Che cos'è il monitoraggio dei costi?
Il monitoraggio dei costi è un aspetto della gestione dei progetti dedicato a monitorare la salute finanziaria del progetto. Questo processo continuo inizia all'inizio del ciclo di vita di un progetto e viene portato avanti fino al completamento del progetto.
Il monitoraggio dei costi richiede comunicazione tra il team di gestione del progetto e i principali stakeholder per essere eseguito nel modo più accurato possibile. Il software di gestione dei costi del progetto viene spesso utilizzato per monitorare la redditività del progetto, identificare i costi effettivi e confrontarli per calcolare il profitto.
Fasi del monitoraggio dei costi
Il monitoraggio dei costi viene effettuato in varie fasi durante l'evoluzione di un progetto. Queste fasi includono:
- Pre-pianificazione: Il team di progetto raccoglie dati per creare una stima del budget. Vengono determinati i potenziali risorse e vengono considerati elementi come i costi del lavoro, il software e altri materiali.
- Stima dei budget: Le informazioni dalla pre-pianificazione vengono quindi utilizzate per creare una stima del budget del progetto, che viene approvata dai principali stakeholder. Questa stima viene utilizzata per misurare le spese effettive in modo che il team possa vedere come sta progredendo il progetto.
- Stabilire controlli sui costi: I controlli sui costi aiutano i project manager a ottenere la giusta quantità di denaro dove è necessario per garantire un progetto fluido e di successo. Il controllo dei costi è necessario per elementi come materiali, hardware, software, fatture dei fornitori, fogli di presenza e spese impreviste.
- Monitoraggio dei costi: Il monitoraggio del budget registra tutti i costi e come si relazionano al budget di base. Monitorare questi costi rende possibile per il team comprendere come il progetto si inserisce nel budget e dove devono essere apportate modifiche.
- Misurazione dei risultati: Alla fine di ogni periodo di rendicontazione per un progetto, calcolare come il progetto si sta confrontando con il budget stimato e se le aspettative vengono soddisfatte.
- Aggiornamento delle previsioni: Informare i membri del team e gli stakeholder rilevanti su ciò che è cambiato all'interno del progetto o del suo budget. Farlo consente al project manager di documentare e giustificare eventuali modifiche apportate.
- Miglioramento continuo: Il monitoraggio dei costi migliora il modo in cui un team esegue i progetti, fornendo al contempo trasparenza a tutti i soggetti coinvolti nel progetto finito.
Vantaggi del monitoraggio dei costi
Un monitoraggio efficace dei costi ha vantaggi aziendali che i project manager non dovrebbero trascurare. Alcuni di questi vantaggi sono:
- Prevenire la spesa: Quando un team assegna e stima i costi nelle fasi di pre-pianificazione, il project manager può garantire che non si verifichi un eccesso di spesa in aree specifiche.
- Evitare i rischi: Un budget stimato utilizzando i dati corretti avrà un margine di rischio basso, dando al progetto la migliore possibilità di successo, anche se si verificano rischi imprevisti.
- Migliorare le previsioni: I rapporti realizzati dal monitoraggio dei costi possono aiutare un team a ottimizzare le risorse necessarie per avere successo. Questo può portare a budget più accurati per le iniziative future.
Le migliori pratiche per il monitoraggio dei costi
Ci sono pratiche specifiche da seguire per eseguire correttamente il monitoraggio dei costi. Queste migliori pratiche includono:
- Discutere con i membri del team: Il monitoraggio e la proiezione accurata dei costi dipendono dal team e da come svolgono i loro compiti. Consultarsi con i membri del team durante la pre-pianificazione per saperne di più sulle loro aspettative, tempistiche, obiettivi e altro.
- Tenere traccia dei dati: Una corretta raccolta dei dati può semplificare il processo di monitoraggio dei costi per tutte le parti coinvolte. Il software di gestione dei progetti è utile in questo passaggio, oltre al software per fogli di calcolo per confrontare i numeri e mantenere i costi raggruppati e organizzati.
- Fornire accesso adeguato: Qualsiasi membro del team che potrebbe influenzare il budget del progetto dovrebbe avere accesso ai dati di monitoraggio dei costi del progetto.
- Utilizzare software di monitoraggio del tempo: Quando si stima il costo delle risorse, i membri del team possono utilizzare software di monitoraggio del tempo per registrare le ore utilizzando un timer per le attività. Un project manager può quindi utilizzare queste informazioni per determinare quanto tempo richiedono le attività e il numero di risorse necessarie.
Mara Calvello
Mara Calvello is a Content and Communications Manager at G2. She received her Bachelor of Arts degree from Elmhurst College (now Elmhurst University). Mara writes content highlighting G2 newsroom events and customer marketing case studies, while also focusing on social media and communications for G2. She previously wrote content to support our G2 Tea newsletter, as well as categories on artificial intelligence, natural language understanding (NLU), AI code generation, synthetic data, and more. In her spare time, she's out exploring with her rescue dog Zeke or enjoying a good book.
