O que é onboarding?
Onboarding é o processo de apoiar e integrar novos funcionários em uma organização. A equipe de RH geralmente gerencia todo o processo e facilita a transição para os novos contratados, fornecendo-lhes toda a documentação, materiais e treinamentos necessários. Além do treinamento no próprio trabalho, o processo permite que as empresas apresentem novos membros da equipe à cultura da empresa.
As equipes de RH utilizam software de onboarding para coordenar e otimizar o processo de integração. Essas ferramentas eliminam trilhas de papelada e consolidam a experiência em um único centro centralizado.
Etapas do onboarding
O onboarding de funcionários não é uma atividade única. Existem cinco etapas do processo que ajudam os funcionários a navegar no primeiro ano com uma organização. As cinco etapas incluem:
- Preparação antes do primeiro dia: O processo de onboarding deve começar antes do primeiro dia de um funcionário. Durante esta etapa, o RH deve fornecer aos novos contratados todas as informações de que precisam para o primeiro dia. Isso pode incluir o envio de um e-mail de boas-vindas, a criação de um plano para a primeira semana de trabalho e a colaboração com o TI para conceder acesso a ferramentas e softwares de tecnologia. As informações de preparação também devem incluir detalhes de horário e local para o primeiro dia.
- Orientação no primeiro dia: O primeiro dia de um novo contratado em uma organização pode ser emocionante e avassalador. O dia de orientação pode incluir atividades como um café da manhã de boas-vindas, tour pelo escritório, apresentação à equipe, preenchimento de documentos necessários, como formulários de impostos e folha de pagamento, e uma visão geral da empresa. Esta etapa garante que um novo contratado se sinta bem-vindo e receba acesso aos sistemas e informações de que precisa.
- Fim da primeira semana: Após o dia de orientação, o RH e outros colegas de equipe devem ajudar os novos contratados a se integrarem à equipe e aprenderem o básico de seu novo papel. A primeira semana pode envolver reuniões individuais para conhecer os colegas de equipe, check-ins diários com o gerente de contratação e tempo tranquilo para auto-treinamento ou leitura de materiais da empresa.
- Check-in de 90 dias: Muitas organizações seguem um período introdutório de 90 dias para permitir que os novos contratados se ajustem e se estabeleçam. Ao final de 90 dias, o RH deve fazer um check-in com o funcionário para saber como está indo sua transição. Além disso, os gerentes devem fornecer feedback e discutir o desempenho com o funcionário para ajudá-lo a visualizar o sucesso, promover o desenvolvimento do funcionário, e definir metas de longo prazo.
- Marco de um ano: No final do primeiro ano de um funcionário, ele deve ter uma rápida revisão com seu gerente. No marco de um ano, os gerentes devem fornecer feedback sobre o trabalho do funcionário e pedir opiniões sobre o processo de contratação e integração. Além disso, gerentes e equipes devem celebrar e reconhecer aniversários de um ano como a marca final do processo de onboarding.
Benefícios do onboarding
Organizações que implementam uma experiência prática de onboarding provavelmente verão resultados específicos. Existem muitos benefícios desse tipo de programa de funcionários, incluindo:
- Estabelecer e construir confiança. Os empregadores podem estabelecer e construir confiança com seus funcionários garantindo que eles se sintam apoiados assim que começarem seu novo papel. Comunicação frequente e aberta e um plano de treinamento estruturado ao longo do programa de onboarding contribuem para construir confiança com os novos contratados.
- Permitir que novos membros da equipe comecem a trabalhar em seus papéis. Um plano de onboarding eficaz ajuda os funcionários a entenderem as expectativas do trabalho desde o início. Com as etapas adequadas em vigor, uma organização pode treinar os funcionários mais rapidamente para que atuem imediatamente. Fazer isso pode ajudar a encurtar a curva de aprendizado para novos contratados.
- Atrair talentos de ponta e construir equipes fortes. A experiência de contratação dá aos novos contratados uma amostra do que está por vir. Um processo de onboarding positivo muitas vezes se traduz na experiência de longo prazo de um funcionário e influencia se ele indicará outros para a organização. As empresas podem atrair talentos de ponta e construir equipes de alto nível com um plano de onboarding robusto que forneça aos funcionários tudo o que precisam para ter sucesso.
- Aumento do engajamento dos funcionários. Uma experiência de onboarding bem projetada e divertida envolverá um novo contratado desde o início. O engajamento dos funcionários pode ajudar um novo membro da equipe a se assimilar à cultura da empresa e à sua equipe com sucesso, levando a uma melhor produção e relações com os funcionários.
- Promover a cultura da empresa de uma organização. Compreender a cultura de uma empresa ajuda os funcionários a serem mais bem-sucedidos em seu trabalho. O onboarding é uma avenida perfeita para as organizações apresentarem e promoverem sua cultura da empresa aos novos membros da equipe para que possam adotar valores, crenças e atitudes compartilhados em seus novos papéis.
Melhores práticas de onboarding
Uma vantagem dos programas de onboarding de funcionários é que as organizações podem personalizá-los para atender às necessidades imediatas do negócio. No entanto, todas as empresas devem seguir algumas práticas gerais recomendadas, independentemente do formato ou estrutura do programa de onboarding. Considere o seguinte para obter os melhores resultados:
- Torne o primeiro dia memorável e divertido. Muitos funcionários nunca esquecem seu primeiro dia em um novo emprego. Ajude os novos contratados a se sentirem confortáveis, confiantes sobre sua decisão de aceitar sua nova posição e a se divertirem. Considere fornecer um pacote de boas-vindas com brindes da empresa no primeiro dia.
- Mantenha a consistência. Crie um processo de onboarding e siga-o para manter a consistência em todos os departamentos. Utilize listas de verificação para novos contratados para garantir que nenhuma etapa seja perdida ao longo do caminho.
- Seja razoável com as expectativas de treinamento. Evite sobrecarregar novos membros da equipe com muita informação para que não se sintam sobrecarregados e esgotados imediatamente. Em vez disso, estabeleça um ritmo razoável para o treinamento e forneça pausas sempre que possível para permitir tempo para processar e digerir as novas informações.
- Minimize surpresas e elimine adivinhações. Não deixe áreas de oportunidade para que novos contratados adivinhem o que devem fazer e quando. Cabe às equipes de RH e aos gerentes de contratação assumir o processo e comunicá-lo adequadamente.
Alyssa Towns
Alyssa Towns works in communications and change management and is a freelance writer for G2. She mainly writes SaaS, productivity, and career-adjacent content. In her spare time, Alyssa is either enjoying a new restaurant with her husband, playing with her Bengal cats Yeti and Yowie, adventuring outdoors, or reading a book from her TBR list.
