¿Qué es un HRIS? Una forma más inteligente de agilizar los procesos de RRHH

Día tras día, los líderes dentro de su departamento de recursos humanos tienen mucho en su plato.

Ya sea que su empresa sea una pequeña startup o una organización a nivel empresarial, hay una larga lista de tareas que los profesionales de RRHH deben mantener al día para asegurar que todo funcione sin problemas. Afortunadamente, hay software que puede ayudar a aliviar parte del estrés y agilizar estas tareas en forma de un HRIS.

Esencialmente, un HRIS es lo que los profesionales de recursos humanos utilizan para organizar y gestionar todos sus datos relacionados con las personas. Estos sistemas de RRHH pueden manejar, automatizar y agilizar procesos como:

• Administración y selección de beneficios
• Solicitudes y saldos de tiempo libre
• Información laboral del empleado, como tasas de pago, departamento y gerente de informes
• Información demográfica del empleado, como fecha de nacimiento, información de contacto y dirección
• Integración completa con nómina

Tener toda esta información en un solo lugar facilita que el departamento de RRHH la use como una única fuente de verdad al extraer datos y hacer informes.

Antes de profundizar, recordemos que muchas personas usan los términos HRIS y HRMS (sistema de gestión de recursos humanos) de manera intercambiable dependiendo de cómo los usen y para qué se utilicen.

Qué considerar al buscar un HRIS

Cuando su empresa decide que es hora de invertir en un HRIS, seleccionar el software adecuado puede ser un proceso estresante, ya que hay muchas opciones en el mercado para elegir.

Al sopesar sus opciones, hay algunos componentes específicos a considerar. Para empezar, piense en el número de empleados dentro de su organización. Incluso si trabaja para una empresa relativamente pequeña de 20 personas ahora, en unos años podría escalar rápidamente para ser una empresa de 200. Debido a esto, es crucial que elija un HRIS que pueda crecer a medida que su negocio lo haga.

Otro factor clave a considerar es la capacitación y soporte que su personal recibirá después de comprar un HRIS específico. Los detalles sobre cuánta capacitación y soporte tendrá su equipo deben estar escritos de manera clara y concisa en el contrato antes de firmar en la línea punteada.

Finalmente, preste especial atención a las capacidades del sistema del HRIS. Haga una lista de todo lo que necesita que un HRIS pueda hacer, desde funciones básicas de RRHH hasta administración de beneficios y posibles complementos. Incluso si el vendedor con el que está trabajando le dice que el HRIS está completamente equipado con la funcionalidad que está buscando, ¡siempre haga su investigación!

Componentes de un HRIS

Los profesionales de recursos humanos y reclutadores confían en la tecnología de RRHH como un HRIS cuando se trata de tomar decisiones y simplemente hacer su trabajo un poco más fácil. Estos son los componentes que debe buscar al investigar el HRIS adecuado para su empresa.

Gestión de tiempo y trabajo

Un componente importante de un HRIS es ayudar a llevar un registro de la gestión del tiempo y el trabajo y los datos que vienen con ello.

Puede ser una tarea engorrosa y tediosa monitorear las horas que cada empleado en el personal está poniendo. Ya sea que su negocio permita a los empleados fichar en un sistema o iniciar sesión en una solución de software para registrar sus propias horas, estos son muchos datos que deben gestionarse de manera efectiva.

En un HRIS, los gerentes pueden aprobar sin problemas tiempo libre pagado o solicitudes de permiso, que luego se vinculan e integran directamente con la nómina. También se puede usar para mantener un control sobre problemas relacionados con la puntualidad y la asistencia.

Gestión de bases de datos

En su núcleo, un HRIS es una base de datos todo en uno, optimizada y siempre disponible donde la información de los empleados se almacena y gestiona con errores mínimos. No importa quién esté gestionando el portal, cualquiera puede ingresar y actualizar fácilmente todos los datos del personal en el sistema con el objetivo de tener esta información a demanda desde cualquier lugar.

Esencialmente, cualquier cosa que necesite saber sobre un empleado se puede encontrar aquí.

Funciones de nómina

Como profesional de RRHH, ejecutar la nómina y usar el software adecuado para ayudar a gestionar la nómina es una parte crucial del trabajo. Con el HRIS adecuado en su lugar, puede descargar o cargar sin esfuerzo datos sobre la asistencia de los empleados y las horas trabajadas, así como llevar un registro de todos los depósitos más fácilmente que nunca. Además, también resultará en menos errores relacionados con la nómina, que muy a menudo pueden llevar a empleados descontentos e infelices.

“El HRIS que uso para ejecutar la nómina elimina todo el problema y la complejidad. Además, cometo menos errores porque siempre tengo los datos de los empleados más precisos a mi alcance.”

Alyssa Kowalczyk
Generalista de RRHH en Control Solutions, LLC

Gestión de beneficios

De la mano con la optimización de la nómina está el hecho de que un HRIS ayuda a procesar todo lo relacionado con los beneficios. Esto incluye no solo detalles sobre beneficios médicos e inversiones para la jubilación, sino también comunicación, datos y retroalimentación relacionados con los beneficios.

Cuando la gestión de beneficios no se maneja de manera efectiva, puede afectar a toda la organización y a la experiencia general de cada empleado. Asegurarse de que los beneficios se gestionen correctamente la primera vez es crucial para la felicidad de los empleados.

Interfaz del empleado

La mayoría de las soluciones de software HRIS también proporcionan a los empleados acceso limitado al sistema para actualizarlo según lo consideren necesario. Esta forma de autoservicio del empleado hace posible que los empleados inicien sesión y actualicen su propia información personal, cambien detalles sobre su programa de beneficios de jubilación, revisen escalas salariales y rangos de salario, hagan cambios en su información de depósito directo, y mucho más.

Tener la capacidad de actualizar estos datos ellos mismos no solo libera tiempo para que los profesionales de RRHH y los gerentes se concentren en otras tareas, sino que también mejora la eficiencia de esta información, asegurando que todos los datos estén siempre actualizados y proporcionando una mejor transparencia respecto a toda la información, como cambios de política de la empresa y de título.

Adquisición y retención de talento

Finalmente, un HRIS también le permitirá aumentar la retención y prestar más atención a la adquisición de talento. Estas herramientas trabajan para mejorar la experiencia del candidato asegurando que los reclutadores de su equipo puedan buscar, rastrear e interactuar adecuadamente con el talento dentro del proceso de entrevista.

Además, gracias a los sistemas de seguimiento de candidatos, la información del candidato siempre es precisa para que el flujo de trabajo dentro del proceso de contratación se gestione adecuadamente.

Beneficios de usar un HRIS

El HRIS adecuado a su alcance puede beneficiar no solo a los líderes en un departamento de RRHH, sino proporcionar una larga lista de ventajas para la empresa en su conjunto.

Aumento de la organización

Con el HRIS adecuado dentro del conjunto tecnológico de su empresa, se acabaron los días en que los profesionales de RRHH buscaban entre archivos o buscaban la hoja de cálculo correcta. Cada pieza de información que se necesita para hacer crecer la empresa y llevar un registro de los datos de los empleados está automatizada, fácilmente recopilada y actualizada, y se puede buscar en solo unos clics.

Cumplimiento

El mundo del cumplimiento de RRHH es más complicado e importante que nunca. Cuando su empresa utiliza un proveedor de HRIS que puede ayudar a asegurar que se mantenga al tanto de cualquier nueva regla o regulación cambiante, hay una mejor oportunidad de cumplir con todos los requisitos necesarios.

Experiencia del empleado

El mejor talento quiere trabajar en una organización de primer nivel. Y cuando su empresa tiene un HRIS que ayuda a agilizar el proceso de incorporación, facilita que puedan buscar la información de contacto de un compañero de equipo o que su solicitud de tiempo libre sea aprobada en menos de un día. Todo esto es parte de proporcionar una experiencia de primer nivel para todos los empleados.

Facilidad de uso

Como profesional de RRHH, puede ser un proceso que consume tiempo y tedioso tener que actualizar constantemente la información. Con un HRIS, estos procesos son rápidos y simples. Las solicitudes de tiempo libre pueden ser aprobadas en segundos. Actualizar políticas ya no lleva todo el día. Y cuando se realizan cambios, no es un proceso largo asegurar que todo esté actualizado.

Además, cuando se necesita presentar un informe o números cruciales a los ejecutivos de nivel C, hacerlo pasa de ser arduo a ser sin esfuerzo.

Mejores Sistemas de Gestión de Recursos Humanos

Sistemas de Gestión de Recursos Humanos son herramientas que proporcionan a los usuarios funcionalidad a través de varias categorías de software de RRHH utilizando varios módulos de software. Los HRMS son utilizados por profesionales de RRHH para gestionar tareas de RRHH, como reclutamiento, revisiones de desempeño y capacitación de empleados, dentro de un sistema modular integrado para informes optimizados.

Estos sistemas son más comúnmente utilizados e implementados por departamentos de RRHH en organizaciones a nivel empresarial. Los módulos dentro de los sistemas pueden personalizarse y organizarse dependiendo de las necesidades únicas de cada empresa. Típicamente, estos sistemas ofrecen una combinación de software relacionado con RRHH básico, reclutamiento, gestión del rendimiento y LMS corporativo.

Para ser incluido en esta categoría, un producto debe:

• Proporcionar varios módulos que se pueden comprar por separado
• Incluir múltiples módulos que se pueden usar juntos para crear un sistema unificado para la gestión de RRHH
• Ofrecer a los usuarios funcionalidades a través de más de una categoría de software de RRHH

* A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de gestión de la fuerza laboral líderes del Informe Grid® de Invierno 2021 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. ADP Workforce Now

Aquellos que buscan una suite de RRHH flexible y basada en la nube no deben buscar más allá de ADP Workforce Now. Esta solución de software facilita a los profesionales de RRHH gestionar su fuerza laboral y ayudar a todas las organizaciones a navegar a través de los desafíos que puedan surgir. Es una plataforma todo en uno que agrupa la gestión de RRHH, la gestión del tiempo y el trabajo, la gestión del talento y mucho más.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Este programa hace que todo lo relacionado con la asistencia y la nómina sea extremadamente fácil. Con la gestión del tiempo simplificada, este programa tiene una interfaz fácil de usar. Hace todo por ti con solo un clic de un botón, como ver el talón de pago y la información fiscal, mantener automáticamente el seguro y más. También te permite establecer diferentes asignaciones para que si hay un empleado trabajando en diferentes departamentos o con diferentes responsabilidades; puedan cambiar fácilmente sin ningún problema y las tasas de pago cambiarán automáticamente.”

- Reseña de ADP Workforce Now, James T.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“ADP es la mejor herramienta en el área de RRHH; sin embargo, la aplicación móvil tiene menos funciones que el software de escritorio. Me gustaría que la aplicación móvil (IOS y Android) tuviera las mismas funciones. El punto más importante en la aplicación es la información sobre tu cheque de pago (impuestos, beneficios, jubilación, otros y llevar a casa). Si ADP desarrollara su aplicación, sería increíble para todos los clientes.”

- Reseña de ADP Workforce Now, Evgeny E.

2. Paylocity

¿Buscas una manera de gestionar fácilmente tareas en nómina, talento, beneficios y gestión de la fuerza laboral? Echa un vistazo a Paylocity. Esta solución de software permite a los profesionales de RRHH centrarse mejor en la tarea en cuestión, ya que esta base de datos todo en uno simplifica cómo se mantienen organizados y gestionan a los empleados.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Los informes y el acceso para ayudar a los empleados es perfecto. Podemos ayudar siempre que un empleado esté bloqueado de su cuenta. Los empleados tienen la capacidad de apreciarse mutuamente a través de la función de impresiones. El tablero de la comunidad también ha sido un gran éxito y hemos disfrutado de tener un mayor sentido de comunidad a medida que continuamos creciendo y expandiéndonos en múltiples ubicaciones.

Nos ha encantado la nueva plataforma de encuestas y hemos podido completar más encuestas con nuestro personal. Estamos muy emocionados en un futuro cercano de comenzar a usar la gestión del rendimiento y, con suerte, las plataformas de tiempo web y compensación también. Eso hará que nuestro departamento sea más preciso y nos permitirá procesar la nómina con más frecuencia.”

- Reseña de Paylocity, Brittney G.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No me gusta que Paylocity no tenga un calendario anual electrónico que se pueda ejecutar e imprimir para que un empleado vea todo el tiempo de PTO tomado durante el año.”

- Reseña de Paylocity, Carolyn W.

3. Paycom

Con el lema de “Un Sistema Importa,” Paycom es una solución de RRHH completamente desarrollada en una base de datos integral. Todos sus datos de la fuerza laboral, desde la tecnología que usa para contratar nuevos empleados, hasta las herramientas utilizadas para pagar a su personal, e incluso el software necesario para capacitar en todos los departamentos, lo encontrará en Paycom.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Después de entrevistar y evaluar múltiples sistemas HRIS, ¡fuimos con Paycom! Tomamos la decisión correcta. No puedo decir lo suficiente sobre el producto, el servicio que recibimos y todo lo que ofrece Paycom. Desde nuestra reunión inicial hasta la implementación, Paycom estuvo en contacto constante: se crearon y pusieron en marcha horarios con cronogramas. Se establecieron reuniones semanales con el equipo de implementación.

He trabajado con muchos sistemas HRIS a lo largo de mi carrera y tengo que decir que Paycom es el mejor sistema que he usado hasta ahora. Usamos Paycom para Nómina, Beneficios, Gestión del Rendimiento, Incorporación, Gestión del Talento y mucho más. El sistema es fácil de usar y navegar. Nuestros empleados pueden usar el sistema con poca o ninguna asistencia. La mayoría de nuestros empleados usan la aplicación telefónica para completar tareas, solicitar días libres del trabajo, firmar documentos, etc. Cada día, aprendo algo nuevo que está dentro del sistema que podemos utilizar para ahorrar tiempo y optimizar procesos.”

- Reseña de Paycom, Lisa F.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“No siempre recibo el soporte que necesito para navegar por la herramienta y utilizarla al máximo de mi capacidad. La herramienta es robusta y hay más de una forma de hacer las cosas. Paycom ofrece un especialista para ayudar, sin embargo, no responden a las preguntas por correo electrónico el mismo día. Tienes que llamar para obtener una respuesta inmediata.”

- Reseña de Paycom, Nicole N.

4. Workday HCM

Workday Human Capital Management no solo está diseñado para ser un sistema único de datos para profesionales de RRHH, sino también para proporcionar un modelo de seguridad único y una experiencia de usuario única. Workday ofrece a sus usuarios un sistema basado en la nube que evoluciona con las necesidades de una organización. Es fácil de usar y cuenta con una larga lista de características para simplificar la funcionalidad de RRHH.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Me encanta que Workday sea muy fácil de usar, tanto en el lado de la administración como en el del usuario final. Como administrador, me encanta que podamos ser autosuficientes. Si necesitamos crear un nuevo informe o actualizar un informe, podemos hacerlo. Si necesitamos actualizar o crear un nuevo proceso de negocio o flujo de trabajo, podemos hacerlo.

También me encanta que tenga toda una suite de productos que trabajan juntos. Hace que la fatiga del sistema sea menor para el usuario final cuando pueden ver su recibo de pago, cambiar su dirección de casa, abrir una posición para reclutamiento, procesar una solicitud de gastos o tomar una capacitación laboral requerida, ¡todo en un solo lugar!

Por último, me encanta que Workday tenga recursos fantásticos como la comunidad. ¡Voy a la comunidad para buscar mejores prácticas y cómo otros usuarios han resuelto problemas a menudo.”

- Reseña de Workday HCM, Sonya M.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Aunque la mayoría de los aspectos del sistema son personalizables y pueden ser cambiados, hay algunos informes y procesos entregados que no pueden ser actualizados. Por ejemplo, algunos datos no pueden ser exportados de ciertos informes. Creo que con cada nueva versión, Workday continuará mejorando y tomando en cuenta los comentarios de los clientes.”

- Reseña de Workday HCM, Marianna M.

5. UKG Workforce Central

UKG Workforce Central es una suite completa de soluciones de gestión de la fuerza laboral para profesionales de RRHH. Las características permiten tareas relacionadas con el tiempo y la asistencia, gestión de ausencias, programación y más. Esta plataforma en la nube es escalable, segura y móvil para organizaciones de todas las formas y tamaños.

Lo que les gusta a los usuarios:

“La capacidad de revisar datos y crear informes es excelente. Revisamos informes y completamos verificaciones diariamente para asegurar que nuestros gerentes estén pagando correctamente a nuestros empleados. UKG Workforce Central hace que esta tarea sea muy fácil. Después de tres años de usar este producto, todavía estamos descubriendo herramientas que podemos usar.

Nuestros gerentes y personal administrativo por igual disfrutan de la flexibilidad de poder gestionar tarjetas de tiempo en línea a través de internet. Nuestro software anterior no tenía esta opción y causaba que los gerentes estuvieran en su escritorio más tiempo cada día, así como a veces los fines de semana.”

- Reseña de UKG Workforce Central, Deryck B.

Lo que no les gusta a los usuarios:

“UKG requiere que mi equipo use Internet Explorer, lo cual es un gran dolor porque no se nos permite tener Internet Explorer en nuestras máquinas. Esto causa una gran carga para nuestro equipo al hacer cualquier administración en la herramienta. Además, se nos requirió mantener una "piel" externa para superponer WFC porque la interfaz de usuario no era amigable. Esto causó problemas importantes en nuestro lado si queríamos hacer cualquier cambio en la herramienta, y requirió un nivel adicional de configuración.”

- Reseña de UKG Workforce Central, Matt K.

¡Elija su HRIS sabiamente!

El HRIS adecuado puede realmente hacer maravillas no solo para su departamento de RRHH, sino para la empresa en su conjunto. Recuerde considerar las necesidades actuales y proyectadas de su empresa al elegir el software.

Un sistema HRIS puede optimizar su programa de compensación y beneficios, pero solo puede hacer tanto. Descubra cómo desarrollar un plan teniendo en cuenta las necesidades de sus empleados.