Was sind automatisierte E-Mail-Antworten?
Automatisierte E-Mail-Antworten sind softwaregenerierte, vorab festgelegte Antworten auf bestimmte Arten von eingehenden Nachrichten. Automatische Antworten können auch als Bestätigung für den Absender dienen, dass seine E-Mail empfangen wurde.
Diese E-Mail-Antworten müssen vom Benutzer nur einmal eingerichtet werden und werden ausgelöst, wenn eine E-Mail mit den entsprechenden Kriterien empfangen wird. Da sie den Prozess des Versendens generischer E-Mail-Antworten vereinfachen, können erhebliche Zeit und Mühe gespart werden, ohne dass Genauigkeit und Effizienz beeinträchtigt werden.
Automatisierte E-Mail-Antworten werden hauptsächlich im Vertrieb, Marketing und Kundenservice eingesetzt. E-Mail-Marketing-Software hilft bei der Erstellung und Verteilung automatisierter Antworten. Die Software ist hilfreich beim Durchführen von E-Mail-Marketing-Kampagnen und beim Verwalten von E-Mail-Abonnentenlisten.
Anwendungsfälle für automatisierte E-Mails
Verschiedene Abteilungen nutzen automatisierte E-Mails für geschäftliche Aktivitäten, um die Produktivität zu steigern. Die folgenden Arbeitsfunktionen verwenden am häufigsten automatisierte Antworten.
- Vertrieb: Vertreter senden regelmäßig ähnliche E-Mails, die von Kaltakquise-E-Mails über Produktpräsentationen bis hin zu Nachfassaktionen reichen.
- Marketing: Einige der häufigsten E-Mails, die für Marketingzwecke automatisiert werden können, sind Abonnements von Kundenlisten, Newsletter, Kundenantworten und kampagnenzentrierte Aktionen.
- Kundenservice: E-Mail-Automatisierung ist wertvoll für Kundenservicemitarbeiter, um häufig gestellte Fragen (FAQ), Anliegen und Feedback zu adressieren sowie allgemeine Bestätigungsbelege zu geben.
Arten von automatisierten E-Mail-Antworten
Die Automatisierung von E-Mail-Antworten kann aus verschiedenen Gründen nützlich sein. Hier sind die fünf häufigsten Arten.
- Willkommens-E-Mails: Die meisten Unternehmen haben eine Standard-Willkommens-E-Mail für neue Kunden, in der sie sich für die Wahl des Unternehmens bedanken. Diese automatisierten E-Mails werden auch ausgelöst, wenn es neue Anmeldungen für E-Mail-Abonnements gibt.
- Bestätigungs-E-Mails: Diese E-Mails dienen als Bestätigung für Bestellungen und enthalten oft Versand- und Tracking-Details.
- Abwesenheitsnotizen: Diese automatisierten E-Mails sind spezifisch für den Arbeitsplan einer Person. Abwesenheitsnotizen (OOO) informieren über die Abwesenheit des Absenders und können von Einzelpersonen mit automatischen Antwortsignaturen eingerichtet werden. Eine gute OOO-E-Mail enthält immer einen Zeitrahmen, wann eine Antwort erwartet werden kann, und einen Ansprechpartner für dringende Hilfe.
- Erinnerungen und Benachrichtigungen: Einer der umfangreichsten Anwendungsfälle für automatische E-Mail-Antworten sind Erinnerungen und Benachrichtigungen. Diese Benachrichtigungen können bevorstehende Ereignisse, Termine, Verkäufe oder Kontoänderungswarnungen detailliert beschreiben.
- Updates und Nachrichten: Unternehmen nutzen oft automatische E-Mails, um das Markenbewusstsein zu steigern, indem sie Unternehmensnachrichten und Community-Updates teilen, um die Kundenbeziehungen zu stärken.
Best Practices für automatisierte E-Mail-Antworten
E-Mail-Automatisierung ist ein wertvolles Geschäftsinstrument. Eine gute automatisierte E-Mail-Antwort unterscheidet sich von einer schlechten Antwort dadurch, dass sie klar, relevant und prägnant in ihrer Botschaft ist.
- Klarer Betreff: Wie bei jeder Art von E-Mail sind automatisierte E-Mails mit einer klaren Betreffzeile erfolgreicher bei der Übermittlung der beabsichtigten Nachricht. Ein verwirrender oder komplexer Betreff wird seinen Zweck nicht erfüllen. Es ist auch wichtig sicherzustellen, dass der Betreff mit der Absicht des Inhalts übereinstimmt und die Aufmerksamkeit des Publikums erregt.
- Kurzgefasster Inhalt: Die Nachricht kurz und prägnant zu halten, hilft, eine E-Mail-Antwort lesbar zu machen. Geben Sie nur die notwendigen Details an und kürzen Sie die Nachricht, um die Zeit des Empfängers zu respektieren.
- Timing und Häufigkeit: Automatisierte Antworten werden ausgelöst, sobald eine E-Mail die vordefinierten Einstellungen erfüllt. Sobald eine Antwort eingerichtet ist, muss sie nicht manuell versendet werden. Es ist jedoch immer besser, im Voraus Tests durchzuführen, um Missverständnisse zu vermeiden. Dazu gehört auch die Überprüfung, dass die E-Mail einen Zeitrahmen enthält, wann ein Vertreter den Empfänger kontaktieren wird. Überlegen Sie, die Häufigkeit des Versendens automatischer E-Mails zu überprüfen, um sicherzustellen, dass die Empfänger sich nicht von E-Mails überwältigt fühlen.
- Kontaktinformationen: Die meisten automatisierten E-Mails können nicht beantwortet werden, da sie kein spezifiziertes Postfach für eingehende Antworten haben. Während dies hilft, Antwort-Spam zu verhindern, scheitert es daran, notwendige Kontaktinformationen für Empfänger bereitzustellen, die sich mit Ihnen in Verbindung setzen müssen. Das Hinzufügen von Informationen wie einer E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder einem Social-Media-Handle ist eine gute Möglichkeit, Kommunikationskanäle offen zu halten.
- Handlungsaufforderung: Abhängig von der Art der automatisierten E-Mail-Antwort sollte eine Handlungsaufforderung (CTA) oder ein nächster Schritt in automatischen E-Mails enthalten sein. Dazu gehören, aber sind nicht beschränkt auf Benachrichtigungen, Prozessbeschreibungen oder Feedback-Umfragen. Das Platzieren von CTAs hilft, Kampagnenergebnisse zu messen, Kundenengagement zu fördern und das Markenimage zu verbessern.
- Personalisierung: Automatisierte E-Mail-Antworten können unpersönlich wirken, und die meisten Kunden können den Unterschied zwischen manuellen und automatischen E-Mails erkennen. Es ist immer eine gute Idee, eine Art Personalisierung in Ihre E-Mail-Kommunikation einzubauen, selbst wenn es bedeutet, die Namen für geeignete Ansprechpartner einzufügen.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
