Meilleur Outils de gestion des données de référence (MDM)

Avec la complexité croissante de la gestion des entreprises à l'échelle mondiale, il est devenu prioritaire de maintenir l'intégrité des données pour stimuler l'intelligence d'affaires. Les outils de gestion des données de référence (MDM) surveillent et suivent les actifs de données essentiels de l'entreprise et utilisent ces données pour obtenir des informations précieuses afin de soutenir les plans d'intelligence d'affaires. Ils se composent d'outils et de technologies utilisés pour traiter les données de référence à travers l'entreprise. Les entreprises sont habilitées à créer des informations de qualité et à obtenir des informations grâce à des standardisations et des flux de travail. Le logiciel MDM est de nature multidomaine, soutenant plusieurs départements tels que l'informatique, les opérations, les finances, et d'autres pour utiliser les données de manière synchrone. Les données de référence peuvent représenter une petite partie de l'ensemble du référentiel de données de l'entreprise, mais elles sont les plus complexes et les plus précieuses de toutes.

Les outils MDM peuvent également inclure diverses interfaces utilisateur, des API basées sur des modèles, et plusieurs flux de travail automatisés pour favoriser la collaboration en temps réel entre les équipes. Ils soutiennent également la gouvernance des données. La gouvernance des données est le processus par lequel différentes équipes définissent les données et la qualité des données que la solution MDM traitera. La gouvernance des données comprend des directives clés nécessaires pour gérer plusieurs entités organisationnelles, des équipes multidomaines, des politiques et procédures standard, des qualités et des principes qui aident à évaluer les données de référence.

La gestion des données de référence multidomaine agit comme une source unique de vérité à travers différentes équipes et départements et permet aux organisations de conduire la transformation numérique en utilisant les données de référence. Les données de référence agissent comme un enregistrement doré car elles sont nettoyées et non erronées par nature. La gestion des données de référence permet à l'organisation de prendre des décisions basées sur les données concernant la génération de revenus, l'agilité opérationnelle, le délai de mise sur le marché, et la mobilité des équipes transversales, entre autres.

Exploiter les données de référence pour obtenir des informations et une intelligence exploitables stimule le besoin d'outils de gestion des données de référence dans tout type d'organisation. En ayant un accès rapide aux actifs de données les plus critiques, les entreprises peuvent avoir des lancements de produits plus rapides, concevoir de nouvelles campagnes marketing, dépenser les budgets judicieusement, créer des opportunités de vente croisée et de vente incitative, et plus encore. La qualité des données est essentielle.

Types de données de référence

Les données de référence, les données de référence et les métadonnées sont des points de données clés pour tout processus commercial. Les données de référence sont les données de base autour desquelles un processus commercial est mené, et sont déterminées comme les plus pertinentes pour l'organisation. Pour comprendre le type d'outils MDM, il est nécessaire de comprendre d'abord les différents types de données de référence.

Données client : Cela inclut des informations pour une entreprise telles que les noms des clients, les adresses, les coordonnées, les domaines des clients, les dossiers des employés, les données de vente, et toute autre donnée d'entreprise. Les programmes de fidélité, les ventes en ligne, les enquêtes, et plusieurs autres méthodes peuvent être utilisés pour obtenir des données client.

Données produit : Cela inclut des informations concernant le produit ou le service qu'une entreprise fournit. Des informations telles que les informations sur le produit, les pièces, et les actifs sont incluses dans cela. La gestion de l'information produit (PIM) gérerait toutes les données concernant un produit d'entreprise.

Données de localisation : Cela inclut les données qui fournissent la présence géographique de l'entreprise à travers le monde. Il fournit également l'emplacement des bureaux, les données de division géographique, et d'autres.

Autres : Cela inclut toute autre information telle que les données de licence, les informations de garantie, le contrat, et d'autres.

Les solutions MDM multidomaines peuvent être appliquées dans plusieurs industries différentes pour améliorer l'efficacité opérationnelle. Par exemple, considérez une entreprise de fabrication. Une entreprise de fabrication doit être capable d'accéder à des données critiques telles que les informations sur le produit. Dans le cas où un fabricant obtient des informations erronées, cela pourrait entraîner de graves retards de production. En utilisant des outils de gestion des données de référence, les données critiques peuvent être accessibles via un tableau de bord à vue unique où diverses équipes peuvent voir tout changement apporté à un processus de fabrication, à la conformité, et aux spécifications du produit et être informées des changements. Différentes équipes peuvent observer les ajouts/suppressions apportés aux nomenclatures et être informées de la même chose. Elles peuvent surveiller l'ajout/la suppression de plusieurs SKU et définir des normes de conformité que tout le monde peut accéder et doit suivre. Les solutions MDM fournissent aux différentes équipes une vue à 360 degrés des données critiques.

La valeur des données de référence

Une seule erreur dans les données pourrait entraîner plusieurs autres erreurs qui peuvent avoir des conséquences désastreuses. Une mauvaise adresse pour un client pourrait signifier que les commandes seraient expédiées à un autre endroit, que les factures de carte de crédit n'atteindraient jamais un client, ou même que les journaux ne seraient pas livrés. Une étiquette incorrecte sur un produit pourrait entraîner une perte de millions de dollars pour une entreprise en rappels de produits. Des détails de compte erronés pourraient entraîner le dépôt de sommes importantes sur le compte d'un client non intentionné, entraînant de lourdes pertes. Une seule erreur pourrait facilement ternir la réputation de la marque, entraînant ainsi une perte de fidélité à la marque. Dans un tel scénario, la gestion des données de référence est devenue une nécessité, c'est pourquoi les entreprises optent pour des logiciels MDM.

Que signifie MDM ?

MDM signifie gestion des données de référence. En plus de suivre et de surveiller les points de données les plus critiques d'une entreprise, le logiciel de gestion des données de référence permet également à divers utilisateurs d'entreprise d'utiliser des données multidomaines pour prendre des décisions significatives qui sont pertinentes pour accroître la valeur de l'entreprise.

Quels types d'outils de gestion des données de référence (MDM) existent ?

En termes d'architecture, il existe quatre types différents de conceptions de gestion des données de référence :

MDM de style registre

C'est le type le plus simple et le moins cher d'architecture de gestion des données de référence. Les outils MDM travaillent avec des données d'enregistrement ou des « stubs » qui fournissent la source de données, l'emplacement actuel, et d'autres informations requises. C'est l'architecture la moins chère en termes de déploiement car les données sont sous forme de stubs et non les données réelles. Le principal inconvénient de la gestion des données de référence de style registre est que le mouvement des données est à sens unique où les changements apportés aux données de référence ne sont pas transmis aux sources de données.

MDM de style consolidé

C'est une mise à niveau par rapport à la gestion des données de référence de style registre, la principale différence étant que les données réelles sont déplacées de leurs sources vers le référentiel de données. Il a un inconvénient similaire à la gestion des données de référence de style registre.

MDM de style coexistant

Ce type de logiciel MDM synchronise les données de référence pour se déplacer à la fois en amont et en aval, ce qui signifie que les données peuvent coexister dans la plateforme de données et le référentiel. Le MDM de style coexistant a une latence élevée car les données sont collectées et renvoyées en aval.

MDM de style transactionnel

C'est le système MDM le plus complet et le plus cher. Les données de référence sont collectées à partir de la source et déplacées vers le référentiel de données, où elles sont nettoyées, standardisées, et renvoyées à la source. La gestion des données de référence de style transactionnel nécessite une expertise et les bons outils pour assurer un flux de données approprié à la fois en amont et en aval.

Les systèmes MDM sont un excellent moyen de s'assurer qu'une entreprise utilise au mieux ses données critiques grâce à la visualisation des données, en utilisant un tableau de bord à vue unique. Voici quelques fonctionnalités de base de la gestion des données de référence qui peuvent aider les utilisateurs de plusieurs façons :

Correspondance et liaison des données : C'est la fonctionnalité de base des solutions MDM. En plus de tirer des données en temps réel de différentes sources, le logiciel MDM doit avoir une fonctionnalité de correspondance et de liaison. Lors de la gestion d'une grande liste de contacts, il y a souvent des possibilités de création de doublons car les données sont collectées et stockées à partir de plusieurs départements. En utilisant la fonctionnalité de correspondance et de liaison, les données dupliquées et redondantes sont éliminées tout en maintenant l'intégrité des données et en assurant la validation des données. Ces données nettoyées sont connues sous le nom d'enregistrement doré. Comme cette tâche est automatisée, les entreprises peuvent économiser des ressources plutôt que de nettoyer manuellement les données. Le logiciel de gestion des données de référence démontre l'élément de nettoyage et de correction des données erronées.

Gouvernance des données : Les outils MDM permettent aux équipes exécutives de mettre en place des normes et des procédures centralisées que chaque membre de l'organisation doit suivre. Lorsque les règles commerciales sont centralisées, chaque équipe a accès à l'ensemble des réglementations et des procédures standard à suivre. Ces règles sont directement mises en œuvre dans le logiciel sans besoin de support back-end.

Support de la confidentialité des données : À mesure qu'une organisation s'étend, la quantité de données générées en une seule journée augmente de manière exponentielle. De nouveaux clients sont ajoutés, de nouvelles transactions sont enregistrées, et la quantité de données ne cesse de croître. Dans un tel scénario, les entreprises doivent s'assurer que les plus hauts échelons des politiques et processus de confidentialité des données sont suivis. Les systèmes MDM permettent au personnel concerné de configurer des droits d'accès à toute source de données. En configurant des droits et en restreignant les actions, les données de référence peuvent être gardées privées. Les solutions de gestion des données de référence ont également des fonctionnalités supplémentaires où elles peuvent crypter les données, de sorte que les utilisateurs auront besoin d'un mot de passe sécurisé ou d'une authentification à plusieurs facteurs (MFA) pour accéder aux données. En faisant cela, l'entreprise est protégée contre les violations de sécurité et les piratages.

Réglementations sur la protection des données : Pour protéger les données à l'intérieur des frontières géographiques, les pays mettent en place des politiques strictes de réglementation des données telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Certaines données ne peuvent pas traverser les régions et les frontières. En utilisant des outils de gestion des données de référence, les entreprises peuvent s'assurer que les données sont bien conformes aux politiques réglementaires.

Enrichissement des données : L'enrichissement des données est défini comme un processus visant à améliorer la qualité des données à partir de diverses sources. Sous l'enrichissement des données, les données sont validées, nettoyées, rationalisées, et enfin intégrées à d'autres sources de données externes pour obtenir des informations détaillées. Ces données dorées sont utilisées pour analyser les tendances, identifier les modèles, et permettre aux entreprises de prendre des décisions de manière proactive en mettant en place des flux de travail. L'enrichissement des données peut également aider les équipes spécifiquement à résoudre plusieurs problèmes. Par exemple, les équipes marketing peuvent comprendre le comportement d'achat des clients, identifier les modèles, et obtenir des produits, offres, et remises sur mesure pour fidéliser un client. Le logiciel MDM est une source unique de vérité pour toutes les équipes d'une organisation pour observer les données enrichies.

Intégration et validation logicielle : Les outils MDM sont conçus pour fonctionner en douceur avec d'autres systèmes d'entreprise existants, qui incluent le CRM, l'ERP, et d'autres. Un utilisateur devrait pouvoir facilement exporter les données de gestion des données de référence selon les besoins pour être utilisées avec d'autres outils logiciels.

Certains des principaux avantages des logiciels de gestion des données de référence incluent :

Agir comme un référentiel source unique et améliorer la qualité des données : Les plateformes MDM aident les organisations à collecter, traiter, gérer différents ensembles de données client à travers différents départements. Avoir toutes les données de référence d'une entreprise au sein d'un logiciel multidomaine empêche les occurrences de données dupliquées et combine toutes les données incomplètes pour créer de nouvelles données précieuses appelées l'enregistrement doré. Les données qui doivent être mises à jour, éditées, ou supprimées peuvent être faites en utilisant le logiciel MDM. Toutes les données sont finalement utilisées pour créer une solution de bout en bout.

Stimuler l'engagement client : En ayant des données d'entreprise de différents départements rassemblées dans un seul logiciel, les équipes marketing et d'engagement client peuvent obtenir une vue à 360 degrés des clients et créer des publicités et des campagnes personnalisées. Les équipes marketing et ventes des organisations peuvent élaborer des stratégies et des promotions pour accroître la valeur de l'entreprise en attirant plus de clients et en fidélisant les anciens. Comme la gestion des données de référence aide à supprimer les entrées dupliquées, elle peut également aider les organisations à éviter des erreurs telles que l'envoi d'e-mails à une mauvaise adresse e-mail, l'envoi de catalogues en double à une seule adresse, l'envoi de factures à une adresse incorrecte, et plusieurs autres situations embarrassantes.

Améliorer le cycle de vie du produit : L'objectif principal du logiciel MDM est d'améliorer l'efficacité en ayant toutes les données de référence collectées et agissant comme une source unique de vérité. En faisant cela, de nombreuses équipes telles que les équipes logistiques et de la chaîne d'approvisionnement, les équipes produit, les équipes de service client, les équipes marketing, et d'autres auront accès aux mêmes actifs de données et travailleront ainsi de manière cohérente pour développer des plans de produits. Les équipes peuvent établir des jalons plus serrés et gérer les demandes de commande en peu de temps. Toutes les équipes sont bien informées de tout changement de produit et ont un accès en temps réel aux données du produit.

Réduire le temps de traitement et les coûts : La nature complexe des données rend le traitement manuel des données difficile, long, et coûteux. Les solutions MDM soutiennent l'automatisation des données, économisant ainsi beaucoup de temps. Comme les employés n'ont pas à nettoyer manuellement les données, cela réduit les coûts de traitement et permet aux employés de se concentrer sur d'autres tâches.

Améliorer la prise de décision : En ayant toutes les données de référence sous un seul tableau de bord offrant une meilleure visualisation des données, les équipes et les dirigeants peuvent utiliser les données d'entreprise pour stimuler l'intelligence d'affaires et prendre des décisions proactives.