A tecnologia pode melhorar a funcionalidade de um espaço de escritório. O truque é encontrar um sistema de tecnologia unificado que funcione em conjunto para facilitar a vida de todos.

As empresas têm muito a ganhar ao implementar ferramentas que permitem que os funcionários se concentrem nas tarefas mais importantes. Nós, da G2, recentemente nos mudamos para um espaço de escritório maior e melhor. Embora o espaço extra seja útil, a transição vem com pequenas consequências. Não é incomum ver um colega de trabalho vagando pelo escritório tentando encontrar a sala em que deveria estar para uma reunião. O estresse desnecessário causa ineficiência; existem soluções para ajudar as empresas a resolver isso. Felizmente, a G2 também adotou essa ideia, o que resultou em muito menos pessoas perdidas pelo escritório.

Como Melhorar a Eficiência do Escritório

Dependendo do tipo de escritório em que você trabalha, algumas ferramentas podem ser mais benéficas do que outras. Uma empresa com muitos visitantes externos pode implementar software de gestão de visitantes para monitorar quem está entrando e saindo. Para uma empresa onde os funcionários agendam muitas reuniões, um sistema de reserva de salas de reunião faz sentido. Essas ferramentas são algumas das muitas soluções úteis que um escritório pode considerar para criar um ambiente eficiente e confortável. A seguir, abordaremos as quatro principais ferramentas recomendadas para empresas que buscam melhorar seu ambiente de trabalho.

Reserva de salas de reunião

Essas ferramentas são programadas para refletir cada espaço disponível dentro de um escritório, o que retrata com precisão se uma sala está disponível para uso ou se está reservada por outra pessoa. Ter 10 salas designadas para reuniões não ajuda ninguém se ninguém sabe em qual sala sua reunião está. Os sistemas de reserva de salas de reunião (MRBS) ajudam com isso e oferecem muitos outros benefícios. Este software é especialmente útil para empresas que frequentemente realizam reuniões consecutivas. Os sistemas de reserva de salas de reunião não apenas ajudam os funcionários a reservar salas para reuniões, mas também ajudam a reservar salas de conferência ou outros espaços de reunião. Além disso, o MRBS incentiva a transparência no escritório, permitindo que os funcionários tenham visibilidade sobre quem está se reunindo com quem, além de prevenir reservas duplas.

Calendários

Os calendários são uma necessidade básica em todo ambiente de escritório. O software de calendário trabalha em conjunto com o MRBS para garantir que as reuniões sejam transparentes para os funcionários relevantes. Os usuários podem ver a que horas uma sala está reservada para uma reunião e a lista de participantes, tudo dentro da mesma visualização de seu calendário pessoal, facilitando o agendamento de suas próprias reuniões ao comparar a disponibilidade dos colegas com as salas disponíveis. Os calendários adicionam um elemento simples e visual aos sistemas de reserva de salas de reunião.

Gestão de visitantes

Qualquer escritório que receba visitantes, sejam clientes ou funcionários, tem motivos para usar software de gestão de visitantes. Rastrear as pessoas que entram e saem do prédio é um grande ativo de segurança e garante que os visitantes sejam contabilizados. No geral, o software de gestão de visitantes torna todos responsáveis por sua visita, ajudando na transparência da empresa.

Sinalização digital

Discutimos a transparência com as três soluções anteriores, e o software de sinalização digital fecha este sistema de tecnologia integrado. Para criar um espaço de escritório unificado, a transparência é fundamental. O software de sinalização digital apresenta informações fornecidas pelo MRBS em formato digital, como uma tela de televisão ou iPad. Ao instalar hardware fora de uma sala de reunião e implementar software de sinalização digital, o hardware mostra se a sala designada está livre. A sinalização digital é pública, o que significa que é uma maneira perfeita para os funcionários verificarem facilmente se uma sala está livre.

Viva a eficiência!

A unificação da tecnologia é uma conquista maravilhosa que mostra retorno sobre o investimento instantâneo uma vez implementada. À medida que a tecnologia continua a avançar, as empresas podem esquecer de refletir isso em seu espaço físico de escritório. Funcionários com computadores de ponta, mas métodos de reserva ineficientes, estão perdendo em eficiência aumentada. Ao elevar a tecnologia no espaço do escritório, todos têm a vantagem de maior transparência e produtividade no trabalho.

Quer levar a tecnologia do escritório para o próximo nível? Confira este artigo sobre o que é automação de escritório e como ela pode mudar seu local de trabalho.