¿Qué es la fuga de ingresos? Cómo identificarla y prevenirla

Las fugas nunca son buenas.

Fugas de agua, fugas de historias, ¿pero fugas de ingresos? Una fuga relacionada con los ingresos de tu empresa es mala. Realmente, muy mala.

Todas las empresas experimentan fugas de ingresos y pueden abordarlas fácilmente con software de gestión de ingresos.

Independientemente de las tecnologías y soluciones disponibles para las empresas, la fuga de ingresos es un gran problema para negocios de todo tipo y tamaño.

Ejemplos de fuga de ingresos

Considera un proveedor de productos SaaS que no prepara una factura para un cliente que comienza hacia la mitad de un mes. En este caso, el proveedor desperdicia quince días de facturación proporcionando servicios de forma gratuita. Las pérdidas por esto podrían equivaler a miles de dólares.

La fuga de ingresos también ocurre comúnmente debido a errores humanos. Si un empleado ingresa incorrectamente el costo del producto como “$50” cuando su precio original es “$500”, un simple error tipográfico podría resultar en pérdidas masivas. Imagina que el pedido es de veinte unidades de un producto: eso es una fuga de ingresos directa de $9,000.

Es poco probable que los clientes señalen este error. Las empresas necesitan sistemas para detectar errores en primer lugar. Usar hojas de cálculo para rastrear fechas de vencimiento de pagos o su estado no es realmente efectivo, ya que las hojas de cálculo se crean y gestionan manualmente. Apenas hay margen para la automatización con estas.

¿Qué causa la fuga de ingresos?

Detener las fugas de ingresos es esencial, y necesitas entender por qué y cómo ocurren. Solo entonces podrás tomar medidas preventivas para reducir y prevenir la fuga de ingresos y el daño resultante:

• Entrada de datos manual: Todas las tareas manuales están plagadas de errores humanos. Tales errores pueden poner en peligro los ingresos de una empresa. Si tu negocio crea y rastrea facturas manualmente, es probable que ocurran errores de entrada de datos. Los datos incorrectos son difíciles de detectar y conducen a pérdidas masivas.
• Fallo al enviar facturas: Es importante enviar una factura electrónica antes de esperar el pago. Un cliente probablemente no se acercaría para recordarte que la emitas si la olvidas. Además, no te pagarán hasta que reciban la factura. Para evitar malentendidos, necesitas tener un sistema automatizado para enviar y rastrear facturas cuando estén vencidas.
• Clientes globales: Cuando tienes clientes en diferentes países, sus requisitos de facturación pueden ser diferentes, y la moneda y los términos del contrato hacen que el proceso sea aún más complejo. Tener sistemas para tener en cuenta estas condiciones y gestionar clientes es esencial para evitar fugas de ingresos.

• Fallo al rastrear tareas: Los empleados no siempre se mantienen al día con los pagos y las fechas de vencimiento. Pasan mucho tiempo revisando y respondiendo correos electrónicos, realizando reuniones o simplemente estando inactivos. El no hacer seguimiento y mantenerse al día con los pagos y facturas puede llevar a errores, comunicación aislada y, en última instancia, fugas de ingresos.
• CPC más altos: El CPC o costo por cliente ayuda a evitar la fuga de ingresos. Es mejor adquirir clientes lentamente que gastar una gran suma de dinero en unos pocos clientes.
• Carritos abandonados: Los carritos abandonados son una vista común en estrategias de comercio electrónico y plataformas de software como servicio (SaaS). Muchos productos guardados sin completar las compras pueden hacer que pierdas ingresos potenciales.
• Uso de hojas de cálculo: Muchas organizaciones dependen de hojas de cálculo para diferentes actividades de facturación. Las hojas de cálculo son engorrosas, y actualizarlas es un proceso manual tedioso. Los empleados necesitan vigilar de cerca y regularmente los datos de las hojas de cálculo, lo cual es difícil. Los flujos de trabajo de hojas de cálculo se vuelven aún más tediosos cuando se transfieren al software de facturación. Las brechas y errores en los datos son las principales causas de la fuga de ingresos.

¿Por qué es importante la fuga de ingresos?

No puedes obtener ganancias sin ingresos. Los ingresos impulsan los negocios y necesitas suficiente de ellos para tus actividades diarias. Aunque la fuga de ingresos inicial puede parecer insignificante, se acumula con el tiempo y, si no se reconoce a tiempo, puede dañar el valor de tu negocio. En algunos casos, esto incluso podría causar el cierre de empresas.

¿Qué tan grave es la fuga de ingresos?

Aunque amarga, el impacto financiero de la fuga de ingresos puede variar según la industria.

Industrias como la salud suelen sentir un mayor impacto de la fuga de ingresos. Las facturas impagas son comunes en la salud. Las empresas con altas fugas de ingresos sufren al desarrollar nuevos productos, proporcionar nuevos servicios y potenciar su negocio. También enfrentan un flujo de caja no optimizado y tasas de endeudamiento más altas.

Cómo identificar y detener las fugas de ingresos

Aquí hay algunas formas en que puedes adelantarte al juego e identificar y prevenir las fugas de ingresos.

Las fugas de ingresos generalmente no se identifican hasta que muestran su impacto. Algunas empresas ni siquiera pueden rastrearlas.

Entonces, ¿cómo identificas y tomas precauciones para evitar las fugas de ingresos? Puedes hacerlo de varias maneras identificando vulnerabilidades en tu negocio.

• Minería de datos: Revisa tu software de mesa de ayuda y plataformas de éxito del cliente para entender tus tendencias de compra, pagos, conversiones y razones de abandono de clientes. Incluso los datos de facturación recurrente pueden ayudarte a conocer las áreas de posibles fugas de ingresos.
• Números que destacan: ¿Crees que una métrica es extraña? Si destaca, definitivamente es inusual. Las anomalías generalmente se muestran a sí mismas y requieren acción lo antes posible.
• Seguimientos: Los retrasos en los seguimientos relacionados con la calificación de ventas de leads, puntuación de leads, el seguimiento del comportamiento del cliente, pueden llevar a fugas de ingresos.

Preguntas sobre fugas de ingresos que debes hacerte

Ningún negocio puede permitirse dejar la fuga de ingresos sin atender, ya que se acumula e incluso puede cerrar negocios. Aquí hay algunas preguntas que puedes hacerte para evaluar tu negocio y entender si estás en riesgo de una fuga de ingresos:

Puntos comunes de fuga de ingresos

La fuga de ingresos ocurre en lugares inesperados que a veces no puedes atravesar. Si detectas y corriges errores antes de que causen daño, las fugas de ingresos no afectarán negativamente a tu negocio.

Aquí hay algunas razones comunes para las fugas de ingresos:

Errores de entrada de datos

Las hojas de cálculo son la fuente número uno de fugas de ingresos. Las empresas que pasan de pequeñas a grandes suelen tener problemas con ellas, ya que gestionar nuevos clientes y transferir registros antiguos en hojas de cálculo se vuelve tedioso.

Errores de sincronización de datos

Esto es una continuación del error anterior. Las hojas de cálculo pueden causar errores en la sincronización de datos. El viaje típico de un cliente comienza probando un plan gratuito, actualizándolo o incluso degradándolo en cualquier momento. No hay forma de que puedas gestionar esto manualmente con hojas de cálculo. Necesitas un sistema que pueda manejar estos cambios automáticamente.

Tarjetas de crédito vencidas

Las tarjetas de crédito vencidas son bastante comunes. Recibir un pago cancelado se conoce como dunning, y es un proceso largo. La tarjeta se procesa por la tarifa varias veces, y eventualmente necesitas contactar al titular de la tarjeta. Esta interrupción puede provocar fugas de ingresos y destruir tu línea de fondo.

Prevención de fugas de ingresos

La fuga de ingresos no debe tomarse a la ligera, ya que afecta a industrias de todos los tamaños, pequeñas o grandes. Una vez que identifiques áreas donde es probable que experimentes fugas de ingresos, puedes tomar medidas para prevenirlas.

• Automatización: La centralización y automatización de procesos ayudan a facilitar aprobaciones, enviar facturas y hojas de tiempo, y monitorearlas y rastrearlas.
• Validación de datos: Las verificaciones de validación a través de varios sistemas aseguran datos precisos. Señalar a tiempo los datos incorrectos a los departamentos relevantes ayuda a hacer correcciones antes de enviar facturas al cliente.
• Datos en tiempo real: El análisis de datos rastrea tu información y flujos de efectivo para eliminar cualquier error evidente. Analizar datos también puede ayudarte a mejorar la eficiencia del equipo y la experiencia del cliente.
• Compromiso del cliente: Estar al tanto de la comunicación y evitar silos lleva a una transparencia completa hacia tus clientes. También simplifica todo el proceso de compra.
• Auditoría de fugas de ingresos: Necesitas analizar tus procesos de negocio para entender qué se puede hacer para eliminar las fugas de ingresos. Identifica las fuentes principales de fugas y abórdalas de frente.

Enfrentando las fugas de ingresos de frente

Aunque las fugas de ingresos pueden no aparecer hasta el último minuto, hay formas de abordarlas antes de que puedan causar daño. Las fugas de ingresos son un problema serio y pueden hacerte perder tus ganancias. Abordarlo proactivamente configurando los sistemas correctos en tu empresa puede suavizar el golpe.

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