Mehr über Asset-Tracking-Software erfahren
Was ist Asset-Tracking-Software?
Asset-Tracking-Software verwaltet die physischen Standorte und die Verfügbarkeit von Anlagegütern und Ausrüstungen. Unternehmen mit hohem Anlagevermögen nutzen Asset-Tracking-Lösungen, um Arbeitsabläufe für die Zuweisung von Vermögenswerten zu optimieren, das Bestandsmanagement zu verbessern und den Status ihrer Vermögenswerte zu überwachen. Diese Software hilft Organisationen, verlorene oder fehlende physische Vermögenswerte sowie solche, die nicht mehr verwendet werden können oder keinen Wert mehr haben, zu lokalisieren und zu ersetzen.
Welche Arten von Asset-Tracking-Software gibt es?
Asset-Tracking-Tools sind sehr ähnlich, und es gibt nur sehr wenige Variationen dieser Art von Software, die wichtigsten sind:
Eigenständig oder als Add-ons
Asset-Tracking-Software wird als eigenständiges Produkt oder als Teil von CMMS-Software oder Enterprise Asset Management (EAM)-Software bereitgestellt. Wenn sie separat geliefert wird, wird die Asset-Tracking-Software in andere Asset-Management-Software integriert.
Branchenunabhängig oder branchenspezifisch
Während die meisten Asset-Tracking-Tools ähnliche Funktionen bieten, konzentrieren sich einige von ihnen auf bestimmte Branchen wie die Fertigung oder Öl und Gas.
Was sind die häufigsten Funktionen von Asset-Tracking-Software?
Erstellt Asset-Register (oder Listen von Vermögenswerten): Asset-Register (oder Listen von Vermögenswerten) sind vollständige Auflistungen der physischen Ressourcen eines Unternehmens oder einer Einheit. Asset-Tracking-Software hilft dabei, das Kaufdatum von Vermögenswerten aufzulisten und zu verfolgen, ihren Wert zu berechnen und ihre physischen Standorte zu jedem Zeitpunkt zu identifizieren.
Verwaltet Asset-Kategorien: Wenn ein Vermögenswert gekauft, verkauft oder keinen Wert mehr hat, muss er korrekt in der Bilanz und den Cashflow-Rechnungen einer Organisation erfasst werden. Aus diesem Grund muss Asset-Tracking-Software in der Lage sein, verschiedene Asset-Kategorien zu klassifizieren und zu verwalten, wie z.B. fest, aktuell und nicht aktuell. Abhängig von der Art des Vermögenswerts, den ein Unternehmen hat, kann er als Cashflow, Abfluss oder vollständig aus der Bilanz gestrichen werden, wenn er keinen monetären Wert mehr hat.
Verfolgt verschiedene Arten von Vermögenswerten an mehreren physischen Standorten: Asset-Tracking-Software kann die physische Bewegung von Vermögenswerten verfolgen, indem sie sie mit mehreren Technologien kennzeichnet. Diese Kennzeichnungstechnologien umfassen typischerweise RFID-Tags, QR-Codes und Barcodes. Wenn ein Asset-Tag gescannt wird, werden sein Standort und der Benutzer, der es überprüft hat, aktualisiert und in der Software gespeichert, die genau zeigt, wo sich jeder Vermögenswert befindet und befunden hat. Diese Funktion hilft dem Management, frühere Asset-Bewegungen für die zukünftige Planung und kontinuierliche Verbesserung zu überprüfen.
Beinhaltet Geografische Informationssysteme (GIS)-Technologie zur Verfolgung von Vermögenswerten: GIS sammelt und analysiert viele verschiedene Arten von Daten, um Visualisierungen mit Karten zu erstellen. Diese Karten enthalten Standorte, Routen, geografische Merkmale und andere räumliche Informationen, die Asset-Manager für eine tiefere Analyse der Daten verwenden können, um Muster zu erkennen, Probleme zu lösen und klügere Entscheidungen zu treffen.
Was sind die Vorteile von Asset-Tracking-Software?
Asset-Tracking-Software bietet viele Vorteile für ihre Benutzer in einer Organisation, in der feste, digitale oder IT-Vermögenswerte zwischen physischen Standorten gespeichert und übertragen werden. Einige der wichtigsten Vorteile sind unten aufgeführt.
Genaues Asset-Register: Diese Software hilft, eine detaillierte Liste von Unternehmensvermögenswerten zu führen, die relevante Asset-Informationen wie den Eigentümer, den Standort, den aktuellen Zustand und den Garantie-Status enthält. Dieses Register ermöglicht es dem Unternehmen, den aktuellen Wert, Preis, Status und die Abschreibung jedes Vermögenswerts konsistent zu kennen, um nur einige zu nennen.
Reduzierte Kosten: Asset-Tracking-Software reduziert Kosten, indem sie proaktive Wartung an Vermögenswerten implementiert, die sonst in der Zukunft größere Kapitalbeträge erfordern würden, wenn sie ausfallen. Diese Software kann auch den Status und Standort von Vermögenswerten überwachen, um Diebstahl durch Mitarbeiter zu verhindern und automatisch Geistervermögenswerte zu erfassen und aus dem Hauptbuch (GL) zu entfernen. Dieser Vorteil hilft, Überzahlungen von Steuern zu vermeiden und den unnötigen Ersatz von Vermögenswerten zu verhindern.
Verbessertes Bestandsmanagement: Asset-Tracking-Software hilft, den Bestand automatisch zu zählen und den Kauf weiterer Waren zu automatisieren, wenn ein niedriger Lagerbestand ausgelöst wird. Dies hilft, manuelle Bestandszählungen zu reduzieren, die zeitaufwendig, teuer und anfällig für Fehlzählungen oder ungenaue Informationen aufgrund menschlicher Fehler sind.
Erhöhte Sichtbarkeit: Asset-Tracking-Software gibt Managern und Mitarbeitern die erforderliche Sichtbarkeit, um Produktivität und Effizienz zu steigern und sowohl den Verlust von Eigentum als auch die Suchzeit zu reduzieren, während Gegenstände alle Phasen des täglichen Betriebs durchlaufen. Sie hilft auch, Vermögenswerte, Personen und Ausrüstungen weltweit zu lokalisieren, zu verwalten und zu verfolgen. Diese Sichtbarkeit rationalisiert und automatisiert Arbeitsabläufe und Prozesse, die Ausfallzeiten und Verschwendung reduzieren und gleichzeitig die Produktivität verbessern.
Verbesserte Datengenauigkeit: Daten, die durch Asset-Tracking-Software gesammelt und analysiert werden, können Managern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen und Chancen und Ineffizienzen in Prozessen zu identifizieren. Diese Software hilft dabei, indem sie Echtzeitdaten sammelt und analysiert und sie in einem zentralen Repository zugänglich hält.
Wer nutzt Asset-Tracking-Software?
Alle Mitarbeiter, die Vermögenswerte und Ausrüstungen nutzen oder verwalten, können von der Nutzung dieser Art von Software profitieren, aber Asset-Tracking ist für die folgenden Rollen entscheidend:
Asset-Manager: Diese Art von Software wird von Wartungstechnikern und Vorgesetzten für das Asset-Tracking verwendet. Dazu gehören der physische Standort von Ausrüstungen und Werkzeugen, ihr Wert, Status und Garantieinformationen. Wartungsarbeiten basieren auf den Asset-Registern und der GIS-Positionierung, die von Asset-Tracking-Lösungen bereitgestellt werden. Genaues Tracking verbessert das Wartungsmanagement und reduziert Ausfallzeiten.
Außendiensttechniker: Mitarbeiter, die für Außendienstaktivitäten verantwortlich sind, können Asset-Tracking verwenden, um die Verfügbarkeit von Vermögenswerten und deren physische Standorte zu verwalten. In einigen Fällen, wie bei Facility-Management-Dienstleistungen, können Außendiensttechniker keine Wartung ohne Werkzeuge und Ausrüstungen durchführen, was das Asset-Tracking für ihre Arbeit entscheidend macht.
Betriebsleiter: Produktions- und Lagerleiter verwenden Asset-Tracking, um die Abläufe basierend auf der Verfügbarkeit jedes Ausrüstungsstücks zu optimieren. Zum Beispiel werden Gabelstapler verwendet, um Lastwagen zu entladen und schwere Gegenstände zwischen Standorten eines Lagers zu bewegen. Da Logistikunternehmen nur eine begrenzte Anzahl von Gabelstaplern haben, müssen Lagerleiter ihre Leistung optimieren, indem sie ihre Nutzung planen und überwachen.
Buchhalter: Buchhalter können Asset-Tracking-Software auch für die Abschreibung von Vermögenswerten oder die Änderungen im Vermögenswertwert während seines Lebenszyklus verwenden. Vermögenswerte und ihre Wartung sind ein kritischer Bestandteil der Gesamtkosten von Produkten und Dienstleistungen.
Was sind die Alternativen zur Asset-Tracking-Software?
Alternativen zur Asset-Tracking-Software können diese Art von Software entweder teilweise oder vollständig ersetzen:
CMMS: CMMS ist eine gute Alternative, wenn Käufer Funktionalitäten für das Asset-Lifecycle-Management benötigen, nicht nur für das Asset-Tracking. Die Verwendung von CMMS nur für das Asset-Tracking wird nicht empfohlen. Die einzige Ausnahme ist, wenn ein Unternehmen CMMS an mehreren Standorten verwendet und einige von ihnen das System nur für das Asset-Tracking nutzen.
IT-Asset-Management-Software: IT-Abteilungen können theoretisch Asset-Tracking-Software verwenden, würden jedoch mehr von der Einführung von IT-Asset-Management-Lösungen profitieren, die für ihre spezifischen Bedürfnisse entwickelt wurden. Neben dem Tracking erfordern IT-Vermögenswerte wie Hardware und Software regelmäßige Updates sowie Richtlinien und Verfahren in Bezug auf Datenschutz und Sicherheit.
Werkzeug-Tracking-Software: Werkzeug-Tracking-Software ist eine leichte Version des Asset-Trackings, die Unternehmen hilft, kleine Ausrüstungen und Werkzeuge anstelle von Anlagegütern zu verfolgen. Zum Beispiel muss ein Reinigungsunternehmen Werkzeuge wie Staubsauger, Hochdruckreiniger oder Bodenreinigungsmaschinen verfolgen.
Flotten-Tracking-Software: Während Fahrzeuge Anlagegüter sind, ist es eine Herausforderung, sie zu verfolgen, da sie sich ständig bewegen. GIS ist daher entscheidend, um Fahrzeuge sowie Fahrer in Echtzeit zu überwachen. Darüber hinaus müssen Unternehmen die Kilometerleistung von Fahrzeugen verfolgen, um deren Leistung zu bestimmen und vorbeugende Wartung zu planen.
Software im Zusammenhang mit Asset-Tracking-Software
Verwandte Lösungen, die zusammen mit Asset-Tracking-Software verwendet werden können, umfassen:
Bestandskontrollsoftware: Neben Vermögenswerten und Ausrüstungen müssen Unternehmen auch den Bestand an Ersatzteilen und Zubehör verwalten, die für Wartung und Reparaturen erforderlich sind. Bestandsmanagement ist entscheidend, wenn Unternehmen mehrere Standorte mit einem hohen Bestandsvolumen haben.
Job-Shop-Management-Software: Diese Art von Software konzentriert sich auf die Bedürfnisse kleiner Hersteller mit grundlegenden Operationen wie Montage und Kitting. Die von diesen Unternehmen verwendete Ausrüstung ist nicht komplex genug, um eine Investition in CMMS-Software zu rechtfertigen, was das Asset-Tracking zur optimalen Wahl macht.
Kalibrierungssoftware: Mitarbeiter verwenden Kalibrierungssoftware, um sicherzustellen, dass Ausrüstungen und Werkzeuge innerhalb der vom Hersteller der Vermögenswerte definierten Standardparameter funktionieren. Kalibrierung erfordert Messwerkzeuge, die auch mit Asset-Tracking-Software verwaltet werden können.
Field-Service-Management-Software: Unternehmen, die Vermögenswerte für Außendienstoperationen verwenden, müssen ihre Asset-Tracking-Software mit dem Field-Service-Management integrieren. Dies ermöglicht es Disponenten, Arbeiten basierend auf der Verfügbarkeit ihrer Vermögenswerte und Techniker zu planen.
Herausforderungen mit Asset-Tracking-Software
Asset-Tracking-Softwarelösungen können ihre eigenen Herausforderungen mit sich bringen, die wichtigsten sind:
Enger Umfang der Software: Während Asset-Tracking-Software die beste Option für KMUs ist, wachsen einige Unternehmen über diese Art von Software hinaus und müssen sie durch fortschrittlichere Asset-Management-Systeme wie CMMS- oder EAM-Lösungen ersetzen.
Integration: Asset-Tracking muss in mehrere Arten von Software integriert werden, von ERP und Buchhaltung bis hin zu Bestandskontrolle und Field-Service-Management. Cloud- oder SaaS-Lösungen sind einfacher über APIs zu integrieren, aber ERP- und Asset-Tracking-Tools können immer noch vor Ort verwendet werden, was die Integration erschwert.
Welche Unternehmen sollten Asset-Tracking-Software kaufen?
Jedes Unternehmen, das Ausrüstungen und Werkzeuge verwendet, kann diese Art von Software nutzen, aber sie ist hauptsächlich für asset-intensive Unternehmen von Vorteil, wie:
Hersteller: Fertigungsunternehmen verwenden Vermögenswerte für die Produktion und müssen wissen, welche Vermögenswerte wo und wie verwendet werden. Die Planung von Produktionsabläufen hängt stark von der Verfügbarkeit der für die Herstellung von Waren erforderlichen Ausrüstung ab.
Einzelhändler: Einzelhändler und Distributoren sind auf Ausrüstungen wie Gabelstapler angewiesen, um sicherzustellen, dass Geschäfte effizient erfüllt werden. Es ist auch wichtig, dass Einzelhändler die Nutzung von Vermögenswerten an mehreren Standorten wie Geschäften und Lagern überwachen.
Reparaturdienstleister: Professionelle Dienstleistungsunternehmen, die sich auf Wartung und Reparaturen konzentrieren, müssen die Werkzeuge und Ausrüstungen verfolgen, die zur Durchführung von Arbeiten verwendet werden. In einigen Fällen können sie auch die Vermögenswerte ihrer Kunden überwachen.
Wie kauft man Asset-Tracking-Software
Anforderungserhebung (RFI/RFP) für Asset-Tracking-Software
Anforderungen sollten sich auf die Asset-Tracking-Funktionalität konzentrieren, nicht auf breitere Funktionen für Asset-Management und Wartung. Branchenspezifische Funktionen sind ebenfalls wichtig, wie mobile Apps für den Außendienst oder die Integration mit ERP-Systemen für die Fertigung.
Vergleichen Sie Asset-Tracking-Softwareprodukte
Erstellen Sie eine Longlist
Eine Longlist umfasst Software, die Kernfunktionen für das Asset-Tracking bietet, wie Bestandsmanagement, Arbeitsaufträge, Barcode-Scanning und Asset-Register sowie Wartungshistorie.
Erstellen Sie eine Shortlist
Die Shortlist kann erstellt werden, indem Produkte aus der Longlist basierend auf verschiedenen Kriterien eliminiert werden. Zum Beispiel ist GIS-Tracking nicht immer enthalten, und Außendiensttechniker benötigen mobile Apps, die online und offline verwendet werden können. Käufer können auch Referenzen und Benutzerbewertungen verwenden, um Produkte aus der Longlist zu eliminieren.
Führen Sie Demos durch
Eine Demo sollte sich auf die für den Käufer kritische Funktionalität konzentrieren, nicht auf generische Funktionen, die von den meisten Asset-Tracking-Lösungen bereitgestellt werden. Idealerweise sollten Käufer sehen, wie das System Operationen verwaltet, die ihren ähnlich sind. Das Tracking von Vermögenswerten an einem einzigen Standort kann sehr unterschiedlich sein von der Überwachung von Ausrüstungen, die im Außendienst verwendet werden.
Andere Faktoren, die berücksichtigt werden sollten, sind die Benutzerfreundlichkeit des Systems, seine Kompatibilität mit Hardware wie Barcode-Scannern oder die Fähigkeit, benutzerdefinierte Berichte zu erstellen.
Auswahl der Asset-Tracking-Software
Wählen Sie ein Auswahlteam
Das Auswahlteam umfasst Asset-Manager und die Mitglieder des Wartungsteams, die die Software verwenden werden. Abhängig von der Branche des Käufers können andere Manager beteiligt sein, wie Produktionsleiter in der Fertigung oder Projektmanager in professionellen Dienstleistungen.
Verhandlung
Während der Preis und Anreize wie Rabatte in der Verhandlung wichtig sein können, sollte die Funktionalität Vorrang vor den Kosten haben. Software, die die Hauptanforderungen des Käufers nicht abdeckt, mag erschwinglich sein, aber das Unternehmen muss möglicherweise in zusätzliche Technologie investieren. Zum Beispiel, wenn die Lösung kein GIS-Tracking bietet, muss der Käufer separate Software für GIS kaufen.
Endgültige Entscheidung
Asset-Manager sollten die endgültige Entscheidung treffen, indem sie die Software auswählen, die die besten Funktionen für das Unternehmen bietet.
Was kostet Asset-Tracking-Software?
Direkte Kosten umfassen Softwarelizenzen, Implementierung, Anpassung, Support und Dienstleistungen. Indirekte Kosten beziehen sich auf die finanziellen Auswirkungen der Migration zu einem neuen System und die mit der Software verbundenen Ausgaben. Zum Beispiel müssen Käufer möglicherweise robuste mobile Geräte oder Barcode-Lesegeräte kaufen, um die Nutzung ihrer Asset-Tracking-Software zu optimieren.
Return on Investment (ROI)
Ein positiver ROI wird erreicht, wenn die Vorteile die Kosten des Systems übersteigen. Um den ROI zu berechnen, müssen Käufer den numerischen Wert der Vorteile schätzen und dann mit den Gesamtkosten vergleichen. Zum Beispiel, wenn Techniker weniger Zeit mit der Suche nach Ausrüstungen verbringen, kann der realisierte Vorteil geschätzt werden, indem die eingesparte Zeit in Stunden mit dem durchschnittlichen Stundenlohn multipliziert wird.
Implementierung von Asset-Tracking-Software
Wie wird Asset-Tracking-Software implementiert?
Abhängig von der Komplexität des Systems kann das Asset-Tracking von den internen Teams der Käufer oder durch Zusammenarbeit mit dem Anbieter und seinen Partnern implementiert werden. Mittelgroße und große Unternehmen mit mehreren Standorten profitieren von einem phasenweisen Ansatz bei der Implementierung. Das bedeutet, dass jeder Standort nach einem vorgegebenen Zeitplan implementiert wird, nicht gleichzeitig.
Wer ist für die Implementierung von Asset-Tracking-Software verantwortlich?
Das Implementierungsteam sollte immer Asset-Manager des Käufers und Projektmanager des Anbieters umfassen. IT-Manager und andere Führungskräfte können ebenfalls beteiligt sein, ebenso wie externe Berater mit Implementierungserfahrung.
Wie sieht der Implementierungsprozess für Asset-Tracking-Software aus?
Das Implementierungsteam arbeitet eng mit dem Anbieter zusammen, um die Bereitstellung zu planen. Der Plan umfasst Phasen wie Datenmigration, Softwaretests, Schulung und das Go-Live-Datum. Alle Asset-Daten aus vorherigen Systemen oder Datenquellen werden konsolidiert und bereinigt, bevor sie in das neue System importiert werden.
Wann sollten Sie Asset-Tracking-Software implementieren?
Obwohl es keinen idealen Zeitpunkt für die Implementierung von Asset-Tracking gibt, wird empfohlen, dass Käufer Spitzenzeiten vermeiden, in denen Vermögenswerte mit maximaler Kapazität genutzt werden. Das Unternehmen kann es sich nicht leisten, seine Abläufe zu stören. Der Zeitpunkt für die Implementierung von Asset-Tracking hängt auch von anderen Softwarebereitstellungsprojekten ab. Zum Beispiel sollte ein Unternehmen, das ein CMMS- oder EAM-System an mehreren Standorten und ein separates Asset-Tracking-Tool an einem anderen Standort bereitstellt, die Implementierung über alle Geschäftseinheiten hinweg synchronisieren.
Trends in der Asset-Tracking-Software
Marktkonsolidierung
Viele Asset-Tracking-Softwareprodukte entwickeln sich entweder zu CMMS-Lösungen oder werden von CMMS-Anbietern übernommen.
