Tipi di software di gestione delle associazioni
Il software di gestione delle associazioni può apparire diverso quanto le varie organizzazioni che lo utilizzano. Sebbene tutti i software di gestione dei membri possano avere funzionalità di base molto simili, a seconda del tipo di organizzazione a cui il software si rivolge, potrebbero esserci funzionalità aggiuntive molto diverse.
Associazioni non profit – Le organizzazioni non profit hanno una varietà di esigenze che differiscono dalle aziende a scopo di lucro. Ad esempio, le organizzazioni non profit necessitano di strumenti aggiuntivi per la raccolta fondi per aiutare a raccogliere denaro al di fuori delle quote associative. Anche gli strumenti di gestione delle donazioni sono importanti. Le organizzazioni non profit potrebbero anche voler essere in grado di impostare diversi livelli di adesione per massimizzare le entrate. Se le adesioni devono essere rinnovate annualmente o mensilmente, le organizzazioni non profit avranno anche bisogno di strumenti che tengano traccia delle adesioni in scadenza e abbiano funzionalità di marketing per incoraggiare questi membri a rinnovare le loro adesioni.
Attività basate su adesioni – Le attività che si basano sulle adesioni, come le palestre e i servizi di abbonamento mensile, necessitano di strumenti per aiutarle a mantenere i flussi di entrate e costruire le loro attività. I database dei membri sono cruciali, così come i gateway di pagamento e gli strumenti di marketing. Un portale per i membri può essere estremamente utile, consentendo ai membri stessi di aggiornare le informazioni pertinenti e inviare informazioni di pagamento.
Club e altre associazioni – I club più informali e altre associazioni potrebbero desiderare una soluzione più ridotta che si concentri maggiormente sul tenere traccia dei membri e sulla pianificazione degli eventi o sull'invio di comunicazioni di massa. Un PTO, ad esempio, potrebbe voler avere un mezzo per inviare facilmente messaggi di massa ai genitori in caso di emergenza o come promemoria di un evento scolastico. Una squadra sportiva intramurale potrebbe voler utilizzare le funzionalità di contatto per programmare partite o tornei, e gli strumenti di registrazione agli eventi rendono facile registrare squadre e giocatori individuali.
Caratteristiche del software di gestione delle associazioni
Le soluzioni di gestione delle associazioni si concentrano sul mantenimento delle attività e delle organizzazioni non profit basate sui membri. Pertanto, le funzionalità associate sono principalmente orientate al mantenimento di una base di membri e alla sicurezza delle quote associative.
Database dei membri – I membri sono la spina dorsale di qualsiasi associazione, quindi è importante poter memorizzare informazioni su di loro. Le informazioni di contatto, le informazioni di pagamento, la cronologia delle adesioni e le quote o le tasse dovute sono tutti dati rilevanti per gli organizzatori. I registri cartacei sono difficili da organizzare e spesso portano a informazioni perse, mentre i registri digitali sono facili da cercare e aggiornare. Un database può anche essere utilizzato per campagne di marketing mirate e campagne di rinnovo delle adesioni.
Portale per i membri – Alcune piattaforme di gestione delle associazioni offrono portali per i membri che consentono ai membri di accedere allo strumento e apportare modifiche ai loro profili o pagare le tasse. Questo è conveniente per tutti gli utenti, poiché gli organizzatori non devono agire come mediatori e i membri possono apportare modifiche a loro piacimento. Un portale per i membri può anche essere accessibile tramite un'app mobile, rendendo facile ricevere aggiornamenti e modificare le informazioni in movimento.
Comunicazione di massa – Uno dei principali vantaggi del software di gestione delle associazioni è la capacità di comunicare facilmente con tutti o alcuni membri contemporaneamente. Le piattaforme di gestione delle associazioni possono consentire agli organizzatori di inviare email o messaggi di testo di massa, rendendo facile fare annunci o pubblicizzare eventi. Anche senza uno strumento per creare comunicazioni di massa, tutte le informazioni richieste sono memorizzate digitalmente, rendendo facile recuperarle e utilizzarle.
Registrazione agli eventi – Alcune piattaforme di gestione delle associazioni includono alcune funzionalità di pianificazione e registrazione degli eventi di base per facilitare la pianificazione di eventi di raccolta fondi, tornei sportivi e altre attività per la base di membri. Avendo funzionalità di registrazione agli eventi e un database dei membri nella stessa piattaforma, diventa molto più facile inviare inviti e tracciare la partecipazione. Con un portale clienti, i membri possono facilmente registrarsi per gli eventi a cui desiderano partecipare.
Gateway di pagamento — Per facilitare il pagamento delle tasse e delle quote sia per i membri che per gli organizzatori, molte piattaforme di gestione delle associazioni includeranno un gateway di pagamento. Questo consente ai membri di pagare le tasse con una carta di credito a loro convenienza, o consente agli organizzatori di elaborare i pagamenti per le quote associative o le tasse in loco. Potrebbe anche essere possibile memorizzare le informazioni della carta di credito in archivio, rendendo molto più facile effettuare pagamenti in tempo e in modo affidabile.
Strumenti di marketing – Alcune piattaforme di gestione delle associazioni includono strumenti di marketing che sfruttano le informazioni memorizzate nel database dei membri. Gli organizzatori potrebbero essere in grado di inviare email di marketing utilizzando gli strumenti di comunicazione di massa e le informazioni di contatto memorizzate. Gli strumenti di marketing integrati rendono facile sfruttare i dati dei membri memorizzati nel database per campagne di marketing mirate.
