O que é um HRIS? Uma maneira mais inteligente de simplificar os processos de RH

Dia após dia, os líderes do seu departamento de recursos humanos têm muito em suas mãos.

Seja sua empresa uma pequena startup ou uma organização de nível empresarial, há uma longa lista de tarefas que os profissionais de RH precisam acompanhar para garantir que tudo funcione sem problemas. Felizmente, há software que pode ajudar a aliviar parte do estresse e simplificar essas tarefas na forma de um HRIS.

Essencialmente, um HRIS é o que os profissionais de recursos humanos usam para organizar e gerenciar todos os seus dados relacionados a pessoas. Esses sistemas de RH podem lidar, automatizar e simplificar processos como:

• Administração e seleção de benefícios
• Solicitações e saldos de folgas
• Informações de trabalho do funcionário, como taxas de pagamento, departamento e gerente de reporte
• Informações demográficas do funcionário, como data de nascimento, informações de contato e endereço
• Integração completa com folha de pagamento

Ter todas essas informações em um só lugar facilita para o departamento de RH usá-las como uma única fonte de verdade ao extrair dados e fazer relatórios.

Antes de mergulharmos, vamos lembrar que muitos indivíduos usam os termos HRIS e HRMS (sistema de gestão de recursos humanos) de forma intercambiável, dependendo de como você os usa e para o que eles são usados.

O que considerar ao procurar um HRIS

Quando sua empresa decide que é hora de investir em um HRIS, selecionar o software certo pode ser um processo estressante, pois há muitas opções no mercado para escolher.

Ao pesar suas opções, há alguns componentes específicos a considerar. Para começar, pense no número de funcionários dentro da sua organização. Mesmo que você trabalhe para uma empresa relativamente pequena de 20 pessoas agora, em alguns anos você pode rapidamente escalar para ser uma empresa de 200. Por causa disso, é crucial escolher um HRIS que possa crescer à medida que seu negócio cresce.

Outro fator chave a considerar é o treinamento e suporte que sua equipe receberá após a compra de um HRIS específico. Os detalhes sobre quanto treinamento e suporte sua equipe terá devem estar escritos de forma clara e concisa no contrato antes de você assinar na linha pontilhada.

Finalmente, preste atenção especial às capacidades do sistema do HRIS. Faça uma lista de tudo o que você precisa que um HRIS seja capaz de fazer, desde funções básicas de RH até administração de benefícios e possíveis complementos. Mesmo que o vendedor com quem você está trabalhando diga que o HRIS está totalmente equipado com a funcionalidade que você está procurando, sempre faça sua pesquisa!

Componentes de um HRIS

Profissionais de recursos humanos e recrutadores confiam na tecnologia de RH como um HRIS quando se trata de tomada de decisões e simplesmente tornar seu trabalho um pouco mais fácil. Estes são os componentes que você deve procurar ao pesquisar o HRIS certo para sua empresa.

Gestão de tempo e trabalho

Um componente importante de um HRIS é ajudar a acompanhar a gestão de tempo e trabalho e os dados que vêm com isso.

Pode ser uma tarefa pesada e tediosa monitorar as horas que cada funcionário da equipe está colocando. Seja sua empresa permitindo que os funcionários registrem entrada em um sistema ou façam login em uma solução de software para registrar suas próprias horas, isso é uma grande quantidade de dados que precisa ser gerenciada de forma eficaz.

Em um HRIS, os gerentes podem aprovar de forma integrada folgas remuneradas ou solicitações de licença, que são então diretamente vinculadas e integradas à folha de pagamento. Também pode ser usado para monitorar questões relacionadas à pontualidade e assiduidade.

Gestão de banco de dados

Em sua essência, um HRIS é um banco de dados tudo-em-um, simplificado e sempre disponível, onde as informações dos funcionários são armazenadas e gerenciadas com erros mínimos. Não importa quem está gerenciando o portal, qualquer pessoa pode facilmente inserir e atualizar todos os dados de pessoal no sistema com o objetivo de ter essas informações sob demanda de qualquer lugar.

Essencialmente, tudo o que você precisa saber sobre um funcionário pode ser encontrado aqui.

Funções de folha de pagamento

Como profissional de RH, executar a folha de pagamento e usar o software certo para ajudar a gerenciar a folha de pagamento é uma parte crucial do trabalho. Com o HRIS certo em vigor, você pode baixar ou carregar dados sobre a frequência e as horas trabalhadas dos funcionários sem esforço, além de acompanhar todos os depósitos mais facilmente do que nunca. Além disso, também resultará em menos erros relacionados à folha de pagamento, que muitas vezes podem levar a funcionários insatisfeitos e descontentes.

“O HRIS que uso para executar a folha de pagamento remove todo o incômodo e complexidade. Além disso, cometo menos erros porque sempre tenho os dados mais precisos dos funcionários ao meu alcance.”

Alyssa Kowalczyk
Generalista de RH na Control Solutions, LLC

Gestão de benefícios

Andando de mãos dadas com a simplificação da folha de pagamento está o fato de que um HRIS ajuda a processar tudo relacionado a benefícios. Isso inclui não apenas detalhes sobre benefícios médicos e investimentos para aposentadoria, mas também comunicação, dados e feedback relacionados a benefícios.

Quando a gestão de benefícios não é tratada de forma eficaz, pode afetar toda a organização e a experiência geral de cada funcionário. Garantir que os benefícios sejam geridos corretamente na primeira vez é crucial para a felicidade dos funcionários.

Interface do funcionário

A maioria das soluções de software HRIS também fornece aos funcionários acesso limitado ao sistema para atualizá-lo conforme acharem necessário. Esta forma de autoatendimento do funcionário torna possível para os funcionários fazer login e atualizar suas próprias informações pessoais, alterar detalhes sobre seu programa de benefícios de aposentadoria, revisar escalas de pagamento e faixas salariais, fazer alterações em suas informações de depósito direto e muito mais.

Ter a capacidade de atualizar esses dados por conta própria não só libera tempo para os profissionais de RH e gerentes se concentrarem em outras tarefas, como também melhora a eficiência dessas informações, garantindo que todos os dados estejam sempre atualizados e proporcionando melhor transparência em relação a todas as informações, como política da empresa e mudanças de cargo.

Aquisição e retenção de talentos

Finalmente, um HRIS também permitirá que você aumente a retenção e preste mais atenção à aquisição de talentos. Essas ferramentas trabalham para melhorar a experiência do candidato garantindo que os recrutadores da sua equipe possam adequadamente buscar, rastrear e se envolver com o talento durante o processo de entrevista.

Além disso, graças aos sistemas de rastreamento de candidatos, as informações dos candidatos são sempre precisas, para que o fluxo de trabalho dentro do processo de contratação seja gerenciado adequadamente.

Benefícios de usar um HRIS

O HRIS certo ao seu alcance pode beneficiar não apenas os líderes de um departamento de RH, mas fornecer uma longa lista de vantagens para a empresa como um todo.

Maior organização

Com o HRIS certo dentro do conjunto de tecnologias da sua empresa, acabaram-se os dias em que os profissionais de RH estavam vasculhando arquivos ou procurando a planilha certa. Cada pedaço de informação necessário para fazer a empresa crescer e acompanhar os dados dos funcionários é automatizado, facilmente coletado e atualizado, e pode ser pesquisado em apenas alguns cliques.

Conformidade

O mundo da conformidade de RH é mais complicado e importante do que nunca. Quando sua empresa utiliza um fornecedor de HRIS que pode ajudar a garantir que você esteja em dia com quaisquer novas regras ou regulamentos, há uma chance melhor de você atender a todos os requisitos necessários.

Experiência do funcionário

Os melhores talentos querem trabalhar em uma organização de ponta. E quando sua empresa tem um HRIS que ajuda a simplificar o processo de integração, fica fácil para eles procurarem informações de contato de um colega de equipe ou obterem a aprovação de sua solicitação de folga em menos de um dia. Tudo isso faz parte de proporcionar uma experiência de alto nível para todos os funcionários.

Facilidade de uso

Como profissional de RH, pode ser demorado e tedioso ter que atualizar informações constantemente. Com um HRIS, esses processos são rápidos e simples. Solicitações de folga podem ser aprovadas em segundos. Atualizar políticas não leva mais o dia todo. E quando mudanças são feitas, não é um processo longo para garantir que tudo esteja atualizado.

Além disso, quando um relatório ou números cruciais precisam ser apresentados aos executivos de nível C, fazer isso passa de ser extenuante para ser sem esforço.

Melhores Sistemas de Gestão de Recursos Humanos

Sistemas de Gestão de Recursos Humanos são ferramentas que fornecem aos usuários funcionalidades em várias categorias de software de RH usando vários módulos de software. Os HRMS são usados por profissionais de RH para gerenciar tarefas de RH, como recrutamento, avaliações de desempenho e treinamento de funcionários, dentro de um sistema modular integrado para relatórios simplificados.

Esses sistemas são mais comumente usados e implementados por departamentos de RH em organizações de nível empresarial. Os módulos dentro dos sistemas podem ser personalizados e organizados dependendo das necessidades únicas de cada empresa. Normalmente, esses sistemas oferecem uma combinação de software relacionado ao RH principal, recrutamento, gestão de desempenho e LMS corporativo.

Para ser incluído nesta categoria, um produto deve:

• Fornecer vários módulos que podem ser comprados separadamente
• Incluir vários módulos que podem ser usados juntos para criar um sistema unificado para gestão de RH
• Oferecer aos usuários funcionalidades em mais de uma categoria de software de RH

* Abaixo estão as cinco principais soluções de software de gestão de força de trabalho do Relatório Grid® de Inverno de 2021 da G2. Algumas avaliações podem ser editadas para clareza.

1. ADP Workforce Now

Aqueles que procuram uma suíte de RH flexível e baseada em nuvem não precisam procurar mais do que ADP Workforce Now. Esta solução de software facilita para os profissionais de RH gerenciar sua força de trabalho e ajudar todas as organizações a navegar pelos desafios que podem surgir. É uma plataforma tudo-em-um que agrupa gestão de RH, gestão de tempo e trabalho, gestão de talentos e muito mais.

O que os usuários gostam:

“Este programa torna tudo relacionado a frequência e folha de pagamento extremamente fácil. Com a gestão de tempo simplificada, este programa tem uma interface fácil de usar. Ele faz tudo por você com apenas um clique, como olhar o contracheque e informações fiscais, mantendo automaticamente o seguro e mais. Também permite que você defina diferentes alocações para que, se houver um funcionário trabalhando em diferentes departamentos ou com diferentes responsabilidades, eles possam facilmente mudar sem qualquer problema e as taxas de pagamento mudarão automaticamente.”

- Avaliação do ADP Workforce Now, James T.

O que os usuários não gostam:

“ADP é a melhor ferramenta na área de RH; no entanto, o aplicativo móvel tem menos recursos do que o software de desktop. Eu gostaria que o aplicativo móvel (IOS e Android) tivesse os mesmos recursos. O ponto mais importante no aplicativo é a informação sobre seu contracheque (impostos, benefícios, aposentadoria, outros e valor líquido). Se a ADP desenvolvesse seu aplicativo, seria incrível para todos os clientes.”

- Avaliação do ADP Workforce Now, Evgeny E.

2. Paylocity

Procurando uma maneira de gerenciar facilmente tarefas em folha de pagamento, talentos, benefícios e gestão de força de trabalho? Confira Paylocity. Esta solução de software permite que os profissionais de RH se concentrem melhor na tarefa em questão, pois este banco de dados tudo-em-um simplifica como eles se mantêm organizados e gerenciam os funcionários.

O que os usuários gostam:

“O relatório e o acesso para ajudar os funcionários são perfeitos. Podemos ajudar sempre que um funcionário está bloqueado em sua conta. Os funcionários têm a capacidade de se apreciar através do recurso de impressões. O quadro comunitário também foi um grande sucesso e gostamos de ter um maior senso de comunidade à medida que continuamos a crescer e expandir em várias localizações.

Adoramos a nova plataforma de pesquisa e conseguimos completar mais pesquisas com nossa equipe. Estamos muito animados para, em um futuro próximo, começar a usar a gestão de desempenho e, esperamos, as plataformas de tempo e compensação na web também. Isso tornará nosso departamento mais preciso e nos permitirá processar a folha de pagamento com mais frequência.”

- Avaliação do Paylocity, Brittney G.

O que os usuários não gostam:

“Eu não gosto que o Paylocity não tenha um calendário anual eletrônico que possa ser executado e impresso para um funcionário ver todo o tempo de PTO tirado no ano.”

- Avaliação do Paylocity, Carolyn W.

3. Paycom

Com o lema “Um Sistema Importa”, Paycom é uma solução de RH totalmente desenvolvida em um banco de dados abrangente. Todos os seus dados de força de trabalho, desde a tecnologia que você usa para contratar novos funcionários, até as ferramentas usadas para pagar sua equipe, e até mesmo o software necessário para treinar em todos os departamentos, você encontrará no Paycom.

O que os usuários gostam:

“Depois de entrevistar e avaliar vários sistemas de HRIS, escolhemos o Paycom! Fizemos a escolha certa. Não posso dizer o suficiente sobre o produto, o serviço que recebemos e tudo o que o Paycom oferece. Desde nossa reunião inicial até a implementação, o Paycom estava em contato constante – cronogramas com prazos foram criados e colocados em prática. Reuniões semanais foram agendadas com a equipe de implementação.

Trabalhei com muitos sistemas de HRIS ao longo da minha carreira e tenho que dizer que o Paycom é o melhor sistema que usei até agora. Usamos o Paycom para Folha de Pagamento, Benefícios, Gestão de Desempenho, Integração, Gestão de Talentos e muito mais. O sistema é fácil de usar e navegar. Nossos funcionários conseguem usar o sistema com pouca ou nenhuma assistência. A maioria dos nossos funcionários usa o aplicativo de telefone para completar tarefas, solicitar dias de folga do trabalho, assinar documentos, etc. Todos os dias, aprendo algo novo que está dentro do sistema que podemos utilizar para economizar tempo e simplificar processos.”

- Avaliação do Paycom, Lisa F.

O que os usuários não gostam:

“Eu nem sempre recebo o suporte que preciso para navegar na ferramenta e utilizá-la da melhor forma possível. A ferramenta é robusta e há mais de uma maneira de fazer as coisas. O Paycom oferece um especialista para ajudar, no entanto, eles não respondem a perguntas por e-mail no mesmo dia. Você tem que ligar para obter uma resposta imediata.”

- Avaliação do Paycom, Nicole N.

4. Workday HCM

Workday Human Capital Management não é apenas construído para ser um único sistema de dados para profissionais de RH, mas também para fornecer um único modelo de segurança e uma única experiência de usuário. O Workday oferece aos seus usuários um sistema baseado em nuvem que evolui com as necessidades de uma organização. É fácil de usar e possui uma longa lista de recursos para simplificar a funcionalidade de RH.

O que os usuários gostam:

“Adoro que o Workday seja muito fácil de usar, tanto no lado da administração quanto no do usuário final. Como administrador, adoro que possamos ser autossuficientes. Se precisarmos criar um novo relatório ou atualizar um relatório, podemos fazer isso. Se precisarmos atualizar ou criar um novo processo de negócios ou fluxo de trabalho, podemos fazer isso.

Também adoro que ele tenha uma suíte completa de produtos que funcionam juntos. Isso reduz a fadiga do sistema para o usuário final quando ele pode olhar seu contracheque, mudar seu endereço residencial, abrir uma posição para recrutamento, processar uma solicitação de despesa ou fazer um treinamento de trabalho obrigatório, tudo em um só lugar!

Por último, adoro que o Workday tenha recursos fantásticos como a comunidade! Vou à comunidade para buscar melhores práticas e como outros usuários resolveram problemas com frequência.”

- Avaliação do Workday HCM, Sonya M.

O que os usuários não gostam:

“Embora quase todos os aspectos do sistema sejam personalizáveis e possam ser alterados, há alguns relatórios e processos entregues que não podem ser atualizados. Por exemplo, alguns dados não podem ser exportados de certos relatórios. Acredito que com cada novo lançamento, o Workday continuará a melhorar e levar em consideração o feedback dos clientes.”

- Avaliação do Workday HCM, Marianna M.

5. UKG Workforce Central

UKG Workforce Central é uma suíte abrangente de soluções de gestão de força de trabalho para profissionais de RH. Os recursos permitem tarefas relacionadas a tempo e frequência, gestão de ausências, agendamento e mais. Esta plataforma em nuvem é escalável, segura e móvel para organizações de todos os formatos e tamanhos.

O que os usuários gostam:

“A capacidade de revisar dados e criar relatórios é ótima. Revisamos relatórios e completamos verificações diárias para garantir que nossos gerentes estejam pagando nossos funcionários corretamente. O UKG Workforce Central torna essa tarefa muito fácil. Após três anos usando este produto, ainda estamos descobrindo ferramentas que podemos usar.

Nossos gerentes e equipe administrativa gostam da flexibilidade de poder gerenciar cartões de ponto online via internet. Nosso software anterior não tinha essa opção e isso fazia com que os gerentes ficassem mais tempo em suas mesas todos os dias, bem como às vezes nos fins de semana.”

- Avaliação do UKG Workforce Central, Deryck B.

O que os usuários não gostam:

“O UKG exige que minha equipe use o Internet Explorer, o que é um grande incômodo porque não temos permissão para ter o Internet Explorer em nossas máquinas. Isso causa um grande esforço da nossa equipe para fazer qualquer administração na ferramenta. Além disso, fomos obrigados a manter uma "pele" externa para sobrepor o WFC porque a interface do usuário não era amigável. Isso causou grandes problemas do nosso lado se quiséssemos fazer qualquer alteração na ferramenta e exigia um nível adicional de configuração.”

- Avaliação do UKG Workforce Central, Matt K.

Escolha seu HRIS sabiamente!

O HRIS certo pode realmente fazer maravilhas não apenas para o seu departamento de RH, mas para a empresa como um todo. Lembre-se de considerar as necessidades atuais e projetadas da sua empresa ao escolher o software.

Um sistema HRIS pode simplificar seu programa de compensação e benefícios, mas só pode fazer tanto. Descubra como elaborar um plano com as necessidades dos seus funcionários em mente.