Administração de Benefícios: Como Dar aos Funcionários o que Eles Querem

Oferecer benefícios atraentes aos seus funcionários pode ser um grande diferencial na hora de recrutar talentos de ponta e reter os melhores desempenhos.

Quando você apresenta à sua equipe a combinação certa de programas de compensação e benefícios, pode destacar sua empresa em relação aos concorrentes, tornando sua organização mais atraente para se trabalhar. Mas apenas se você fizer isso corretamente; é aí que entra a administração de benefícios.

Como profissional de recursos humanos, é essencial que você entenda todos os detalhes de como criar um programa que ofereça os benefícios que os funcionários mais desejam, e que sua empresa esteja utilizando o software de administração de benefícios certo para tornar tudo isso possível. Vamos nos aprofundar.

O que faz um administrador de benefícios?

Se você é um administrador de benefícios, então é responsável por dirigir e planejar todas as operações diárias que coexistem dentro dos programas de benefícios da sua empresa.

Isso envolve responder a quaisquer perguntas que os funcionários possam ter sobre os programas de benefícios e o que eles oferecem, desenhar os planos, integrar novos funcionários nos planos apropriados e investigar novos benefícios. Também cabe a você melhorar quaisquer programas existentes e entender todos os detalhes dos softwares que estão sendo usados.

6 passos essenciais na administração de benefícios

Há muito a ser considerado na administração de benefícios, independentemente do tamanho da sua empresa. Para conduzir a administração de benefícios com sucesso, siga estes seis passos.

1. Escolha quais benefícios oferecer

O plano de compensação e benefícios que sua empresa oferece proporciona vantagens e flexibilidade aos seus funcionários que o salário não oferece. Há uma longa lista de benefícios para funcionários que sua organização pode oferecer, desde os mais populares e tradicionais até os voluntários.

Alguns benefícios são exigidos por lei para que sua empresa os ofereça. Esses benefícios para funcionários são um padrão estabelecido em todos os estados e indústrias, e todo empregador deve oferecê-los para permanecer em conformidade com as leis criadas pelo Departamento de Trabalho dos EUA. Estes incluem:

• Segurança social e Medicare
• Seguro de compensação dos trabalhadores
• Salário mínimo e pagamento de horas extras
• Contribuições para compensação de desemprego

Além desta lista, também existem benefícios para funcionários que são considerados padrão da indústria, como seguro de saúde, licença familiar e médica, seguro de invalidez, licença remunerada, seguro de vida e opções de ações.

Alguns benefícios voluntários, ou vantagens, que você também pode oferecer aos funcionários incluem: programas de bem-estar, horários de trabalho flexíveis, festas de fim de ano e mais.

2. Mantenha-se atualizado sobre os custos dos benefícios

A administração de benefícios é feita corretamente quando pode motivar os funcionários enquanto permanece econômica para os empregadores.

Normalmente, um empregador cobrirá 70% dos custos médicos, dentários e de visão no plano de benefícios. Um plano de pagamento agrupado com um preço negociado pode economizar para sua organização alguns desses custos.

Sua empresa também pode optar por oferecer uma variedade de benefícios voluntários, pois são menos caros, mas ainda podem ajudar a atender às necessidades de seus funcionários.

3. Determine a elegibilidade

Como profissional de RH, você não poderá inscrever funcionários que não sejam elegíveis, e também não poderá recusar benefícios àqueles que são. Tudo se resume às regras de elegibilidade dentro do documento do seu plano. Também depende do horário de trabalho regular de cada funcionário.

De acordo com a Lei de Cuidados Acessíveis, "empregadores grandes aplicáveis", que são empregadores atuais com 50 funcionários em tempo integral e equivalentes em tempo integral, devem cobrir funcionários que trabalham 30 ou mais horas por semana ou pagar uma multa.

3. Administre eficientemente os benefícios dos funcionários

É uma grande tarefa gerenciar os benefícios dos funcionários, e requer que os profissionais de RH mantenham o controle de muitos itens e tarefas.

Deve haver uma comunicação adequada com os funcionários e executivos de nível C, a conformidade deve ser atendida durante os períodos de inscrição aberta, e muito mais. Fazer tudo manualmente pode sufocar consideravelmente os fluxos de trabalho e deixar espaço para erros.

4. Mantenha-se em conformidade

Como mencionado, é totalmente crucial que sua empresa permaneça em conformidade ao administrar benefícios aos funcionários. Isso é mais fácil de dizer do que fazer, pois há inúmeras regras e regulamentos estabelecidos pelo governo federal, incluindo, HIPAA, ACA, FMLA e COBRA, que abrangem autorização médica, leis trabalhistas e estipulações financeiras.

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA) visa proteger os trabalhadores com oportunidades adicionais de se inscreverem em cobertura de benefícios de saúde em grupo se perderem sua cobertura de saúde, se casarem ou adicionarem um dependente ao seu plano. A HIPAA também proíbe os empregadores de alterar a inscrição ou os prêmios devido aos fatores de saúde de seus funcionários.

É exigido por todas as empresas com 50 ou mais funcionários em tempo integral oferecer algum tipo de plano de seguro de saúde em grupo para sua equipe. Caso contrário, serão atingidos com uma multa fiscal. As empresas também precisam manter a conformidade com a Lei de Cuidados Acessíveis (ACA). Isso inclui determinar quais funcionários são elegíveis para cobertura, enviar-lhes documentos 1095-C e arquivar formulários 1094-C diretamente com o IRS.

A Lei de Licença Médica e Familiar (FMLA) possibilita que funcionários elegíveis de empregadores cobertos tirem licença não remunerada por motivos familiares e médicos específicos. Cobre empregadores do setor privado com 50 ou mais funcionários, bem como escolas primárias e secundárias públicas e privadas e agências públicas.

Finalmente, COBRA é para empregadores com mais de 20 funcionários, pois protege funcionários, ex-funcionários, cônjuges, ex-cônjuges e quaisquer filhos dependentes de perder a cobertura de saúde em caso de morte, rescisão ou redução de horas.

5. Certifique-se de que os benefícios estejam alinhados com as necessidades dos funcionários

No final do dia, os benefícios que sua organização oferece precisam fazer sentido para as pessoas que estão sendo empregadas. Não será um tamanho único para todos, e você deve ser capaz de fazer ajustes à medida que o perfil demográfico de seus funcionários muda.

Se você tem um grupo de recém-formados na equipe, é uma boa ideia oferecer pagamentos de empréstimos estudantis. Da mesma forma, enquanto funcionários mais velhos podem estar mais interessados em benefícios de aposentadoria, funcionários mais jovens estarão de olho no que está sendo oferecido em termos de licença remunerada para novos pais.

Olhe para os benefícios atuais oferecidos e veja quanto estão sendo usados para ver se é hora de uma mudança. Você também pode obter feedback direto enviando pesquisas de benefícios para funcionários para descobrir o que seus funcionários têm a dizer, o que gostam e o que gostariam de ver adicionado.

Principais softwares de administração de benefícios

O software de administração de benefícios ajuda empresas de todos os tamanhos a planejar e administrar pacotes de benefícios para funcionários, garantindo também a conformidade com todas as regulamentações governamentais.

Essas ferramentas são usadas por profissionais de RH para gerenciar benefícios dos funcionários, como várias opções de ações e planos de seguro, além de facilitar os períodos de inscrição aberta. Você também descobrirá que muitas opções também incorporam recursos de autoatendimento do funcionário, que permitem que os funcionários visualizem, atualizem e gerenciem suas informações e documentos pessoais.

O software dentro desta categoria ajuda os gerentes de RH a identificar os benefícios que proporcionam mais valor aos seus funcionários, enquanto também reduz o custo geral. Essas ferramentas também podem garantir que as empresas estejam em conformidade com as regulamentações federais e locais, incluindo a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde (HIPAA) e a Lei de Cuidados Acessíveis (ACA).

Para ser destacado dentro desta categoria, o software deve:

• Incorporar um painel de administrador centralizado para visualizar dados sobre benefícios
• Ser um portal completo de benefícios para empregadores e funcionários acessarem planos, atualizarem informações e se inscreverem em programas tanto dentro quanto fora do período anual de inscrição aberta
• Permitir que administradores de RH criem declarações completas de compensação
• Ajudar gerentes de RH a verificar e relatar a conformidade dos funcionários e da organização com as regulamentações governamentais

* Abaixo estão as cinco principais soluções de software de administração de benefícios do Relatório Grid® de Inverno de 2023 da G2. Algumas avaliações podem ter sido editadas para maior clareza.

1. Rippling

Rippling capacita empresas a gerenciar tudo relacionado a RH, TI e Finanças em um só lugar. Ele simplifica processos e procedimentos que envolvem despesas, folha de pagamento, benefícios e computadores, para que as tarefas possam ser automatizadas em um único sistema.

O que os usuários mais gostam:

“Gosto de como o Rippling é simples. O layout é fácil de navegar. Não demorei nada para descobrir onde tudo estava localizado. Registrar-se para o seguro de saúde e fazer as eleições de 2023 levou menos de 10 minutos. As opções eram todas muito fáceis de entender, especialmente para alguém como eu que não é tão experiente em computadores. É bom ter acesso a tudo em um único painel.”

- Rippling Review, Lauren M. 

O que os usuários não gostam:

“Há MUITA coisa acontecendo na interface do Rippling. É fácil de navegar, mas ocasionalmente tive que perguntar: 'Ei, procurei por cinco minutos, mas não encontrei -- onde encontro esta configuração / campo / informação?'”

- Rippling Review, Jonathan S.

2. Paylocity

Quando se trata de uma ferramenta de software tudo-em-um que simplifica a folha de pagamento, benefícios, talentos e gestão da força de trabalho, Paylocity tem tudo o que você precisa. Como esta ferramenta é especificamente adaptada para profissionais de RH, eles podem se concentrar mais nas tarefas diárias e menos nos desafios que podem surgir. Além disso, possui um serviço ao cliente de primeira classe. 

O que os usuários mais gostam:

“A implementação com o Paylocity foi bastante indolor. Fiquei impressionado com a rapidez e precisão com que eles carregaram nossos dados em seu sistema. Houve alguns problemas (como há em qualquer transição), mas nada que eles não pudessem corrigir rapidamente. O sistema é muito fácil de usar, o escritor de relatórios é incrível e o serviço ao cliente deles tem sido excelente!”

- Paylocity Review, Sandy B.

O que os usuários não gostam:

“Há algumas complicações em funções relacionadas à marcação de tempo dos funcionários, embora a equipe de produtos deles trabalhe com você para encontrar a melhor abordagem para qualquer caso de uso que você lhes apresente. As complexidades envolvidas na implantação levaram a alguns momentos de coçar a cabeça em ambas as partes, mas no final, eles foram informativos, abertos e fáceis de trabalhar para alcançar os objetivos que estávamos determinados a alcançar com a implantação.”

- Paylocity Review, Jason L. 

3. ADP Workforce Now

ADP Workforce Now é uma solução de gestão de capital humano fácil de usar para empresas com mais de 50 funcionários. Desde a folha de pagamento até os benefícios e até mesmo a gestão de talentos, abrange uma longa lista de recursos projetados com os profissionais de RH em mente.

O que os usuários mais gostam:

“A funcionalidade do produto e o serviço ao cliente são de primeira linha! A conexão desde a integração até a folha de pagamento e a demissão de funcionários é perfeita. Uso o painel de análise toda semana para focar em áreas que precisamos trabalhar e compartilho esse conhecimento com nossa equipe executiva.”

- ADP Workforce Now Review, Jason S. 

O que os usuários não gostam:

“Faz tantas coisas que quase não consigo acompanhar todas as coisas que faz. Não gosto que, uma vez que a implementação é concluída, não temos contato para nos ajudar a seguir em frente. Não há ninguém que fique com você e verifique se você precisa de assistência. Ter uma equipe designada para sua conta posteriormente seria muito útil, sabendo que eu tinha um contato que poderia me direcionar para o lugar certo sem ter que ligar para o suporte ao cliente.”

- ADP Workforce Now Review, Karen G. 

4. Vantage Circle

Como uma Plataforma Global de Engajamento de Funcionários, Vantage Circle utiliza inteligência artificial (IA) e aprendizado de máquina para ajudar os profissionais de RH na gestão de tarefas de engajamento de funcionários. Pode automatizar programas de recompensas e reconhecimento de funcionários, gerenciar feedback de funcionários e ajudar a aumentar a produtividade.

O que os usuários mais gostam:

“Converter pontos em cartões-presente em uma fração de segundo é fantástico. Além disso, a interface do usuário é limpa e a interface é amigável. Os pontos Vantage com o painel de liderança me incentivam como funcionário a trabalhar mais para receber mais pontos de recompensa.”

- Vantage Circle Review, Akshith N.

O que os usuários não gostam:

“O número de e-mails repetitivos para eventos que não estão relacionados ao meu campo me incomoda um pouco. Ainda há espaço para melhorias na interface do usuário do site. A barra de pesquisa às vezes não serve ao propósito.”

- Vantage Circle Review, Alan G.

5. Ease

Empresas que procuram configurar e gerenciar benefícios, permanecer em conformidade e integrar novos contratados devem considerar Ease. Os funcionários desfrutam de um destino único para todas as informações relacionadas a RH e é simples executar tarefas relacionadas à folha de pagamento, integração e desligamento, e relatórios ACA.

O que os usuários mais gostam:

“Gosto muito de como o programa é fácil de navegar. A interface do usuário é muito simplificada, e acho que a visão do funcionário também é muito clara e limpa. As equipes de suporte são muito úteis e sempre disponíveis para ajudar. Também gosto de como estão abertos a sugestões; vi várias sugestões e pedidos serem incorporados ao programa.”

- Ease Review, Kelsey R.

O que os usuários não gostam:

“Não gosto de não poder criar uma planilha de taxas para os funcionários que preferem imprimir uma cópia de suas opções de benefícios. Tenho vários grupos que precisam de pacotes em papel, além de inscrições online, então ter a opção de compilar tudo em um PDF ou versão imprimível seria incrível. Também adoraria ver mais informações sobre COBRA disponíveis caso um empregador deseje enviar avisos por conta própria. Pelo menos uma calculadora para fornecer a eles quando o período COBRA deles terminaria.”

- Ease Review, Ashley H.

Um programa de benefícios em que acreditar

Desde a criação de um programa de benefícios robusto até a inscrição de novos membros e a resposta a todas as perguntas que surgem, há muito a ser considerado na administração de benefícios.

Lembre-se de pensar fora da caixa – há benefícios que seus funcionários precisam, como assistência médica, e há benefícios que eles desejam, como licença remunerada. O que você oferecerá à sua equipe?

Existem vários tipos de benefícios que você pode oferecer aos seus funcionários, sendo um deles a licença parental remunerada. Aprenda como desenvolver essa política e por que ter uma é tão importante.

Este artigo foi publicado originalmente em 2020. Foi atualizado com novas informações.