O que são atualizações de projeto?
Atualizações de projeto são informações compartilhadas com toda a equipe do projeto e, às vezes, com toda a empresa, para que todos compreendam o progresso do projeto ou quaisquer possíveis obstáculos ou mudanças de prioridade. Os gerentes de projeto costumam dar atualizações de projeto à equipe, embora qualquer pessoa possa fornecer uma. As atualizações de projeto também fornecem um histórico documentado do progresso do projeto.
Software de gerenciamento de projetos permite o acompanhamento do progresso e ajuda a identificar quaisquer obstáculos, que podem ser incluídos em atualizações regulares de projeto. Independentemente da indústria ou equipe, é provável que alguém precise compartilhar atualizações de projeto em algum momento.
Elementos básicos das atualizações de projeto
Existem nove elementos básicos a serem incluídos e explicados em cada atualização de projeto.
- Nome do projeto e objetivo ou meta relevante, normalmente encontrados na declaração de trabalho
- Proprietário do projeto e membros do projeto
- A data
- Uma lista de itens concluídos desde a última atualização
- Uma lista de itens em andamento desde a última atualização
- Uma lista de tarefas que se espera serem concluídas até a próxima atualização
- Quaisquer obstáculos e como eles afetam o projeto
- Quaisquer perguntas que a equipe tenha sobre o projeto, o cronograma ou as prioridades das tarefas
- Quaisquer problemas ou riscos
Outros fatores que podem ser incluídos são progresso do orçamento e atualização de gastos, total de horas registradas ou destaques importantes do projeto, como marcos ou escopo do projeto.
Benefícios das atualizações de projeto
Atualizações regulares de projeto incentivam a transparência e a honestidade entre funcionários e equipes. Existem muitos benefícios em fornecer regularmente atualizações de projeto para a equipe e a empresa. Esses benefícios incluem:
- As atualizações de projeto mantêm todos os interessados e membros da equipe informados com uma única atualização e eliminam os silos que muitas vezes ocorrem com projetos. Essas atualizações frequentemente respondem a perguntas de colegas ou partes interessadas antes mesmo de serem feitas.
- Com atualizações de projeto consistentes e eficazes, é possível manter a saúde do projeto sob controle. Em outras palavras, ninguém é surpreendido por um projeto fora do cronograma ou em risco.
- As atualizações de projeto abrem uma linha de comunicação entre os membros da equipe para identificar e discutir proativamente quaisquer preocupações.
- As atualizações de projeto podem substituir reuniões de status ou reuniões semanais.
Melhores práticas para atualizações de projeto
Ao compartilhar atualizações de projeto com a equipe ou empresa, siga estas dicas e melhores práticas para garantir o sucesso.
- Não envie atualizações de projeto apenas por enviar. A frequência das atualizações de projeto depende da empresa, da equipe, da temporada ou trimestre atual e do projeto em questão.
- Se possível, inclua visualizações do progresso na forma de gráficos ou tabelas.
- Faça a atualização em um local acessível a todos os membros da equipe que precisem dela. Se as atualizações de projeto forem fornecidas dentro da ferramenta de gerenciamento de projetos, por exemplo, certifique-se de que toda a equipe possa acessá-las ou publique a atualização em vários locais.
- Seja conciso. As atualizações não precisam incluir todos os itens possíveis, apenas os relevantes para a equipe.
- Se a empresa tiver uma ferramenta de gerenciamento de projetos, construa a atualização de projeto onde o trabalho acontece para que seja fácil de consultar quando necessário.
- Use a atualização para vincular a quaisquer recursos importantes, como cópias que precisam ser revisadas ou designs concluídos que precisam ser compartilhados.
- Em caso de dúvida, mantenha a atualização simples, para evitar sobrecarregar a equipe com informações.
Atualização de projeto vs. status do projeto
Uma atualização de projeto é uma atualização frequente sobre uma seção específica ou algumas seções específicas de um projeto. As atualizações fornecem aos membros da equipe e partes interessadas o progresso dos itens dentro de um projeto.
Um status do projeto geralmente vem por meio de um relatório ou outro documento que fornece uma visão completa de um projeto, onde cada tarefa relacionada está e o progresso geral. Destaca se o projeto inteiro está no caminho certo, fora do caminho ou em risco. Um relatório de status do projeto geralmente inclui várias atualizações de projeto.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
