¿Qué es la gestión de contratos y por qué es importante?

Los contratos rigen casi todas las interacciones entre empresas.

Deja que eso repose.

Piense en todas las diferentes formas en que su empresa interactúa con otras personas y organizaciones. Las personas que compran su solución, los empleados que trabajan para usted y la empresa que proporciona a su negocio suministros de oficina.

Cada una de esas relaciones se inicia con la ejecución de un contrato.

Eso es un montón de contratos, y llevar un registro de cada uno es crucial para evitar problemas legales: aquí es donde el software de gestión de contratos viene al rescate. Básicamente, si está dirigiendo cualquier tipo de organización, necesitará algún tipo de sistema efectivo de gestión de contratos.

Las empresas dependen en gran medida de los términos y condiciones dentro de los contratos para llevar a cabo actividades comerciales normales, siendo una de las principales la generación y recaudación de ingresos de los clientes.

Cuando un contrato se crea, ejecuta o gestiona de manera deficiente, una organización puede perderse beneficios esperados debido a tecnicismos y mal cumplimiento. No hace falta decir que mantener un ojo atento en las obligaciones contractuales de su negocio es necesario para el crecimiento.

Tener un departamento legal separado dentro de su organización es definitivamente una ventaja, pero todos sus empleados deben estar familiarizados con el ciclo de vida de todos los contratos que recorren las venas de su negocio.

Componentes clave de la gestión de contratos

• Creación de contratos: Redacción de contratos claros, completos y legalmente sólidos.
• Negociación: Negociar términos y condiciones favorables con las contrapartes.
• Ejecución: Asegurar la ejecución oportuna y adecuada de los contratos.
• Monitoreo y Cumplimiento: Seguimiento del rendimiento del contrato, asegurando el cumplimiento de los términos y abordando cualquier problema.
• Renovación y Enmiendas: Gestión de renovaciones de contratos y enmiendas según sea necesario.
• Resolución de Disputas: Manejo de disputas y resolución de conflictos de manera efectiva.

Etapas de la gestión de contratos

Si está comenzando un nuevo sistema de gestión de contratos para su negocio desde cero, bien por usted. Las hojas en blanco son buenas para el alma. Si no, podría tener mucho más trabajo por delante. De cualquier manera, a continuación se presentan las seis etapas de la gestión de contratos que cada empresa debe atravesar en algún momento.

Recuerde, la ley es algo con lo que no quiere jugar, así que vale la pena dedicarle tiempo.

Planificación

Cualquier nuevo proceso empresarial requiere planificación antes de la implementación. La gestión de contratos no es diferente. Así que si esto tiene sentido, el primer paso en el proceso de gestión de contratos es planificar el proceso en sí.

La fase de planificación de la gestión de contratos se trata de pensar con anticipación para no tener que retroceder más adelante. Haga una lluvia de ideas sobre todos los recursos disponibles, otras cosas que necesita para tener éxito y las partes interesadas clave. Determine una forma de mantener todo optimizado y organizado durante todo el proceso del contrato.

Debido a que su negocio terminará lidiando con una variedad de acuerdos, su estrategia de gestión de contratos tendrá que ser flexible. Es posible que tenga que implementar procesos para cada tipo diferente de contrato. Si cree que ese será el caso, planifique con anticipación.

Auditoría

Antes de construir un camino hacia el futuro, tendrá que revisar el pasado.

Parte de determinar sus problemas actuales con la gestión de sus contratos radica en examinar su situación actual con una auditoría. Investigue cada detalle de cómo su negocio maneja contratos, acuerdos y otros documentos legales desde la creación hasta la ejecución y la gestión.

Si encuentra algunos problemas con cómo está cumpliendo con los requisitos de los términos y condiciones dentro del contrato, tome nota de cuál es el problema, por qué su negocio podría estar experimentándolo y posibles soluciones que puede implementar para evitarlo en el futuro.

En este punto del proceso, estará realizando esta auditoría a nivel macro, lo que significa que examinará una gran cantidad de contratos. Sin embargo, a medida que avance con su proceso de gestión de contratos, tendrá que hacerlo a nivel micro.

No deje que la auditoría se detenga una vez que haya terminado de crear su proceso de gestión de contratos. Manténgala en marcha investigando cada contrato que ejecute a partir de ese momento.

Construcción de un marco

Después de su planificación y auditoría, tendrá una mejor comprensión de cómo debe ser el proceso de gestión de contratos particular de su negocio para tener éxito.

Ahora es el momento de construir un marco estructurado para que su negocio lo use al manejar contratos existentes y futuros. Este plan debe detallar cada elemento de la gestión de un contrato, así como las acciones y requisitos asociados para cada etapa que alcanza. Hágalo claro qué departamento maneja qué etapas en el proceso, los recursos que se utilizarán y las métricas para medir el éxito.

Incluso si esta no es su primera vez construyendo un proceso de gestión de contratos, espere recibir comentarios. No solo recíbalos, sino tómelos en serio. Si su estrategia no está funcionando para todos dentro de su organización, vale la pena el esfuerzo adicional para encontrar una manera de solucionarlo.

Encontrar la tecnología adecuada

Aclararemos una cosa antes de continuar. Amontonar un montón de contratos en papel en un viejo archivador no es gestión de contratos. Es un desastre.

Para gestionar adecuadamente sus contratos, necesita la tecnología adecuada para hacerlo. No importa cuán organizado esté su equipo, siempre es mejor hacer todo electrónico donde pueda. De esta manera, todo está en el mismo lugar y accesible donde pueda conectarse a su servidor.

Implementación de nuevos contratos

Ahora que tiene su nuevo proceso en marcha, puede implementarlo para nuevos contratos. Además de su gestión, los acuerdos reales también pueden complicarse un poco.

Repasemos rápidamente cómo puede ser el proceso para cada contrato individual en el que su negocio entre.

1. Solicitudes

El proceso comienza con una solicitud de contrato después de cerrar un trato con un cliente, proveedor, empleado o con quien esté creando un acuerdo.

Durante esta fase, asegúrese de comprender la relación comercial, las necesidades de cada parte y el objetivo del acuerdo. Obtenga la aprobación del contrato de cada parte interesada clave antes de continuar.

2. Creación

Luego tendrá que redactar el contrato real. Asegúrese de incluir todos los elementos clave que un contrato debe incluir para ser legalmente vinculante.

Como punto de partida, incluya toda la información que provino de la solicitud de contrato y tenga en cuenta que está sujeta a cambios durante las negociaciones. Al escribir el contrato, asegúrese de usar un lenguaje consistente y tener una sección que describa los términos incluidos.

3. Negociación

Una vez que entregue el entregable a la otra parte, probablemente habrá algunas negociaciones. Durante la negociación, asegúrese de que cada parte interesada tenga un borrador del contrato, recopile comentarios y renegocie los términos y condiciones hasta llegar a un acuerdo final entre ambas partes.

4. Aprobación

Con el nuevo borrador del contrato negociado, necesita obtener aprobaciones finales sobre los términos y condiciones. Obtenga el visto bueno de todas las partes interesadas, y recuerde que al ver el contrato, podrían surgir algunos cambios más que necesitará hacer.

Si este es el caso, páselo por la otra parte. Establezca un proceso de aprobación formal, optimizado y repetible para garantizar la eficiencia y consistencia en la gestión de contratos en toda la organización.

5. Ejecución

La ejecución del contrato a menudo se refiere a firmarlo. En ese momento, los términos, condiciones y obligaciones se vuelven oficialmente legales y entran en vigor. Por eso es tan importante tener un proceso de aprobación exhaustivo. Una vez que se ejecuta un contrato, asegúrese de actualizar su solución de gestión de contratos con los detalles.

6. Cumplimiento

En este punto, está legalmente obligado a cumplir con su parte del trato. Para evitar incumplir el contrato, asegúrese de permanecer en cumplimiento con todos los términos y condiciones listados.

Esto podría incluir realizar un pago o completar una acción en un tiempo determinado. Asegúrese de que cada persona involucrada sepa cómo se ve el cumplimiento y esté atento a cualquier comportamiento desalineado.

7. Terminación o renovación del contrato

En el momento de la expiración, determine si su negocio debe renovar o terminar el contrato evaluando si obtuvo o no los resultados deseados. Si no, considere otra renegociación o déjelo terminar según lo programado.

Todas las acciones enumeradas anteriormente son parte no solo de crear y ejecutar contratos, sino también de gestionarlos. A lo largo de cada etapa, asegúrese de que cada pieza de información del contrato esté organizada, optimizada y mantenida segura. Una vez que firma un contrato, está obligado a sus expectativas, por lo que las técnicas de gestión adecuadas siempre deben estar en mente.

Gestión de contratos y ventas

La gestión de contratos con clientes es el alma de su equipo de ventas. Un trato cerrado no está oficialmente sellado hasta que alguien firma en la línea punteada. En consecuencia, la gestión de contratos se ha convertido en una parte integral del ciclo de ventas.

Si una empresa puede gestionar adecuadamente sus contratos, puede ayudarles a optimizar aún más sus procesos de ventas. Esto es especialmente el caso cuando se trata de gestionar relaciones con clientes.

Si bien la relación podría haber comenzado mucho antes, el segundo en que aceptan su trato es cuando esa conexión cambia de ser una oportunidad a un cliente cuya lealtad debería estar ansioso por ganar.

Si tiene un proceso de contratación eficiente y repetible que incluye plantillas de contratos preaprobadas, cumplir con su parte del trato con el cliente debería ser un poco más fácil. De esa manera, los representantes de ventas pueden centrarse más en nutrir esa relación con el cliente en lugar de redactar borrador tras borrador de esencialmente el mismo contrato.

Si da un paso más y digitaliza todos sus contratos, puede haber una fuente única de verdad fácilmente accesible para cualquier persona dentro de su organización.

Mejores prácticas de gestión de contratos

Pasar con precisión por cada etapa del proceso de gestión de contratos es solo la mitad de la batalla. Para que todo ese arduo trabajo valga la pena, hay algunas mejores prácticas adicionales de gestión de contratos que debe implementar para garantizar la máxima eficiencia y efectividad.

Enfóquese en el cumplimiento

Si no puede cumplir con sus contratos, ninguna de sus etapas de gestión valió la pena. El tema de su estrategia de gestión de contratos debe ser el cumplimiento. La belleza de la gestión de contratos es que su estructura facilita mejorar su cumplimiento con los acuerdos legales.

Además de eso, monitoree todas las regulaciones federales y estatales que pueden afectar su negocio para evitar cualquier penalización por incumplimiento. Si ocurre algo notable, revise todos sus contratos y tome medidas donde sea necesario.

Manténgase organizado

El tema secundario de su estrategia de gestión de contratos debe ser la organización. Una de las prácticas más importantes aquí es asegurarse de mantener todos sus contratos en el mismo lugar. El seguimiento, la actualización y la revisión son parte de una gestión efectiva, y ser consistente con la ubicación es necesario para que eso suceda de manera eficiente.

En esa nota, si bien las personas que necesitan acceder a los contratos deben poder hacerlo, también debe haber un equilibrio de seguridad. Solo dé acceso a aquellos que realmente lo necesiten. Los contratos pueden incluir información sensible, y cuantas más personas puedan verla, más riesgoso se vuelve.

Rastree su tiempo de aprobación

Todos sus acuerdos deben ofrecer algún tipo de valor a su negocio, pero no podrá cosechar esos beneficios antes de que el contrato sea aprobado y firmado.

Para asegurarse de acceder a ese valor, establezca y monitoree algunos indicadores clave de rendimiento (KPI) de gestión de contratos. Monitoree cuánto tiempo lleva que un contrato llegue a la etapa de aprobación para que pueda identificar formas de optimizar el proceso de gestión de contratos en su conjunto. La mejor manera de garantizar la eficiencia en su proceso es aprendiendo de sus errores.

Automatice donde pueda

Los equipos legales y los representantes de ventas ya no tienen que encargarse de cada detalle relacionado con los contratos. Hay muchas tareas mundanas a lo largo del proceso que puede dejar a la automatización, especialmente cuando se trata de la comunicación entre las partes. El software de gestión de contratos permite a los usuarios programar y enviar alertas y notificaciones cuando se necesita acción de su parte.

Anticipe las necesidades cambiantes del negocio

Si bien su negocio probablemente terminará confiando en plantillas de contratos reutilizables para sus necesidades legales estándar, no se deje llevar por la comodidad.

A medida que su negocio cambie, ya sea con una nueva solución, público objetivo o estándares de empleados, sus contratos también tendrán que adaptarse. Haga su mejor esfuerzo para ser proactivo y anticipar sus necesidades comerciales cambiantes para que pueda ajustar sus contratos en consecuencia.

Beneficios de usar software de gestión de contratos

Construir un sistema de gestión de contratos va a verse diferente de negocio a negocio. Sin embargo, al final del día, ningún equipo puede tener verdadero éxito en la gestión de sus contratos sin la solución adecuada.

El software de gestión de contratos elimina ineficiencias perjudiciales que agobian a aquellos que llevan un seguimiento manual de sus documentos legales. En resumen, no importa qué producto específico elija, aquí hay algunos de los beneficios asociados con la implementación de una solución de gestión de contratos.

Proporciona una única fuente de verdad

Debido a que todos sus documentos legales estarán almacenados en la herramienta que elija, el software de gestión de contratos actúa como una única fuente de verdad para su organización. Cada usuario autenticado sabrá exactamente dónde buscar los detalles, el ciclo de vida y los requisitos de cada contrato.

Esta ubicación central de sus contratos también evita que los usuarios vean versiones desactualizadas de documentos actuales.

Mejora la visibilidad y el conocimiento

Mantener todos sus contratos dentro de un software también puede ayudarle a recopilar información valiosa sobre qué tan bien, o mal, su negocio maneja sus documentos legales y sus obligaciones asociadas. El software de gestión de contratos puede darle una vista panorámica de todos sus acuerdos y ayudar a extrapolar datos útiles que abrirán caminos para la optimización de procesos.

Ahorra tiempo

Dejar que una herramienta de software maneje todas sus tareas de gestión de contratos es un gran ahorro de tiempo. La automatización que proporciona el software de gestión de contratos abre tiempo para que los miembros del equipo se concentren en tareas más importantes que requieren su atención.

El hecho de que todo esté en línea hace que los contratos sean fáciles de encontrar y buscar dentro de ellos, eliminando la necesidad de hojear contratos y archivos en busca de detalles específicos. La mayoría de las herramientas incluso le permiten configurar alertas para que sepa cuándo se necesita acción de su parte. Y con las integraciones de firma electrónica, cerrar el trato es más fácil y rápido que nunca.

Reduce el riesgo

Probablemente el beneficio más importante del software de gestión de contratos, que se deriva de los otros enumerados anteriormente, es que reduce el riesgo de incumplimiento, pérdida de dinero y deterioro de relaciones importantes.

Meterse en problemas legales no es algo con lo que jugar, y el software de gestión de contratos es la mejor manera de combatir eso. Hace que sea casi imposible perder un plazo, proporciona a todas las partes interesadas información valiosa y analiza los ciclos de contratos para identificar puntos débiles.

Mejor software de gestión de contratos

Hay algunas herramientas diferentes que puede usar para supervisar y automatizar sus procesos de contratos, pero el mejor lugar para comenzar es con el software de gestión de contratos.

Para calificar para ser incluido en la categoría de gestión de contratos, un producto debe:

• Ofrecer plantillas personalizables involucradas en la creación de contratos comerciales
• Incluir un repositorio de documentos que se puedan almacenar en diferentes categorías
• Tener la capacidad de crear, editar, compartir y colaborar en contratos con otros empleados (internamente) y con clientes o socios (externamente)
• Cumplir con los requisitos legales así como con las reglas comerciales
• Permitir a los usuarios enviar notificaciones para hitos como fecha de vencimiento o renovación

*A continuación se presentan las cinco principales soluciones de software de gestión de contratos líderes del Informe Grid® de G2 del otoño de 2024. Algunas reseñas pueden estar editadas para mayor claridad.

1. PandaDoc

PandaDoc es una herramienta utilizada por equipos de ventas para mejorar los flujos de trabajo asociados con el lado contractual de cerrar tratos. Este software se centra en la automatización de documentos y la optimización del proceso de creación, aprobación, firma y ejecución de contratos.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Utilizo PandaDoc para obtener la aprobación durante la entrega del proyecto. Tener la capacidad de tener múltiples documentos con plantillas que puedo enviar a los clientes con solo presionar unos pocos botones es valioso. Ha convertido lo que antes era un correo electrónico en algo más formal, completo y profesional. Esto es algo que uso cada semana, a veces más a menudo. Es realmente fácil configurar plantillas y agregarlas a su biblioteca para uso recurrente."

Lo que no les gusta a los usuarios:

"No hay soporte técnico adecuado, no hay actualizaciones por correo electrónico cuando hay una interrupción o problema técnico, no hay respuesta automática cuando hay un problema con la verificación de ID de un cliente que pueda responderse en el momento durante una sesión. No hay función de edición una vez completado si se omitió una firma o sello. No hay capacidad para editar etiquetas sin borrar todo el progreso y las firmas."

2. DocuSign CLM

DocuSign CLM es una plataforma CLM integral que optimiza y automatiza todo el proceso de contratos, desde la creación y negociación hasta la ejecución y gestión. Empodera a las empresas para gestionar contratos de manera más eficiente, reducir riesgos y mejorar la colaboración.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Encontré que la automatización es lo más útil. No tengo que hacer manualmente el mismo proceso de cliente a cliente con las reglas que se pueden configurar dentro de Docusign, simplemente haces menos mientras el sistema hace más automáticamente."

Lo que no les gusta a los usuarios:

"A veces puede ser difícil navegar por todo el documento para fechar, inicializar y luego finalmente firmar un documento al final. Si omites algo, es difícil volver a donde estaba la omisión. A veces hay algunos problemas generales de tamaño fácilmente solucionables cuando se trata de las fuentes, pero en general es un buen producto."

- Reseña de DocuSign CLM, Brain G.

3. Jotform Sign

Jotform Sign es una solución de firma electrónica fácil de usar que simplifica el proceso de recopilación de firmas para contratos, formularios y documentos. Ofrece una interfaz de arrastrar y soltar para la creación fácil de formularios, lo que le permite agregar campos de firma, cuadros de texto, casillas de verificación y otros elementos según sea necesario.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Jot Form es fácil de usar y robusto. Comenzar a crear un nuevo formulario e implementarlo es súper fácil e intuitivo.

Es fácil de usar tanto para los usuarios finales, para el usuario que crea el formulario como para el usuario que llenará el formulario. Nuestro público objetivo son mecánicos que no siempre son técnicamente inclinados, y han usado los formularios con facilidad."

- Reseña de JotForm, Ryan H.

Lo que no les gusta a los usuarios:

"A veces mi audiencia me dice que la integración de PayPal y otras funciones de pago les fallaron, especialmente cuando están usando una Mac."

- Reseña de JotForm, Alex S.

4. GetAccept

GetAccept puede ser utilizado por una variedad de departamentos, incluidos ventas, recursos humanos, éxito del cliente y habilitación de ventas. Esta plataforma proporciona mensajería de video, seguimiento y análisis de documentos, y capacidades de firma electrónica.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"Es muy flexible, fácil de usar y fácil de aprender, admite los documentos que usamos internamente, gran soporte y están muy comprometidos en hacer que funcione dentro de nuestro negocio, nos ayuda a ser creativos y tienen amplia experiencia en diferentes negocios que nos ayuda a mejorar el nuestro."

Lo que no les gusta a los usuarios:

“A veces es un poco complicado recrear o cambiar una propuesta si necesitas enviar una nueva. Funciona, pero podría ser más fácil. A menudo tenemos que cambiar el archivo PDF que enviamos a nuestros clientes, ya que no usamos las plantillas integradas.”

5. LinkSquares

LinkSquares es una plataforma integral de gestión de contratos diseñada para optimizar y automatizar todo el ciclo de vida del contrato. Ofrece funciones avanzadas para el análisis de contratos, mitigación de riesgos y colaboración, lo que la convierte en una herramienta poderosa para empresas de todos los tamaños.

Lo que más les gusta a los usuarios:

"LinkSquares CLM es altamente personalizable (es decir, no es de talla única) y brindan soporte práctico para asegurarse de que se implemente correctamente y esté configurado para el éxito. También es mucho más intuitivo que otros CLM que consideramos."

Lo que no les gusta a los usuarios:

“Hay algunas mejoras de producto adicionales que son necesarias para automatizar más procesos y eliminar algo del trabajo manual necesario en el lado administrativo." Richele B.

- Reseña de LinkSquares, Richele B.

Esta vez, no lo haga usted mismo

Dejar que la tecnología gestione sus contratos no es pereza. Es inteligente, y en este punto, es casi necesario. Hay demasiadas preocupaciones diarias al operar un negocio, y lidiar con documentos legales no debería ser una de ellas. Si bien hay algunas partes de la gestión de contratos que requieren un toque humano (en persona o en línea), aprovechar el software lo unirá todo.

Gestionar contratos en línea abre el mundo de las firmas electrónicas, que sorprendentemente son seguras. Aprenda más sobre la diferencia que las firmas electrónicas pueden hacer para su negocio.

Este artículo fue publicado originalmente en 2020. Ha sido actualizado con nueva información.