Il software di elaborazione intelligente dei documenti (IDP) utilizza l'apprendimento automatico, l'elaborazione del linguaggio naturale e il riconoscimento ottico dei caratteri per automatizzare l'estrazione e la gestione dei dati da vari tipi di documenti. Queste soluzioni sono progettate per trasformare dati non strutturati e semi-strutturati in informazioni utili, eliminando così la necessità di inserimento manuale dei dati e permettendo ai dipendenti di concentrarsi su compiti più complessi. Per facilitare la cattura e l'estrazione dei dati, i sistemi IDP spesso forniscono interfacce user-friendly per definire i tipi di dati da estrarre, come date, nomi e entità specifiche. Queste interfacce sono comunemente sistemi senza codice, drag-and-drop, rendendo accessibile ai non sviluppatori la configurazione delle regole di estrazione.

Alcune piattaforme IDP offrono anche modelli pre-addestrati che riconoscono tipi di documenti e layout comuni, automatizzando il processo di configurazione. Le soluzioni IDP avanzate possono includere la capacità di apprendere dalle correzioni degli utenti, migliorando così l'accuratezza delle estrazioni future. Molte piattaforme IDP incorporano elementi di intelligenza cognitiva o artificiale, come l'analisi del sentimento e la comprensione contestuale, per fornire approfondimenti più profondi sul contenuto dei documenti. Inoltre, queste soluzioni spesso includono funzionalità di automazione del flusso di lavoro che consentono il trasferimento senza soluzione di continuità dei dati ad altre applicazioni aziendali, formando così una parte integrante dell'ecosistema di gestione dei dati di un'azienda. L'IDP è comunemente utilizzato nei dipartimenti che gestiscono grandi volumi di documenti, come finanza, risorse umane e dipartimenti legali.

Mentre il software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) si concentra principalmente sulla conversione del testo da documenti scansionati in formato leggibile dalla macchina, le soluzioni IDP vanno oltre offrendo capacità come il riconoscimento delle entità, la classificazione del testo e la validazione dei dati. Inoltre, a differenza dei sistemi generici di cattura dei dati o di gestione dei contenuti, le soluzioni IDP si specializzano nell'elaborazione dei documenti e spesso forniscono un set più completo di funzionalità di estrazione, validazione e integrazione dei dati.

Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria di Elaborazione Intelligente dei Documenti, un prodotto deve:

Automatizzare l'estrazione dei dati da diversi formati di documenti Fornire un ambiente di sviluppo per configurare le regole di estrazione, sia attraverso un'interfaccia senza codice che modelli pre-addestrati Offrire funzionalità di validazione dei dati e controllo dell'accuratezza Abilitare l'automazione del flusso di lavoro per un'integrazione senza soluzione di continuità dei dati in altre applicazioni aziendali