Mejor Herramientas de Gestión de Datos Maestros (MDM)

Con la creciente complejidad en la forma en que se gestionan los negocios a nivel global, se ha convertido en una prioridad mantener la integridad de los datos para impulsar la inteligencia empresarial. Las herramientas de gestión de datos maestros (MDM) monitorean y rastrean los activos de datos esenciales de la empresa y utilizan los datos para obtener valiosos conocimientos que apoyen los planes de inteligencia empresarial. Consiste en herramientas y tecnología utilizadas para procesar datos maestros en toda la empresa. Las empresas están capacitadas para crear información de calidad y obtener conocimientos utilizando estandarizaciones y flujos de trabajo. El software MDM es de naturaleza multidominio, apoyando a varios departamentos como TI, operaciones, finanzas y otros para utilizar los datos de manera sincrónica. Los datos maestros pueden ser una pequeña parte del repositorio de datos completo de la empresa, pero son los más complejos y valiosos de todos.

Las herramientas MDM también pueden incluir varias interfaces de usuario, API impulsadas por modelos y varios flujos de trabajo automatizados para impulsar la colaboración en tiempo real entre equipos. También apoyan la gobernanza de datos. La gobernanza de datos es el proceso en el que diferentes equipos definen los datos y la calidad de los datos que la solución MDM procesará. La gobernanza de datos incluye directrices clave que son necesarias para gestionar varios cuerpos de la organización, equipos multidominio, políticas y procedimientos estándar, cualidades y principios que ayudan a evaluar los datos maestros.

La gestión de datos maestros multidominio actúa como una única fuente de verdad entre diferentes equipos y departamentos y permite a las organizaciones impulsar la transformación digital utilizando datos maestros. Los datos maestros actúan como un registro dorado ya que están limpios y no son erróneos por naturaleza. La gestión de datos maestros permite a la organización tomar decisiones basadas en datos en relación con la generación de ingresos, la agilidad operativa, el tiempo de comercialización y la movilidad de equipos multifuncionales, entre otros.

Aprovechar los datos maestros para obtener conocimientos e inteligencia accionables está impulsando la necesidad de herramientas de gestión de datos maestros en cualquier tipo de organización. Al tener acceso rápido a los activos de datos más críticos, las empresas pueden lanzar productos más rápidamente, diseñar nuevas campañas de marketing, gastar presupuestos sabiamente, crear oportunidades de venta cruzada y venta adicional, y más. La calidad de los datos es clave.

Tipos de datos maestros

Los datos maestros, los datos de referencia y los metadatos son puntos de datos clave para cualquier proceso empresarial. Los datos maestros son los datos centrales en torno a los cuales se lleva a cabo un proceso empresarial y se determinan como los más relevantes para la organización. Para entender el tipo de herramientas MDM, es necesario entender primero los diferentes tipos de datos maestros.

Datos de clientes: Esto incluye información para un negocio como nombres de clientes, direcciones, detalles de contacto, dominios de clientes, registros de empleados, datos de ventas y cualquier otro dato empresarial. Los programas de lealtad, las ventas en línea, las encuestas y varios otros métodos pueden usarse para obtener datos de clientes.

Datos de productos: Esto incluye información sobre el producto o servicio que una empresa proporciona. Información como información del producto, partes y activos están incluidos en esto. La gestión de información de productos (PIM) gestionaría todos los datos sobre un producto empresarial.

Datos de ubicación: Esto incluye los datos que proporcionan la presencia geográfica de la empresa en todo el mundo. También proporciona la ubicación de la oficina, datos de división geográfica y otros.

Otros: Esto incluye cualquier otra información como datos de licencias, información de garantía, contratos y otros.

Las soluciones MDM multidominio pueden aplicarse en varias industrias diferentes para mejorar la eficiencia operativa. Por ejemplo, considere una empresa de manufactura. Una empresa de manufactura necesita poder acceder a datos críticos como la información del producto. En caso de que un fabricante obtenga información incorrecta, podría causar retrasos severos en la producción. Al usar herramientas de gestión de datos maestros, los datos críticos pueden ser accedidos a través de un panel de vista única donde varios equipos pueden ver cualquier cambio realizado en un proceso de manufactura, cumplimiento y especificaciones del producto y ser notificados de los cambios. Diferentes equipos pueden observar las adiciones/eliminaciones realizadas a las listas de materiales y ser notificados de lo mismo. Pueden monitorear la adición/eliminación de varios SKU y establecer estándares de cumplimiento a los que todos pueden acceder y deben seguir. Las soluciones MDM proporcionan a diferentes equipos una vista de 360 grados de los datos críticos.

El valor de los datos maestros

Un solo error en los datos podría causar varios otros errores que pueden tener consecuencias graves. Una dirección incorrecta para un cliente podría significar que los pedidos se enviarían a otra ubicación, las facturas de tarjetas de crédito nunca llegarían a un cliente, o incluso los periódicos no se entregarían. Una etiqueta incorrecta en un producto podría causar que una empresa pierda millones de dólares en retiradas de productos. Los detalles de cuenta incorrectos podrían causar que grandes sumas de dinero se depositen en la cuenta de un cliente no intencionado, causando pérdidas severas. Un solo error podría fácilmente empañar la reputación de la marca, perdiendo así la lealtad a la marca. En tal escenario, gestionar los datos maestros se ha convertido en una necesidad, por lo que las empresas están optando por software MDM.

¿Qué significa MDM?

MDM significa gestión de datos maestros. Además de rastrear y monitorear los puntos de datos más críticos de una empresa, el software de gestión de datos maestros también permite a varios usuarios empresariales utilizar datos multidominio para tomar decisiones significativas que son relevantes para aumentar el valor del negocio.

¿Qué tipos de herramientas de gestión de datos maestros (MDM) existen?

En términos de arquitectura, existen cuatro tipos diferentes de diseños de gestión de datos maestros:

MDM estilo registro

Este es el tipo más simple y menos costoso de arquitectura de gestión de datos maestros. Las herramientas MDM trabajan con datos de registro o "stubs" que proporcionan la fuente de datos, la ubicación actual y otra información requerida. Es la arquitectura menos costosa en términos de implementación porque los datos están en forma de stubs y no los datos reales. El principal inconveniente en la gestión de datos maestros estilo registro es que el movimiento de datos es un camino de una sola dirección donde los cambios realizados en los datos maestros no se comunican de vuelta a las fuentes de datos.

MDM estilo consolidado

Este es una mejora del estilo de gestión de datos maestros de registro, la principal diferencia es que los datos reales se mueven de sus fuentes al repositorio de datos. Tiene un inconveniente similar al estilo de gestión de datos maestros de registro.

MDM estilo coexistente

Este tipo de software MDM sincroniza los datos maestros para moverse tanto hacia arriba como hacia abajo, lo que significa que los datos pueden coexistir en la plataforma de datos y el repositorio. El MDM estilo coexistente tiene una alta latencia ya que los datos se recopilan y se envían de vuelta hacia abajo.

MDM estilo transaccional

Este es el sistema MDM más completo y más costoso. Los datos maestros se recopilan de la fuente y se mueven al repositorio de datos, donde se limpian, estandarizan y se envían de vuelta a la fuente. La gestión de datos maestros estilo transaccional requiere experiencia y las herramientas adecuadas para asegurar un flujo de datos adecuado tanto hacia arriba como hacia abajo.

Los sistemas MDM son una excelente manera de asegurar que una empresa esté haciendo el mejor uso de sus datos críticos a través de la visualización de datos, utilizando un panel de vista única. Las siguientes son algunas características principales de la gestión de datos maestros que pueden ayudar a los usuarios de varias maneras:

Coincidencia y vinculación de datos: Esta es la característica principal de las soluciones MDM. Además de extraer datos en tiempo real de diferentes fuentes, el software MDM debe tener una función de coincidencia y vinculación. Al gestionar una gran lista de contactos, a menudo hay posibilidades de que se creen duplicados ya que los datos se recopilan y almacenan desde múltiples departamentos. Al usar la función de coincidencia y vinculación, se eliminan los datos duplicados y redundantes, manteniendo al mismo tiempo la integridad de los datos y asegurando la validación de los datos. Estos datos limpiados se conocen como el registro dorado. Dado que esta tarea está automatizada, las empresas pueden ahorrar recursos en lugar de limpiar manualmente los datos. El software de gestión de datos maestros demuestra el elemento de limpieza y corrección de datos erróneos.

Gobernanza de datos: Las herramientas MDM permiten a los equipos ejecutivos establecer estándares y procedimientos centralizados que cada miembro de la organización necesita seguir. Cuando las reglas empresariales están centralizadas, cada equipo tiene acceso al conjunto de regulaciones y procedimientos estándar a seguir. Estas reglas se implementan directamente en el software sin necesidad de soporte de back-end.

Soporte de privacidad de datos: A medida que una organización se expande, la cantidad de datos que se generan en un solo día aumenta exponencialmente. Se están agregando nuevos clientes, se están registrando nuevas transacciones y la cantidad de datos sigue creciendo. En tal escenario, las empresas necesitan asegurar que se sigan los más altos niveles de políticas y procesos de privacidad de datos. Los sistemas MDM permiten al personal correspondiente establecer derechos de acceso a cualquier fuente de datos. Al establecer derechos y restringir acciones, los datos maestros pueden mantenerse privados. Las soluciones de gestión de datos maestros también tienen características adicionales donde pueden cifrar datos, por lo que los usuarios requerirán una contraseña segura o autenticación multifactor (MFA) para acceder a los datos. Al hacer esto, la empresa está protegida de violaciones de seguridad y ataques.

Regulaciones de protección de datos: Para proteger los datos dentro de las fronteras geográficas, los países están implementando políticas estrictas de regulación de datos como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR). Ciertos datos no pueden cruzar regiones y fronteras. Al usar herramientas de gestión de datos maestros, las empresas pueden asegurar que los datos estén bien dentro de las políticas regulatorias.

Enriquecimiento de datos: El enriquecimiento de datos se define como un proceso para mejorar la calidad de los datos de varias fuentes. Bajo el enriquecimiento de datos, los datos se validan, limpian, optimizan y finalmente se integran con otras fuentes de datos externas para obtener información detallada. Estos datos dorados se utilizan para analizar tendencias, identificar patrones y permitir que las empresas tomen decisiones proactivas estableciendo flujos de trabajo. El enriquecimiento de datos también puede ayudar a los equipos específicamente a resolver varios problemas. Por ejemplo, los equipos de marketing pueden entender el comportamiento de compra de los clientes, identificar patrones y derivar productos, ofertas y descuentos personalizados para retener a un cliente. El software MDM es una única fuente de verdad para todos los equipos de una organización para observar los datos enriquecidos.

Integración y validación de software: Las herramientas MDM están diseñadas para trabajar sin problemas con otros sistemas empresariales existentes, que incluyen CRM, ERP y otros. Un usuario debería poder exportar fácilmente los datos de gestión de datos maestros según sea necesario para ser utilizados con otras herramientas de software.

Algunos de los beneficios clave del software de gestión de datos maestros incluyen:

Actuar como un repositorio de fuente única y mejorar la calidad de los datos: Las plataformas MDM ayudan a las organizaciones a recopilar, procesar y gestionar diferentes conjuntos de datos de clientes en diferentes departamentos. Tener todos los datos maestros de una empresa dentro de un software multidominio previene la ocurrencia de datos duplicados y combina cualquier dato incompleto para crear nuevos datos valiosos llamados el registro dorado. Los datos que necesitan ser actualizados, editados o eliminados pueden hacerse utilizando el software MDM. Todos los datos se utilizan finalmente para crear una solución de extremo a extremo.

Impulsar el compromiso del cliente: Al tener datos empresariales de diferentes departamentos recopilados en un solo software, los equipos de marketing y compromiso del cliente pueden obtener una vista de 360 grados de los clientes y crear anuncios y campañas personalizadas. Los equipos de marketing y ventas de las organizaciones pueden idear estrategias y promociones para aumentar el valor del negocio atrayendo a más clientes y reteniendo a los antiguos. Dado que la gestión de datos maestros ayuda a eliminar entradas duplicadas, también puede ayudar a las organizaciones a evitar errores como enviar correos electrónicos a una dirección de correo electrónico incorrecta, enviar catálogos duplicados a una sola dirección, enviar facturas a una dirección incorrecta y varias otras situaciones embarazosas.

Mejorar el ciclo de vida del producto: El objetivo principal del software MDM es mejorar la eficiencia al tener todos los datos maestros recopilados y actuando como una única fuente de verdad. Al hacer esto, numerosos equipos como los equipos de logística y cadena de suministro, equipos de productos, equipos de atención al cliente, equipos de marketing y otros tendrán acceso a los mismos activos de datos y, por lo tanto, trabajarán de manera cohesiva para desarrollar planes de productos. Los equipos pueden establecer hitos más estrictos y manejar solicitudes de pedidos en un corto período. Todos los equipos están bien informados de cualquier cambio en el producto y tienen acceso en tiempo real a los datos del producto.

Reducir el tiempo y costo de procesamiento: La naturaleza compleja de los datos hace que el procesamiento manual de datos sea difícil, lento y costoso. Las soluciones MDM apoyan la automatización de datos, ahorrando así una gran cantidad de tiempo. Dado que los empleados no tienen que limpiar manualmente los datos, reduce los costos de procesamiento y permite que los empleados se concentren en otras tareas.

Mejorar la toma de decisiones: Al tener todos los datos maestros bajo un solo panel que proporciona una mejor visualización de datos, los equipos y ejecutivos pueden usar los datos empresariales para impulsar la inteligencia empresarial y tomar decisiones proactivas.