Migliori Software di gestione degli ex studenti
Il software di gestione degli alumni aiuta le aziende e le istituzioni educative a connettersi con gli ex studenti. Queste soluzioni aiutano anche aziende, college e università a gestire le informazioni di contatto degli alumni e organizzare eventi correlati. I team di relazioni con gli alumni, i membri dell'amministrazione dell'istruzione superiore e i reclutatori aziendali possono beneficiare della creazione di eventi di networking per gli alumni attraverso questo software, che alla fine aiuta i loro obiettivi di reclutamento e coinvolgimento per l'università e l'azienda. Il software di gestione degli alumni consente loro di accedere alle informazioni di contatto degli ex studenti e include piattaforme di comunicazione per organizzare l'evento degli alumni.
Alcuni prodotti di gestione degli alumni sono specificamente progettati per le aziende. Questi prodotti consentono ai reclutatori, ai manager delle risorse umane e ad altri amministratori di costruire reti di alumni in modo che ci possa essere una fonte potenziale di nuove assunzioni. Le soluzioni di gestione degli alumni consentono alle aziende di avere accesso a laureati assumibili e ai loro contatti che sarebbero adatti per un ruolo all'interno dell'azienda. Permette anche agli utenti aziendali di ospitare eventi, mantenere i contatti con gli alumni e organizzare sessioni di reclutamento. Altri prodotti di gestione degli alumni sono specificamente progettati per le istituzioni di istruzione superiore. Questi prodotti consentono ai lavoratori del coinvolgimento degli alumni e ai dipendenti della gestione di organizzare sforzi di donazione e raccolta fondi degli alumni. Le soluzioni di gestione degli alumni consentono a università e college di rimanere in contatto tra loro e favorire opportunità per idee imprenditoriali, opportunità di lavoro e altro. Questo rafforza la comunità dell'istituzione di istruzione superiore per incoraggiare più studenti a iscriversi alla loro istituzione.
Il software di gestione degli alumni condivide molte delle stesse caratteristiche del software CRM, del software CRM per nonprofit, del software di raccolta fondi e del software di gestione dei donatori, ma è specificamente adattato per aziende e organizzazioni educative che cercano di mantenere relazioni con gli ex studenti. Le soluzioni di gestione degli alumni possono anche integrarsi con i sistemi informativi degli studenti dell'istruzione superiore se un'organizzazione di istruzione superiore utilizza il programma di gestione degli alumni.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Gestione degli Alumni, un prodotto deve:
Mantenere i record degli alumni e le informazioni di contatto Facilitare eventi di networking e reclutamento per gli alumni Facilitare la comunicazione con gli alumni, sia in massa che individualmenteSoftware di gestione degli ex studenti in evidenza a colpo d'occhio
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Che cos'è il software di gestione degli alumni?
Trovare modi efficaci per comunicare con gli alumni è più importante che mai per le istituzioni educative. Il software di gestione degli alumni offre a college e università una soluzione completa per coinvolgere gli alumni, aiutando gli uffici delle relazioni con gli alumni a costruire forti relazioni con i laureati e incoraggiarli a donare all'istituzione.
Vantaggi chiave del software di gestione degli alumni
- Semplifica il processo di raccolta, archiviazione e aggiornamento dei dati sugli alumni
- Migliora la comunicazione con gli alumni
- Facilita le donazioni degli alumni
Perché utilizzare il software di gestione degli alumni?
Semplifica la gestione dei dati degli alumni — Avere dati accurati e aggiornati sulla comunità degli alumni di una scuola è cruciale per poter rimanere in contatto con loro e mantenere una forte relazione tra ogni ex studente e la loro alma mater. Ma mantenere quei dati di appartenenza può essere difficile quando gli alumni si trasferiscono o cambiano lavoro e trascurano di aggiornare le loro informazioni. Il software di gestione degli alumni può organizzare dati importanti su ogni ex studente, come informazioni di contatto, occupazione, lavoro attuale, profilo accademico e storia delle donazioni, e rendere quei dati accessibili ai principali stakeholder. Avere queste informazioni disponibili in una directory di appartenenza può aiutare i coordinatori degli alumni a determinare quali alumni contattare in una determinata situazione. Molti sistemi possono anche integrarsi con altre soluzioni software, permettendo al personale di evitare di inserire gli stessi dati più volte in diversi sistemi.
Migliora gli sforzi di comunicazione con gli alumni — Le funzioni di messaggistica sofisticate nel software di gestione degli alumni rendono possibile inviare comunicazioni mirate a migliaia di alumni. Questi strumenti possono raggiungere i membri di un'associazione di alumni attraverso più canali — inclusi email, telefonate e social media — per informarli sulle notizie del campus, invitarli a un evento imminente o chiedere una donazione. Le funzioni di pianificazione degli eventi permettono agli amministratori universitari di notificare agli alumni eventi come raccolte fondi o riunioni, quindi indirizzarli a un calendario online o a una pagina di registrazione dove possono registrarsi e pagare per l'evento. Queste comunicazioni e interazioni possono essere tracciate e analizzate, aiutando gli uffici delle relazioni con gli alumni a mirare meglio i loro sforzi. Alcune piattaforme offrono anche funzionalità di networking come bacheche di lavoro, che possono aiutare a creare una comunità online più forte di alumni.
Aumenta le donazioni degli alumni — Le donazioni degli alumni sono una fonte di finanziamento essenziale per qualsiasi istituzione di istruzione superiore. Con il software di gestione degli alumni, il personale universitario può mantenere un database completo di donatori alumni e automatizzare l'invio di messaggi ai donatori durante una campagna di donazioni. I portali web per i donatori creati con l'aiuto del software di gestione degli alumni permettono ai donatori di inviare denaro rapidamente e facilmente all'istituzione tramite pagamenti online. Queste donazioni possono essere tracciate utilizzando software simili a CRM, che possono informare il futuro contatto con quei donatori. Gli strumenti di reporting possono consolidare i dati delle donazioni in rapporti analitici che possono essere utilizzati per modellare la strategia complessiva di raccolta fondi dell'università.
Chi utilizza il software di gestione degli alumni?
Generalmente, il software di gestione degli alumni è utilizzato da professionisti responsabili delle relazioni con gli alumni in un'istituzione educativa. Mentre college e università sono i principali utenti del software di gestione degli alumni, alcune scuole K-12 possono utilizzarlo anche.
Personale delle relazioni con gli alumni di college e università — Il software di gestione degli alumni è più comunemente utilizzato dai dipendenti negli uffici di sviluppo di college e università. Questo include i coordinatori delle relazioni con gli alumni, che sono generalmente responsabili di coltivare relazioni con gli alumni dell'istituzione e sfruttare quelle relazioni per raggiungere obiettivi di raccolta fondi. Il personale responsabile della raccolta fondi può utilizzare il software di gestione degli alumni per mantenere i dati degli alumni, cercare donazioni dagli alumni e comunicare notizie sulla scuola o informazioni su eventi speciali, come le riunioni.
Personale delle scuole K-12 — Gli amministratori delle scuole K-12 possono anche utilizzare il software di gestione degli alumni, in particolare nelle istituzioni private che si affidano a tasse scolastiche e donazioni per finanziare le loro operazioni. I consulenti accademici K-12 possono utilizzare il software di gestione degli alumni per tracciare dove i laureati vanno al college e se si laureano, il che potrebbe aiutare a identificare quali indicatori degli studenti sono più predittivi del successo universitario.
Caratteristiche del software di gestione degli alumni
Per assistere il personale delle relazioni con gli alumni nel loro lavoro, il software di gestione degli alumni può avere alcune delle seguenti caratteristiche:
Gestione dei dati degli alumni — Le funzionalità di database nel software di gestione degli alumni aiutano gli amministratori a raccogliere dati chiave sugli alumni, come informazioni di contatto, storia lavorativa, stato di appartenenza e modelli di donazione. Questi dati possono consentire sforzi di contatto più efficaci e possono aiutare il personale delle relazioni con gli alumni a determinare chi contattare e quando.
Sito web per le donazioni — Alcune soluzioni di gestione degli alumni possono aiutare le scuole a impostare portali di donazione personalizzati. Le istituzioni possono aggiungere il proprio branding a questi siti web, permettendo di integrarsi perfettamente con gli altri asset online dell'organizzazione. Questi siti web possono essere condivisi sui social network per aiutare ad aumentare la visibilità delle campagne di raccolta fondi.
Elaborazione delle donazioni online — Gli strumenti di elaborazione dei pagamenti integrati in molte piattaforme di gestione degli alumni consentono una gestione semplificata delle donazioni. I pagamenti online possono rendere più facile la tenuta dei registri e ridurre la documentazione che accompagna il tracciamento delle donazioni inviate per posta. I donatori possono anche impostare pagamenti ricorrenti, potenzialmente fornendo un flusso di donazioni più prevedibile.
Bacheche di lavoro e forum online — Un altro canale per mantenere gli alumni coinvolti sono le bacheche di lavoro online, che possono essere impostate tramite alcune piattaforme di gestione degli alumni. Gli alumni possono utilizzare questi forum per pubblicare opportunità o richiedere aiuto da altri alumni nello stesso campo e costruire le loro reti professionali, anche attraverso integrazioni con piattaforme di social media. Oltre alle bacheche di lavoro, alcune piattaforme offrono comunità online dove gli alumni possono condividere storie o pubblicare foto. Costruire reti online può aiutare a creare un maggiore senso di comunità tra gli alumni.
Integrazioni con i social media — Le integrazioni con piattaforme di social media come Facebook e LinkedIn consentono al personale degli alumni di avere più canali per connettersi con potenziali donatori alumni. Soprattutto per gli studenti più recenti, le piattaforme di social media sono modi indispensabili per mettersi in contatto. Questi strumenti possono anche raccogliere dati dai social network per aiutare a mantenere aggiornati i database degli alumni.
Gestione degli eventi — Ogni fase della pianificazione degli eventi per gli alumni come riunioni, incontri regionali e raduni nel campus può essere gestita in molte piattaforme software, dall'invio degli inviti per l'evento alla gestione delle registrazioni e dei pagamenti online. Un processo di pianificazione degli eventi efficace può fare molto per creare una comunità di alumni più forte.
Notifiche — Gli strumenti di comunicazione mirata consentono agli uffici degli alumni di inviare messaggi a gruppi specifici di alumni, basati su caratteristiche come l'anno di laurea, il percorso di carriera o la posizione geografica. I messaggi possono anche essere mirati a determinati gruppi di donatori, come persone che hanno donato una certa somma nell'ultimo anno, o alumni che hanno partecipato a un evento ma non hanno donato. Le funzionalità di comunicazione simili a quelle trovate nel software di email marketing consentono agli uffici degli alumni di tracciare le prestazioni di diversi messaggi e comprendere meglio come gli alumni stanno interagendo con le loro comunicazioni.
Reporting — La generazione di report può aiutare il personale a dare un senso ai grandi volumi di dati che college e università raccolgono sui loro alumni. Le istituzioni possono analizzare le interazioni con i donatori, tracciare come le donazioni sono fluttuate nel tempo e riportare sulle donazioni pianificate per prevedere meglio il successo delle campagne future.
Compatibilità mobile — Molti prodotti di software di gestione degli alumni offrono supporto multi-dispositivo in modo che le comunicazioni e i portali per i donatori creati dal software possano essere visualizzati comodamente indipendentemente dal fatto che l'alumnus stia utilizzando un cellulare, un laptop o un tablet.
Tendenze relative al software di gestione degli alumni
Contatto personalizzato con i donatori — Proprio come la personalizzazione è diventata un elemento importante nelle vendite e nel marketing, i professionisti delle relazioni con gli alumni stanno cercando più che mai di mirare le loro comunicazioni alla comunità degli alumni in modo più preciso. Un messaggio personalizzato per un certo pubblico — ad esempio, i membri della classe del 2009 nell'area di Boston — può vedere più coinvolgimento di un messaggio generico inviato a tutti i membri di un'associazione di alumni. Utilizzando strumenti simili ai prodotti CRM utilizzati dai professionisti delle vendite, il personale universitario può tracciare il coinvolgimento degli alumni e le interazioni con ogni ex studente, permettendo comunicazioni più mirate. Le istituzioni sono concentrate nel fornire una migliore esperienza ai donatori, e aggiungere un tocco più personale è una strategia che un numero crescente di istituzioni sta implementando.
Coinvolgimento su più piattaforme — Un numero crescente di aziende di software di messaggistica per alumni ha capito che cercare di raggiungere gli alumni attraverso un solo canale non è più sufficiente. Il software di gestione degli alumni offre ampie capacità di messaggistica per mettersi in contatto con i laureati dell'istituzione tramite una serie di percorsi di comunicazione — e-mail, telefonate, messaggi di testo, post sui social media e siti web. Diffondere i messaggi su diverse piattaforme consente alle istituzioni di raggiungere gli alumni anche se un singolo ex studente non utilizza tutte quelle piattaforme di comunicazione. Alcuni offrono un'integrazione più profonda dei dati con le piattaforme di social media, permettendo al software di estrarre informazioni dai social network come LinkedIn per mantenere aggiornate le informazioni sugli alumni.
Problemi potenziali con il software di gestione degli alumni
Diluizione del messaggio — La sfida di raggiungere un pubblico target è diventata più ardua data la quantità massiccia di informazioni con cui le persone interagiscono oggi. Nonostante le capacità di comunicazione del software di gestione degli alumni, gli utenti devono essere strategici su come inviano i messaggi e a chi li inviano, cercando di tagliare il resto del rumore. Soprattutto quando le istituzioni chiedono donazioni, le richieste inviate utilizzando il software di gestione degli alumni possono essere inefficaci in assenza di una strategia più completa per raggiungere gli alumni e incoraggiarli a donare.
Accuratezza dei dati — Aggiornare le proprie informazioni di contatto sul sito web dell'associazione alumni della propria alma mater non è necessariamente una priorità per la maggior parte delle persone. Per le istituzioni, ciò significa che mantenere registri accurati sugli alumni può essere una sfida mentre gli alumni si trasferiscono, cambiano lavoro e cambiano numeri di telefono e indirizzi email. College e università dovrebbero considerare come manterranno i dati nella loro piattaforma di gestione degli alumni per garantire di poter raggiungere efficacemente i loro alumni.
Software e servizi correlati al software di gestione degli alumni
I prodotti di software di gestione degli alumni a volte si integrano con altri prodotti software che aiutano le organizzazioni a raccogliere fondi, come il software di raccolta fondi e il software di gestione dei donatori. Possono anche integrarsi con il sistema informativo degli studenti (SIS) dell'istituzione o con il software di consulenza accademica per facilitare un trasferimento efficiente dei dati sugli studenti mentre si laureano e diventano alumni.
