Cómo mejorar el envío y recepción de su almacén

¿Qué tan bien conoces los entresijos de tu almacén?

El proceso de envío y recepción del almacén ayuda a las empresas a obtener información sobre qué productos están saliendo del almacén y qué envíos se espera que lleguen pronto. Este proceso es imperativo para garantizar que los artículos correctos se envíen a los clientes y que los productos recibidos se organicen de acuerdo con los estándares de gestión de inventario.

El proceso de envío de salida sigue a los productos que están listos para ser enviados a los clientes. Comienza con la toma de los documentos de envío, recogida, embalaje, etiquetado y luego carga de los paquetes en un camión para finalmente salir del almacén.

El proceso de recepción de entrada sigue a los materiales que llegan al almacén. Comienza con la realización de órdenes de compra para los artículos necesarios, recibiéndolos en el muelle de carga, descargando, verificando que todos los productos esperados hayan llegado y colocándolos en la estructura de inventario existente del almacén. 

Mantener los procesos de envío y recepción organizados con otras operaciones del almacén puede ser increíblemente desafiante. Por eso algunas empresas utilizan software de envío para automatizar la forma en que preparan y envían paquetes a sus clientes.

Procedimientos de envío y recepción

Aunque trabajan estrechamente juntos, el envío y la recepción son procesos individuales con diferentes pasos a seguir. Estos pasos pueden variar dependiendo del diseño y flujo único del almacén de una empresa. 

Pasos del proceso de envío del almacén

• Se recibe información del pedido detallando qué artículos deben ser retirados y los requisitos de embalaje previsibles. 
• El proceso de recogida comienza cuando el personal del almacén empieza a retirar los artículos indicados en la información del pedido. Algunas empresas pueden optar por recoger del mismo grupo de artículos al mismo tiempo o por pedido individual.
• Controles de calidad se completan antes de que los artículos estén preparados para el envío.
• Una vez que los artículos están organizados, el proceso de embalaje y etiquetado crea los paquetes finales enviados a los clientes. 
• Los paquetes se trasladan al muelle de carga y se colocan en palets y camiones de envío. 
• Un registro de envíos contiene la información actualizada sobre todos los artículos enviados y sus datos de confirmación. 

Pasos del proceso de recepción del almacén

• Se recibe documentación detallando los paquetes entrantes. Esta información incluye el número de paquetes, tamaño, peso y cómo se entregará el envío entrante al almacén.
• El proceso de llegada de paquetes comienza cuando los camiones de recepción entran en el muelle de recepción. En esta etapa, los empleados de envío y recepción comienzan a planificar dónde se colocarán los artículos. 
• El personal del almacén descarga los paquetes recibidos utilizando el equipo necesario.
• Controles de calidad se realizan antes de que cualquier cosa salga del muelle de recepción para asegurar que todos los artículos pedidos fueron recibidos y que nada fue dañado en el proceso de envío.
• El proceso de almacenamiento es cuando los artículos recibidos se les asigna un lugar en el sistema de gestión de inventario del almacén y pueden comenzar a ser organizados en consecuencia.

Beneficios de un proceso de envío y recepción efectivo

Un proceso de envío y recepción es esencial para el éxito general del flujo de un almacén. Tomar el control del proceso y agilizar el movimiento tiene muchos beneficios no solo para el envío y la recepción, sino también para todo el almacén.

Disminuir retrasos

Cuando el área de envío y recepción funciona sin problemas, es menos probable que experimentes retrasos significativos. Un proceso fluido asegura que los artículos se muevan sin esfuerzo desde la recepción hasta el inventario y luego a la producción y distribución. Crear un proceso de almacenamiento estricto ayuda a disminuir los tiempos de recepción. Combinar el proceso de recogida y embalaje ayuda a reducir los tiempos de envío.

Contar el stock con precisión

El envío y la recepción ayudan a las empresas a monitorear todo lo que entra y sale del almacén. Cuando estos artículos se contabilizan, mantener un seguimiento de los números de inventario precisos se vuelve más fácil. Con un proceso de envío y recepción efectivo en su lugar, los equipos de gestión de almacenes tienen más confianza en sus conteos de stock y se sienten seguros de que toda la información es precisa.

Control de calidad

Los equipos de envío y recepción tienen una visión de primera mano de cada artículo que entra y sale del almacén. Los equipos de control de calidad deben desempacar y verificar los artículos defectuosos antes de enviarlos a un cliente y asegurar que la cantidad recibida sea precisa.

Menos escasez y excedentes

Tener una mejor comprensión de cómo se mueve el inventario a través del almacén te ayuda a identificar exactamente dónde se necesitan hacer cambios. Esta visibilidad adicional ayuda a las empresas a comprar la cantidad exacta de materiales que necesitan, evitando posibles excedentes y escaseces causadas por números inconsistentes. 

Mejorar el servicio al cliente

Un almacén que perfecciona cómo operan sus procesos de envío y recepción pone los productos en manos de los clientes mucho más rápido. La planificación de rutas precisa y el envío rápido son los factores más importantes a considerar en este proceso. 

Cuando un producto controlado por calidad se entrega más rápido de lo esperado, tienes una mayor probabilidad de retener a ese cliente. Las empresas que equilibran la oferta y la demanda y entienden el tiempo de rotación utilizan el envío y la recepción para crear procesos eficientes de entrada y salida del almacén. 

Desafíos de envío y recepción

Aunque el envío y la recepción se unen de manera bastante natural, todavía hay algunas partes de las operaciones del almacén que hacen que el proceso sea desafiante. 

• Capacitación: Proporcionar a tus empleados de almacén una capacitación insuficiente puede perjudicar activamente tus operaciones. Invierte en construir el conocimiento de tu equipo de envío y recepción en cada paso del proceso.
• Desorganización: Un almacén que carece de un flujo de trabajo claro hará que el envío y la recepción sean muy difíciles. Crea un diseño de almacén sencillo que sea fácil de entender y que no complique demasiado el proceso. 
• Ambiente de trabajo: Crear un ambiente de trabajo positivo para los empleados del almacén es crucial. Los equipos de envío y recepción operan maquinaria pesada y herramientas, como montacargas y cintas transportadoras, por lo que debes asegurarte de que esos materiales sean seguros de usar. Crear un ambiente de trabajo positivo también incluye espacios de descanso fuera del área de trabajo lejos de materiales potencialmente peligrosos.
• Reabastecimiento de artículos: La comunicación del departamento de envío y recepción sobre problemas de inventario o del almacén es imperativa para satisfacer la demanda del cliente. La gestión del almacén también puede utilizar la planificación de la demanda para prepararse para las necesidades de reabastecimiento y reordenamiento futuras. 
• Errores de paquete: Recibir el artículo incorrecto aumenta los retrasos en el almacén. Identificar estos errores antes de que tengan un impacto significativo es muy importante. Cómo abordas los errores de envío propios dice mucho sobre tu empresa. Los clientes admiran a las empresas que reconocen los errores y tienen procedimientos para corregirlos.

Cómo mejorar el proceso de envío y recepción

Mejorar el envío y la recepción comienza con hacer cambios positivos desde adentro. Aquí hay algunas mejores prácticas a seguir mientras trabajas en el proceso de envío y recepción.

Prioriza la capacitación

La capacitación debe ser una prioridad antes de realizar cambios significativos en la forma en que envías y recibes. Esto incluye invertir en programas de instrucción adecuados, asegurarse de que los métodos de gestión sean claros, apoyar la comunicación abierta y promover la retroalimentación de los empleados. Si la capacitación no es efectiva, probablemente incurrirás en costos importantes para corregir errores.

Usa el seguimiento de gestión de inventario

Los equipos de envío y recepción deben estar adecuadamente capacitados en el método de control de inventario del almacén. Esto ayuda a cerrar la brecha entre las áreas de muelle y el almacenamiento de inventario y disminuye la posibilidad de errores de conteo. Las empresas utilizan software de gestión de inventario para automatizar este proceso.

Inspecciona los paquetes a fondo

Revisar los paquetes entrantes y salientes numerosas veces antes de que salgan o entren en las instalaciones es muy importante. Para los paquetes salientes, la diferencia entre crear un cliente leal y uno descontento es verificar el envío antes de que salga. 

Para los paquetes entrantes, inspeccionar los artículos recibidos ayuda a disminuir la posibilidad de retrasos importantes.

Informa los problemas rápidamente

Informa las discrepancias identificadas en los paquetes recibidos lo antes posible. Cuanto más rápido tengas los artículos que necesitas, más rápido podrá continuar el almacén con las operaciones habituales.

Implementa la automatización

La inteligencia artificial en un almacén ayuda a acelerar el cumplimiento de pedidos de envío, disminuir el tiempo de los empleados necesario para completar tareas y reducir las posibilidades de error humano. 

La automatización de envío y recepción puede ayudar con los siguientes procesos:

• Ajustar automáticamente las especificaciones de entrega según los servicios del transportista
• Ofrecer visibilidad del transporte a los clientes
• Crear notificaciones automáticas de envío
• Organizar datos de envío y recepción entre múltiples ubicaciones de almacén
• Integrar con métodos de seguimiento de gestión de inventario, como códigos de barras y RFID
• Acelerar el proceso del muelle de carga
• Intercambiar información entre dispositivos 
• Manejar devoluciones de clientes de manera oportuna

Software de envío

Considera utilizar software de envío para automatizar el proceso de envío y recepción. Las herramientas de envío permiten a las empresas agilizar los envíos salientes, editar e imprimir detalles de envío y rastrear confirmaciones de envío. El software de envío se puede combinar con herramientas de gestión de transporte y flotas para automatizar diferentes elementos de la cadena de suministro.

Para ser incluido en esta categoría, el producto de software debe:

• Crear etiquetas para productos de envío
• Incluir herramientas de gestión de pedidos para recopilar información de envío actualizada 
• Ofrecer herramientas para combinar con plataformas de comercio electrónico y otros sitios de venta en línea

*A continuación se presentan las 5 principales soluciones de software de envío líderes del Informe Grid® de Otoño 2021 de G2. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. Sendcloud

Conecta tu tienda en línea, contacta a tus transportistas locales, ofrece múltiples opciones de envío, crea un flujo de trabajo personalizado y facilita las devoluciones con Sendcloud. Sendcloud ayuda a las empresas a tomar el control de su proceso de envío digital.

Lo que les gusta a los usuarios:

“El mayor problema que tenía con mi negocio es que hacíamos todo manualmente. Usábamos una hoja de Excel para llevar un registro de direcciones, nombres, empresas de envío, precios, e incluso creamos una fórmula para ordenarlos por país. Después de que los clientes realizaban pedidos, enviábamos correos electrónicos de confirmación manuales. 

Con Sendcloud, recibimos elogios de clientes en Europa ya que ahora tienen mejores precios y más libertad de peso con sus envíos. Mis clientes están felices, así que yo estoy feliz.”

- Reseña de Sendcloud, Ingrid E.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

“Se te cobra automáticamente cuando imprimes una etiqueta, incluso si no la usas. Sería más fácil si Sendcloud solo cobrara una vez que la empresa de envío la escanea.”

- Reseña de Sendcloud, Nina W.

2. FedEx Ship Manager

FedEx Ship Manager proporciona a los remitentes las herramientas para acceder a la información de la cuenta en cualquier dispositivo, supervisar la productividad de los empleados, configurar métodos de envío y generar informes de actividad de envío de usuarios. 

Lo que les gusta a los usuarios:

“FedEx Ship Manager facilita el envío de paquetes que llegan al día siguiente. Puedes guardar perfiles de envío si a menudo envías paquetes a la misma área. Esto ahorra tiempo para que no tengas que seguir escribiendo la misma dirección una y otra vez. Incluso puedes programar que alguien recoja tu paquete desde tu casa u oficina.”

- Reseña de FedEx Ship Manager, Laura D.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

“Desafortunadamente, el software tarda en cargar. Al cargar muchas direcciones para enviar artículos, es muy difícil imprimir una hoja de escaneo para las personas que recogen el envío. También es muy difícil encontrar números de seguimiento para envíos pasados.”

- Reseña de FedEx Ship Manager, Melissa G.

3. ShipStation

Obtén control total de los pedidos de los clientes en cada etapa con ShipStation. ShipStation ayuda a las empresas a gestionar el inventario entre múltiples ubicaciones de almacén, integrarse con mercados en línea y encontrar la mejor tarifa para imprimir etiquetas de envío.

Lo que les gusta a los usuarios:

“ShipStation se integra fácil y sin esfuerzo con nuestro software de comercio electrónico. Siempre que tengas los datos de dimensiones, etiquetar y enviar un paquete está a solo un par de clics de distancia. Todos los documentos necesarios para pedidos internacionales se imprimen para ti, eliminando cualquier conjetura. Lo mejor es que un correo electrónico con la marca y la información de seguimiento se envía automáticamente al cliente. Sin pasos adicionales, solo empaca el artículo, coloca una etiqueta en la caja y envíalo en su camino.”

- Reseña de ShipStation, Steve J.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

“Las etiquetas de devolución no están disponibles para pedidos internacionales. A veces enviamos los artículos incorrectos a los clientes y cuando eso sucede, somos responsables de todo después. Tenemos que reembolsar a nuestros clientes por la etiqueta de envío de devolución que compran. Más a menudo de lo que no, el cliente comprará una etiqueta acelerada incluso cuando hemos aconsejado no hacerlo.”

- Reseña de ShipStation, Jessica T.

4. Stamps.com

Crea una cuenta de Stamps.com para obtener todos los beneficios de una oficina de correos directamente desde tu computadora. Stamps.com te da las herramientas para enviar facturas, obtener descuentos en franqueo e integrar servicios de envío en tu flujo de trabajo existente.

Lo que les gusta a los usuarios:

“Stamps.com es absolutamente infalible. Hace que enviar muchos documentos sea indoloro. Tuve que enviar un documento a un cliente en México, lo que habría sido un proceso largo en la oficina de correos. Con Stamps.com, lleno el formulario de aduanas correcto e imprimo mi sobre en solo unos minutos. Elimina las conjeturas al enviar cosas.”

- Reseña de Stamps.com, Angie S.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

“A veces tengo problemas si una dirección no coincide del todo. En lugar de solucionar el problema y ajustarse al formato de la dirección correcta, se me presenta un código de error.”

- Reseña de Stamps.com, Corey V.

5. ShippingEasy

Supervisa pedidos, organiza listas de embalaje y recogida, rastrea envíos y automatiza todo el proceso con ShippingEasy. ShippingEasy ayuda a las empresas a crear informes avanzados con toda la información de envío que necesitan.

Lo que les gusta a los usuarios:

“ShippingEasy es uno de los programas de envío más fáciles que hemos usado. Hemos usado varios programas de envío, pero todos eran difíciles de usar, tenían características faltantes o simplemente no funcionaban como ShippingEasy. Su personal siempre está dispuesto a ayudar y nunca he tenido que esperar mucho para obtener respuestas a mis preguntas. También hemos visto un aumento de conversaciones en nuestro sitio web desde que implementamos la nueva herramienta de campañas.”

- Reseña de ShippingEasy, Kathy P.

Lo que no les gusta a los usuarios: 

“Me encantó este software y sus capacidades de seguimiento de inventario, pero esa opción ha sido eliminada para nuevos clientes. Si vuelven a traer esas capacidades, volveré y actualizaré esta reseña.”

- Reseña de ShippingEasy, James P.

Querido almacén, eres hermoso por dentro y por fuera <3

Un buen flujo de almacén ayuda a una instalación a funcionar como una máquina bien engrasada, con cosas que entran y salen constantemente y de manera eficiente. La forma en que manejas estos procesos puede diferenciarte de otros minoristas.

El envío y la recepción son un proceso natural, pero optimizarlo requiere tiempo y cuidado adicionales. Si priorizas la capacitación de los empleados, utilizas un sistema de gestión de inventario, inspeccionas los paquetes entrantes y salientes, informas problemas y aprovechas la automatización, estarás un paso más cerca de crear un proceso que fluya con todas las operaciones de tu almacén. 

Optimiza cómo funcionan tus procesos de envío y recepción en el panorama general diseñando el diseño del almacén de tus sueños.