Beste Prozess-Mining-Tools
Beste Prozess-Mining-Tools auf einen Blick
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Mehr über Prozess-Mining-Tools erfahren
Was sind Process Mining Tools?
Im Kern helfen Process Mining Tools Unternehmen, ihre Prozesse zu verstehen, um besser zu verstehen, was sie sind und wie sie funktionieren. Wenn man in die Wurzeln eines Unternehmens eintaucht, werden die zugrunde liegenden Strukturen oft durch Prozesse oder die Workflows und Geschäftsabläufe unterstützt, die den Betrieb untermauern. Prozesse sind die Schritte und Aufgaben, die unternommen werden, um eine Arbeit zu erledigen. Die besten Prozesse sind leicht wiederholbar und gut dokumentiert. Es ist jedoch nicht immer einfach, alle laufenden Prozesse zu überblicken, da sie auf Einzelpersonen, Teams und Systeme verteilt sein können. Hier kommt die Process Mining Software ins Spiel. Diese Software kann Unternehmen dabei helfen, zu bestimmen, wie sie ihre Prozesse durch Automatisierung oder durch effizientere Gestaltung optimieren können. Process Mining Tools analysieren Protokolle aus verschiedenen Geschäftssystemen, wie z.B. CRM, ERP und Einkaufssoftware. Von dort aus können Unternehmensleiter fundierte, datengestützte Entscheidungen über ihre Prozesse und Workflows treffen.
Prozesse können schnell außer Kontrolle geraten. Zum Beispiel könnte eine Person Daten über einen Kunden in ein CRM eingeben, eine andere könnte diese Daten in Finanzsoftware übertragen, und ein weiterer Kollege könnte diese Daten analysieren, um Erkenntnisse zu gewinnen. Mit implementierter Process Mining Software können Unternehmen Einblick darin gewinnen, wie die verschiedenen, verstreuten Aufgaben zu Prozessen kombiniert werden und wie gut sie zusammenarbeiten.
Traditionell werden Process Mining Tools von mittelständischen und großen Unternehmen genutzt. Größere Unternehmen neigen dazu, mehr isolierte Abteilungen zu haben, und wenn Geschäftsaktionen integriert werden müssen, um effizient zu sein, ist Process Mining Software eine einfache Lösung. Allerdings können auch kleine Unternehmen von RPA-Technologie profitieren, da auch sie Prozesse haben.
Welche Arten von Process Mining Tools gibt es?
Prozessentdeckung
Process Mining Software kann sich auf die Prozessentdeckung konzentrieren. Diese Tools sind einfacher und ermöglichen einen Überblick über Prozesse. Einige verwenden jedoch fortschrittlichere Techniken, wie künstliche Intelligenz, um Prozesse zu entdecken und zusammenzufassen.
Konformitätsprüfung
Die Konformitätsprüfung ist eine Process Mining Methode, die zur Überprüfung der Einhaltung verwendet wird. Sie vergleicht Ereignisprotokolle oder einen tatsächlichen Prozess mit dem bestehenden Referenzmodell oder Zielmodell für diesen Prozess. Diese Technik bestimmt, ob der tatsächliche Prozess dem Zielprozess entspricht.
Prozessneugestaltung
Die Prozessneugestaltung beinhaltet die Änderung des Prozessmodells. Sie umfasst die Neugestaltung von Kernprozessen, um die Produktivität, Zykluszeiten und Qualität drastisch zu verbessern. Diese Tools konzentrieren sich auf die Analyse und Gestaltung von Workflows und Prozessen.
Was sind die gemeinsamen Merkmale von Process Mining Tools?
Die folgenden sind einige Kernmerkmale innerhalb von Process Mining Lösungen, die Benutzern auf viele Arten helfen können:
Prozessmanagement: Damit die Software Prozesse verarbeiten kann, sind robuste Integrationsmöglichkeiten mit Geschäftstools, wie CRM- und ERP-Software, entscheidend. Diese Software kann Benutzern ermöglichen, auf verschiedene Prozesse zuzugreifen und diese basierend auf ihren Rollen zu verstehen. Dies gibt Benutzern die Möglichkeit, Engpässe zu finden und Lücken zwischen dem Soll- und Ist-Zustand zu identifizieren.
Prozessanalyse: Management ist der erste Schritt, und Analyse ist der zweite. Process Mining Tools ermöglichen es Benutzern, Echtzeit-Prozessanalysen durchzuführen, indem sie ihnen Prozessnotationsfähigkeiten und die Möglichkeit geben, Geschäftseinheiten und Verantwortlichkeiten für bestimmte Prozesse zu definieren.
Automatisierung: Automatisierung ist nicht das einzige Ziel von Process Mining, aber oft das Ergebnis. Viele dieser Tools integrieren sich mit RPA-Technologie, entweder nativ oder über Drittanbieter-Integrationen. Einige von ihnen ermöglichen es Kunden, Partnern und Drittentwicklern, Anwendungen auf Basis von Geschäftsprozessen zu erstellen.
Was sind die Vorteile von Process Mining Tools?
Einige Vorteile von Process Mining Plattformen sind unten aufgeführt:
Entdeckung: Die Verbreitung von Systemen und Anwendungen kann zur Verbreitung von Verwirrung führen, aber das muss nicht so sein. Process Mining kann bei der Entdeckung von Prozessen helfen, indem es Protokolldaten analysiert, die von Anwendungen erzeugt werden. Diese Software könnte sich beispielsweise mit CRM-Software integrieren, um ein besseres Verständnis dafür zu bekommen, wie effizient und effektiv das Kundenbeziehungsmanagement eines Unternehmens ist. Die Stärke dieser Technologie liegt darin, dass sie sich mit einer Vielzahl von Tools integrieren kann und somit einen Überblick über alle Prozesse und deren Zusammenspiel bietet.
Überwachung: Sobald Prozesse entdeckt wurden, kann die eigentliche Arbeit beginnen. Process Mining Systeme können einen End-to-End-Blick auf Prozesse im gesamten Unternehmen aus einer Vielzahl von Anwendungen und Systemen bieten. Dieser Blick kann zeigen, welche Prozesse die meiste Zeit und Ressourcen in Anspruch nehmen, sei es finanzieller Aufwand oder Humankapital.
Optimierung: Prozesse zu betrachten ist kein Ziel an sich. Der Zweck der Überwachung von Prozessen besteht darin, sie zu optimieren. Dies kann in Form von Automatisierung (zum Beispiel durch Robotic Process Automation (RPA) Software) oder durch Sicherstellung, dass die beteiligten Menschen ihr volles Potenzial erreichen können, geschehen.
Wer nutzt Process Mining Tools?
Vertriebsleiter: Lead-to-Order-Prozesse können lange dauern, was die Amortisationszeit von Marketinginvestitionen erhöht. Unternehmen können die Gründe für dieses Problem aufdecken und Maßnahmen ergreifen, um die Verkaufszykluszeit zu verkürzen.
IT-Fachleute: IT-Systeme bieten möglicherweise nicht beim ersten Versuch die richtige Lösung. Process Mining Tools können datengestützte Einblicke liefern, um die Erstlösungsrate zu erhöhen.
Finanzleiter: Fehler und manuelle Eingriffe in Purchase-to-Pay-Prozessen erhöhen die Durchlaufzeit. Process Mining kann Unternehmen helfen, kompatible Automatisierungsbereiche zu finden.
Was sind die Alternativen zu Process Mining Tools?
Alternativen zu Process Mining Tools können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
Robotic Process Automation (RPA) Software: RPA-Softwarelösungen haben manchmal Process Mining-Funktionen integriert. Daher sollten Unternehmen, die bereits RPA-Bots implementieren, zuerst prüfen, ob sie über Process Mining-Funktionen verfügen.
Software im Zusammenhang mit Process Mining Tools
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Process Mining Software verwendet werden können, umfassen:
Business Process Management (BPM) Software: Ein Unternehmen kann sowohl Process Mining Software als auch Business Process Management (BPM) Software gleichzeitig implementieren, um verschiedene Funktionen der Prozessautomatisierung auszuführen. Ein Unternehmen könnte sich jedoch auch entscheiden, nur eine der beiden zu verwenden. BPM-Software, die es schon seit einiger Zeit gibt, wird verwendet, um Prozesse auf sehr hohem Niveau zu analysieren, während Process Mining Tools detaillierter ins Detail gehen.
Business Process Simulation Software: Ähnlich wie Process Mining ermöglicht Business Process Simulation Software Unternehmen, Geschäftsprozesse zu bewerten. Diese Software bietet robustere Tools zur Simulation dieser Prozesse und konzentriert sich auf das Testen und Validieren von Was-wäre-wenn-Szenarien. Sie bietet Tools zur Erstellung von Modellen sowie zur Visualisierung der Modelle und Ergebnisse. Sie wird typischerweise von Führungskräften, Managern und externen Beratern verwendet, die ein besseres Verständnis der Geschäftsprozesse eines Unternehmens erlangen möchten.
Herausforderungen mit Process Mining Tools
Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen. Es muss immer bedacht werden, dass Process Mining, wie jede andere digitale Transformation oder Automatisierungslösung, kein Allheilmittel ist. Daher müssen Benutzer diese Fallstricke und Probleme im Auge behalten:
Integrationen: Ein Anliegen, das Benutzer von Process Mining Software beachten sollten, ist die Art der Software, mit der Process Mining Tools integriert werden können, um Prozesse zu automatisieren. Oft werden Unternehmen Process Mining Tools auf ERP-Systemen, Kontaktcenter-Infrastruktur-Tools oder Buchhaltungssoftware einsetzen, unter vielen anderen Arten von Software. Wenn die Software, in der ein Unternehmen Prozesse automatisieren möchte, nicht mit dem Process Mining Tool ihrer Wahl kompatibel ist, gibt es keinen Grund, dieses spezifische Produkt zu kaufen.
Kompatibilität: Käufer sollten sicherstellen, dass die Process Mining Lösung entweder auf Windows oder macOS oder einem anderen Betriebssystem, das sie in ihrem Unternehmen verwenden, laufen kann. Die meisten Process Mining Tools sind plattformunabhängig und können mit vielen verschiedenen Softwareanbietern arbeiten; es ist jedoch immer am besten, beim Kauf der Software doppelt zu überprüfen.
Unerwartete Kosten: Wie bei jeder Software ist es wichtig, alle potenziellen Kosten zu berücksichtigen. Bei Process Mining Software könnten Benutzer feststellen, dass sie am Ende mehr ausgeben, als sie dachten.
Welche Unternehmen sollten Process Mining Tools kaufen?
Jede Branche kann in gewisser Weise von Process Mining Software und der Implementierung einer Automatisierungsstrategie profitieren. Hier sind einige Branchenbeispiele, in denen sich die Vorteile von Process Mining auszahlen:
Gesundheitswesen: Schichten im Krankenhaus können mental und körperlich anstrengend sein, und das Letzte, was ein Medizintechniker braucht, ist, sich mit sich wiederholenden, niedrig priorisierten Aufgaben zu beschäftigen. Process Mining Software kann Gesundheitsleitern helfen, Prozesse zu erfassen und sicherzustellen, dass Prozesse optimiert oder bei Bedarf automatisiert werden.
Telekommunikation: Telekommunikationsunternehmen sind ständig bestrebt, ihre Prozesse zu verbessern und ihren Kunden die besten und schnellsten Dienstleistungen zu bieten. Process Mining kann ihnen helfen, ihre Prozesse besser zu verstehen.
Wie kauft man Process Mining Tools?
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Process Mining Software
Wenn man plant, eine Process Mining Lösung einzusetzen, ist es entscheidend, von Anfang an zu beginnen. Mit anderen Worten, ein Unternehmen sollte mit einer Übersicht über die Geschäftsprozesse beginnen. Wenn ein Unternehmen gerade erst anfängt und seine erste Process Mining Software kaufen möchte, oder wo auch immer ein Unternehmen in seinem Kaufprozess steht, kann g2.com helfen, die beste Option auszuwählen. Wie oben erwähnt, sollten Käufer auch die verwandte und ergänzende Software und Dienstleistungen in Betracht ziehen, die sie neben Process Mining einsetzen möchten, wie RPA oder Robotic Process Automation (RPA) Beratungsdienste.
Ein ganzheitlicher Überblick über die Geschäftssysteme und -prozesse wird Unternehmen helfen, Schmerzpunkte zu identifizieren. Dies wird ihnen helfen, herauszufinden, welche Software sie kaufen sollen (z.B. ob sie die Prozesse des Unternehmens effektiv handhaben kann) und Kaufkriterien zu entwickeln.
Eine Anfrage nach Informationen (RFI) kann nützlich sein, insbesondere wenn die Bereitstellung groß angelegt und umfangreich ist. Durch die Erstellung dieser Anfrage kann ein Unternehmen gut positioniert sein, um Informationen von Verkäufern zu sammeln. Abhängig vom Umfang der Bereitstellung kann es hilfreich sein, eine RFI zu erstellen, eine einseitige Liste mit einigen Stichpunkten, die beschreibt, was von der Process Mining Software benötigt wird.
Vergleich von Process Mining Software Produkten
Erstellen Sie eine Longlist
Die Bewertung von Anbietern sollte mit einer Longlist beginnen, die dabei hilft, festzustellen, ob eine bestimmte Lösung geeignet ist. Käufer sollten eine breite Liste von Tools erstellen, die mit ihren Geschäftszielen übereinstimmen. Damit ein gleiches Spielfeld besteht, ist es wichtig, jedem Verkäufer die gleiche Reihe von Fragen zu stellen.
Erstellen Sie eine Shortlist
Als nächstes sollte eine Reduzierung stattfinden. Durch gezielte Fragen, Demos und Tests kann man von einer Longlist zu einer Shortlist gelangen. Obwohl dies für jedes Unternehmen und jeden Anwendungsfall unterschiedlich sein wird, sind drei bis fünf Produkte in der Regel eine gute Anzahl. Mit dieser Liste in der Hand können Unternehmen eine Matrix erstellen, um die Funktionen und Preise der verschiedenen Lösungen zu vergleichen.
Führen Sie Demos durch
Um einen gründlichen Vergleich sicherzustellen, sollte der Benutzer jede Lösung auf der Shortlist mit demselben Anwendungsfall und Datensätzen testen. Dies ermöglicht es dem Unternehmen, einen Vergleich von Gleich zu Gleich durchzuführen und zu sehen, wie jeder Anbieter im Vergleich zur Konkurrenz abschneidet.
Auswahl von Process Mining Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Bevor Sie beginnen, ist es entscheidend, ein Gewinnerteam zu erstellen, das während des gesamten Prozesses zusammenarbeitet, von der Identifizierung von Schmerzpunkten bis zur Implementierung. Das Software-Auswahlteam sollte aus Mitgliedern der Organisation bestehen, die die richtigen Interessen, Fähigkeiten und die Zeit haben, an diesem Prozess teilzunehmen. Ein guter Ausgangspunkt ist es, drei bis fünf Personen zu haben, die Rollen wie den Hauptentscheidungsträger, Projektmanager, Prozessverantwortlichen, Systemverantwortlichen oder Personalexperten sowie einen technischen Leiter, IT-Administrator oder Sicherheitsadministrator ausfüllen. In kleineren Unternehmen kann das Anbieterauswahlteam kleiner sein, mit weniger Teilnehmern, die mehrere Aufgaben übernehmen und mehr Verantwortung tragen.
Verhandlung
Nur weil etwas auf der Preisseite eines Unternehmens steht, bedeutet das nicht, dass es endgültig ist, obwohl einige Unternehmen nicht nachgeben werden. Es ist wichtig, ein Gespräch über Preise und Lizenzen zu eröffnen. Zum Beispiel könnte der Anbieter bereit sein, einen Rabatt für mehrjährige Verträge zu gewähren oder das Produkt anderen zu empfehlen.
Endgültige Entscheidung
Nach dieser Phase und bevor man sich vollständig engagiert, wird empfohlen, einen Testlauf oder ein Pilotprogramm durchzuführen, um die Akzeptanz mit einer kleinen Stichprobe von Benutzern zu testen. Wenn das Tool gut genutzt und gut angenommen wird, kann der Käufer sicher sein, dass die Auswahl korrekt war. Wenn nicht, könnte es an der Zeit sein, zurück ans Reißbrett zu gehen.
Wie viel kosten Process Mining Tools?
In der Regel erfordern Process Mining Tools eine Lizenz (entweder jährlich oder monatlich bepreist). Darüber hinaus zahlt man oft extra pro Bot, wobei unbeaufsichtigte Bots teurer sind als beaufsichtigte.
Return on Investment (ROI)
Da Process Mining möglicherweise die Aufgaben von Menschen (oder ihre Jobs) ersetzt, muss man die Kosten der Automatisierung im Vergleich dazu analysieren und vergleichen, dass Menschen dieselben Aufgaben erledigen. Obwohl das Ausmaß, in dem die Software die Bilanz des Unternehmens beeinflusst, ein wichtiger Erfolgsindikator ist, sollte es nicht der einzige sein. Man muss auch den ethischen ROI untersuchen, oder die moralischen Auswirkungen, die die Verdrängung von Arbeitsplätzen haben wird.
Implementierung von Process Mining Tools
Wer ist für die Implementierung von Process Mining Tools verantwortlich?
Obwohl einige Process Mining Lösungen erhebliche IT-Unterstützung erfordern, können die meisten direkt von Unternehmensleitern bereitgestellt werden. Diese Unternehmensleiter haben den besten Überblick über die Prozesse ihres Teams. Für komplexere Bereitstellungen wird wahrscheinlich Unterstützung vom IT-Team benötigt. Das IT-Team könnte auch in Sicherheitsfragen involviert sein. Da Process Mining Software auf die sensibelsten Informationen zugreifen kann, könnte das IT-Team involviert werden, um zu testen, wie sicher die Software ist.
Wie sieht der Implementierungsprozess für Process Mining Tools aus?
Wenn man seine Prozesse automatisieren möchte, muss man mit einer tiefen Analyse dieser Prozesse beginnen. Es muss nicht mit teurer Software oder einem externen Team beginnen. Es kann mit Stift und Papier oder auf einem Whiteboard, digital oder anderweitig, beginnen. Das Unternehmen oder Team kann die am meisten fehlerhaften Prozesse oder diejenigen, die für die Automatisierung reif sind, wie die am meisten wiederholten, identifizieren. Erst nach dieser harten Arbeit kann die eigentliche Automatisierung beginnen.
Wann sollte man Process Mining Tools implementieren?
Viele Lösungen bieten kostenlose Testversionen an, um die Effektivität der Technologie zu testen. Dies kann einem Unternehmen helfen zu bestimmen, ob die Lösung für sie geeignet ist oder nicht. Wenn die Entscheidung getroffen wurde, Process Mining einzusetzen, ist es wichtig, dass es nicht in eine Abteilung isoliert wird; andernfalls könnte seine Bereitstellung zu weiteren Komplikationen und Verwirrung über Prozesse führen.
Trends bei Process Mining Tools
Künstliche Intelligenz (KI)
Process Mining Anbieter bemühen sich, Elemente der KI und des maschinellen Lernens in ihre Lösungen zu integrieren, um Unternehmen ein besseres Verständnis ihrer Prozesse zu ermöglichen. Diese KI-Fähigkeiten ermöglichen es Process Mining Tools, Prozesse visuell zu beobachten und sie unabhängig, ohne menschliches Eingreifen, durchzuführen. Wie bei den meisten KI-Initiativen sind die Anwendungsfälle in Process Mining Software relativ roh. Um jedoch echte Automatisierung zu erreichen, müssen die beiden Technologien nahtlos zusammenarbeiten. Dies wird Unternehmen bei ihrer gesamten digitalen Transformation helfen.
