios espacios de trabajo flexibles, como áreas de coworking, salas de reuniones, oficinas privadas y lugares para eventos, bajo demanda.
Las organizaciones utilizan estas soluciones adaptables para apoyar entornos de trabajo híbridos y remotos. Este software ayuda a las empresas a mejorar el compromiso de los empleados y fomentar una cultura de trabajo colaborativa, permitiendo visibilidad en tiempo real sobre dónde están trabajando los compañeros de equipo y permitiéndoles invitar a otros a unirse.
Estas soluciones de gestión de espacios de trabajo bajo demanda abordan desafíos como la utilización de espacios de trabajo y la gestión de costos al proporcionar datos y análisis para agilizar los procesos de reserva en múltiples ubicaciones. También ayuda a medir la satisfacción de los empleados y la productividad de la colaboración mientras se utilizan estos espacios de trabajo.
Además, la gestión de espacios de trabajo flexibles incluye características como permisos de geovalla y controles de presupuesto para restringir el acceso a ubicaciones y límites de gasto para los gastos de espacio de trabajo. Desde una perspectiva de compra, este software ofrece precios por uso y admite múltiples monedas con facturación personalizable. La mayoría de las plataformas también cobran una tarifa SaaS, y algunas requieren agrupación opcional o una compra anticipada de créditos para su uso.
Estos productos son utilizados típicamente por equipos de operaciones de lugar de trabajo, equipos de bienes raíces o instalaciones, gerentes de oficina, equipos de recursos humanos y empleados. Son especialmente beneficiosos en organizaciones con fuerzas laborales remotas o híbridas, mejorando la colaboración y la eficiencia operativa.
El software de gestión de espacios de trabajo flexibles es distinto del servicio de proporcionar espacios de coworking. La diferencia clave es que los espacios de coworking poseen u operan las comodidades físicas de un espacio de oficina, que pueden ser alquiladas como oficinas privadas por empresas o accedidas por individuos a través de pases de membresía. Normalmente cobran una tarifa mensual fija independientemente del uso. Sin embargo, el software de gestión de espacios de trabajo flexibles ayuda a las empresas a reservar, gestionar y optimizar los espacios de trabajo flexibles que están contratados para el uso de sus empleados. También proporcionan acceso a un mercado de espacios que pueden ser utilizados bajo demanda sin comprar membresías tradicionales o acuerdos de alquiler directamente con el espacio.
La gestión de espacios de trabajo flexibles se cruza con muchas categorías de software existentes en G2. Este software típicamente se integra con herramientas existentes como sistemas de recursos humanos, aplicaciones de calendario y plataformas de comunicación para crear una experiencia cohesiva para gestionar la logística de espacios de trabajo. El software relacionado incluye software de habilitación híbrida ya que ayuda a gestionar a los empleados que trabajan en una oficina o de forma remota.
El software de gestión de espacios y los sistemas de gestión de lugares de trabajo integrados (IWMS) ayudan a los gerentes de oficinas e instalaciones a gestionar el espacio del edificio y a realizar un seguimiento del uso y los análisis.
Para calificar para la inclusión en la categoría de Gestión de Espacios de Trabajo Flexibles, un producto debe:
Proporcionar acceso a un inventario de espacios de trabajo, incluidas áreas de coworking, salas de reuniones y espacios para eventos Permitir límites de presupuesto y flujos de trabajo de aprobación para gastos de espacio de trabajo Tener controles de geovalla para limitar el acceso a espacios de trabajo aprobados Proporcionar herramientas para rastrear la utilización de espacios de trabajo y el compromiso de los empleados Integrarse con sistemas de recursos humanos, aplicaciones de calendario o plataformas de comunicación interna
