Che cos'è la gestione dei documenti?
La gestione dei documenti è un processo che le aziende utilizzano per gestire documenti che richiedono particolare attenzione. I documenti hanno un peso maggiore rispetto ai documenti normali e forniscono prove per decisioni aziendali, transazioni e obblighi. Una volta che un documento è considerato un documento ufficiale, non vengono apportate ulteriori modifiche o alterazioni.
Un reclamo assicurativo è un esempio di documento ufficiale. Questo documento comprende il modulo di reclamo, dichiarazioni, fotografie e altri documenti relativi al reclamo. È comune per le organizzazioni scegliere software di generazione documenti per generare, personalizzare, modificare e produrre documenti basati sui dati.
Tipi di documenti
Esistono diversi tipi di documenti, basati sul loro scopo e su come vengono archiviati. Alcuni documenti sono digitali, mentre altri sono fisici. Le cinque principali categorie di documenti sono elencate di seguito:
- Documenti fisici: Copie di documenti su carta che occupano spazio fisico
- Documenti elettronici: Documenti creati e archiviati digitalmente
- Documenti aziendali: Documenti relativi all'operazione di un'azienda, come contratti, accordi e documenti di busta paga
- Documenti di settore: Documenti che riguardano l'operazione di un settore specifico
- Documenti di conservazione legale: Documenti richiesti dalla legge, come documenti relativi a regolamenti di conformità
Vantaggi dell'uso della gestione dei documenti
Una corretta gestione dei documenti aiuta le organizzazioni a evitare sanzioni mentre aumentano la loro base di conoscenze complessiva. In definitiva, questo informa le future decisioni di pianificazione aziendale e crea pratiche più efficienti per l'archiviazione e il recupero dei documenti.
- Controllare quali documenti vengono conservati: Man mano che le aziende crescono, conservano molti documenti elettronici e fisici. La gestione dei documenti aiuta le organizzazioni a controllare il numero di documenti che creano e mantengono per evitare di sprecare spazio di archiviazione.
- Migliorare l'efficienza: La gestione dei documenti aiuta le aziende a recuperare e smaltire i documenti in modo efficiente. Questo risparmia tempo, riducendo in definitiva il numero di ore fatturabili necessarie.
- Rimanere conformi e minimizzare i rischi di contenzioso: Questo processo aiuta le aziende ad aderire ai requisiti normativi. Mantenere una traccia cartacea sicura e organizzata riduce anche i rischi di contenzioso.
- Decisioni aziendali informate: Documenti facilmente accessibili aiutano le aziende a prendere decisioni di gestione più rapidamente e con più informazioni. La gestione dei documenti costruisce nel tempo la base di conoscenze di un'organizzazione, che aiuta la pianificazione futura.
Passi fondamentali della gestione dei documenti
La gestione dei documenti è un processo complesso che garantisce la corretta gestione e gestione dei documenti importanti. I passi fondamentali del processo di gestione dei documenti includono:
- Dichiarazione e registrazione: Il documento viene collocato in un archivio e gli viene assegnato un identificatore univoco per essere facilmente tracciato durante il processo di gestione dei documenti.
- Controlli di accesso: Autorizzare determinati utenti ad accedere, recuperare e leggere il documento, ma questi utenti non sono autorizzati a modificare il documento o i suoi metadati.
- Regole di conservazione: A seconda dei processi dell'organizzazione e delle normative pertinenti, ogni tipo di documento deve essere conservato per un certo periodo di tempo. I periodi di conservazione variano in base al valore legale, fiscale, amministrativo o storico del documento.
- Disposizione: Quando i documenti non sono più necessari, devono essere distrutti o consegnati alle autorità legali di controllo, come archivi o biblioteche.
- Tracce di audit: Questo passaggio finale consiste nel creare una traccia di audit, che fornisce prove su come i documenti sono stati gestiti dalla dichiarazione alla disposizione.
Migliori pratiche di gestione dei documenti
I sistemi di gestione dei documenti variano da azienda a azienda. A seconda del settore, la gestione dei documenti deve aderire a un insieme specifico di regolamenti per la conformità. In generale, queste migliori pratiche si applicheranno sempre:
- Regole di conservazione: Le aziende devono sapere quali documenti conservare e per quanto tempo devono essere conservati per garantire la conformità legale e normativa.
- Indicizzazione e categorizzazione: Indicizzare e categorizzare accuratamente i documenti è cruciale affinché le parti interessate sappiano dove trovare le informazioni di cui hanno bisogno.
- Archiviazione sicura: Che i documenti siano archiviati digitalmente o fisicamente, l'archiviazione sicura è fondamentale per proteggere i documenti da danni e accessi non autorizzati. Per l'archiviazione fisica, è consigliato un centro di archiviazione commerciale che soddisfi gli standard della National Fire Protection Agency. Controlli di accesso, prevenzione delle intrusioni e software di codici a barre dovrebbero essere utilizzati per proteggere i documenti digitali.
- Formazione dei dipendenti: Tutti i dipendenti dell'organizzazione dovrebbero sapere come funziona il sistema di gestione dei documenti. In questo modo, i documenti sono sempre archiviati correttamente attraverso i processi appropriati. Copie scritte delle regole del sistema di gestione dei documenti dovrebbero essere distribuite e dovrebbe essere fornita una formazione continua per garantire che i dipendenti siano aggiornati.
Gestione dei documenti vs. gestione dei documenti ufficiali
La gestione dei documenti e la gestione dei documenti ufficiali sono processi organizzativi che aggiungono valore a un'azienda. Questi processi differiscono principalmente per la natura di ciò che stanno organizzando.
I documenti sono informazioni, strutturate o non strutturate, che possono essere accessibili dalle persone all'interno dell'organizzazione. I documenti ufficiali sono documenti che fungono da prova del funzionamento e delle politiche di un'organizzazione, sono spesso vincolati dalla conformità e non possono essere alterati.
La gestione dei documenti crea responsabilità per il processo di creazione dei documenti. Questi sistemi sono progettati per facilitare l'accesso, la gestione, la collaborazione e la condivisione dei documenti. La gestione dei documenti consente un facile accesso ai documenti, nonché il tracciamento delle versioni e la cronologia che mostra tutte le revisioni effettuate.
La gestione dei documenti ufficiali crea responsabilità per la gestione dei documenti necessari affinché un'organizzazione conduca con successo le proprie attività. La gestione dei documenti ufficiali si concentra sull'identificazione, l'archiviazione, il mantenimento e la gestione dei dati relativi alle attività statutarie, normative, fiscali o operative di un'organizzazione. La gestione dei documenti ufficiali richiede che i documenti rimangano invariati per scopi legali. La sicurezza della gestione dei documenti ufficiali è valutata dalle regolamentazioni 5015.2 del Dipartimento della Difesa degli Stati Uniti.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
