Il software di gestione delle sovvenzioni aiuta i finanziatori e i richiedenti a gestire il processo di proposta e assegnazione delle sovvenzioni da diverse prospettive. Sebbene sia utilizzato prevalentemente nel settore non profit da fondazioni erogatrici, questi strumenti trovano applicazione anche presso agenzie governative e organizzazioni di ricerca scientifica. Alcuni strumenti sono meglio progettati per gestire le complessità dei finanziamenti pubblici, comprese le normative governative e la conformità, rispetto ai finanziamenti privati. Il software di gestione delle sovvenzioni semplifica la chiamata per le presentazioni fornendo la creazione di moduli, l'automazione delle attività e il supporto alla revisione. I finanziatori utilizzano questi strumenti per monitorare i loro budget di assegnazione, controllare i progressi di tutti i beneficiari e misurare il successo nel tempo per determinare se le priorità di finanziamento devono cambiare. Da una prospettiva di gestione del progetto, questo tipo di software aiuta gli utenti a monitorare le attività necessarie che si verificano in diverse fasi di ciascuna domanda di sovvenzione, dal pre-assegnazione al post-assegnazione.
D'altra parte, il software di gestione delle sovvenzioni progettato per i richiedenti consente alle organizzazioni di cercare opportunità di sovvenzione aperte in base a criteri selezionati e fornisce strumenti per assistere nella preparazione e presentazione delle proposte. Questi strumenti supportano l'allegato di documenti, memorizzano file e risposte comunemente utilizzati e aiutano i finanziatori e i richiedenti a comunicare in modo più efficace. I beneficiari possono misurare i loro progressi rispetto ai parametri proposti nel tempo e correggere il corso se necessario, e possono estrarre report per monitorare set di dati più ampi relativi al successo del finanziamento o del programma.
Alcuni software di raccolta fondi e software di gestione dei donatori supportano funzioni di base di gestione delle sovvenzioni, consentendo di gestire scadenze importanti e attività da svolgere, informazioni sulle relazioni, proposte e report. Inoltre, la maggior parte degli strumenti di gestione delle sovvenzioni si integra con software di contabilità per gestire la contabilità dei fondi e garantire che le spese delle sovvenzioni siano allineate con il budget contrattato.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria Gestione delle Sovvenzioni, un prodotto deve:
Gestire il flusso delle opportunità di sovvenzione da una prospettiva di richiedente o finanziatore
Fornire strumenti di comunicazione per le organizzazioni per interagire con i loro finanziatori
Creare assegnazioni di compiti per azioni richieste durante il processo di pre- e post-assegnazione
Monitorare le allocazioni delle sovvenzioni per controllare la salute del portafoglio di finanziamenti o garantire la conformità del beneficiario
