¿Qué es un sistema de gestión minorista? Elegir el mejor RMS

En 2001, podías transferir mil canciones a tu nuevo iPod. Envías un mensaje de texto SMS desde tu pantalla monocromática, Nokia 3310. Revisas tu PalmPilot para ver las próximas citas. En aquel entonces, esto era alta tecnología.

Ahora, podemos hacer todo esto en un solo dispositivo. La idea de necesitar tres aparatos para música, mensajería y programación es risible en la era actual.

Sorprendentemente, muchos minoristas siguen un proceso igualmente complicado para gestionar sus operaciones, utilizando sistemas separados para diferentes funciones empresariales. Saltar de un software a otro consume tiempo y dificulta ver el panorama general. La verdad es que no usar un sistema de gestión minorista es como usar un PalmPilot en 2025.

Las plataformas RMS generalmente se utilizan para funciones como el seguimiento de inventario, promociones de productos, precios y gestión de empleados. Los sistemas de gestión minorista también rastrean las compras a través de diferentes canales de venta.

Los empleados y otros interesados dentro de un negocio minorista utilizan plataformas RMS para obtener una vista en tiempo real de diferentes funciones empresariales. Los minoristas acceden a los sistemas de gestión minorista en línea, ya sea a través de un navegador web o una aplicación de software.

A continuación se presentan los dos tipos de software de gestión minorista:

• RMS basado en la nube: Aplicaciones de software que almacenan datos en servidores remotos a los que se accede a través de Internet.
• RMS en las instalaciones: Aplicaciones de software que almacenan datos en servidores locales a los que se accede a través de una red cerrada.

Características del software de gestión minorista

La mayoría de los sistemas de gestión minorista se integran con otros programas valiosos, como sistemas de punto de venta, marketing y comercio electrónico. Estas integraciones brindan a los minoristas una vista sin fisuras de todas las operaciones empresariales.

Los sistemas de gestión minorista a menudo tienen herramientas integradas para que los minoristas puedan gestionar tanto el negocio en línea como en la tienda en un solo lugar. Algunos proveedores de RMS también proporcionan equipos físicos, como lectores de tarjetas de crédito, cajones de efectivo, escáneres de códigos de barras, capturas de firmas y teclados PIN.

En pocas palabras, los sistemas de gestión minorista hacen mucho. Si un RMS no puede realizar una función específica, probablemente pueda integrarse con uno que sí lo haga.

Control de inventario y gestión de pedidos

Desde el punto de compra hasta el cumplimiento de pedidos, la gestión de inventario es una característica crucial de cualquier RMS. La gestión de inventario es el proceso de seguimiento de niveles de inventario, ventas y cumplimiento de pedidos.

Un RMS proporciona métricas de inventario para mostrar a los minoristas qué productos, colores y tamaños son los más populares entre sus clientes. Esta información puede ayudar a guiar a los minoristas al ordenar más artículos o decidir hacer nuevos productos. Mientras que algunas plataformas RMS cuentan con sus propias herramientas de inventario, la mayoría de las plataformas pueden integrarse con otros sistemas de software de gestión de inventario.

Los minoristas también pueden automatizar los procesos de envío y cumplimiento e incluso gestionar el inventario de listas de espera. Mejor aún, los minoristas pueden usar un RMS para asegurar la consistencia con los colores de los productos, el tamaño y los descuentos a través de los canales de venta.

Gestión de relaciones con clientes (CRM)

Una plataforma de gestión de relaciones con clientes (CRM) es una herramienta que las empresas utilizan para controlar las interacciones con los clientes. Los CRM generalmente implican análisis de datos para estudiar grandes cantidades de información.

Muchos sistemas de gestión minorista incluyen un módulo CRM. Esto permite a los empleados de la tienda hacer notas en las cuentas de los clientes para ayudar a mejorar el soporte y construir relaciones. Las capacidades de CRM permiten a los minoristas analizar el comportamiento del cliente y tomar decisiones empresariales.

Un CRM integrado o incorporado puede identificar tendencias geográficas, permitiendo a los minoristas rastrear los dólares gastados y las devoluciones de cada cliente. Los CRM también proporcionan la información necesaria del cliente para el remarketing y las campañas omnicanal.

Gestión de empleados y proveedores

Un RMS también puede ayudar a los minoristas a gestionar su fuerza laboral. Las herramientas de gestión de empleados y proveedores ayudan a maximizar los niveles de rendimiento y la competencia general de todos los empleados.

Los minoristas pueden usar el software de sistema de gestión minorista para gestionar tanto a sus empleados como a sus proveedores. Los empleados pueden iniciar sesión en un RMS y ver las responsabilidades laborales individuales y los horarios, mientras que los proveedores pueden revisar los niveles de inventario y reordenar productos.

Informes y análisis

Los sistemas de gestión minorista extraen datos de varias plataformas y los muestran en un solo lugar. El objetivo de los informes y análisis de RMS es mostrarte datos complejos y ayudarte a entenderlos mejor.

Las funciones de informes de RMS presentan datos definidos y precisos de manera fácilmente digerible. De manera similar, la función de análisis empodera a los minoristas para tomar decisiones informadas sobre situaciones inciertas.

Los datos de RMS muestran cómo diferentes aspectos de un negocio se relacionan entre sí, como el comportamiento del consumidor en la tienda y en línea. Estos datos ayudan a los minoristas a entender los comportamientos del consumidor y cómo esa información puede usarse para atraer y retener clientes.

Punto de venta (POS)

El punto de venta (POS) es una de las características más populares de cualquier RMS. El punto de venta es el lugar donde ocurre una transacción del vendedor al cliente, incluyendo el hardware y software que recopilan datos del cliente.

En esencia, los sistemas de punto de venta agilizan el proceso de ventas. Integrar tu software de POS en tienda y móvil con un RMS significa que solo necesitas una plataforma para tu tienda minorista, sitio web y oficina administrativa para ver y analizar todas las transacciones de ventas.

Beneficios de usar un RMS

Los minoristas modernos implementan estrategias de venta multicanal para satisfacer las necesidades de los consumidores conocedores de la tecnología de hoy. Esto significa que los minoristas deben manejar diferentes canales, como sus tiendas físicas, sitios de comercio electrónico y mercados de terceros.

Un RMS mitiga la necesidad de sistemas de software separados (y a menudo redundantes) para monitorear cada canal.

Los sistemas de gestión minorista también ayudan a los empleados en todos los aspectos del negocio a trabajar de manera más eficiente. Las plataformas RMS te ayudan a limitar los esfuerzos duplicados y evitar la entrada o informes manuales que a menudo conducen a errores de datos.

Un RMS es beneficioso tanto para pequeñas como para grandes empresas. Para los minoristas más pequeños, alivia los costos de comprar múltiples sistemas. Para los minoristas más grandes, un RMS es una forma conveniente de almacenar todos sus datos en un solo lugar.

Promover operaciones empresariales eficientes

Las plataformas RMS mejoran la comunicación tanto interna como externamente, permitiendo a los minoristas controlar fácilmente las promociones, prever el rendimiento futuro y analizar resultados.

Supongamos que tu tienda vende un par de zapatos por $100. Decides realizar una promoción exclusiva para los compradores en tienda donde pueden comprar los zapatos por solo $62.

Primero, un RMS puede ayudarte a prever el éxito de la promoción basado en datos históricos en tienda. Segundo, el RMS puede asegurar que los zapatos estén descontados en el POS correcto, en este caso, tu tienda física. Tercero, tu plataforma RMS rastreará el inventario para que tus empleados sepan qué tallas están en stock. Esto también asegura que el inventario preciso se muestre para los clientes que compran en otros puntos de venta.

Finalmente, tu sistema de gestión minorista puede proporcionarte indicadores clave de rendimiento (KPI) para analizar. Puedes integrar tus sistemas de finanzas y contabilidad para ayudar con la contabilidad, además de compartir inteligencia empresarial en toda tu organización a través de tu RMS.

Reducir costos innecesarios

La reducción de costos es una de las principales razones por las que los minoristas eligen utilizar software de sistema de gestión minorista. Recopilar y almacenar toda tu información empresarial en un solo lugar puede eliminar los costos de sistemas adicionales.

Cuando usas un RMS, tu personal ahorra tiempo valioso que de otro modo se gastaría gestionando múltiples sistemas. Dado que las plataformas RMS son fáciles de usar, tus empleados no requerirán tanta capacitación en el sistema.

Un RMS también puede ayudarte a evitar costos de mantenimiento de TI y la necesidad de contratar empleados que se centren únicamente en la gestión de datos.

Mitigar errores de inventario

La función de gestión de inventario de un RMS no solo es conveniente, sino que también ayuda a mitigar errores. Las plataformas RMS pueden mostrar detalles sobre productos en stock y artículos populares que están bajos en stock, para que puedas evitar quedarte sin productos de alta demanda.

Un RMS también puede ayudarte a asegurar que el inventario adecuado se refleje en todas las plataformas de ventas que utilices. Cuando se trata de ordenar o crear nuevos productos, la gestión de inventario te ayuda a evitar el excedente y minimizar el desperdicio.

Agilizar transacciones en las instalaciones y en línea

Los sistemas de gestión minorista agilizan las transacciones al proporcionar una experiencia más personalizada al cliente. Los empleados pueden acceder rápidamente a la información del producto y crear una transacción fácil para el cliente.

Las plataformas RMS utilizan la venta sugestiva para ayudar a los empleados a vender productos adicionales o superiores a los clientes. Los minoristas también pueden usar un RMS para aceptar pagos parciales e implementar descuentos automáticos.

Mejor software de gestión minorista

Los sistemas de gestión minorista ayudan a centralizar las operaciones empresariales. Utilizar un RMS puede agilizar las ventas, mitigar errores, reducir costos y asegurar que tu negocio funcione sin problemas. Pero antes de comprometerte con una nueva plataforma, debes encontrar la mejor solución de gestión minorista para tu negocio.

Para ser incluido en la categoría de software de sistema de gestión minorista, un producto debe:

• Proporcionar múltiples funcionalidades y combinar el trabajo de varias plataformas en una sola
• Rastrear ventas, inventario y operaciones de tienda
• Incluir una funcionalidad de informes y análisis

*A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de sistema de gestión minorista del Informe Grid® de G2 del otoño de 2024. Algunas reseñas pueden haber sido editadas para mayor claridad.

1. Square Point of Sale

Square Point of Sale te ofrece todo lo que necesitas para gestionar y hacer crecer tu negocio. Vende en persona, en línea, por teléfono o en el campo. Rastrear las preferencias y comentarios de los clientes con cada venta.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"El mejor aspecto de usar Square Point of Sale es tener tus pagos al alcance en cualquier momento porque es remoto y hace que el proceso de pago de tus clientes sea mucho más rápido."

- Reseña de Square Point of Sale, Mariola M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Hay un pequeño porcentaje que la empresa toma por pago, diferente si se escribe o se desliza, por lo que puede ser confuso, pero entiendo que la empresa necesita obtener ganancias."

- Reseña de Square Point of Sale, Samantha C.

2. Shopify POS

Shopify POS unifica tus ventas en línea y en persona para fortalecer las conversiones de ventas en todos los lugares donde vendas. Agiliza la gestión de la tienda y construye relaciones más sólidas con tus clientes. Tiene todas las características que necesitas para realizar ventas, rastrear el rendimiento y gestionar clientes, pedidos e inventario.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Fue fácil de aprender rápidamente y en el trabajo. Hubo poco tiempo o necesidad de capacitación. La tienda ya había agregado inventario en Shopify, por lo que fue fácil. No conozco demasiados otros sistemas. Sin embargo, lo encontré más fácil de usar que Square."

- Reseña de Shopify POS, Kathryn Z.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No me gusta que las tarjetas de regalo de Shopify no sean recargables. Esta función es ofrecida por muchos otros proveedores de punto de venta, y desearía que Shopify ofreciera esta función también, especialmente para devoluciones de clientes en la compra. También me desagrada que no podamos hacer múltiples intercambios. Si alguien cambia un artículo por otro tamaño y luego quiere devolverlo por un color diferente, no podemos procesar este intercambio adicional en el punto de venta."

- Reseña de Shopify POS, Amanda C.

3. NCR VOYIX

NCR VOYIX es un proveedor líder global de soluciones de comercio digital para las industrias minorista, de restaurantes y banca digital. Ofrece una suite completa de productos y servicios que ayudan a las empresas a mejorar su experiencia del cliente, aumentar las ventas y reducir costos.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Este software es altamente fácil de usar, ofreciendo una estabilidad y fiabilidad excepcionales. El CRM del cliente y el panel de control son intuitivos, lo que los hace simples de navegar y entender. Soporta una amplia gama de métodos de pago y ofrece soluciones optimizadas para rastrear transacciones con facilidad."

- Reseña de NCR VOYIX, Kritika A.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"La solución de NCR es costosa de configurar y operar, lo que la hace menos adecuada para pequeñas y medianas empresas. Cualquier daño puede resultar en altos costos de reparación, y el mantenimiento continuo es tanto costoso como consume tiempo, lo que aumenta la carga general para las empresas más pequeñas."

- Reseña de NCR VOYIX, Prudhvi Raj

4. Epicor Eagle

Epicor Eagle ofrece una de las soluciones de punto de venta y gestión minorista más completas, escalables y probadas del mercado. Respaldado por más de 50 años de experiencia en retail y tecnología, minoristas en más de 8,000 ubicaciones eligen Epicor para ayudar a hacer crecer su negocio, aumentar los ingresos y las ganancias, mejorar la eficiencia operativa y acelerar la retención de clientes.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Este sistema sobresale en la gestión de inventario y la gestión de relaciones con clientes, proporcionando soluciones fluidas y eficientes. Sus capacidades de procesamiento de pagos son robustas, y la plataforma ofrece una impresionante visualización de datos para gestionar múltiples proyectos con facilidad."

- Reseña de Epicor Eagle, Douglas G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"Hemos encontrado algunas limitaciones con Epicor N Series. La creación y uso de informes de estados financieros no es muy intuitiva, ya que el sistema se basa en tecnología más antigua. Por ejemplo, no exporta informes de manera nativa a Excel, por lo que usamos datos de GL para crear estados financieros en Excel manualmente. Si bien este enfoque funciona bien para empresas más pequeñas, las empresas más grandes pueden encontrar insuficiente el manejo de estados. Además, experimentamos problemas con la gestión de inventario, que fue una de las razones por las que cambiamos de N Series. Aunque no estoy en operaciones y carezco de una visión directa, las limitaciones de pedidos también influyeron en nuestra decisión de cambiar a un sistema diferente."

-- Reseña de Epicor Eagle, Devin R.

5. Heartland Retail

Heartland Retail es un RMS basado en la nube diseñado por minoristas para minoristas. Este sistema fue creado para minoristas multitienda y multicanal, ofreciendo una experiencia al cliente sin fisuras.

Heartland Retail ayuda a los minoristas a tomar el control de su rentabilidad con datos en tiempo real. Este RMS cuenta con características como gestión de inventario, informes y portabilidad a través de plataformas.

Lo que más les gusta a los usuarios:

“El equipo y la fiabilidad del sistema son excelentes. Los informes de inventario que obtuvimos de él sobre nuestro sistema anterior hacen que identificar los más vendidos y las necesidades sea mucho más fácil. La capacidad de funcionar como un negocio minorista tradicional mejoró diez veces. Heartland Retail es fácil de usar y entender. Gran producto en general.”

- Reseña de Heartland Retail, Dan B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No siento que nuestro sentido de urgencia sea atendido al plantear problemas críticos. Informamos o preguntamos sobre problemas de menor a mayor, pero a menudo no parece que haya una diferencia al otro lado de la cerca. A menudo hago un seguimiento el 90% del tiempo en lugar de ser atendido y valorado cuando tenemos un problema que sin duda es un gran problema para nuestro negocio. Es importante construir confianza con los clientes.”

- Reseña de Heartland Retail, Rebecca L.

¡Concéntrate en tus sistemas minoristas!

Es hora de dejar tu PalmPilot por una solución todo en uno. Centralizar tus operaciones en un sistema de gestión minorista es la mejor manera de recopilar datos, gestionar tu fuerza laboral y mitigar errores. Un RMS ayuda a asegurar que tu negocio opere eficientemente para que puedas concentrarte en el panorama general.

Aprende cómo el análisis minorista puede ayudarte a identificar áreas de mejora y prever tendencias.

Este artículo fue publicado originalmente en 2021. Ha sido actualizado con nueva información.