Scopri di più su Software di gestione delle offerte
Che cos'è il software di gestione delle offerte?
Il software di gestione delle offerte aiuta i professionisti delle costruzioni a navigare nel processo di gara d'appalto. Queste soluzioni facilitano la creazione di richieste di proposta (RFP) e semplificano il processo attraverso il quale gli appaltatori generali e i project manager delle costruzioni selezionano e valutano i potenziali appaltatori.
Il software di gestione delle offerte gestisce tutti gli aspetti del processo di gara per i subappaltatori. Gli appaltatori possono caricare proposte e dettagli del progetto, condividere documenti, invitare specifiche parti a presentare un'offerta per un contratto, gestire i dati relativi a una rete di subappaltatori, visualizzare le offerte concorrenti fianco a fianco, monitorare l'aderenza agli standard di conformità pertinenti e produrre report su progetti specifici o subappaltatori. I subappaltatori possono caricare le loro offerte, condividere documenti, rispondere a domande e comunicare con gli appaltatori che hanno presentato una determinata RFP. La gestione delle offerte è una parte vitale del processo di pre-costruzione, e il software di gestione delle offerte aiuta a semplificare quella parte. Questi strumenti sono tipicamente utilizzati nelle costruzioni commerciali. I progetti commerciali necessitano di un gran numero di subappaltatori, inclusi appaltatori specializzati, quindi il processo di gestione delle offerte è spesso complesso.
Ad esempio, un appaltatore generale ottiene un enorme contratto per un progetto commerciale. L'appaltatore utilizzerebbe una soluzione di gestione delle offerte per sollecitare offerte da subappaltatori interessati a partecipare al progetto. I subappaltatori produrrebbero un'offerta, delineerebbero il prezzo e fornirebbero documenti pertinenti, prove di conformità e altre informazioni richieste. L'appaltatore utilizzerebbe quindi il sistema di gestione delle offerte per confrontare le offerte e selezionare quella più adatta al progetto.
Quali sono le caratteristiche comuni del software di gestione delle offerte?
Le seguenti sono alcune caratteristiche principali all'interno del software di gestione delle offerte che possono aiutare gli utenti a semplificare il processo di gara per i loro progetti:
Gestione dei documenti: Con questa funzione, gli utenti possono memorizzare i dati e i documenti dei partecipanti e degli appaltatori durante il ciclo di vita del progetto e successivamente.
Monitoraggio della conformità: Questa funzione aiuta a monitorare la conformità dei subappaltatori agli standard di conformità pertinenti. Questa funzione è fondamentale per valutare correttamente i potenziali subappaltatori durante il processo di gara e garantire che solo le aziende qualificate rimangano in corsa per ottenere l'offerta.
Integrazioni: Questa funzione consente al software di integrarsi con altri software. Tipicamente le soluzioni di gestione delle offerte si integrano con il software di gestione dei progetti di costruzione o con soluzioni ERP per le costruzioni. Più ampio è il set di integrazioni che un dato strumento di gestione delle offerte offre, più interoperabile sarà lo strumento.
Inviti a presentare offerte: Questo aiuta a produrre inviti a presentare offerte per progetti di costruzione utilizzando informazioni specifiche del progetto e consente ai subappaltatori di fornire informazioni specifiche per l'offerta. Gli inviti a presentare offerte sono centrali per le soluzioni di gestione delle offerte e aiutano gli appaltatori a semplificare il processo di preparazione delle proposte e di sollecitazione delle offerte.
Prequalificazione: Questo fornisce funzionalità dedicate per aiutare a prequalificare e taggare i subappaltatori qualificati come idonei a presentare offerte per i progetti.
Confronti delle offerte: Il software contiene bacheche o dashboard su cui le offerte vengono confrontate. Questi dashboard semplificano il processo di confronto delle offerte specifiche testa a testa.
Report di progetto: Questa funzione aiuta a produrre report, spesso personalizzabili, con dati e informazioni specifiche del progetto.
Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): Questo software fornisce la scansione dei documenti con capacità di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR). L'OCR può aiutare a semplificare il processo di caricamento dei documenti e aumentare la velocità con cui i subappaltatori possono fornire le informazioni richieste agli appaltatori con cui stanno cercando di lavorare.
Quali sono i vantaggi del software di gestione delle offerte?
Il software di gestione delle offerte fornisce agli appaltatori e ai manager delle costruzioni una serie di vantaggi durante il processo di gara:
Semplificare il processo di gara: Le soluzioni di gestione delle offerte aiutano gli appaltatori generali a semplificare il processo di gara durante tutto il ciclo di vita dell'offerta e la transizione nella fase di consegna del processo di gestione delle costruzioni. Gli appaltatori generali beneficiano delle funzionalità dedicate che aiutano ad accelerare il tasso con cui i subappaltatori possono essere qualificati come idonei per un determinato progetto.
Consolidare i documenti: Gli strumenti di gestione delle offerte consolidano tutti i documenti relativi alle offerte in un'unica soluzione. Questa consolidazione può risparmiare tempo trascorso a cercare documenti in più strumenti e migliorare il flusso di lavoro del processo di gara di un'azienda.
Chi utilizza il software di gestione delle offerte?
Alcune diverse figure legate al settore delle costruzioni utilizzano il software di gestione delle offerte:
Appaltatori generali: Gli appaltatori generali assunti per un progetto di costruzione utilizzano il software di gestione delle offerte per mettere insieme RFP, gestire i documenti del progetto, gestire i partecipanti, selezionare i subappaltatori per progetti particolari e sollecitare offerte. Queste soluzioni automatizzano ampie porzioni del processo di gara, rendendo più facile per i partecipanti e gli appaltatori generali. Gli appaltatori generali possono gestire eventuali addenda aggiunte alle RFP man mano che i dettagli del progetto cambiano. Queste addenda possono riguardare le date del progetto, i prezzi, i cambiamenti nell'ambito del lavoro e altro ancora. Le soluzioni di gestione delle offerte aiutano gli appaltatori generali a mantenere la redditività e garantire che abbiano una visione completa di tutti i documenti relativi al progetto, inclusi quelli finanziari, durante tutto il processo.
Subappaltatori: I subappaltatori utilizzano il software di gestione delle offerte per produrre e presentare offerte di costruzione. Le aziende che cercano di ottenere parti di lavoro per un determinato progetto mettono insieme pacchetti di offerte per quel progetto e li presentano all'appaltatore generale, che sceglie il subappaltatore preferito. Il software di gestione delle offerte invia notifiche relative alle offerte dei subappaltatori durante tutto il processo di gestione delle offerte e consente loro di monitorarlo mentre viene valutato.
Software correlato al software di gestione delle offerte
Le soluzioni correlate che possono essere utilizzate insieme al software di gestione delle offerte includono:
Software di gestione dei progetti di costruzione: Il software di gestione delle offerte si integra con le soluzioni di gestione dei progetti di costruzione. Gli strumenti di gestione dei progetti di costruzione possono anche contenere funzionalità di gestione delle offerte, in particolare quelle soluzioni di gestione dei progetti che forniscono sia funzionalità di pre-costruzione che durante la costruzione.
Software ERP per le costruzioni: Le soluzioni di gestione delle offerte si integrano tipicamente con le soluzioni ERP per le costruzioni per aiutare a fornire strumenti di gestione delle costruzioni completi.
Sfide con il software di gestione delle offerte
Le soluzioni di software di gestione delle offerte possono presentare le proprie sfide.
Adozione e collaborazione: Affinché una soluzione di gestione delle offerte sia efficace, l'amministratore, tipicamente l'appaltatore generale, dovrebbe specificare ruoli e aspettative. L'adozione del prodotto è sempre fondamentale per il successo di qualsiasi software, quindi è importante garantire che ci sia un piano di implementazione e formazione completo per guidare un'adozione elevata e di successo.
Interoperabilità: Il processo di gestione delle offerte è integrale al processo di pre-costruzione, in particolare per i progetti commerciali su larga scala. Per facilitare passaggi più efficienti dalla soluzione di gestione delle offerte allo strumento di gestione dei progetti di pre-costruzione o costruzione utilizzato dal manager delle costruzioni, sono importanti le integrazioni native con le soluzioni già presenti nel stack tecnologico dell'azienda.
Come acquistare il software di gestione delle offerte
Raccolta dei requisiti (RFI/RFP) per il software di gestione delle offerte
Gli acquirenti potenziali dovrebbero comprendere quanti progetti avranno nei prossimi anni e quanto grandi saranno quei progetti. Dovrebbero anche conoscere il loro stack tecnologico e comprendere le soluzioni con cui uno strumento di gestione delle offerte deve integrarsi. Durante la fase di raccolta dei requisiti, tutti i soggetti interessati pertinenti dovrebbero essere coinvolti e i potenziali punti dolenti per ciascuna persona nel comitato di acquisto discussi.
Gli acquirenti potenziali dovrebbero mettere insieme due elenchi di funzionalità, uno composto da funzionalità principali e l'altro da funzionalità desiderabili. I requisiti dovrebbero infine consistere in funzionalità necessarie, considerazioni sulla sicurezza, requisiti di conformità, volume potenziale e numero di utenti previsti.
Confrontare i prodotti di software di gestione delle offerte
Crea una lista lunga
La lista lunga di gestione delle offerte dovrebbe includere soluzioni che soddisfano l'elenco dei requisiti delle funzionalità principali. Gli acquirenti potenziali dovrebbero considerare soluzioni puntuali e quegli strumenti più completi che potrebbero soddisfare più esigenze.
Crea una lista corta
La lista corta dovrebbe considerare il prezzo, il ritorno sull'investimento (ROI) e la disponibilità delle funzionalità desiderabili. Le preoccupazioni sulla sicurezza e l'interoperabilità dovrebbero già essere state considerate, e la lista corta dovrebbe comprendere soluzioni valide che competono sulla forza delle loro funzionalità e sul prezzo del prodotto.
Condurre dimostrazioni
Durante il processo di dimostrazione, un acquirente potenziale dovrebbe mettere insieme un elenco di domande progettate per approfondire casi d'uso specifici che è probabile si verifichino durante l'uso del prodotto. Gli acquirenti dovrebbero anche chiedere una dimostrazione utilizzando scenari comuni alla loro attività.
Selezione del software di gestione delle offerte
Scegliere un team di selezione
Il team di selezione dovrebbe includere finanza, sicurezza e altri utenti pertinenti oltre ai proprietari del budget. La dimensione del team di selezione dipenderà dalla dimensione dell'acquisto e dal numero di persone coinvolte, ma il team dovrebbe essere il più piccolo possibile per semplificare il processo.
Decisione finale
La decisione sarà probabilmente basata sul consenso a livello di comitato. Se l'azienda dell'appaltatore generale è più piccola, la decisione finale potrebbe spettare a una singola persona, ma la decisione dovrebbe essere radicata nella realtà operativa del processo di gara.
