Livraison de services RH : Types, avantages et meilleurs logiciels

Les ressources humaines (RH) font le travail de Dieu.

La première étape de leur travail consiste à acquérir les bons talents pour leur entreprise. Mais le travail ne s'arrête pas là. Concevoir des processus d'entretien, télécharger des descriptions de poste et des résumés d'entreprise sur différents portails d'emploi, et allouer des lieux d'entretien font tous partie de la prestation de services RH. Et cette prestation de services RH n'est pas facile, c'est le moins qu'on puisse dire.

Même pour des questions concernant des avantages tels que les congés payés ou pour se souvenir de quelque chose de spécifique à propos d'une politique, les employés cherchent les conseils de l'équipe RH parce qu'ils croient en la prestation de services RH.

Pour alléger la pression sur les équipes RH, une plateforme unifiée comme un logiciel de prestation de services RH automatise les cycles répétitifs ou les alertes, supervise l'intégration des employés et gère les questions des employés.

En raison de la rapidité avec laquelle les tenants et aboutissants de la gestion des employés peuvent évoluer et jouer un rôle dans les niveaux de productivité, il est essentiel de comprendre comment la prestation de services RH peut aider.

La prestation de services RH consiste à rationaliser les processus du département RH, de l'embauche d'un employé à son départ de l'organisation, en passant par tout le cycle de vie de l'employé. Les ressources humaines sont responsables de la gestion de nombreux aspects : intégration, gestion des avantages des employés, paie, et plus encore. La pratique de fournir tous ces services essentiels est la prestation de services RH, qui offre à l'équipe RH un moyen de créer la meilleure stratégie tout au long du cycle de vie de la main-d'œuvre, grâce à l'automatisation.

Types de modèles de prestation de services RH

Chaque département RH suit un protocole standard pour contrôler les opérations des employés et surveiller les flux de travail de la paie sans chevauchements entre les processus. Les modèles de prestation de services RH sont divisés en deux types : traditionnel et à plusieurs niveaux.

Prestation de services RH traditionnelle

Les entreprises utilisant le modèle traditionnel de prestation de services RH emploient un personnel RH généraliste et décentralisé. Cela signifie qu'ils répondent aux besoins de chaque département en fournissant un service personnalisé et pratique pour les cadres, les managers et les employés.

Les petites organisations utilisent le plus souvent cette méthode avec un personnel plus consolidé. Si une grande entreprise adoptait cette méthode, les managers RH s'épuiseraient en travaillant sur des tâches administratives sans fin pour un si grand nombre d'employés. De plus, les employés sont frustrés car ils n'obtiennent pas de réponse rapide de l'équipe RH à leurs questions ou préoccupations.

Prestation de services RH à plusieurs niveaux

Le modèle de prestation de services RH à plusieurs niveaux a été développé par David Ulrich, qui l'a appelé le modèle du tabouret à trois pieds. Dans ce modèle, les problèmes des employés sont traités par trois groupes de professionnels RH, chacun avec un ensemble de compétences unique.

• Services partagés : Cette équipe de leaders RH est le premier point de contact pour les employés et les managers, car ils sont responsables des questions, demandes et enquêtes quotidiennes. Habituellement, les employés ont accès à un portail d'auto-service pour les employés pour ces demandes, généralement accessible sur leurs appareils mobiles.
• Centres d'excellence : Une équipe de spécialistes RH gère des situations plus complexes ou difficiles. C'est aussi à eux de gérer les programmes et politiques centrés sur la rémunération et les avantages, la formation, le recrutement et la gestion des performances.
• Partenaires commerciaux RH : Des professionnels RH de haut niveau chargés des questions de personnel qui pourraient affecter le résultat net d'une entreprise. Cette équipe gère les programmes pour le processus de recrutement, la planification de la succession, et plus encore.

Ces trois groupes sont ensuite divisés en quatre niveaux qui expliquent plus en détail les niveaux qui créent ce modèle de prestation de services RH.

• Support de niveau 0 : Composé des services partagés RH car il fournit aux employés et aux managers de niveau inférieur une technologie d'auto-service. Ces outils garantissent que les employés peuvent trouver des informations sans contacter directement les représentants RH.
• Support de niveau 1 : Géré par l'équipe des services partagés RH lorsque les employés ne peuvent pas trouver ce qu'ils recherchent ou n'ont pas de portail ou de technologie RH disponible pour l'accès des employés. Une demande est soumise par un employé, qui est ensuite envoyée à un membre de l'équipe RH qui peut répondre. Si le problème dans le ticket est trop compliqué, il passe au niveau 2.
• Support de niveau 2 : Composé d'experts en la matière au sein du département de gestion des ressources humaines (GRH) qui ont une connaissance spécialisée des interactions complexes et des situations de gestion de cas.
• Support de niveau 3 : Réservé aux relations avec les employés en dehors de la base de connaissances standard qui nécessitent une interaction en face à face avec un leader stratégique RH.

Il devient de plus en plus courant dans une main-d'œuvre plus moderne d'utiliser une approche à plusieurs niveaux pour les systèmes RH. Combiner cela avec la bonne technologie peut augmenter la satisfaction des employés, créer des processus commerciaux plus rationalisés et promouvoir un meilleur changement dans la gestion.

Avantages du modèle de prestation de services RH

Une organisation peut bénéficier de nombreux avantages en adoptant un modèle de prestation de services RH. Lors du déploiement de la bonne technologie et des initiatives de prestation de services RH, certains de ces avantages sont :

• Amélioration de l'expérience des employés : Parce que les RH impactent tout le cycle de vie d'un employé, avoir des échanges positifs concernant des questions ou préoccupations avec des informations précises peut promouvoir une meilleure expérience des employés et une culture d'entreprise globale tout en améliorant l'engagement des employés.
• Meilleures analyses et rapports RH : Le logiciel de prestation de services RH offre la fonctionnalité de suivre et d'analyser les données et les métriques centrées sur les problèmes des employés. Avoir ces données facilite la prise de décisions éclairées par les équipes RH sur la façon d'améliorer les processus et procédures internes liés à la gestion des services aux employés. Ces outils peuvent également surveiller et suivre les interactions des employés afin que l'équipe RH puisse toujours accéder aux cas des employés.

• Augmentation de la productivité des employés : Utiliser la technologie pour automatiser la communication en envoyant la bonne demande au membre approprié de l'équipe RH rationalise le flux de travail. Lorsque les employés obtiennent une réponse rapide à leur question, ils peuvent retourner à leurs tâches quotidiennes plus rapidement. De plus, le département RH peut fournir des services plus efficacement et répondre à plus de demandes.
• Plus rentable et efficace : Les RH deviennent un département plus rentable car la technologie peut optimiser la prestation de services RH et la rapidité avec laquelle toutes les demandes sont traitées et gérées. Grâce à des procédures standardisées, des réponses et des résolutions plus rapides aux questions des employés signifient que le temps n'est pas perdu et est utilisé de manière optimale. Cela signifie également que l'équipe RH passe moins de temps à gérer les tickets et plus de temps à travailler sur des moyens d'assurer le succès de l'entreprise et de ses employés.

Meilleures pratiques de prestation de services RH

Lors de la mise en œuvre de modèles de prestation de services RH au sein d'une organisation, certaines meilleures pratiques et processus doivent être gardés à l'esprit.

Utilisez la bonne technologie

Au cœur, la prestation de services RH consiste à s'assurer que le département RH dispose des bons outils dans sa pile technologique. La bonne plateforme peut aller loin dans la conception du bon flux de travail, en aidant à résoudre les cas rapidement et en construisant une base de connaissances des ressources des employés. Il est bon de choisir un logiciel qui convient à la taille d'une organisation mais qui peut également être évolué lorsque la croissance est attendue.

Permettre l'auto-service des employés

Lorsqu'un portail d'auto-service pour les employés est utilisé, le personnel peut rechercher les formulaires ou politiques dont il a besoin sans trier d'énormes quantités d'informations non pertinentes pour leurs préoccupations ou questions. Ce portail devrait être leur lieu de prédilection pour les réponses dont ils ont besoin sans déranger l'équipe RH.

Avoir ces informations à portée de main est particulièrement pratique pour les travailleurs à distance ou ceux souvent absents du bureau pour des raisons de voyage.

Avoir de la transparence

Lorsque les demandes des employés sont envoyées au bon membre de l'équipe RH, assurez-vous de mettre à jour l'employé sur son avancement. De cette façon, les employés resteront informés de la rapidité avec laquelle ils obtiendront une réponse et quel membre du département les aidera avec leurs besoins. Cette transparence aide également si leur ticket ou demande est escaladé à un niveau différent pour une assistance supplémentaire. Il s'agit de garder l'employé en phase avec le flux de travail.

Soyez personnel

Bien que la prestation de services RH se concentre sur la technologie, cela ne signifie pas que les RH doivent perdre le contact personnel. Bien que les employés puissent accéder à de nombreuses informations en ligne, certaines questions doivent encore être résolues avec une personne réelle. Après tout, les RH consistent à travailler avec des personnes pour que celles-ci ne soient pas laissées de côté.

Il n'y a pas de substitut à l'interaction humaine et à la communication ouverte, surtout dans les RH.

Top 5 des logiciels de prestation de services RH

Le logiciel de prestation de services RH est un excellent ajout pour les entreprises qui ont besoin d'aide pour simplifier les opérations RH complexes. Ces outils combinent la technologie du centre de services et du help desk pour standardiser la façon dont les professionnels RH interagissent avec les employés en aidant à la fois l'équipe RH et les employés à soumettre, examiner et répondre aux tickets ou demandes.

Pour être inclus dans la catégorie de prestation de services RH, le logiciel doit :

• Fournir un portail d'auto-service pour les employés
• Surveiller et gérer les interactions de tous les employés
• Envoyer les demandes à la bonne personne ou au bon département
• Faciliter les demandes RH liées à la paie, aux informations des employés, à l'administration des avantages, et plus encore

*Ci-dessous se trouvent les cinq principaux logiciels de prestation de services RH du rapport Grid® de l'été 2023 de G2. Certains avis peuvent être édités pour plus de clarté.

1. RUN Powered by ADP

RUN Powered by ADP aide les petites entreprises avec tous leurs besoins RH. Cette solution de paie et RH pour petites entreprises a été conçue pour aider les équipes à gagner du temps, rester conformes et gérer une équipe avec facilité. En plus de la paie, RUN se vante de grandes fonctionnalités telles que l'évaluation des besoins en recrutement, la fourniture de moyens pour gérer les avantages des employés, et bien plus encore.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Cet outil se vante d'un excellent service client. Il est si facile à utiliser et à personnaliser selon les besoins de votre entreprise. Cela me prend environ 30 minutes de moins que lorsque j'utilisais QuickBooks. J'en ai beaucoup plus pour mon argent avec eux par rapport à mon ancien fournisseur de services. Ce système de paie est si facile à utiliser par rapport à d'autres. Nous avons également intégré certains de leurs autres services, qui étaient faciles et non compliqués pour mes employés ou moi.

Nous utilisons maintenant la compensation de travail via ADP, ce qui a été génial. Elle est basée sur de vrais chiffres de ma paie, donc plus d'audits d'assurance de compensation de travail fastidieux. Nous avons également intégré le plan 401k via eux, et il était facile pour mes employés de s'inscrire, et je n'ai pas beaucoup de travail à faire non plus. »

- RUN Powered by ADP Review, Kaija J.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Une chose que je n'aime pas, c'est que nous ne pouvons désigner qu'une seule classe de compensation de travail à un employé. S'ils travaillent dans différentes capacités qui relèvent de différentes classifications, nous ne pouvons pas diviser leur salaire pour qu'il soit déclaré à L & I sous les classifications correctes. Par exemple, si un employé travaille sous la classe 0603-00 régulièrement mais travaille un jour sous la classe 0508-09, vous ne pouvez désigner un département à chaque taux de paie et ne pas le déclarer sous chaque classification L & I. J'ai également du mal à trouver certains rapports fiscaux sous le nouveau Centre de Rapports qui étaient inclus dans les anciennes listes de rapports. Dans l'ensemble, il y a très peu de choses à ne pas aimer à propos d'ADP Run. »

- RUN Powered by ADP Review, Michelle M.

2. SAP SuccessFactors

Les utilisateurs qui ont besoin d'une suite de gestion de l'expérience humaine (HXM) ne devraient pas chercher plus loin que SAP SuccessFactors. Elle réinvente toute l'expérience des employés, rendant les transactions RH traditionnelles plus engageantes, grâce à une technologie intelligente. Elle couvre la gestion RH, des solutions RH de base et de paie à l'intégration et à la planification de la succession.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« SAP SuccessFactors est un système vraiment utile, fluide et convivial. Il est très facile à naviguer et montre des informations pertinentes sur le profil de chaque employé. Il peut être utilisé à l'échelle de l'entreprise et est généralement une expérience agréable pour l'utilisateur. »

- SAP SuccessFactors Review, Journey W.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Certaines intégrations deviennent épuisantes parfois si vous n'avez pas accès à des personnes techniques SAP. Si vous n'obtenez pas d'aide professionnelle, vous êtes sûr de lutter avec cela, et il faut des jours pour que les changements prennent effet. À part cela, je ne suis pas fan de la plateforme d'apprentissage et de développement SAP, qui offre des options limitées pour utiliser de la créativité. La plateforme vous permet de créer du contenu, d'utiliser des modèles, de générer des formulaires et de télécharger des rapports, mais les limitations sont de ne pas avoir d'options, de fonctionnalités ou de boutons pour rendre le contenu intéressant. »

- SAP SuccessFactors Review, Km N.

3. Leena AI

Leena AI permet aux entreprises de créer une expérience employé de premier ordre en utilisant une plateforme conversationnelle activée par l'IA. Elle peut répondre aux questions des employés en temps réel et rationaliser les opérations quotidiennes de l'équipe RH, tout en résolvant les tickets des employés et en gérant les demandes des employés. Leena AI peut également créer des rapports analytiques pour la direction, offrant une visibilité accrue sur les questions des employés.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Le bot Leena AI a un excellent outil de ticketing et un tableau de bord pour stimuler l'utilisation. L'interface utilisateur pourrait être plus créative, et les fonctionnalités de reconnaissance vocale améliorées, mais dans l'ensemble, c'est une bonne plateforme utile. Elle nous permet d'engager les employés et de réduire les efforts RH. »

- Leena AI Review, Nilam C.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« L'UX/UI peut être améliorée, et plus de fonctionnalités d'utilité de l'application devraient être ajoutées. Activer les commandes vocales sur le bot donnera aux utilisateurs une expérience haut de gamme. »

- Leena AI Review, Soumya R.

4. Personio

Les petites et moyennes entreprises comptant jusqu'à 2 000 employés se tournent vers Personio pour accomplir plus rapidement leurs processus RH. Cette solution logicielle permet aux managers RH de se concentrer sur les besoins des employés au lieu de se laisser submerger par des tâches fastidieuses.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« Parmi tous les outils que j'ai utilisés et mis en œuvre dans le passé, avec Personio, j'ai eu le plus de soutien tout au long de la mise en œuvre. J'adore que vous puissiez attribuer différents horaires de travail à différents employés, ce qui facilite tellement le calcul des jours de vacances pour tout le monde correctement. J'aime aussi que tous les paramètres généraux soient des paramètres de meilleures pratiques, parfaits pour commencer tout de suite. »

- Personio Review, Leonie H.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Malheureusement, il y a pas mal de bugs dans le module de performance, et on peut sentir qu'il est assez nouveau dans l'écosystème. Il fonctionne mais bénéficierait grandement d'une révision de l'expérience utilisateur. Deuxièmement, l'application mobile est assez basique et n'offre pas beaucoup de fonctionnalités en dehors de la réservation de vacances et de congés maladie. »

- Personio Review, Sebastian K.

4. OnBase

OnBase est un outil opérationnel de processus qui aide à convertir les défis récurrents d'une entreprise en flux de travail exploitables pour construire des stratégies RH. Il se connecte également à une plateforme LOB complète comme Workday HCM pour soutenir les tâches critiques et la gestion de contenu. OnBase travaille à créer des projets RH personnalisables et rentables qui vont au-delà de l'informatique et offrent un retour sur investissement plus rapide.

Ce que les utilisateurs aiment le plus :

« OnBase a de nombreux outils ou fonctionnalités utiles prêts à l'emploi qui fournissent un cadre pour des solutions ciblant de nombreuses industries. Je crois que le module ou l'outil qui se démarque le plus est OnBase Workflow. Il a de nombreuses options de configuration qui peuvent être exploitées pour résoudre un problème commercial de n'importe quelle échelle, qu'il s'agisse d'un processus d'approbation pour approuver un congé ou d'un flux de travail beaucoup plus intégré avec une autre application de ligne de métier telle qu'un ERP ou un EHR. »

- OnBase review, Mark B.

Ce que les utilisateurs n'aiment pas :

« Avec le nombre de modules et de changements de configuration, il est possible de se perdre dans les détails techniques lors de l'affinage de la solution. Tirer le meilleur parti des capacités d'intégration d'OnBase nécessite des développeurs de logiciels compétents. Ce besoin est réduit si votre organisation a investi dans d'autres solutions pour son industrie, avec lesquelles OnBase a des intégrations de première partie. »

- OnBase Review, Andy B.

Questions, réponses, et bien plus encore

Les employés se tournent vers l'équipe RH avec de nombreuses questions et préoccupations. Lorsque la prestation de services RH est en place, elle peut élever n'importe quelle organisation, surtout avec le bon logiciel pour rationaliser les politiques et procédures.

Maintenant que les employés ont un endroit où se tourner pour leurs questions sur leurs avantages, mettez en œuvre une administration des avantages appropriée pour que votre organisation offre ce dont les employés ont le plus besoin.