¿Qué es la gestión de proyectos?
La gestión de proyectos es la planificación, ejecución y finalización de las pequeñas tareas de un proyecto. Los gestores de proyectos y sus equipos utilizan los recursos de una empresa para organizar estratégicamente y lograr esfuerzos únicos o metas comerciales continuas.
Vital cuando se trata de delegar responsabilidades y tareas, la gestión de proyectos es una función organizativa integral que ayuda a definir los objetivos y metas del proyecto. Los equipos de gestión de proyectos también supervisan los controles de calidad para garantizar que los hitos del proyecto se completen dentro de sus plazos.
Las empresas implementan software de gestión de proyectos para aumentar la colaboración y ayudar a los equipos multifuncionales a ejecutar proyectos. La tecnología permite a los usuarios asignar trabajo, rastrear el progreso del proyecto y monitorear los niveles de productividad.
¿Por qué es importante la gestión de proyectos?
La importancia de la gestión de proyectos va más allá de mantener el éxito del proyecto regularmente, lo cual es un beneficio comercial significativo en sí mismo.
Los equipos de diferentes departamentos buscan liderazgo, dirección y alineación de objetivos de la gestión de proyectos porque son expertos en lanzar nuevas líneas de productos y aumentar los canales de ingresos. La gestión de proyectos de la empresa es clave para mejorar proactivamente y continuamente la eficiencia operativa. Un equipo de gestión de proyectos bien construido navega por problemas complejos de tareas, elimina obstáculos y toma decisiones comerciales basadas en datos integradas en la planificación colaborativa.
Tipos de metodologías de gestión de proyectos
Dado que el campo de la gestión de proyectos es multidisciplinario, sus enfoques difieren de una empresa a otra y cambian según la naturaleza del proyecto, las fases de planificación del proyecto y las partes interesadas involucradas. A continuación se presentan las tres metodologías de gestión de proyectos más comunes.
Gestión de proyectos en cascada
Similar a la gestión de proyectos tradicional, el método en cascada de trabajo tiene un sistema lineal de pasos y flujos de progreso. Un paso no puede iniciarse hasta que el anterior haya sido completado. Todo el flujo funciona en una dirección.
Cada secuencia de tareas y cronograma debe definirse con precisión al trabajar con un proyecto en cascada. Una pequeña interrupción puede causar rápidamente un desequilibrio de objetivos y metas, retrasando la finalización del proyecto.
Gestión de proyectos ágil
La gestión ágil, en términos empresariales, es la aplicación de un desarrollo de software ágil especialmente diseñado como se detalla en el Manifiesto Ágil.
En la gestión de proyectos, un enfoque ágil se refiere a un proceso iterativo enfocado en monitorear los sistemas de trabajo actuales y mejorarlos para un rendimiento y entregables mejorados.
La gestión de proyectos ágil no tiene un enfoque secuencial para lograr tareas. La metodología prioriza el valor del cliente y las interacciones del equipo. Las fases del proyecto se completan en sincronía entre sí y permiten un extenso trabajo en equipo.
Gestión de proyectos lean
La gestión de proyectos se trata de aumentar la eficiencia, y la metodología lean se centra en evitar el desperdicio de tiempo y recursos de la empresa. El enfoque minimiza el uso de activos mientras maximiza el valor de salida.
La gestión de proyectos lean es más adecuada para pequeñas empresas. También es un gran enfoque para las empresas durante las recesiones económicas porque los presupuestos de proyectos y los recursos disminuyen y se vuelven menos disponibles.
Herramientas de gestión de proyectos
Varias herramientas hacen que la gestión de proyectos sea más efectiva dependiendo del flujo de trabajo del gestor de proyectos y las necesidades del proyecto.
- Tableros de control: Los tableros de control de proyectos simplifican el seguimiento y monitoreo del proyecto. Estas herramientas son más beneficiosas durante la fase de ejecución del proyecto.
- Diagramas de Gantt: Los diagramas de Gantt son una forma de visualización de datos que ayuda a los equipos a gestionar múltiples proyectos simultáneamente. Son mejores para plazos ajustados, ya que ayudan a crear una hoja de ruta visual del proyecto.
- Tableros Kanban: Para equipos ágiles, los tableros de gestión de proyectos Kanban maximizan la productividad y limitan el trabajo en progreso. Estos tableros fáciles de usar y visualmente atractivos pueden ser físicos o digitales.
- Software de gestión de proyectos: Las herramientas de gestión de proyectos son excelentes para la planificación, monitoreo e informes. A menudo se utilizan con soluciones de gestión de tareas para gestionar tareas individuales y flujos de trabajo. Las empresas eligen una de las dos plataformas dependiendo de los casos de uso, escala y alcance del proyecto.
Beneficios de la gestión de proyectos
Para obtener el máximo beneficio de establecer un equipo de desarrollo de proyectos, las empresas deben asegurarse de que las principales prioridades de los miembros del equipo sean gestionar la comunicación multifuncional y utilizar las mejores prácticas de alineación de objetivos. Otros beneficios incluyen:
- Aumento de la eficiencia y producción. Los gestores de proyectos se dedican a garantizar que las tareas se realicen en el momento adecuado para garantizar flujos de trabajo fluidos. Un equipo de gestión de proyectos permite a los representantes de ventas, equipos de productos y comercializadores centrarse en el desarrollo de productos, lanzamientos y ventas.
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Mayor transparencia y responsabilidad. Al profundizar en los detalles del proyecto, los gestores de proyectos proporcionan una mejor claridad en torno a los informes del proyecto, presupuestos y cronogramas.
Los gestores mantienen a todas las partes interesadas responsables para impactar positivamente en el resultado final del negocio a través de marcos como la matriz de asignación de responsabilidades (RACI). - Mejora del crecimiento y desarrollo organizacional. Los departamentos de toda la empresa se benefician de tener a alguien que preste atención a las tecnicidades de cada tarea. Los gestores de proyectos alivian el estrés y permiten más colaboración para explorar nuevos enfoques para los entregables.
Gestión de proyectos vs. gestión de programas
Si bien la gestión de proyectos y la gestión de programas tienen como objetivo mejorar el rendimiento empresarial, la sutil distinción entre los dos procesos los diferencia.
La gestión de proyectos se ocupa de crear, gestionar y mantener los entregables del proyecto. Los gestores de proyectos son responsables de identificar el alcance del proyecto, la entrega de productos o servicios, mantener los proyectos en marcha y gestionar los costos asociados con el proyecto específico.
La gestión de programas se centra en el valor de las partes interesadas al trazar programas que pueden vincularse a los objetivos comerciales para lograr el cambio y el rendimiento organizacional. Los gestores de programas son responsables de priorizar iniciativas estratégicas y gestionar las interdependencias entre proyectos en toda la empresa.
Gestión de proyectos vs. gestión de productos
Tanto la gestión de proyectos como la gestión de productos son esenciales para tomar decisiones empresariales y alcanzar objetivos.
La gestión de proyectos se centra en las iniciativas del proyecto y asegura que se lleven a cabo hasta su finalización. Cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, y el papel del equipo de gestión de proyectos es mantener todo en marcha con plazos y presupuestos para establecer resultados.
Las responsabilidades principales de la gestión de productos giran en torno a crear un ciclo de vida de producto exitoso y bien mantenido. Los gestores de productos ayudan a la organización a alinear la hoja de ruta del producto con los clientes y el mercado actual.
La gestión de proyectos se trata de la alineación de objetivos. Aprende más sobre la fijación de objetivos y cómo establecer objetivos accionables para tu próximo proyecto.
Aayushi Sanghavi
Aayushi Sanghavi is a Campaign Coordinator at G2 for the Content and SEO teams at G2 and is exploring her interests in project management and process optimization. Previously, she has written for the Customer Service and Tech Verticals space. In her free time, she volunteers at animal shelters, dances, or attempts to learn a new language.
