Le piattaforme di gestione degli eventi incorporano molti strumenti per semplificare il processo di pianificazione degli eventi, offrendo funzionalità che affrontano molteplici aspetti della gestione degli eventi all'interno di un unico prodotto. Le piattaforme di gestione degli eventi possono essere utilizzate per gestire eventi di qualsiasi dimensione, ma sono più comunemente utilizzate per eventi grandi e complessi come conferenze, festival, fiere e riunioni di organizzazioni professionali. I prodotti in questa categoria gestiscono tutti gli aspetti di un evento dall'inizio alla fine. Questo include, ma non si limita a, la creazione di un sito web per l'evento, la raccolta delle registrazioni e la vendita dei biglietti, la gestione della lista degli ospiti, la costruzione di un'agenda, la promozione dell'evento online, il coinvolgimento dei partecipanti e la reportistica sugli indicatori chiave di prestazione (KPI) per un evento. Queste piattaforme offrono spesso funzionalità come il marketing via email integrato, pagine evento personalizzabili e sondaggi relativi all'evento, che possono aiutare a semplificare e migliorare il processo di organizzazione di qualsiasi evento.
Le piattaforme di gestione degli eventi offrono tipicamente una combinazione di software di registrazione e biglietteria per eventi, software di pianificazione degli eventi e software di marketing per eventi. Oggi, la maggior parte delle piattaforme di gestione degli eventi sono distribuite nel cloud, permettendo agli organizzatori e ai partecipanti di accedere facilmente alle informazioni sull'evento online. Di conseguenza, alcune piattaforme possono anche fornire strumenti come app per eventi mobili, software di risposta del pubblico o software di networking e matchmaking per eventi.
Tradizionalmente, le piattaforme di gestione degli eventi sono progettate per gestire eventi dal vivo e in presenza. A seconda del fornitore, le capacità in loco possono includere tecnologie per la registrazione in loco, la stampa di badge, il check-in all'evento, il tracciamento delle sessioni e app per il recupero dei lead. Alcune piattaforme di gestione degli eventi forniscono anche funzionalità di piattaforme per eventi virtuali, permettendo agli organizzatori di adattare gli eventi in formati virtuali o ibridi.
Per qualificarsi per l'inclusione nella categoria delle Piattaforme di Gestione degli Eventi, un prodotto deve:
Consentire la creazione di una landing page o sito web per eventi specifici e con marchio
Fornire moduli personalizzabili per la registrazione dei partecipanti e permettere agli utenti di gestire le liste dei partecipanti
Includere o integrarsi con strumenti di elaborazione dei pagamenti
Offrire funzionalità di marketing per eventi, come il marketing via email, il marketing sui social media o altri mezzi di promozione dell'evento
Includere funzionalità per la pianificazione e la gestione di eventi in loco, come il check-in in loco, la stampa di badge, il recupero dei lead e le planimetrie
Fornire report sui metriche dell'evento come partecipazione, coinvolgimento e ROI tramite analisi integrate o dashboard
