Che cos'è la gestione dell'integrazione del progetto? Come implementarla

Un project manager deve indossare molti cappelli mentre gestisce tempo, costi e qualità per mantenere le cose in funzione senza intoppi. Questo è incredibilmente complicato quando i progetti sono interdipartimentali. Ogni dipartimento segue un diverso insieme di metodologie, strategie e aspettative.

Oltre all'uso di software di gestione dei progetti, le aziende hanno bisogno di un approccio sistematico per sincronizzare gli sforzi e i processi diversificati di un progetto. Questo è ciò che rende la necessità di una gestione dell'integrazione del progetto critica per il successo.

Man mano che un progetto avanza nel suo ciclo di vita, la gestione dell'integrazione del progetto assicura il completamento e l'esecuzione tempestiva delle attività che consentono l'esecuzione fluida di ogni fase. Consente ai manager di rimanere al passo con i processi garantendo la sincronizzazione di ogni elemento.

Il progresso di un progetto può fermarsi senza la corretta implementazione della gestione integrata del progetto. La pratica consente ai manager di valutare le risorse, fare i compromessi necessari e soddisfare le aspettative degli stakeholder tempestivamente.

Perché è importante la gestione dell'integrazione del progetto?

A causa della complessità del progetto, tenere traccia di tutto è una sfida. I project manager devono anche garantire il successo del progetto bilanciando le aspettative degli stakeholder e le esigenze dei clienti.

Con la gestione integrata del progetto, gli elementi di un progetto sono sincronizzati per raggiungere gli obiettivi definiti. Un processo di gestione dell'integrazione del progetto di successo aumenterà la produttività e l'efficienza. Elencherà tutte le funzioni e i compiti, assegnerà le responsabilità, condividerà le risorse e gestirà i programmi sovrapposti.

Poiché gli obiettivi e le responsabilità saranno chiaramente definiti, la PIM aumenterà anche la responsabilità del team e migliorerà il flusso di comunicazione.

Esempio di gestione dell'integrazione del progetto

L'idea alla base della PIM è far sentire i tuoi clienti come se fossero destinatari di prodotti di alta qualità da un unico marchio piuttosto che da un gruppo di individui. Supponiamo che tu abbia due progetti in corso, X e Y.

Il progetto X richiede documentazione per un cliente da due team separati. Devi assicurarti che corrispondano nel tono, nello stile e nella formattazione. In questo caso, una soluzione PIM sarà utilizzare lo stesso editor o software di creazione di contenuti per garantire la coerenza nei prodotti consegnati.

Allo stesso modo, a metà della fase di esecuzione del progetto, ti rendi conto che il progetto Y ha un ambito più ampio e richiede più risorse. Quindi, finisci per trasferire alcune risorse dal progetto X a Y. Ora, cosa significa questo per il progetto X? Sarebbe meglio avere una roadmap per garantire che entrambi i progetti siano completati in modo efficiente e puntuale.

Con la PIM, puoi impostare il giusto flusso di lavoro per garantire che le risorse non si esauriscano. Puoi anche gestire i compiti tra entrambi i progetti per evitare sovrapposizioni di tempistiche.

7 passaggi della gestione dell'integrazione del progetto

Il processo PIM può essere lungo, ma è anche collaudato. Questi sette passaggi aiutano i project manager ad aderire al budget del progetto, a consegnare alla massima qualità e a evitare di esaurire le risorse durante il ciclo di vita del progetto.

1. Carta del progetto

La carta del progetto è un tipo comune di documentazione che afferma che un team ha il permesso dagli esecutivi di procedere con il lavoro. La carta delinea chi fa cosa, in modo che non ci siano discrepanze durante il processo.

Una carta del progetto dovrebbe essere distinta da un piano aziendale. È un documento formale creato dopo che un progetto viene approvato. Questo documento può essere consultato in caso di confusione o disaccordi sugli obiettivi o gli scopi del progetto.

2. Dichiarazione dell'ambito del progetto

La dichiarazione dell'ambito definisce la portata dell'impatto di un progetto. È incaricata di delineare i prodotti specifici di un progetto anziché obiettivi generici. Una dichiarazione dell'ambito potrebbe dire che il prodotto del progetto è "sviluppare e costruire un rifugio per senzatetto che possa ospitare fino a 500 residenti."

Questo differirebbe da un obiettivo: "Sviluppare un rifugio per senzatetto che possa ospitare in sicurezza persone che affrontano lo sfollamento o una varietà di fattori."

3. Dirigere e gestire la produzione

Nel passaggio successivo della PIM, i project manager sono responsabili della direzione del lavoro effettivo. Ciò significa assumere operai edili e architetti e informarli su come il progetto sarà realizzato.

Questo può anche essere definito come esecuzione del progetto, una fase del ciclo di vita del progetto. In parole semplici, questa è la fase in cui le cose vengono fatte.

4. Gestire la conoscenza del progetto

Nella gestione del progetto, è imperativo documentare i processi e le lezioni apprese. Durante l'esecuzione del progetto, è essenziale tenere un registro di tutte le conoscenze associate.

Alcune domande da considerare durante questo passaggio sono: Quali strumenti sono stati utilizzati? Quali processi sono stati utilizzati per arrivare a scadenze specifiche? Sono stati coinvolti esperti che hanno aiutato il resto del team a comprendere meglio i loro obiettivi?

Per questo passaggio, considera l'acquisto di un software di gestione della conoscenza. Questo strumento mantiene tutte le informazioni apprese organizzate e accessibili per riferimento futuro.

5. Monitorare e controllare la produzione

Oltre a dirigere e gestire i passaggi del progetto, un project manager deve controllare regolarmente i progressi e assicurarsi che le cose stiano andando come previsto. Un progetto che manca le scadenze non è sempre considerato un successo.

Monitorare e controllare la produzione può aiutare a garantire che i manager raggiungano tutti i loro obiettivi di progetto delineati nella carta del progetto. Questo è particolarmente vero per la PIM, in cui i membri del team di progetto provengono da vari dipartimenti all'interno dell'azienda.

È facile perdere traccia di ciò che un team contribuisce, il che fa deragliare l'intera produzione. Monitorare proattivamente la produzione è un modo per ridurre il rischio di perdere il controllo.

6. Eseguire il controllo integrato delle modifiche

Alcuni membri del team potrebbero non essere abituati a lavorare insieme. Quindi, capire come cooperare con nuovi colleghi può essere sconvolgente. I project manager che implementano la PIM dovrebbero anche essere familiari con la gestione del cambiamento e sapere come guidare un progetto attraverso cambiamenti che potrebbero non essere a loro agio.

Idealmente, hai un team di dipendenti talentuosi e flessibili che sono aperti a costruire un super team. Ma anche i dipendenti più agili possono trovare il cambiamento complicato. I project manager dovrebbero essere una forza positiva e ascoltare i loro dipendenti riguardo alle difficoltà di un progetto che integra più team, pur essendo in grado di guidarli verso il successo.

7. Chiusura del progetto

La chiusura del progetto è un processo a sé stante. Comporta la revisione dei vari elementi del progetto per scoprire se è stato un successo. È stato completato sotto il budget? Controllo. È stato completato entro la scadenza prevista? Controllo. Il cliente è soddisfatto dei risultati? Controllo.

Tutte queste domande trovano risposta nella chiusura del progetto, insieme all'aggiornamento del registro delle lezioni finali. Ricorda di inserire le lezioni finali nella base di conoscenza che hai creato per questo progetto.

I migliori software di gestione dei progetti con capacità PIM

Con comunicazione integrata del team, aggiornamenti del progetto in tempo reale, organizzazione dei compiti individuali e una base di conoscenza centrale, il software di gestione dei progetti è lo strumento perfetto per supportare gli sforzi PIM della tua organizzazione.

Il software di gestione dei progetti traccia i progressi, misura la produttività e migliora l'efficienza definendo tempistiche individuali per ogni collaboratore. Supporta anche l'allocazione delle risorse in base alla domanda e alla disponibilità.

Il lavoro di squadra fa funzionare il sogno

Ogni progetto è costruito su una visione e su molteplici processi che devono essere sincronizzati per garantire il successo. Quando questi compiti sono distribuiti tra diversi team, allinearli con la PIM renderà il tuo progetto immune ai cambiamenti imprevisti.

La PIM consente un facile adattamento e riallocazione delle risorse mantenendo la coesione, dandoti il vantaggio nel rispettare i tuoi impegni.

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Questo articolo è stato originariamente pubblicato nel 2019. È stato aggiornato con nuove informazioni.