O que é busca na área de trabalho?
A busca na área de trabalho permite que os usuários encontrem rapidamente arquivos, pastas ou conteúdos específicos procurando em um único lugar. Em vez de vasculhar cada aplicativo ou pasta individualmente, a busca na área de trabalho procura em todos os lugares para acelerar o tempo necessário para encontrar o que é necessário, mesmo que não esteja salvo localmente.
Buscas eficazes na área de trabalho vão além de arquivos e pastas locais, pesquisando em:
- E-mails e anexos.
- Nomes e formatos de imagens e vídeos.
- Metadados de arquivos como título, data de criação, autor e tipo de arquivo.
- Histórico do navegador web.
- Informações de contato.
- Eventos e histórico de calendário.
- Palavras-chave em documentos, planilhas e notas.
- Bancos de dados empresariais, intranets e servidores, incluindo arquivos em computadores de outros usuários.
- Aplicativos instalados e conectados.
Usando software de busca na área de trabalho, as empresas tornam os dados e arquivos fáceis de encontrar sem manter uma estrutura ou sistema de arquivos complicado. O software de busca na área de trabalho melhora a funcionalidade de busca existente de um sistema operacional e aumenta a produtividade da equipe.
Por que a busca na área de trabalho foi criada?
À medida que o número de aplicativos e sistemas de armazenamento em nuvem aumentou, as ferramentas de busca existentes nos desktops não cresceram para acomodá-los. Muitas empresas descobriram que essas ferramentas não conseguiam realizar buscas abrangentes, e os funcionários estavam gastando muito tempo apenas procurando os arquivos e informações corretos.
O software de busca na área de trabalho foi criado para resolver esse problema, indexando informações de todos os arquivos, aplicativos e bancos de dados conectados.
Características da busca na área de trabalho
Diferente das funcionalidades de busca nativas dos sistemas operacionais, a busca na área de trabalho oferece alguns insights e características adicionais.
- Uma interface e experiência de busca unificada
- Teclas de atalho, trechos e palavras-chave salvas para buscas específicas
- Resultados relacionados com base em termos semelhantes à palavra-chave usada
- Configurações de segurança para controlar a visibilidade dos arquivos se estiverem em um servidor ou banco de dados compartilhado
- Integrações com outras ferramentas em diferentes formatos
- Filtragem e ordenação de resultados com base no nome, data de criação, data de atualização e tipo de arquivo
- Análise de comportamento e uso
Benefícios da busca na área de trabalho
Todos precisam encontrar um arquivo ou informação na área de trabalho ou dentro de um banco de dados em algum momento, e as ferramentas de busca na área de trabalho simplificam o processo de várias maneiras.
- Aumento de velocidade e produtividade. A busca na área de trabalho reduz o tempo necessário para encontrar um arquivo e elimina a necessidade de procurar em vários lugares um por um.
- Redução do custo geral. Embora o custo inicial de uma ferramenta de busca na área de trabalho possa ser alto, as eficiências que ela cria economizam dinheiro a longo prazo.
- Acesso a dados de uso e insights. Com que frequência os usuários procuram consultas específicas? Com que rapidez eles encontram o item certo? Algumas soluções de busca na área de trabalho oferecem essas informações.
Considerações para busca na área de trabalho
Embora os benefícios da busca na área de trabalho e do software de busca na área de trabalho sejam claros, há questões a considerar antes de selecionar uma ferramenta.
- Certas ferramentas funcionam apenas para sistemas operacionais específicos. Algumas foram construídas especificamente para o Windows OS, enquanto outras funcionam apenas com macOS ou Linux.
- Pode ser difícil fazer com que os funcionários adotem a busca na área de trabalho. Se alguém está acostumado a fazer algo de uma maneira, pode hesitar em mudar sua técnica, mesmo que o novo método economize tempo.
- Nenhuma busca na área de trabalho compensará sistemas de nomenclatura e estrutura de arquivos ruins. Os arquivos só são encontráveis se tiverem a palavra-chave correta.
- Pode levar um tempo significativo para implementar. Dependendo do tamanho da empresa, integrar a busca na área de trabalho ao fluxo de trabalho pode levar meses.
Busca na área de trabalho vs. busca empresarial vs. busca local vs. motor de busca
Busca na área de trabalho é um recurso para encontrar um arquivo ou outro conteúdo dentro de um disco rígido local, arquivos e aplicativos e bancos de dados conectados.
Busca empresarial vai além, pesquisando intranets e computadores de outros usuários se conectados via um servidor da empresa.
Busca local é um recurso para encontrar um arquivo ou outro conteúdo dentro de um disco rígido local e arquivos.
Um motor de busca é uma ferramenta que permite aos usuários pesquisar na internet as informações de que precisam com palavras-chave ou frases.
Plataformas de inteligência de negócios (BI) podem ajudar ainda mais a entender como a busca na área de trabalho funciona com insights valiosos.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
