HR-Servicebereitstellung: Arten, Vorteile und beste Software

Die Personalabteilung (HR) leistet Gottes Werk.

Der erste Teil ihrer Arbeit besteht darin, die richtigen Talente für ihr Unternehmen zu gewinnen. Aber die Arbeit hört dort nicht auf. Die Gestaltung von Interviewprozessen, das Hochladen von Stellenbeschreibungen und Unternehmenszusammenfassungen auf verschiedenen Jobportalen und die Zuweisung von Intervieworten sind alle Teil der HR-Servicebereitstellung. Und diese HR-Servicebereitstellung ist gelinde gesagt nicht einfach.

Sogar bei Anfragen zu Vorteilen wie bezahltem Urlaub oder beim Erinnern an etwas Spezifisches über eine Richtlinie suchen die Mitarbeiter die Anleitung des HR-Teams, weil sie an die HR-Servicebereitstellung glauben.

Um den Druck auf die HR-Teams zu verringern, automatisiert eine einheitliche Plattform wie HR-Servicebereitstellungssoftware sich wiederholende Runden oder Alarme, überwacht das Onboarding von Mitarbeitern und betreibt Anlaufstellen für Mitarbeiteranfragen.

Aufgrund der schnellen Veränderungen im Mitarbeiter-Management, die sich auf die Produktivitätsniveaus auswirken können, ist es wichtig zu verstehen, wie die HR-Servicebereitstellung helfen kann.

Die HR-Servicebereitstellung dreht sich darum, die Prozesse der Personalabteilung zu optimieren, von der Einstellung eines Mitarbeiters bis zu seinem Ausscheiden aus der Organisation – durch den gesamten Mitarbeiterlebenszyklus. Die Personalabteilung ist für so vieles verantwortlich: Onboarding, Verwaltung von Mitarbeiterleistungen, Gehaltsabrechnung und mehr. Die Praxis, all diese Kernleistungen bereitzustellen, ist die HR-Servicebereitstellung, die dem HR-Team eine Möglichkeit bietet, die beste Strategie während des gesamten Mitarbeiterlebenszyklus zu entwickeln, dank der Automatisierung.

Arten von HR-Servicebereitstellungsmodellen

Jede Personalabteilung folgt einem Standardprotokoll, um Mitarbeiteroperationen zu steuern und Gehaltsabrechnungsabläufe ohne Überschneidungen zwischen den Prozessen zu überwachen. HR-Servicebereitstellungsmodelle werden in zwei Typen unterteilt: traditionell und mehrstufig.

Traditionelle HR-Servicebereitstellung

Unternehmen, die das traditionelle HR-Servicebereitstellungsmodell verwenden, nutzen ein dezentralisiertes, generalistisches HR-Personal. Das bedeutet, dass sie den Bedürfnissen jeder Abteilung gerecht werden, indem sie maßgeschneiderten und praktischen Service für Führungskräfte, Manager und Mitarbeiter bieten.

Kleinere Organisationen verwenden diese Methode am häufigsten mit einem konsolidierteren Personal. Wenn ein größeres Unternehmen diese Methode übernehmen würde, würden HR-Manager ausbrennen , während sie an endlosen administrativen Aufgaben für eine so hohe Anzahl von Mitarbeitern arbeiten. Darüber hinaus sind die Mitarbeiter frustriert, weil sie keine schnelle Antwortzeit vom HR-Team auf ihre Fragen oder Anliegen erhalten.

Mehrstufige HR-Servicebereitstellung

Das mehrstufige HR-Servicebereitstellungsmodell wurde von David Ulrich entwickelt, der es als dreibeinigen Hocker Modell bezeichnete. In diesem Modell werden Mitarbeiterprobleme von drei Gruppen von HR-Profis behandelt, die jeweils über ein einzigartiges Fachwissen verfügen.

• Gemeinsame Dienste: Dieses Team von HR-Führungskräften ist der erste Ansprechpartner für Mitarbeiter und Manager, da sie für die täglichen Fragen, Anfragen und Anfragen verantwortlich sind. In der Regel haben Mitarbeiter Zugang zu einem Mitarbeiter-Self-Service Portal für diese Anfragen, das sich normalerweise auf ihren mobilen Geräten befindet.
• Zentren der Exzellenz: Ein Team von HR-Spezialisten behandelt komplexere oder herausfordernde Situationen. Es liegt auch an ihnen, Programme und Richtlinien zu verwalten, die sich auf Vergütung und Leistungen, Schulungen, Personalbeschaffung und Leistungsmanagement konzentrieren.
• HR-Geschäftspartner: Hochrangige HR-Profis, die mit Personalfragen beauftragt sind, die sich auf das Endergebnis eines Unternehmens auswirken könnten. Dieses Team verwaltet Programme für den Rekrutierungsprozess, Nachfolgeplanung und mehr.

Diese drei Gruppen werden dann in vier Ebenen unterteilt, die die Ebenen weiter erklären, die dieses HR-Servicebereitstellungsmodell schaffen.

• Tier 0 Unterstützung: Besteht aus HR-Gemeinschaftsdiensten, da es Mitarbeitern und unteren Managern Self-Service-Technologie bietet. Diese Tools stellen sicher, dass Mitarbeiter Informationen finden können, ohne direkt HR-Vertreter kontaktieren zu müssen.
• Tier 1 Unterstützung: Wird vom HR-Gemeinschaftsdienstteam bearbeitet, wenn Mitarbeiter nicht finden können, wonach sie suchen, oder kein Portal oder keine HR-Technologie für den Mitarbeiterzugang verfügbar ist. Eine Anfrage wird von einem Mitarbeiter eingereicht, die dann an ein HR-Teammitglied gesendet wird, das antworten kann. Wenn das Problem innerhalb des Tickets zu kompliziert ist, wird es an Tier 2 weitergeleitet.
• Tier 2 Unterstützung: Besteht aus Fachexperten innerhalb der Personalmanagement (HRM) Abteilung, die über spezielles Wissen über komplexe Interaktionen und Fallmanagementsituationen verfügen.
• Tier 3 Unterstützung: Reserviert für Mitarbeiterbeziehungen außerhalb der Standard-Wissensbasis, die tatsächliche persönliche Interaktion mit einem strategischen HR-Leiter erfordert.

Es wird immer häufiger in einer moderneren Belegschaft, einen mehrstufigen Ansatz für HR-Systeme zu verwenden. Die Kombination mit der richtigen Technologie kann die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, Geschäftsprozesse optimieren und einen besseren Wandel im Management fördern.

Vorteile des HR-Servicebereitstellungsmodells

Eine Organisation kann viele Vorteile erfahren, indem sie ein HR-Servicebereitstellungsmodell übernimmt. Wenn die richtige HR-Servicebereitstellungstechnologie und -initiativen eingeführt werden, sind einige dieser Vorteile:

• Verbesserte Mitarbeitererfahrung: Da HR den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeiters beeinflusst, können positive Interaktionen in Bezug auf Fragen oder Bedenken mit genauen Informationen eine bessere Mitarbeitererfahrung und eine insgesamt bessere Unternehmenskultur fördern und das Mitarbeiterengagement verbessern.
• Bessere HR-Analysen und Berichterstattung: HR-Servicebereitstellungssoftware bietet die Funktionalität, Daten und Metriken zu verfolgen und zu analysieren, die sich auf Mitarbeiterprobleme konzentrieren. Diese Daten erleichtern es HR-Teams, fundierte Entscheidungen darüber zu treffen, wie interne Prozesse und Verfahren im Zusammenhang mit dem Mitarbeiterservicemanagement verbessert werden können. Diese Tools können auch Mitarbeiterinteraktionen überwachen und verfolgen, sodass das HR-Team jederzeit Zugriff auf Mitarbeiterfälle hat.

• Steigerung der Mitarbeiterproduktivität: Die Verwendung von Technologie zur Automatisierung der Kommunikation durch das Senden der richtigen Anfrage an das entsprechende HR-Teammitglied optimiert den Arbeitsablauf. Wenn Mitarbeiter eine schnelle Antwort auf ihre Anfrage erhalten, können sie schneller zu ihren täglichen Aufgaben zurückkehren. Darüber hinaus kann die Personalabteilung effizienter Dienstleistungen erbringen und mehr Anfragen beantworten.
• Kostengünstiger und effizienter: HR wird zu einer kostengünstigeren Abteilung, da die Technologie die HR-Servicebereitstellung und die Geschwindigkeit, mit der alle Anfragen bearbeitet und behandelt werden, optimieren kann. Dank standardisierter Verfahren bedeuten schnellere Antworten und Lösungen auf Mitarbeiterfragen, dass keine Zeit verschwendet wird und optimal genutzt wird. Dies bedeutet auch, dass das HR-Team weniger Zeit mit der Bearbeitung von Tickets verbringt und mehr Zeit damit, Wege zu finden, um sicherzustellen, dass das Unternehmen und seine Mitarbeiter erfolgreich sind.

Best Practices für die HR-Servicebereitstellung

Bei der Implementierung von HR-Servicebereitstellungsmodellen innerhalb einer Organisation sollten bestimmte Best Practices und Prozesse beachtet werden.

Nutze die richtige Technologie

Im Kern dreht sich bei der HR-Servicebereitstellung alles darum, sicherzustellen, dass die Personalabteilung die richtigen Tools in ihrem Technologiestack hat. Die richtige Plattform kann einen langen Weg bei der Gestaltung des richtigen Workflows gehen, bei der schnellen Lösung von Fällen helfen und eine Wissensbasis für Mitarbeiterressourcen aufbauen. Es ist gut, Software zu wählen, die zur Größe einer Organisation passt, aber auch skaliert werden kann, wenn Wachstum erwartet wird.

Ermögliche Mitarbeiter-Self-Service

Wenn ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal in Gebrauch ist, kann das Personal nach den Formularen oder Richtlinien suchen, die es benötigt, ohne sich durch endlose Mengen an Informationen zu wühlen, die nicht relevant für ihre Anliegen oder Fragen sind. Dieses Portal sollte ihr Anlaufpunkt für die Antworten sein, die sie benötigen, ohne das HR-Team zu belästigen.

Diese Informationen zur Hand zu haben, ist besonders praktisch für Remote-Mitarbeiter oder diejenigen, die häufig außerhalb des Büros reisen.

Habe Transparenz

Wenn Mitarbeiteranfragen an das richtige HR-Teammitglied gesendet werden, stellen Sie sicher, dass Sie den Mitarbeiter über den Fortschritt informieren. Auf diese Weise bleiben die Mitarbeiter auf dem Laufenden darüber, wie schnell sie eine Antwort erhalten und welches Abteilungsmitglied ihnen bei ihren Bedürfnissen helfen wird. Diese Transparenz hilft auch, wenn ihr Ticket oder ihre Anfrage an eine andere Ebene zur weiteren Unterstützung eskaliert wird. Es geht darum, den Mitarbeiter mit dem Arbeitsablauf in Einklang zu halten.

Sei persönlich

Obwohl sich die HR-Servicebereitstellung auf Technologie konzentriert, bedeutet das nicht, dass HR den persönlichen Touch verlieren sollte. Obwohl Mitarbeiter online auf viele Informationen zugreifen können, müssen einige Angelegenheiten immer noch mit einer tatsächlichen Person geklärt werden. Schließlich dreht sich bei HR alles um die Arbeit mit Menschen, damit sie nicht auf der Strecke bleiben.

Es gibt keinen Ersatz für menschliche Interaktion und offene Kommunikation, insbesondere im HR-Bereich.

Top 5 HR-Servicebereitstellungssoftware

HR-Servicebereitstellungssoftware ist eine hervorragende Ergänzung für Unternehmen, die Hilfe bei der Vereinfachung komplexer HR-Operationen benötigen. Diese Tools kombinieren Servicecenter- und Helpdesk-Technologie, um zu standardisieren, wie HR-Profis mit Mitarbeitern interagieren, indem sie sowohl dem HR-Team als auch den Mitarbeitern helfen, Tickets oder Anfragen einzureichen, zu überprüfen und zu beantworten.

Um in die Kategorie der HR-Servicebereitstellungssoftware aufgenommen zu werden, muss die Software:

• Ein Mitarbeiter-Self-Service-Portal bereitstellen
• Interaktionen aller Mitarbeiter überwachen und verwalten
• Anfragen an die richtige Abteilung oder den richtigen Mitarbeiter senden
• HR-Anfragen im Zusammenhang mit Gehaltsabrechnung, Mitarbeiterinformationen, Leistungsverwaltung und mehr erleichtern

*Unten sind die fünf führenden HR-Servicebereitstellungssoftware aus dem G2 Summer 2023 Grid® Report. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet sein.

1. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP hilft kleinen Unternehmen bei all ihren HR-Bedürfnissen. Diese Gehaltsabrechnungs- und HR-Lösung für kleine Unternehmen wurde entwickelt, um Teams Zeit zu sparen, konform zu bleiben und ein Team mit Leichtigkeit zu verwalten. Neben der Gehaltsabrechnung bietet RUN großartige Funktionen wie die Bewertung von Einstellungsbedürfnissen, Möglichkeiten zur Verwaltung von Mitarbeitervergünstigungen und vieles mehr.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Dieses Tool bietet großartigen Kundenservice. Es ist so einfach zu bedienen und an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anzupassen. Es dauert etwa 30 Minuten weniger als bei der Verwendung von QuickBooks. Ich bekomme viel mehr für mein Geld im Vergleich zu meinem früheren Dienstleister. Dieses Gehaltsabrechnungssystem ist im Vergleich zu anderen so einfach zu bedienen. Wir haben auch einige ihrer anderen Dienstleistungen integriert, die für meine Mitarbeiter und mich einfach und unkompliziert waren.

Wir nutzen jetzt die Arbeitsunfallversicherung über ADP, was großartig war. Es basiert auf realen Zahlen aus meiner Gehaltsabrechnung, sodass keine mühsamen Arbeitsunfallversicherungsprüfungen mehr erforderlich sind. Wir haben auch den 401k-Plan über sie integriert, und es war einfach für meine Mitarbeiter, sich anzumelden, und ich habe auch nicht viel Arbeit zu erledigen.“

- RUN Powered by ADP Review, Kaija J.

Was Benutzer nicht mögen:

„Eine Sache, die ich nicht mag, ist, dass wir nur eine Arbeitsunfallklasse einem Mitarbeiter zuweisen können. Wenn sie in verschiedenen Funktionen arbeiten, die unter verschiedene Klassifikationen fallen, können wir ihr Gehalt nicht aufteilen, damit es unter den richtigen Klassifikationen an L & I gemeldet wird. Zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter regelmäßig unter der Klasse 0603-00 arbeitet, aber für einen Tag unter der Klasse 0508-09, können Sie nur eine Abteilung für jede Gehaltsrate zuweisen und nicht unter jeder L & I-Klassifikation melden. Ich habe auch Schwierigkeiten, einige Steuerberichte im neuen Berichtscenter zu finden, die in den alten Berichtslisten enthalten waren. Insgesamt gibt es sehr wenig, was mir an ADP Run nicht gefällt.“

- RUN Powered by ADP Review, Michelle M.

2. SAP SuccessFactors

Benutzer, die eine Human Experience Management (HXM) Suite benötigen, sollten nicht weiter suchen als SAP SuccessFactors. Es erfindet die gesamte Mitarbeitererfahrung neu und macht traditionelle HR-Transaktionen dank intelligenter Technologie ansprechender. Es deckt das HR-Management ab, von Kern-HR- und Gehaltsabrechnungslösungen bis hin zu Onboarding und Nachfolgeplanung.

Was Benutzer am meisten mögen:

„SAP SuccessFactors ist ein wirklich nützliches, reibungslos laufendes System, das benutzerfreundlich ist. Es ist sehr einfach zu navigieren und zeigt relevante Informationen auf dem Profil jedes Mitarbeiters. Es kann unternehmensweit verwendet werden und ist in der Regel eine angenehme Erfahrung für den Benutzer.“

- SAP SuccessFactors Review, Journey W.

Was Benutzer nicht mögen:

„Einige Integrationen werden manchmal anstrengend, wenn Sie keinen Zugang zu SAP-Technikern haben. Wenn Sie keine professionelle Hilfe erhalten, werden Sie sicher damit kämpfen, und es dauert Tage, bis Änderungen wirksam werden. Abgesehen davon bin ich kein Fan der SAP-Lern- und Entwicklungsplattform, die begrenzte Möglichkeiten bietet, etwas Kreativität zu nutzen. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, Inhalte zu erstellen, Vorlagen zu verwenden, Formulare zu generieren und Berichte herunterzuladen, aber die Einschränkungen bestehen darin, dass es keine Optionen, Funktionen oder Schaltflächen gibt, um die Inhalte interessant zu gestalten.“

- SAP SuccessFactors Review, Km N.

3. Leena AI

Leena AI ermöglicht es Unternehmen, eine erstklassige Mitarbeitererfahrung mit einer KI-gestützten Konversationsplattform zu schaffen. Es kann Mitarbeiteranfragen in Echtzeit beantworten und die täglichen Abläufe des HR-Teams optimieren, während es Mitarbeiter-Tickets bearbeitet und Mitarbeiteranfragen verwaltet. Leena AI kann auch analytische Berichte für das obere Management erstellen und bietet eine erhöhte Sichtbarkeit in Mitarbeiteranfragen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Der Leena AI-Bot hat ein großartiges Ticketing-Tool und Dashboard, um die Nutzung zu fördern. Die Benutzeroberfläche könnte kreativer sein und die Spracherkennungsfunktionen verbessert werden, aber insgesamt ist es eine gute und nützliche Plattform. Es ermöglicht uns, mit Mitarbeitern zu interagieren und den HR-Aufwand zu reduzieren.“

- Leena AI Review, Nilam C.

Was Benutzer nicht mögen:

„Die UX/UI kann verbessert werden, und es sollten mehr App-Nutzungsfunktionen hinzugefügt werden. Die Aktivierung von Sprachbefehlen auf dem Bot wird den Benutzern ein High-End-Erlebnis bieten.“

- Leena AI Review, Soumya R.

4. Personio

Kleine und mittelständische Unternehmen mit bis zu 2.000 Mitarbeitern wenden sich an Personio , um ihre HR-Prozesse schneller zu erledigen. Diese Softwarelösung ermöglicht es HR-Managern, sich auf die Bedürfnisse der Mitarbeiter zu konzentrieren, anstatt sich mit mühsamen Aufgaben zu beschäftigen.

Was Benutzer am meisten mögen:

„Von allen Tools, die ich in der Vergangenheit verwendet und implementiert habe, hatte ich mit Personio die meiste Unterstützung während der Implementierung. Ich liebe es, dass Sie verschiedenen Mitarbeitern unterschiedliche Arbeitspläne zuweisen können, was es so viel einfacher macht, Urlaubstage für alle korrekt zu berechnen. Ich liebe auch, dass alle allgemeinen Einstellungen Best-Practice-Einstellungen sind, die perfekt sind, um sofort loszulegen.“

- Personio Review, Leonie H.

Was Benutzer nicht mögen:

„Leider gibt es einige Fehler im Leistungsmodul, und man merkt, dass es ziemlich neu im Ökosystem ist. Es funktioniert, würde aber von einer Überprüfung der Benutzererfahrung stark profitieren. Zweitens ist die mobile App ziemlich einfach und bietet nicht viele Funktionen außer der Buchung von Urlaub und Krankheitsurlaub.“

- Personio Review, Sebastian K.

4. OnBase

OnBase ist ein prozessbetriebliches Tool, das hilft, die wiederkehrenden Herausforderungen eines Unternehmens in umsetzbare Workflows zu verwandeln, um HR-Strategien zu entwickeln. Es verbindet sich auch mit einer vollwertigen LOB-Plattform wie Workday HCM, um kritische Aufgaben und Inhaltsmanagement zu unterstützen. OnBase arbeitet daran, anpassbare, kostengünstige HR-Projekte zu schaffen, die über die IT hinausgehen und schnellere Renditen liefern.

Was Benutzer am meisten mögen:

"OnBase hat viele nützliche Out-of-the-Box-Tools oder Funktionen, die einen Rahmen für Lösungen bieten, die viele Branchen ansprechen. Ich glaube, das Modul oder Tool, das am meisten heraussticht, ist OnBase Workflow. Es hat viele Konfigurationsoptionen, die genutzt werden können, um ein Geschäftsproblem jeder Größenordnung zu lösen, sei es ein Genehmigungsprozess zur Genehmigung von Urlaub oder ein viel integrierterer Workflow mit einer anderen Geschäftsanwendung wie einem ERP oder einem EHR."

- OnBase review, Mark B.

Was Benutzer nicht mögen:

"Mit der Anzahl der Module und konfigurativen Änderungen ist es möglich, sich in den technischen Details zu verlieren, wenn man die Lösung fein abstimmt. Um das Beste aus den Integrationsmöglichkeiten von OnBase herauszuholen, sind erfahrene Softwareentwickler erforderlich. Dieser Bedarf wird verringert, wenn Ihre Organisation in andere Lösungen für ihre Branche investiert hat, mit denen OnBase über First-Party-Integrationen verfügt."

- OnBase Review, Andy B.

Fragen, Antworten und vieles mehr

Mitarbeiter wenden sich mit vielen Fragen und Bedenken an das HR-Team. Wenn die HR-Servicebereitstellung läuft, kann sie jede Organisation verbessern, insbesondere mit der richtigen Software, um Richtlinien und Verfahren zu optimieren.

Jetzt, da Mitarbeiter einen Ort haben, an den sie sich mit ihren Fragen zu ihren Leistungen wenden können, implementieren Sie eine ordnungsgemäße Leistungsverwaltung, damit Ihre Organisation das bietet, was die Mitarbeiter am meisten benötigen.