Consegna dei Servizi HR: Tipi, Vantaggi e Miglior Software

Le risorse umane (HR) stanno facendo il lavoro di Dio.

La fase iniziale del loro lavoro consiste nell'acquisire i talenti giusti per la loro azienda. Ma il lavoro non si ferma qui. Progettare processi di colloquio, caricare descrizioni di lavoro e riassunti aziendali su diversi portali di lavoro e allocare sedi per i colloqui sono tutte parti della fornitura di servizi HR. E questa fornitura di servizi HR non è facile, per non dire altro.

Anche per domande riguardanti benefici come il congedo retribuito o per ricordare qualcosa di specifico su una politica, i dipendenti cercano la guida del team HR perché credono nella fornitura di servizi HR.

Per alleviare la pressione sui team HR, una piattaforma unificata come il software di fornitura di servizi HR automatizza i cicli ripetitivi o gli avvisi, supervisiona l'onboarding dei dipendenti e gestisce le domande dei dipendenti.

A causa della rapidità con cui le dinamiche della gestione dei dipendenti possono cambiare e influire sui livelli di produttività, è essenziale capire come la fornitura di servizi HR possa aiutare.

La fornitura di servizi HR riguarda la semplificazione dei processi del dipartimento HR, dall'assunzione di un dipendente fino alla sua uscita dall'organizzazione, attraversando l'intero ciclo di vita del dipendente. Ci sono molte responsabilità che le risorse umane devono gestire: onboarding, gestione dei benefici dei dipendenti, buste paga e altro ancora. La pratica di fornire tutti questi servizi fondamentali è la fornitura di servizi HR, che offre al team HR un modo per creare la migliore strategia durante l'intero ciclo di vita della forza lavoro, grazie all'automazione.

Tipi di modelli di fornitura di servizi HR

Ogni dipartimento HR segue un protocollo standard per controllare le operazioni dei dipendenti e monitorare i flussi di lavoro delle buste paga senza sovrapposizioni tra i processi. I modelli di fornitura di servizi HR sono suddivisi in due tipi: tradizionale e multi-livello.

Fornitura di servizi HR tradizionale

Le aziende che utilizzano il modello tradizionale di fornitura di servizi HR impiegano un personale HR generalista e decentralizzato. Ciò significa che rispondono e soddisfano le esigenze di ogni dipartimento fornendo un servizio personalizzato e pratico per dirigenti, manager e dipendenti.

Le organizzazioni più piccole utilizzano più comunemente questo metodo con un personale più consolidato. Se una grande azienda dovesse adottare questo metodo, i manager HR si esaurirebbero lavorando su compiti amministrativi infiniti per un numero così elevato di dipendenti. Inoltre, i dipendenti sono frustrati perché non ricevono una risposta rapida dal team HR alle loro domande o preoccupazioni.

Fornitura di servizi HR multi-livello

Il modello di fornitura di servizi HR multi-livello è stato sviluppato da David Ulrich, che lo ha definito il modello a tre gambe. In questo modello, le questioni dei dipendenti sono gestite da tre gruppi di professionisti HR, ciascuno con un set di competenze unico.

• Servizi condivisi: Questo team di leader HR è il primo punto di contatto per dipendenti e manager, poiché sono responsabili delle domande, richieste e indagini quotidiane. Di solito, i dipendenti hanno accesso a un portale self-service per i dipendenti per queste richieste, solitamente disponibile sui loro dispositivi mobili.
• Centri di eccellenza: Un team di specialisti HR gestisce situazioni più complesse o impegnative. Spetta anche a loro gestire programmi e politiche incentrati su compensazione e benefici, formazione, reclutamento e gestione delle prestazioni.
• Partner aziendali HR: Professionisti HR di alto livello incaricati di questioni relative alle persone che potrebbero influire sul risultato economico di un'azienda. Questo team gestisce programmi per il processo di reclutamento, la pianificazione della successione e altro ancora.

Questi tre gruppi sono poi suddivisi in quattro livelli che spiegano ulteriormente i livelli che creano questo modello di fornitura di servizi HR.

• Supporto di livello 0: Consiste nei servizi condivisi HR poiché fornisce ai dipendenti e ai manager di livello inferiore tecnologia self-service. Questi strumenti garantiscono che i dipendenti possano trovare informazioni senza contattare direttamente i rappresentanti HR.
• Supporto di livello 1: Gestito dal team dei servizi condivisi HR quando i dipendenti non riescono a trovare ciò che cercano o non hanno un portale o alcuna tecnologia HR disponibile per l'accesso dei dipendenti. Una richiesta viene inviata da un dipendente, che viene poi inviata a un membro del team HR che può rispondere. Se il problema all'interno del ticket è troppo complicato, passa al livello 2.
• Supporto di livello 2: Consiste in esperti di materia all'interno del dipartimento di gestione delle risorse umane (HRM) che hanno conoscenze specializzate di interazioni complesse e situazioni di gestione dei casi.
• Supporto di livello 3: Riservato alle relazioni con i dipendenti al di fuori della base di conoscenze standard che richiedono un'interazione faccia a faccia con un leader strategico HR.

Sta diventando sempre più comune in una forza lavoro più moderna utilizzare un approccio multi-livello ai sistemi HR. Combinando questo con la giusta tecnologia, si può aumentare la soddisfazione dei dipendenti, creare processi aziendali più snelli e promuovere un miglior cambiamento nella gestione.

Vantaggi del modello di fornitura di servizi HR

Un'organizzazione può sperimentare molti vantaggi adottando un modello di fornitura di servizi HR. Quando si implementano la giusta tecnologia e iniziative di fornitura di servizi HR, alcuni di questi vantaggi sono:

• Migliorata esperienza dei dipendenti: Poiché l'HR influisce sull'intero ciclo di vita di un dipendente, avere scambi positivi riguardo a domande o preoccupazioni con informazioni accurate può promuovere una migliore esperienza dei dipendenti e una cultura aziendale complessiva, migliorando l'engagement dei dipendenti.
• Migliori analisi e reportistica HR: Il software di fornitura di servizi HR vanta la funzionalità di tracciare e analizzare dati e metriche incentrati su questioni dei dipendenti. Avere questi dati rende più facile per i team HR prendere decisioni informate su come migliorare i processi e le procedure interne relative alla gestione dei servizi ai dipendenti. Questi strumenti possono anche monitorare e tracciare le interazioni dei dipendenti in modo che il team HR possa sempre accedere ai casi dei dipendenti.

• Aumentare la produttività dei dipendenti: Utilizzare la tecnologia per automatizzare la comunicazione inviando la richiesta giusta al membro del team HR appropriato semplifica il flusso di lavoro. Quando i dipendenti ricevono una risposta rapida alla loro domanda, possono tornare più velocemente ai loro compiti quotidiani. Inoltre, il dipartimento HR può fornire servizi in modo più efficiente e rispondere a più richieste.
• Più conveniente ed efficiente: L'HR diventa un dipartimento più conveniente poiché la tecnologia può ottimizzare la fornitura di servizi HR e la velocità con cui tutte le domande vengono elaborate e gestite. Grazie a procedure standardizzate, risposte e risoluzioni più rapide alle domande dei dipendenti significano che il tempo non viene sprecato e viene utilizzato in modo ottimale. Ciò significa anche che il team HR trascorre meno tempo a gestire i ticket e più tempo a lavorare su modi per garantire il successo dell'azienda e dei suoi dipendenti.

Migliori pratiche per la fornitura di servizi HR

Quando si implementano modelli di fornitura di servizi HR all'interno di un'organizzazione, è importante tenere a mente specifiche migliori pratiche e processi.

Utilizzare la tecnologia giusta

Alla base, la fornitura di servizi HR riguarda l'assicurarsi che il dipartimento HR disponga degli strumenti giusti all'interno del proprio stack tecnologico. La piattaforma giusta può fare molto nel progettare il flusso di lavoro corretto, aiutando a risolvere i casi rapidamente e costruendo una base di conoscenze di risorse per i dipendenti. È bene scegliere un software che si adatti alle dimensioni di un'organizzazione ma che possa anche essere scalato quando è prevista una crescita.

Abilitare il self-service dei dipendenti

Quando è in uso un portale self-service per i dipendenti, il personale può cercare i moduli o le politiche di cui ha bisogno senza dover ordinare tra quantità infinite di informazioni non pertinenti alle loro preoccupazioni o domande. Questo portale dovrebbe essere il loro punto di riferimento per le risposte di cui hanno bisogno senza arrecare disagio al team HR.

Avere queste informazioni a portata di mano è particolarmente conveniente per i lavoratori remoti o per coloro che sono spesso fuori ufficio per motivi di viaggio.

Avere trasparenza

Quando le richieste dei dipendenti vengono inviate al membro giusto del team HR, assicurati di aggiornare il dipendente sul suo progresso. In questo modo, i dipendenti saranno aggiornati su quanto rapidamente riceveranno una risposta e quale membro del dipartimento li assisterà con le loro esigenze. Questa trasparenza aiuta anche se il loro ticket o richiesta viene inoltrata a un livello diverso per ulteriore assistenza. Si tratta di mantenere il dipendente sintonizzato con il flusso di lavoro.

Essere personali

Sebbene la fornitura di servizi HR si concentri sulla tecnologia, ciò non significa che l'HR debba perdere il tocco personale. Anche se i dipendenti possono accedere a molte informazioni online, alcune questioni devono ancora essere risolte con una persona reale. Dopotutto, l'HR riguarda il lavoro con le persone in modo che non vengano lasciate da parte.

Non c'è sostituto per l'interazione umana e la comunicazione aperta, specialmente nell'HR.

I 5 migliori software di fornitura di servizi HR

Il software di fornitura di servizi HR è un'ottima aggiunta per le aziende che hanno bisogno di aiuto per semplificare operazioni HR complesse. Questi strumenti combinano tecnologia di centro servizi e help desk per standardizzare il modo in cui i professionisti HR interagiscono con i dipendenti, aiutando sia il team HR che i dipendenti a inviare, esaminare e rispondere a ticket o richieste.

Per essere inclusi nella categoria di fornitura di servizi HR, il software deve:

• Fornire un portale self-service per i dipendenti
• Monitorare e gestire le interazioni di tutti i dipendenti
• Inviare richieste al dipartimento o al dipendente corretto
• Facilitare le richieste HR relative a buste paga, informazioni sui dipendenti, amministrazione dei benefici e altro ancora

*Di seguito sono riportati i cinque principali software di fornitura di servizi HR dal Grid® Report Estate 2023 di G2. Alcune recensioni possono essere modificate per chiarezza.

1. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP aiuta le piccole imprese con tutte le loro esigenze HR. Questa soluzione per buste paga e HR per piccole imprese è stata costruita per aiutare i team a risparmiare tempo, rimanere conformi e gestire un team con facilità. Oltre alle buste paga, RUN vanta grandi funzionalità come valutare le esigenze di assunzione, fornire modi per gestire i vantaggi dei dipendenti e molto altro ancora.

Cosa piace di più agli utenti:

“Questo strumento vanta un ottimo servizio clienti. È così facile da usare e personalizzare in base alle esigenze della tua azienda. Mi ci vogliono circa 30 minuti in meno rispetto a quando usavo QuickBooks. Sto ottenendo molto di più per i miei soldi con loro rispetto al mio precedente fornitore di servizi. Questo sistema di buste paga è così facile da usare rispetto ad altri. Abbiamo anche incorporato alcuni dei loro altri servizi, che sono stati facili e non complicati per i miei dipendenti o per me.

Ora stiamo utilizzando il work comp tramite ADP, che è stato fantastico. Si basa su numeri reali delle mie buste paga, quindi niente più noiosi audit di assicurazione work comp. Abbiamo anche incorporato il piano 401k tramite loro, ed è stato facile per i miei dipendenti configurarlo, e non ho molto lavoro da fare nemmeno io.”

- Recensione di RUN Powered by ADP, Kaija J.

Cosa non piace agli utenti:

“Una cosa che non mi piace è che possiamo designare solo una classe di lavoro comp a un dipendente. Se lavorano in diverse capacità che rientrano in diverse classificazioni, non possiamo dividere il loro stipendio in modo che venga riportato a L & I sotto le classificazioni corrette. Ad esempio, se un dipendente lavora regolarmente sotto la classe 0603-00 ma lavora per un giorno sotto la classe 0508-09, puoi solo designare un dipartimento a ciascuna tariffa salariale e non riportarlo sotto ciascuna classificazione L & I. Ho anche difficoltà a trovare alcuni rapporti fiscali sotto il nuovo Centro Rapporti che erano inclusi nelle vecchie liste di rapporti. In generale, c'è molto poco da non apprezzare su ADP Run.”

- Recensione di RUN Powered by ADP, Michelle M.

2. SAP SuccessFactors

Gli utenti che necessitano di una suite di gestione dell'esperienza umana (HXM) non devono cercare oltre SAP SuccessFactors. Reinventa l'intera esperienza del dipendente, rendendo le transazioni HR tradizionali più coinvolgenti, grazie alla tecnologia intelligente. Copre la gestione HR, dalle soluzioni HR di base e buste paga all'onboarding e alla pianificazione della successione.

Cosa piace di più agli utenti:

“SAP SuccessFactors è un sistema davvero utile, che funziona senza intoppi e facile da usare. È molto facile da navigare e mostra informazioni pertinenti sul profilo di ciascun dipendente. Può essere utilizzato a livello aziendale ed è generalmente un'esperienza piacevole per l'utente.”

- Recensione di SAP SuccessFactors, Journey W.

Cosa non piace agli utenti:

“Alcune integrazioni diventano estenuanti a volte se non hai accesso a persone tecniche SAP. Se non ottieni aiuto professionale, sei sicuro di lottare con esso, e ci vogliono giorni per far sì che le modifiche abbiano effetto. A parte questo, non sono un fan della piattaforma di apprendimento e sviluppo SAP, che offre opzioni limitate per usare un po' di creatività. La piattaforma consente di creare contenuti, utilizzare modelli, generare moduli e scaricare rapporti, ma le limitazioni non offrono opzioni, funzionalità o pulsanti per rendere il contenuto interessante.”

- Recensione di SAP SuccessFactors, Km N.

3. Leena AI

Leena AI rende possibile per le aziende di grandi dimensioni costruire un'esperienza dei dipendenti di alto livello utilizzando una piattaforma conversazionale abilitata all'AI. Può rispondere alle domande dei dipendenti in tempo reale e semplificare le operazioni quotidiane del team HR, risolvendo i ticket dei dipendenti e gestendo le richieste dei dipendenti. Leena AI può anche creare rapporti analitici per il management senior, fornendo maggiore visibilità sulle domande dei dipendenti.

Cosa piace di più agli utenti:

“Il bot Leena AI ha un ottimo strumento di ticketing e dashboard per guidare l'uso. L'interfaccia utente potrebbe essere più creativa e le funzionalità di riconoscimento vocale migliorate, ma nel complesso è una buona e utile piattaforma. Ci consente di coinvolgere i dipendenti e ridurre gli sforzi HR.”

- Recensione di Leena AI, Nilam C.

Cosa non piace agli utenti:

“L'UX/UI può essere migliorata e dovrebbero essere aggiunte più funzionalità di utilità dell'app. Abilitare i comandi vocali sul bot darà agli utenti un'esperienza di alto livello.”

- Recensione di Leena AI, Soumya R.

4. Personio

Le piccole e medie imprese con fino a 2.000 dipendenti si rivolgono a Personio per completare più rapidamente i loro processi HR. Questa soluzione software consente ai manager HR di concentrarsi sulle esigenze dei dipendenti invece di essere sopraffatti da compiti noiosi.

Cosa piace di più agli utenti:

“Di tutti gli strumenti che ho usato e implementato in passato, con Personio ho avuto il maggior supporto durante l'implementazione. Mi piace che tu possa assegnare diversi orari di lavoro a diversi dipendenti, il che rende molto più facile calcolare correttamente i giorni di vacanza per tutti. Mi piace anche che tutte le impostazioni generali siano impostazioni di best practice, perfette per iniziare subito.”

- Recensione di Personio, Leonie H.

Cosa non piace agli utenti:

“Purtroppo, ci sono alcuni problemi nel modulo di performance, e si può percepire che è abbastanza nuovo per l'ecosistema. Funziona ma trarrebbe grande beneficio da una revisione dell'esperienza utente. In secondo luogo, l'app mobile è piuttosto basilare e non offre molte funzionalità oltre alla prenotazione di ferie e malattie.”

- Recensione di Personio, Sebastian K.

4. OnBase

OnBase è uno strumento operativo di processo che aiuta a convertire le sfide ricorrenti di un'azienda in flussi di lavoro attuabili per costruire strategie HR. Si collega anche a una piattaforma LOB completa come Workday HCM per supportare compiti critici e gestione dei contenuti. OnBase lavora per creare progetti HR personalizzabili e convenienti che vanno oltre l'IT e offrono un ROI più rapido.

Cosa piace di più agli utenti:

"OnBase ha molti strumenti o funzionalità utili pronti all'uso che forniscono un quadro per soluzioni mirate a molti settori. Credo che il modulo o lo strumento che si distingue di più sia OnBase Workflow. Ha molte opzioni di configurazione che possono essere sfruttate per risolvere un problema aziendale di qualsiasi scala, sia che si tratti di un processo di approvazione per approvare il tempo libero o di un flusso di lavoro molto più integrato con un'altra applicazione di linea di business come un ERP o un EHR."

- Recensione di OnBase, Mark B.

Cosa non piace agli utenti:

"Con il numero di moduli e cambiamenti configurazionali, è possibile perdersi nei dettagli tecnici quando si affina la soluzione. Sfruttare al massimo le capacità di integrazione di OnBase richiede sviluppatori software esperti. Questa necessità è ridotta se la tua organizzazione ha un investimento in altre soluzioni per il suo settore, con cui OnBase ha integrazioni di prima parte."

- Recensione di OnBase, Andy B.

Domande, risposte e molto altro

I dipendenti si rivolgono al team HR con molte domande e preoccupazioni. Quando la fornitura di servizi HR è attiva e funzionante, può elevare qualsiasi organizzazione, specialmente con il software giusto per semplificare politiche e procedure.

Ora che i dipendenti hanno un posto a cui rivolgersi per le loro domande sui loro benefici, implementa una corretta amministrazione dei benefici in modo che la tua organizzazione offra ciò di cui i dipendenti hanno più bisogno.