Qu'est-ce que les réponses automatiques par e-mail ?
Les réponses automatiques par e-mail sont des réponses prédéfinies générées par un logiciel pour des types spécifiques de messages entrants. Les réponses automatiques peuvent également servir de confirmation pour l'expéditeur que son e-mail a été reçu.
Ces réponses par e-mail n'ont besoin d'être configurées qu'une seule fois par l'utilisateur et sont déclenchées lorsqu'un e-mail correspondant aux critères définis est reçu. Comme elles simplifient le processus d'envoi de réponses génériques par e-mail, un temps et des efforts considérables peuvent être économisés sans compromettre la précision et l'efficacité.
Les réponses automatiques par e-mail sont largement utilisées dans les ventes, le marketing et le service client. Les logiciels de marketing par e-mail aident à créer et à distribuer des réponses automatiques. Le logiciel est utile lors de la gestion de campagnes de marketing par e-mail et de listes d'abonnement par e-mail.
Cas d'utilisation des e-mails automatisés
Différents départements utilisent les e-mails automatisés pour des activités commerciales afin d'augmenter la productivité. Les fonctions professionnelles suivantes utilisent le plus souvent des réponses automatiques.
- Ventes : Les représentants envoient régulièrement des e-mails similaires, allant des e-mails à froid, des présentations de produits et des suivis.
- Marketing : Certains des e-mails les plus courants qui peuvent être automatisés à des fins de marketing sont les abonnements à des listes de clients, les newsletters, les réponses aux clients et les actions centrées sur les campagnes.
- Service client : L'automatisation des e-mails est précieuse pour les représentants du service client pour répondre aux questions fréquemment posées (FAQ), aux préoccupations et aux commentaires, ainsi que pour donner des reçus de confirmation généraux.
Types de réponses automatiques par e-mail
L'automatisation des réponses par e-mail peut être utile pour diverses raisons. Voici les cinq types les plus courants.
- E-mails de bienvenue : La plupart des entreprises ont un e-mail de bienvenue standard pour les nouveaux clients les remerciant d'avoir choisi l'entreprise. Ces e-mails automatisés sont également déclenchés lorsqu'il y a de nouvelles inscriptions à des abonnements par e-mail.
- E-mails de confirmation : Ces e-mails servent de confirmation pour les commandes et contiennent souvent des détails d'expédition et de suivi.
- E-mails d'absence du bureau : Ces e-mails automatisés sont spécifiques à l'emploi du temps d'une personne. Les e-mails d'absence du bureau (OOO) informent les gens du congé de l'expéditeur et peuvent être configurés par des individus avec des signatures de réponse automatique. Un bon e-mail OOO aura toujours un délai pour indiquer quand une réponse peut être attendue et un point de contact en cas d'assistance urgente.
- Rappels et alertes : L'un des cas d'utilisation les plus étendus des réponses automatiques par e-mail est les rappels et les alertes. Ces notifications peuvent détailler des événements à venir, des rendez-vous, des ventes ou des alertes de changement de compte.
- Mises à jour et actualités : Les entreprises utilisent souvent des e-mails automatiques pour accroître la notoriété de la marque en partageant des actualités de l'entreprise et des mises à jour communautaires pour renforcer les relations avec les clients.
Meilleures pratiques pour les réponses automatiques par e-mail
L'automatisation des e-mails est un atout précieux pour les entreprises. Une bonne réponse automatique par e-mail se distingue d'une mauvaise réponse par le fait qu'elle est claire, pertinente et succincte dans son message.
- Sujet clair : Comme pour tout type d'e-mail, les e-mails automatisés avec une ligne d'objet claire réussissent mieux à transmettre le message souhaité. Un sujet confus ou complexe ne servira pas son objectif. S'assurer que le sujet est en adéquation avec l'intention de son contenu est également essentiel et capte l'attention du public.
- Contenu concis : Garder le message bref et direct aide à rendre une réponse par e-mail lisible. Fournissez uniquement les détails nécessaires et raccourcissez le message pour respecter le temps du destinataire.
- Timing et fréquence : Les réponses automatiques sont déclenchées dès qu'un e-mail répond aux paramètres prédéfinis. Une fois qu'une réponse a été configurée, elle n'a pas besoin d'être envoyée manuellement. Cependant, il est toujours préférable de faire des tests au préalable pour éviter les malentendus. Cela inclut également de vérifier que l'e-mail contient un délai pour indiquer quand un représentant contactera le destinataire. Envisagez de revoir la fréquence d'envoi des e-mails automatiques pour vous assurer que les destinataires ne se sentent pas submergés par les e-mails.
- Informations de contact : La plupart des e-mails automatisés ne peuvent pas être répondus car ils n'ont pas de boîte de réception spécifiée pour les réponses entrantes. Bien que cela aide à prévenir le spam de réponses, cela échoue à fournir les informations de contact nécessaires pour les destinataires qui ont besoin de vous contacter. Inclure des informations telles qu'une adresse e-mail, un numéro de téléphone ou un identifiant de réseau social est un bon moyen de garder les canaux de communication ouverts.
- Appel à l'action : Selon le type de réponse automatique par e-mail, un appel à l'action (CTA) ou une étape suivante doit être inclus dans les e-mails automatiques. Ceux-ci incluent, mais ne sont pas limités à, des notifications, des descriptions de processus ou des enquêtes de rétroaction. Placer des CTA aide à mesurer les résultats des campagnes, l'engagement des clients et à améliorer l'image de marque.
- Personnalisation : Les réponses automatiques par e-mail peuvent sembler impersonnelles, et la plupart des clients peuvent faire la différence entre les e-mails manuels et automatiques. Il est toujours bon d'incorporer une certaine personnalisation dans votre communication par e-mail, même si cela signifie inclure les noms pour les points de contact appropriés.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
