Che cos'è la gestione dei compiti?
La priorizzazione dei compiti è un processo che suddivide la lista di cose da fare di un dipendente o di un team in parti gestibili in base alla priorità o all'urgenza. Prioritizzare i compiti implica determinare cosa deve essere fatto per primo. Invece di guardare una lista di compiti nel suo insieme, i membri del team ordinano i compiti per priorità e li affrontano da lì.
Il software di gestione dei compiti aiuta le aziende a prendere obiettivi e progetti e a suddividerli in compiti individuali.
Tipi di compiti
Quando si prioritizzano i compiti in una lista di cose da fare, pensali in termini di priorità e urgenza. Tipicamente, si raccomanda di combinare tutti i compiti rilevanti in uno di questi tipi:
- Alta priorità: Questi sono compiti che hanno un'urgenza immediata. Sono molto preziosi o legati a obiettivi aziendali di valore. Spesso, hanno scadenze non modificabili basate sulle esigenze dei clienti o di altre entità.
- Media priorità: Questi sono compiti legati a obiettivi aziendali di valore che potrebbero non avere necessariamente scadenze non modificabili o stakeholder esterni.
- Bassa priorità: Questi compiti hanno scadenze flessibili, scopi sempreverdi, o non sono al momento una priorità per l'azienda.
- Opzionale/lungo termine: I team possono spostare questi compiti a un altro sprint o trimestre quando si tratta di priorizzazione e carico di lavoro. I dipendenti esplorano questi compiti quando tutti gli altri sono stati completati.
Tipi di priorizzazione dei compiti
Ci sono centinaia di modi per organizzare e prioritizzare una lista di compiti. Eccone alcuni:
- Metodo Ivy Lee: Alla fine di ogni giornata lavorativa, le persone che usano questo metodo scrivono i sei compiti più importanti da completare il giorno lavorativo successivo. Poi, ordinano quei sei compiti per priorità.
- Matrice di decisione di Eisenhower: Questa matrice divide tutti i compiti in una delle quattro combinazioni di "Importante" e "Urgente". Importante significa che il compito è di priorità più alta; Urgente significa che il compito è a tempo determinato. Le categorie sono Importante e Urgente; Importante, ma Non Urgente; Non Importante, Ma Urgente; Non Importante, Non Urgente.
- Metodo "Mangia il rospo": Questa tecnica significa che gli utenti fanno il compito più lungo o difficile per primo prima di passare a quelli più semplici o brevi.
- Regola 25–5: Conosciuta anche come la strategia delle 2 Liste, le persone che usano questa strategia scrivono 25 compiti da realizzare durante la settimana (o un altro periodo di tempo). Scelgono i primi cinque e li prioritizzano per primi e salvano gli altri 20 per un altro momento.
- Regola 1–3–5: Ogni giorno, questi utenti lavorano su una cosa di alta priorità, tre cose di media priorità e cinque cose di bassa priorità.
- Metodo MoSCoW: I compiti vengono divisi in quattro categorie, che sono Must Do, Should Do, Could Do, e Won’t Do. I lavoratori poi affrontano quei compiti in quell'ordine di categoria.
Passi per la priorizzazione dei compiti
Ci sono cinque passi coinvolti nella priorizzazione efficace e produttiva dei compiti descritti di seguito:
- Raccogli una lista di tutti i compiti in corso per il team per la settimana, il mese o il trimestre. Assicurati che siano tutti in un unico posto. Considera l'uso di uno strumento di gestione dei progetti o di gestione dei compiti per questo scopo.
- Organizza la lista dei compiti e ordinali in base alla priorità per il team con le categorie precedentemente menzionate. Elenca le scadenze con i compiti per mantenere tutti responsabili.
- Ogni giorno, organizza e prioritizza la lista dei compiti in base allo sforzo personale e all'urgenza personale o del team.
- Passa attraverso ogni compito per il giorno uno alla volta. Sii realistico con il tempo richiesto per ciascuno.
- Alla fine di ogni periodo di tempo, esegui un postmortem e impara da ciò che ha funzionato bene e da ciò che non ha funzionato quando prioritizzi per il futuro.
Benefici della priorizzazione dei compiti
Una priorizzazione efficace dei compiti porta a benefici e aspetti positivi come:
- Gestire correttamente i carichi di lavoro dei dipendenti ed evitare il burnout dei dipendenti
- Migliorare l'efficienza del team e dell'azienda
- Monitorare i key performance indicators (KPI) dei dipendenti e i progressi con gli obiettivi aziendali
- Spostare le priorità future in base ai successi e ai fallimenti dei compiti precedenti
- Risparmiare tempo, sforzo e stress ai dipendenti
Migliori pratiche per la priorizzazione dei compiti
Quando si attraversa la priorizzazione dei compiti e si completano i compiti, segui questi suggerimenti e migliori pratiche per garantire il successo.
- Non confondere la priorità con il tempo che ci vorrà per completare un progetto. L'essere occupati non equivale a produttività o valore del compito.
- Evita le distrazioni quando completi compiti urgenti e prioritizzati. Spegni il telefono, chiudi le schede del browser non correlate e comunica il tempo di concentrazione.
- Prioritizza anche cose come pause di benessere e pause per la salute mentale nel programma. Questi periodi di recupero necessari aiuteranno a migliorare la produttività quando il lavoro viene ripreso.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
