¿Qué es kanban?
Kanban se originó como un sistema de control de inventario para Toyota en la década de 1950 y desde entonces ha evolucionado hasta convertirse en un flujo de trabajo de gestión de productos y proyectos para el desarrollo de software. Considerado como un método de flujo de trabajo ágil para equipos de todos los tamaños, es un método popular de gestión de proyectos hoy en día.
El método kanban requiere una comprensión constante de la carga de trabajo y la capacidad de trabajo de un equipo, además de una transparencia total y comunicación en tiempo real. Kanban puede ser apoyado con un tablero de proyectos físico o digital. Algunas herramientas de gestión de proyectos ofrecen kanban como una opción para vistas de proyectos.
Los equipos y empresas aplican kanban para:
- Proyectos o lanzamientos específicos con tiempo limitado
- Calendarios de contenido
- Tickets de soporte al cliente
- Canales de ventas
- Tareas personales
- Hojas de ruta de productos
- Procesos de reclutamiento
- Temas para reuniones de equipo o uno a uno
Para mantenerse al día con los proyectos en curso, muchos equipos que utilizan la metodología kanban implementan exclusivamente software de gestión de proyectos kanban para gestionar todas las tareas abiertas y su estado, así como la carga de trabajo general del equipo y los límites de trabajo en progreso (WIP).
Elementos de kanban
Los elementos que componen el método kanban son pocos y simples, lo que aumenta el atractivo de kanban para muchos. Estos elementos consisten en lo siguiente:
- Tableros. Los tableros kanban representan un proyecto completo o el flujo de trabajo de un equipo e incluyen todas las tareas requeridas.
- Listas o columnas. Las listas kanban son como una categoría de tareas dentro de un proyecto más grande. Ejemplos son "Por hacer", "En progreso" y "Hecho". Otro ejemplo es crear más columnas basadas en la etapa o categoría de la tarea.
- Tarjetas. Las tarjetas kanban representan tareas individuales a completar. Las tarjetas a menudo se asignan a equipos o compañeros específicos.
- Carriles. Los carriles kanban son líneas horizontales que dividen listas o columnas en secciones más detalladas y pueden representar cualquier cosa, incluyendo tareas de compañeros, prioridades o fechas.
Estos son los elementos básicos, pero una de las características distintivas de la metodología kanban es que se adapta fácilmente a las necesidades de un equipo. Es un método flexible y puede funcionar de la manera que sea necesario.
Prácticas y principios de kanban
El método kanban tiene cuatro principios y seis prácticas que aumentan la probabilidad de éxito del proyecto.
Los cuatro principios de kanban instruyen a los usuarios a:
- Enfocarse en el momento presente sin mirar demasiado hacia adelante. Tómese el tiempo para entender los procesos en marcha y los proyectos en curso. Tome nota de lo que funciona y lo que no.
- Evitar cambios radicales. En su lugar, observe cómo cambian los procesos a medida que el equipo crece y comprende mejor los estilos de trabajo de los demás. Solo entonces se deben introducir cambios incrementales.
- Utilizar los roles y la jerarquía que la empresa o el equipo ya tiene. No pierda tiempo creando nuevos solo para la metodología si no son necesarios.
- Sentirse empoderado para liderar e innovar dentro de la metodología, independientemente de la antigüedad, título, edad o rol.
Las seis prácticas de kanban son las siguientes.
- Visualizar el trabajo y los proyectos del equipo.
- Limitar el trabajo total en progreso.
- Gestionar y mejorar el flujo general del equipo.
- Hacer que los procesos y políticas sean lo más transparentes y explícitos posible.
- Incluir bucles de retroalimentación a lo largo del proceso.
- Mejorar los procesos a través de la colaboración del equipo. Nunca dejar de experimentar.
Beneficios de kanban
Kanban se ha vuelto popular para equipos de todas las industrias y tamaños porque es efectivo, fácil de gestionar y altamente beneficioso. Los usuarios de kanban aprecian las siguientes ventajas.
- Kanban aporta visibilidad y transparencia a toda la empresa o equipo en relación con el estado, progreso y capacidad de un proyecto.
- La eficiencia es una característica distintiva de kanban, por lo que los equipos que utilizan este método de manera efectiva a menudo terminan los proyectos más rápido.
- Los miembros del equipo pueden planificar fácilmente para las próximas semanas, meses o trimestres dentro de un tablero kanban y ajustarse según sea necesario sin cronogramas fijos.
- Las representaciones visuales de proyectos y tareas a menudo son más fáciles de entender.
Limitaciones de kanban
Como cualquier método de gestión de productos, kanban tiene sus limitaciones, como se detalla a continuación.
- Se necesita estabilidad para el éxito. Si los proyectos cambian constantemente de cronograma, alcance, presupuesto o miembros, el método kanban se vuelve más complicado que útil. Los equipos que trabajan en estados inestables o dinámicos pueden no coincidir con el método kanban.
- Se requieren actualizaciones constantes. La naturaleza de kanban requiere actualizaciones frecuentes de estado y progreso para tareas y proyectos, lo que puede ser difícil para equipos con poco tiempo.
- La adopción y el compromiso al 100% son la única manera de tener éxito. Si un equipo o individuo no sigue el método kanban, se pierde el beneficio de la eficiencia y la transparencia.
- Si hay muchas tareas involucradas, los visuales pueden ser abrumadores. Los tableros kanban tienden a volverse desordenados cuando se agregan más tareas.
Kanban vs. scrum vs. ágil
Kanban es una metodología de gestión de productos que se centra en una comprensión visual de los proyectos en curso. Utiliza un tablero para organizar todos los elementos del proyecto y asume un proceso regulado. Generalmente está destinado a proyectos más largos u otros esfuerzos continuos.
Scrum es una metodología de gestión de productos que se concentra en ciclos de desarrollo cortos, también conocidos como sprints, y proporciona una estructura para un equipo de proyecto de una manera menos visual que kanban. Los equipos que utilizan scrum son más capaces de ajustarse a cambios en el cronograma y el alcance.
Ágil es una categoría más amplia de gestión de productos que abarca tanto kanban como scrum. Este enfoque general ayuda a los equipos a trabajar mejor y más rápido.
Después de entender kanban y sus usos, observe el software más comúnmente integrado con herramientas kanban: software de seguimiento de tiempo.
Whitney Rudeseal Peet
Whitney Rudeseal Peet is a former freelance writer for G2 and a story- and customer-centered writer, marketer, and strategist. She fully leans into the gig-based world, also working as a voice over artist and book editor. Before going freelance full-time, Whitney worked in content and email marketing for Calendly, Salesforce, and Litmus, among others. When she's not at her desk, you can find her reading a good book, listening to Elton John and Linkin Park, enjoying some craft beer, or planning her next trip to London.
