¿Qué es la gestión de políticas?
La gestión de políticas es el proceso de crear, revisar, aprobar, organizar y distribuir todos los documentos de políticas y procedimientos dentro de una organización. La gestión de políticas permite a las empresas adaptarse según sea necesario, abandonando el antiguo archivador de políticas por un formato moderno y fácilmente digerible.
Los empleados de una organización necesitan mantenerse al día con las últimas amenazas, riesgos y datos y trabajar de acuerdo con las reglas y regulaciones aplicables. La gestión de políticas ayuda a las organizaciones a garantizar que todos los empleados sepan cómo operar y cumplir con sus políticas.
El software de gestión de políticas ayuda a los usuarios a gestionar políticas desde la creación hasta la aprobación y cada paso intermedio, de acuerdo con el flujo de trabajo establecido por la organización. La gestión de políticas permite a los líderes de equipo distribuir y compartir políticas con todos los empleados relevantes. Este proceso ayuda además a las organizaciones a cumplir con las regulaciones externas y responder rápidamente a situaciones como escaladas de clientes o infracciones de seguridad.
Tipos de gestión de políticas
Existen varios tipos de gestión de políticas, algunos más efectivos que otros. El tipo que una empresa elige depende de su tamaño, presupuesto y preferencia.
- Basado en papel: Describe políticas en papel físico, organizándolas mediante métodos anticuados como archivadores y carpetas. Este método generalmente se considera arriesgado, ya que las políticas en papel son fáciles de perder o dañar, propensas a riesgos de seguridad y requieren mucho tiempo para actualizar. Además, la impresión frecuente puede ser costosa.
- Medios mixtos: Una combinación de soluciones en papel y digitales. Ayuda a reducir el uso de papel y la ineficiencia. Este tipo de gestión de políticas permite a las organizaciones colaborar y distribuir documentos de políticas un poco más fácilmente que el método basado en papel. La gestión de políticas de medios mixtos generalmente implica cargar documentos en unidades de intranet compartidas, firmar y rastrear documentos digitalmente, y colaborar usando herramientas como Gmail, Google Workspace, Microsoft Teams, etc. Este método es más seguro que el método basado en papel, pero aún es propenso a ineficiencias como documentos desactualizados o duplicados. Los empleados necesitan actualizar estas políticas manualmente.
- Basado en digital: Utiliza software basado en la nube para organizar, actualizar y distribuir documentos de la manera más eficiente posible. El software permite a las organizaciones automatizar flujos de trabajo y actualizar políticas en tiempo real, eliminando la necesidad de distribuir nuevos documentos de políticas cada vez que algo cambia.
Beneficios de usar la gestión de políticas
Gestionar políticas ayuda a los equipos a mantenerse actualizados con las últimas versiones, para que los empleados cumplan en todas las situaciones.
- Actualizaciones fáciles. La gestión de políticas ayuda a prevenir la pérdida de actualizaciones críticas y nuevas políticas transmitidas de los gerentes a los empleados.
- Gestión de riesgos. Los empleados que saben lo que se espera de ellos para cumplir con las políticas relevantes reducen el riesgo de incumplimiento para sus organizaciones.
- Ahorro de tiempo con flujo de trabajo automatizado. La gestión de políticas en grandes organizaciones cierra la distancia entre los responsables de políticas y los empleados y da a los responsables de políticas más influencia. También ayuda a los equipos a automatizar flujos de trabajo para ahorrar tiempo.
- Informes fáciles. La gestión de políticas documenta todas las políticas y revisiones en una ubicación centralizada, permitiendo informes fáciles.
- Transparencia de responsabilidad. La gestión de políticas ayuda a rastrear qué empleados hicieron cambios y hace que el proceso sea más responsable y transparente.
Elementos básicos de la gestión de políticas
La gestión de políticas requiere un sistema para mantener y actualizar documentos. Esto se denomina típicamente como un catálogo de políticas. Cuanto más avanzado sea el catálogo, más beneficioso será para la organización.
Los elementos básicos de un buen sistema de gestión de políticas incluyen:
- Revisión de políticas: La revisión periódica asegura que todas las políticas estén actualizadas. Esto requiere que los empleados y gerentes compartan, editen y aprueben los documentos a tiempo.
- Informes de políticas: Los informes de estado son importantes para informar a la dirección y auditar. La gestión de políticas debe permitir informes frecuentes y fáciles.
- Aprobación de políticas: La dirección aprueba las políticas, dejando al equipo de gestión de políticas el seguimiento del estado de aprobación de cada política.
- Revisión de políticas: La gestión de políticas debe facilitar actualizaciones fáciles que identifiquen las versiones más actuales.
Mejores prácticas de gestión de políticas
El sistema de gestión de políticas debe estar configurado para el éxito y mantenerse regularmente para obtener resultados positivos. Sigue estas mejores prácticas:
- Usa software. Las empresas sin un sistema de gestión de políticas organizado luchan con la consistencia y comunicación de políticas. Además, distribuir manualmente políticas en papel, hojas de cálculo o sistemas básicos de almacenamiento en la nube deja demasiado margen para el error. Con el software, las organizaciones pueden actualizar automáticamente las políticas de toda la empresa. Las versiones de políticas están ubicadas centralmente, proporcionando acceso constante a todas las partes interesadas involucradas. Las organizaciones tampoco tienen que preocuparse por manejar múltiples versiones de políticas, ya que el software siempre muestra la versión actualizada.
- Prioriza la consistencia. La gestión de políticas necesita ser consistente para que los empleados entiendan la importancia de las políticas. Una gestión de políticas adecuada proporciona a los gerentes pautas consistentes para la acción disciplinaria, lo cual es imperativo para un trato justo.
- Haz que las políticas sean accesibles. Las políticas deben ser fácilmente accesibles para los empleados de toda la organización. Dar a los empleados la capacidad de buscar y encontrar la política que están buscando les ayuda a saber exactamente qué esperan de ellos las políticas para que puedan responder a las situaciones en consecuencia.
- Proporciona capacitación sobre políticas. La capacitación basada en políticas de la empresa ayuda a los empleados a contextualizar las políticas, mejorando la gestión del cumplimiento de políticas a largo plazo.
- Revisa a menudo. Revisar y actualizar políticas es una gran parte de la gestión de políticas. Las políticas pueden cambiar a menudo, y un buen sistema de gestión de políticas se mantiene al día con estos cambios.
Martha Kendall Custard
Martha Kendall Custard is a former freelance writer for G2. She creates specialized, industry specific content for SaaS and software companies. When she isn't freelance writing for various organizations, she is working on her middle grade WIP or playing with her two kitties, Verbena and Baby Cat.
