Was ist ein virtueller Assistent?
Ein virtueller Assistent (VA) unterstützt Menschen oder führt ihre Aktivitäten über text- oder sprachbasierte Kommunikation aus. Ein VA kann ein Mensch sein, der von einem entfernten Ort aus arbeitet, oder intelligente Software.
Eine intelligente virtuelle Assistentensoftware nutzt künstliche Intelligenz (KI) und natürliche Sprachverarbeitung (NLP), um menschliche Anfragen zu lesen und zu beantworten. Sie führen verschiedene Aufgaben aus, darunter Telefonanrufe tätigen, Websuchen durchführen, Erinnerungen erstellen und E-Mails sowie Termine verwalten.
Arten von virtuellen Assistenten
Die meisten Organisationen nutzen virtuelle Assistenten ausschließlich für administrative Arbeiten. Nachfolgend sind einige der gängigsten Arten von virtuellen Assistenten aufgeführt.
- Persönliche virtuelle Assistenten helfen beim Telefonieren und Erstellen von Erinnerungen.
- Geschäftliche virtuelle Assistenten beantworten Kundenfragen und lösen Kundenprobleme.
- Virtuelle Assistenten im Gesundheitswesen erleichtern die Kommunikation zwischen Patienten und Gesundheitsdienstleistern.
- Bildungsbezogene virtuelle Assistenten bieten Studienberatung, Informationen zu Kursen der Studierenden und Unterstützung bei Aufgaben.
- Finanzielle virtuelle Assistenten verfolgen Ausgaben, verwalten Geld und geben Anlagevorschläge.
- Virtuelle Assistenten für Smart Homes kümmern sich um verschiedene Haushaltsgeräte, einschließlich Beleuchtung, Thermostate und Sicherheitssysteme.
Vorteile eines virtuellen Assistenten
Virtuelle Assistenten bieten Einzelpersonen und Organisationen einen praktischen, effektiven und kostengünstigen Ansatz zur Steigerung der Produktivität. Die Nutzung eines virtuellen Assistenten hat mehrere Vorteile.
- Zeitersparnis. Benutzer sparen Zeit, indem sie sich wiederholende Aufgaben wie das Erstellen von Erinnerungen und das Planen von Terminen durch virtuelle Assistenten automatisieren.
- Erhöhte Produktivität. Wenn virtuelle Assistenten zeitaufwändige Aktivitäten übernehmen, können sich Benutzer auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
- Kosteneffizienz. Sowohl Einzelpersonen als auch Organisationen können Geld sparen, indem sie virtuelle Assistenten nutzen, da diese günstiger sind als die Einstellung eines persönlichen Assistenten und die Zahlung eines Gehalts oder Stundenlohns.
- Rund-um-die-Uhr-Verfügbarkeit: Benutzer können jederzeit auf virtuelle Assistenten zugreifen.
- Anpassungsfähigkeit. Die vielseitigen Dienste von virtuellen Assistenten können an spezifische Anforderungen angepasst werden, sei es im persönlichen oder beruflichen Bereich.
- Konsistenz. Benutzer können Aufgaben schnell und korrekt mit Konsistenz durch die zuverlässigen und hochwertigen Dienste von virtuellen Assistenten erledigen.
- Zugänglichkeit. Unternehmen können VA-Dienste von überall aus nutzen, da sie leicht zugänglich sind und eine großartige Option für Menschen sind, die remote arbeiten.
- Skalierbarkeit. Unternehmen können ihre virtuellen Assistenten je nach sich ändernden Bedürfnissen skalieren.
Best Practices zur Auswahl des richtigen virtuellen Assistenten
Die Auswahl des besten virtuellen Assistenten aus den verschiedenen auf dem Markt verfügbaren Diensten kann schwierig sein. Jeder On-Demand-Virtual-Assistent verfügt über ein einzigartiges Set an Fähigkeiten und Wissen, um Benutzer effizient zu unterstützen.
Diese Vorschläge sollten bei der Auswahl von virtuellen Assistenten im Vordergrund stehen.
- Untersuchen Sie den Arbeitsprozess. Bestimmen Sie, was die Produktivität und Effizienz behindert. Überlegen Sie, wie das Unternehmen arbeitet und ob es möglich ist, einen virtuellen Assistenten zur Unterstützung zu haben. Dies könnte routinemäßige Aufgaben wie das Verwalten von E-Mails oder das Planen von Terminen oder spezialisierte Arbeiten wie Kundenunterstützung umfassen.
- Listen Sie die Problemaufgaben auf. Bestimmen Sie die Aufgaben, die Unterstützung benötigen, und die spezifischen Fähigkeiten, die erforderlich sind, um sie zu erledigen. Dies hilft bei der Auswahl von virtuellen Assistentenkategorien, die am relevantesten für die Anforderungen eines Unternehmens sind.
- Recherchieren Sie geeignete Kandidaten oder Dienste. Schauen Sie sich die auf dem Markt verfügbaren virtuellen Assistenten an oder prüfen Sie, ob die Anforderungen durch ein virtuelles Assistenten-Tool erfüllt werden können. Erfahren Sie mehr über die Art des benötigten VA, einschließlich ihres erwarteten Einkommens oder Budgets, wo man sie findet und ihrer relevanten Erfahrung oder Qualifikationen.
- Optionen sorgfältig prüfen. Sobald die Liste der potenziellen virtuellen Assistenten vollständig ist, prüfen Sie die verfügbaren Optionen. Für menschliche virtuelle Assistenten verwenden Sie Telefonanrufe oder Video-Interviews, um ihnen gründliche Interviews zu geben. Benutzer können auch Software-VAs testen, um den Dienst auszuwählen, der am besten zu ihnen passt.
- Klar kommunizieren. Wenn es an der Zeit ist, einen virtuellen Assistenten einzustellen, erwähnen Sie unbedingt die Erwartungen und Ziele des Unternehmens. Dies ermöglicht es allen, effektiv zusammenzuarbeiten und sicherzustellen, dass alle Teammitglieder gemeinsame Ziele teilen. Um Unterbrechungen zu vermeiden, etablieren Sie einen robusten und konsistenten Onboarding-Prozess für VAs. Legen Sie die richtigen Key Performance Indicators (KPIs) fest und planen Sie Leistungsüberprüfungen beim Onboarding eines menschlichen virtuellen Assistenten.
Intelligente virtuelle Assistenten vs. Chatbots
Oft verwechseln Menschen IVAs mit Chatbots, aber die beiden sind unterschiedlich.
Ein intelligenter virtueller Assistent (IVA) ist eine Software, die verschiedene Aufgaben übernimmt, wie Dateneingabe, Kunden-Nachverfolgungen, E-Mail-Schreiben, Telefonanrufe und Terminplanung. Sie sind eine Anlaufstelle für grundlegende tägliche Arbeitsaufgaben. Auf der Kundenseite ermöglichen IVAs Unternehmen, mit Kunden auf eine konversationelle Weise zu interagieren.
Obwohl Chatbots so programmiert sind, dass sie Menschen wie echte Personen lesen und antworten, funktionieren sie anders als IVAs. Chatbots folgen einem festgelegten Skript, wenn sie auf Kundenanfragen antworten, und können möglicherweise die Absicht hinter einer Anfrage nicht verstehen.
IVAs hingegen können verschiedene Absichten erkunden, ohne explizit dafür programmiert zu sein. Sie nutzen NLP, um intelligent Anfragen zu verstehen und zu beantworten.
Erfahren Sie mehr über Chatbot-Software und wie man sie in einem Unternehmen einsetzt.
Sagar Joshi
Sagar Joshi is a former content marketing specialist at G2 in India. He is an engineer with a keen interest in data analytics and cybersecurity. He writes about topics related to them. You can find him reading books, learning a new language, or playing pool in his free time.
