O que é kanban?
Kanban originou-se como um sistema de controle de inventário para a Toyota na década de 1950 e desde então evoluiu para um fluxo de trabalho de gerenciamento de produtos e projetos para desenvolvimento de software. Considerado um método de fluxo de trabalho enxuto para equipes de todos os tamanhos, é um método popular de gerenciamento de projetos hoje em dia.
O método kanban requer uma compreensão constante da carga de trabalho e capacidade de trabalho de uma equipe, além de total transparência e comunicação em tempo real. Kanban pode ser apoiado por um quadro de projeto físico ou digital. Algumas ferramentas de gerenciamento de projetos oferecem kanban como uma opção para visualizações de projetos.
Equipes e empresas aplicam kanban para:
- Projetos ou lançamentos com tempo específico
- Calendários de conteúdo
- Tickets de suporte ao cliente
- Funis de vendas
- Tarefas pessoais
- Roteiros de produtos
- Processos de recrutamento
- Tópicos para reuniões de equipe ou individuais
Para acompanhar os projetos em andamento, muitas equipes que usam a metodologia kanban implementam exclusivamente software de gerenciamento de projetos kanban para gerenciar todas as tarefas abertas e seu status, bem como a carga de trabalho geral da equipe e os limites de trabalho em andamento (WIP).
Elementos do kanban
Os elementos que compõem o método kanban são poucos e simples, o que aumenta o apelo do kanban para muitos. Esses elementos consistem no seguinte:
- Quadros. Os quadros kanban representam um projeto inteiro ou fluxo de trabalho de equipe e incluem todas as tarefas necessárias.
- Listas ou colunas. As listas kanban são como uma categoria de tarefas dentro de um projeto maior. Exemplos são “A Fazer”, “Em Progresso” e “Concluído”. Outro exemplo é criar mais colunas com base no estágio ou categoria da tarefa.
- Cartões. Os cartões kanban representam tarefas individuais a serem concluídas. Os cartões são frequentemente atribuídos a equipes ou colegas específicos.
- Faixas. As faixas kanban são linhas horizontais que dividem listas ou colunas em seções mais granulares e podem representar qualquer coisa, incluindo tarefas de colegas, prioridades ou datas.
Estes são os elementos básicos, mas uma das características marcantes da metodologia kanban é que ela se molda facilmente às necessidades de uma equipe. É um método flexível e pode funcionar da maneira que for necessário.
Práticas e princípios do kanban
O método kanban possui quatro princípios e seis práticas que aumentam a probabilidade de sucesso do projeto.
Os quatro princípios do kanban instruem os usuários a:
- Focar no momento presente sem olhar muito para frente. Reserve um tempo para entender os processos em vigor e os projetos em andamento. Anote o que funciona e o que não funciona.
- Evitar mudanças radicais. Em vez disso, monitore como os processos mudam à medida que a equipe cresce e entende melhor os estilos de trabalho uns dos outros. Só então devem ser introduzidas mudanças incrementais.
- Utilizar os papéis e hierarquia que a empresa ou equipe já possui. Não perca tempo criando novos apenas para a metodologia, se não forem necessários.
- Sinta-se capacitado para liderar e inovar dentro da metodologia, independentemente do tempo de serviço, título, idade ou função.
As seis práticas do kanban são as seguintes.
- Visualizar o trabalho e os projetos da equipe.
- Limitar o total de trabalho em andamento.
- Gerenciar e melhorar o fluxo geral da equipe.
- Tornar os processos e políticas o mais transparentes e explícitos possível.
- Incluir ciclos de feedback ao longo do processo.
- Melhorar os processos por meio da colaboração da equipe. Nunca pare de experimentar.
Benefícios do kanban
Kanban tornou-se popular para equipes de todas as indústrias e tamanhos porque é eficaz, fácil de gerenciar e altamente benéfico. Os usuários de kanban apreciam as seguintes vantagens.
- Kanban traz visibilidade e transparência para toda a empresa ou equipe em relação ao status, progresso e capacidade de um projeto.
- A eficiência é uma marca registrada do kanban, então as equipes que usam esse método de forma eficaz geralmente terminam os projetos mais rapidamente.
- Os membros da equipe podem facilmente planejar para as próximas semanas, meses ou trimestres dentro de um quadro kanban e ajustar conforme necessário, sem cronogramas fixos.
- Representações visuais de projetos e tarefas são frequentemente mais simples de entender.
Limitações do kanban
Como qualquer método de gerenciamento de produtos, o kanban tem suas limitações, conforme detalhado abaixo.
- Estabilidade é necessária para o sucesso. Se os projetos mudam constantemente de cronograma, escopo, orçamento ou membros, o método kanban se torna mais complicado do que útil. Equipes que trabalham em estados instáveis ou dinâmicos podem não se adequar ao método kanban.
- Atualizações constantes são necessárias. A natureza do kanban exige atualizações frequentes de status e progresso para tarefas e projetos, o que pode ser difícil para equipes que estão com pouco tempo.
- A adoção e o comprometimento de 100% são a única maneira de ter sucesso. Se uma equipe ou indivíduo não seguir o método kanban, o benefício da eficiência e transparência é perdido.
- Se muitas tarefas estiverem envolvidas, os visuais podem ser opressivos. Os quadros kanban tendem a ficar desordenados quando mais tarefas são adicionadas.
Kanban vs. scrum vs. ágil
Kanban é uma metodologia de gerenciamento de produtos que se concentra em uma compreensão visual dos projetos em andamento. Ele usa um quadro para organizar todos os elementos do projeto e assume um processo regulado. É tipicamente adequado para projetos mais longos ou outros esforços contínuos.
Scrum é uma metodologia de gerenciamento de produtos que se concentra em ciclos de desenvolvimento curtos – também conhecidos como sprints – e fornece uma estrutura para uma equipe de projeto de maneira menos visual do que o kanban. As equipes que usam scrum são mais capazes de se ajustar a mudanças de cronograma e escopo.
Ágil é uma categoria maior de gerenciamento de produtos que abrange tanto kanban quanto scrum. Essa abordagem geral ajuda as equipes a trabalharem melhor e mais rápido.
Depois de entender o kanban e seus usos, veja o software mais comumente integrado com ferramentas kanban: software de rastreamento de tempo.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
