O que é rastreamento de inventário?
O rastreamento de inventário é o processo de supervisionar e monitorar o estoque de uma empresa. Isso inclui monitorar partes do inventário, locais e quantidades. O rastreamento de inventário é necessário quando se tenta utilizar os orçamentos da empresa de forma eficaz e atender às demandas dos clientes de maneira eficiente.
O papel do rastreamento de inventário no processo de gestão da cadeia de suprimentos está em manter a precisão em cada etapa da cadeia de suprimentos. O rastreamento e a gestão de inventário são considerados um dos primeiros passos na cadeia de suprimentos. Ele estabelece a base para garantir recursos disponíveis que eventualmente se tornarão produtos acabados nas mãos dos consumidores no final da cadeia de suprimentos.
À medida que os itens passam pelo processo de inventário, a necessidade de monitoramento cuidadoso aumenta. Implementar um sistema de rastreamento bem-sucedido pode fornecer às empresas as ferramentas necessárias para otimizar suas estratégias de inventário e toda a estrutura da empresa.
O rastreamento de inventário é apenas um aspecto da gestão de inventário. Manter o controle das contagens de inventário e garantir precisão completa pode ser extremamente demorado e tedioso. É por isso que algumas empresas utilizam software de gestão de inventário para automatizar esse processo. O software de gestão de inventário permite que uma empresa monitore vendas, compras, entregas e até revele erros no processo de rastreamento, tudo em uma única interface.
Tipos de inventário para rastrear
Antes de encontrar um método de rastreamento de inventário adequado, uma empresa deve identificar quais itens planeja rastrear. As categorias de inventário podem diferir com base nas necessidades da empresa e no portfólio de produtos, mas a maioria das empresas pode categorizar seus materiais de inventário em quatro tipos diferentes.
- Matérias-primas: Materiais usados para a produção de ativos da empresa. Isso inclui materiais diretos usados para fabricar produtos e materiais indiretos que não fazem parte fisicamente de um produto, mas são necessários no processo de produção.
- Suprimentos de projeto: Itens sendo usados no processo de projetos em andamento da empresa. Isso inclui mão de obra, equipamentos de construção e materiais de embalagem e envio.
- Itens concluídos: Bens que passaram por produção e fabricação e são considerados cumpridos.
- Suprimentos de reparo: Materiais mantidos em inventário para serem usados em reparos necessários ou manutenção regular de produção.
Benefícios do rastreamento de inventário
Um plano de rastreamento de inventário bem-sucedido deve ajudar as empresas a gerenciar seu inventário sem esforço. Os benefícios do rastreamento de inventário descrevem o que ele pode fazer para ajudar uma empresa a operar de forma mais eficiente, tanto dentro quanto fora do processo de gestão de inventário.
- Aumentar a precisão. Colocar cuidado extra no rastreamento de inventário cria menos oportunidades para discrepâncias nas contagens de inventário. Fazer uma lista e verificá-la duas vezes permitirá um processo de gestão de inventário mais preciso como um todo.
- Melhorar a produtividade. O rastreamento de inventário cria um ambiente onde todas as estatísticas e dados de inventário são confiáveis e atualizados. Quando a informação é confiável, as empresas podem se mover com agilidade e facilidade. Inventário impreciso cria retrocessos, e mais tempo é gasto corrigindo erros do que permanecendo na tarefa.
- Aumentar a lealdade do cliente. À medida que o rastreamento de inventário permite que a eficiência ocorra, o produto da empresa se moverá suavemente pelo processo de inventário. Quando a velocidade de atendimento de pedidos aumenta devido a essa eficiência, o cliente recebe seu produto mais rápido do que o esperado. Essa satisfação do cliente cria lealdade do cliente no futuro.
- Reduzir custos excessivos. Quando o inventário não é mantido adequadamente, há maiores riscos de escassez e excedentes. Uma empresa pode optar por comprar ou evitar comprar itens se presumir que já possui uma certa quantidade em estoque. Uma contagem de inventário imprecisa pode significar custos extras ou menos recursos disponíveis.
- Alocar custos de forma eficaz. À medida que os custos são reduzidos, as empresas poderão alocar o orçamento de inventário de forma mais construtiva. O rastreamento de inventário abre mais espaço para gastar dinheiro em necessidades de inventário. As necessidades também são mais claras com o rastreamento de inventário, pois informações atualizadas tornam as necessidades de inventário mais evidentes.
- Prevenir perdas. À medida que o sistema de rastreamento de inventário melhora, uma empresa tem menos probabilidade de perder ou extraviar itens. Como resultado, o tempo e o dinheiro que poderiam ter sido gastos procurando ou substituindo esses itens não são mais desperdiçados.
- Ganhar visibilidade da cadeia de suprimentos. Ao descobrir problemas no processo de rastreamento de inventário, uma empresa pode perceber quais sistemas de toda a cadeia de suprimentos precisam de redesenvolvimento. Obter feedback de equipes da cadeia de suprimentos, como fornecedores e partes interessadas, também pode revelar oportunidades de melhoria geral.
Técnicas de rastreamento de inventário
Se uma empresa possui inventário, ela pode implementar um processo de rastreamento de inventário. Manter um registro próximo do estoque da empresa não se limita ao tamanho de um negócio ou ao orçamento alocado para inventário. Existem várias maneiras que uma empresa pode escolher para rastrear seu inventário com base em metas e necessidades.
- Rastreamento manual é o mais básico dos métodos de inventário, geralmente feito com um simples papel e caneta. O rastreamento manual, quando feito diariamente, pode ajudar uma empresa a ganhar mais visibilidade sobre problemas óbvios ou compras necessárias. Este método é mais popular entre pequenas empresas.
- Planilhas podem ser a escolha certa se uma empresa achar o rastreamento manual favorável, mas quiser um método mais organizado. Em uma planilha, as informações de inventário podem ser atualizadas e calculadas sem espaço para erros matemáticos ou de comunicação.
- Um sistema de cartões pode ser usado para manter todos cientes das necessidades de inventário futuras. O cartão "kanban" no sistema de cartões ajuda a equipe de inventário a notificar os compradores da empresa sobre o baixo estoque. Quando os funcionários percebem que um item precisa ser comprado novamente ou reabastecido, o cartão é preenchido com informações, incluindo descrição do item, quantidade, data de compra, localização, número da peça e data esperada para recompra.
- Um sistema de código de barras dá às empresas a capacidade de personalizar códigos de barras com base em seus padrões de organização de inventário. Os códigos de barras são colocados em cada item e podem ser sincronizados com um sistema de software ou aplicativo que atualiza a localização do item em tempo real. Os códigos de barras podem então ser escaneados à medida que se movem pelo processo de inventário e populados em um sistema de software de código de barras para garantir que sejam contabilizados em cada etapa.
- Um sistema de identificação por radiofrequência (RFID) pode ser usado para dar às empresas uma abordagem relativamente prática para manter as contagens de inventário. As etiquetas RFID são colocadas em cada item no inventário e emitem um sinal de rádio que carrega todas as informações essenciais sobre a peça. Essas informações podem ser enviadas para um sistema de software ou aplicativo que rastreia cada movimento do item usando essas frequências de rádio.
- Software baseado em nuvem é ideal para empresas que podem precisar acessar informações de inventário de qualquer lugar do mundo. As contagens de inventário podem ser atualizadas constantemente, com todas as informações sendo sincronizadas com qualquer dispositivo que use o software. Alguns softwares baseados em nuvem até oferecem a capacidade de utilizar capacidades de software de planejamento de demanda, o que só ajudará a aumentar a eficiência da gestão de inventário.
Melhores práticas de rastreamento de inventário
Mesmo após escolher a técnica de rastreamento ideal, ainda há coisas que podem ser feitas para garantir a precisão da contagem de inventário em cada etapa. Aqui estão algumas dicas importantes a serem lembradas ao rastrear inventário:
- Priorizar a rotulagem. Ao receber qualquer item que planeja se juntar ao inventário da empresa, rotular esse item o mais rápido possível deve ser a maior prioridade. Dependendo do método de rastreamento de inventário, como codificação de barras ou etiquetagem RFID, a rotulagem pode parecer diferente. Organizar os itens de acordo com o sistema da empresa tornará o processo muito mais suave à medida que são alocados em seu espaço de inventário.
- Utilizar previsão de demanda. O planejamento de demanda do cliente pode ajudar uma empresa a prever quanto inventário pode ser necessário em um determinado momento. Além disso, manter dados históricos de demanda ao longo do caminho é essencial para preparar compras de inventário. Usar dados históricos ajuda a perceber tendências de mercado e qual pode ser o plano ideal para responder a condições em mudança quando se trata de previsão de inventário futura.
- Manter estoque de backup. Embora o planejamento de demanda seja extremamente útil, não é garantido. Portanto, as empresas devem considerar manter um inventário de backup que possa ajudar em um aumento repentino da demanda. Este estoque deve ser de materiais não perecíveis que podem ser guardados para um dia chuvoso.
- Contabilizar inventário em trânsito. Muitas empresas priorizam manter a contagem do estoque enquanto ele está na localização principal do inventário. À medida que as coisas se movem pelo processo de inventário, as chances de perder uma contagem precisa aumentam. As empresas devem garantir que o inventário esteja sendo contado em cada etapa, especialmente quando em trânsito.
- Realizar verificações regulares. Mesmo após escolher uma técnica de rastreamento adequada, uma empresa deve criar um sistema para contagem consistente de inventário. Isso inclui controle de qualidade para garantir que todo o inventário disponível seja utilizável. Manter as informações de inventário o mais atualizadas possível permitirá um processo de gestão muito mais suave em cada etapa.
- Automatizar o sistema de rastreamento. Com os avanços contínuos em inteligência artificial, o software de rastreamento de inventário está se tornando mais confiável. Considere utilizar este software para agilizar o processo de contagem e tornar a gestão de inventário mais eficiente como um todo.
Rastreamento de inventário vs. rastreamento de ativos
O rastreamento de inventário e o rastreamento de ativos são frequentemente confundidos devido à sua aplicação semelhante na organização de recursos da empresa; no entanto, a diferença mais significativa entre os dois está no que está sendo rastreado e por quê.
Rastreamento de inventário é a organização de itens que uma empresa usa ativamente ou usará na produção de produtos. Esses itens estão sendo monitorados constantemente e exigirão reabastecimento à medida que os produtos são produzidos.
Rastreamento de ativos é a organização de itens valiosos. Itens físicos podem incluir móveis da empresa, veículos e computadores. Outros ativos que podem ser rastreados incluem licenças de software, patentes e contratos. Esses itens geralmente estão consistentemente disponíveis e exigem pouco reabastecimento.
Ao contrário do rastreamento de inventário, as empresas geralmente não consideram muitas opções em relação a como rastreiam seus ativos. Hoje em dia, as empresas preferem rastrear seus ativos digitalmente usando IDs de ativos e um sistema de rastreamento virtual ou software de rastreamento de ativos. Os ativos exigem informações extensas devido ao seu papel nas finanças da empresa. Os ativos precisam ser rastreados de forma eficiente para garantir que a empresa não esteja pagando impostos excessivos, e as reivindicações de seguro podem ser feitas assim que um item for identificado como perdido ou roubado.
O rastreamento de ativos e o rastreamento de inventário são semelhantes em muitos aspectos. Um desses aspectos inclui como eles são organizados. Tanto o rastreamento de ativos quanto o rastreamento de inventário podem ser organizados usando métodos como codificação de barras e etiquetagem RFID. Ambos podem utilizar software de rastreamento para automatizar o processo de contagem e categorização. O rastreamento de ativos e o rastreamento de inventário também são usados para evitar escassez e excedentes, alocar orçamentos de forma eficaz e economizar tempo valioso.
O rastreamento de ativos e o rastreamento de inventário são necessários para garantir que uma empresa esteja ciente de todos os recursos da empresa e que a produção de produtos ocorra de forma eficiente com todos os itens necessários para cumprir metas.
Alexandra Vazquez
Alexandra Vazquez is a former Senior Content Marketing Specialist at G2. She received her Business Administration degree from Florida International University and is a published playwright. Alexandra's expertise lies in copywriting for the G2 Tea newsletter, interviewing experts in the Industry Insights blog and video series, and leading our internal thought leadership blog series, G2 Voices. In her spare time, she enjoys collecting board games, playing karaoke, and watching trashy reality TV.
