Prozessmanagement

Was ist Prozessmanagement?

Prozessmanagement ist ein Ansatz zur Analyse und Optimierung der Systeme und Arbeitsabläufe eines Unternehmens. Auch bekannt als Business Process Management (BPM), hilft die Disziplin, die Produktivität im täglichen Betrieb zu steigern und Ziele und Ergebnisse zu klären.

Unternehmen nutzen Prozessmanagement, um verschiedene Aspekte ihrer Systeme zu optimieren, je nachdem, ob sie Hilfe bei der Verwaltung von Dokumenten, Mitarbeitern oder Technologie benötigen. BPM erfordert Monate der Planung und Implementierung, um gut zu funktionieren, hat jedoch langfristig positive Auswirkungen auf die Effizienz und Rentabilität eines Unternehmens.

Business Process Management Software ist darauf ausgelegt, Organisationen dabei zu helfen, komplexe Prozesse zu erfassen und zu automatisieren. Für eine erhöhte Funktionalität bieten die meisten BPM-Tools Integrationen mit anderer Software, wie z.B. Customer Relationship Management (CRM). 

Prozessmanagement Software

Software, die prozessmanagement als Funktion oder Begriff erwähnt.

Kissflow

Pipefy

Pega Platform

Smartsheet

Asana

UiPath Agentic Automation

Arten des Prozessmanagements

Während Prozessmanagement in kleinen Unternehmen nützlich ist, glänzt es darin, mittelgroßen bis großen Unternehmen zu helfen, agil zu arbeiten. Organisationen können aus drei Arten von BPM wählen, um ihren Bedürfnissen gerecht zu werden.

1. Menschzentriert: Einige Aufgaben und Prozesse benötigen einen menschlichen Touch. Menschzentriertes BPM schafft benutzerfreundliche Schnittstellen, um die Einhaltung sicherzustellen. Es ermöglicht Benachrichtigungen, Alarme und Automatisierung für wiederholbare Aufgaben. Die Zusammenarbeit zwischen Kollegen wird einfacher und flüssiger, wodurch vermeidbare Fehler reduziert werden.
2. Integrationszentriert: Manchmal auch als systemzentriert bekannt, optimiert dieser Typ technologische Prozesse, sodass sie mit minimalem menschlichen Eingriff ablaufen können. Application Programming Interfaces (APIs) und Konnektoren integrieren die bestehenden CRMs der Organisationen mit anderen Lösungen. 
3. Dokumentenzentriert: Dieser Ansatz vereinfacht den Prozess des Verschiebens von Verträgen oder Berichten durch mehrere Phasen, Parteien oder Abteilungen. Manchmal bieten BPM-Tools ein allgemeines Arsenal zum Weiterleiten von Dokumenten und Benachrichtigen von Parteien. Andere Male spezialisieren sie sich auf eine einzelne Aufgabe, wie z.B. die Erfassung oder Überprüfung von Unterschriften.

Phasen des Prozessmanagements

Der Business Process Management Lebenszyklus hat typischerweise fünf Phasen. Allerdings ist jedes Projekt einzigartig. Einige können zusätzliche Phasen durchlaufen oder zwischen den Phasen hin- und herwechseln. 

1. Design: Nach der Analyse des bestehenden Prozesses entwirft das Unternehmen einen neuen Arbeitsablauf, um Probleme zu lösen und Effizienz hinzuzufügen. Falls erforderlich, werden mehrere Design-Iterationen erstellt, um den Stakeholdern Optionen zu bieten.
2. Modell: In diesem Schritt erstellt ein Unternehmen ein visuelles Modell des Arbeitsablaufs, das den Prozess vom Start bis zum gewünschten Ergebnis abbildet. Das Unternehmen betrachtet, wie sich Daten durch das System bewegen könnten, und testet mit Beispieldaten und Szenarien, um sicherzustellen, dass das Modell funktioniert.
3. Ausführen: Hier wird der neue Prozess implementiert. Eine Organisation könnte in Erwägung ziehen, zunächst mit einer kleinen Pilotgruppe zu beginnen. Die Mitarbeiter müssen in dieser Phase ausreichend geschult und unterstützt werden. 
4. Überwachen: Unternehmen verfolgen Key Performance Indicators (KPIs) und Benutzerfeedback, um den Fortschritt sicherzustellen.
5. Optimieren: Basierend auf Feedback und Daten nehmen Unternehmen weiterhin Anpassungen am Prozess vor. Selbst geringfügige Änderungen bringen Arbeitsabläufe näher an die Spitzenleistung.

Vorteile des Prozessmanagements

Unternehmen haben oft Hunderte oder Tausende von Prozessen, die täglich ablaufen – von der Nutzung von Onboarding-Software zur Einführung neuer Mitarbeiter bis hin zur Auftragsabwicklung und dem Durchlaufen von Verträgen durch die entsprechenden Teams. Die Straffung dieser Prozesse durch BPM kann helfen:

• Die Arbeitsqualität verbessern. Durch die Reduzierung von Fehlerquellen in ihren Prozessen schafft ein Unternehmen bessere Produkte und Dienstleistungen für Kunden. 
• Die Effizienz steigern. Der BPM-Lebenszyklus umfasst Phasen zur Überwachung und Optimierung, was bedeutet, dass ein Prozess kontinuierlich effizienter gemacht wird. Außerdem nutzt BPM wann immer möglich Automatisierung, um den Mitarbeitern Zeit zu sparen. 
• Sichtbarkeit fördern. Mit Prozessmanagement-Software haben Unternehmen Zugriff auf Analysen, um die Leistung zu beobachten. Manager und Führungskräfte können sehen, wo Prozesse reibungslos ablaufen und wo sie auf Widerstand stoßen. 

Best Practices im Prozessmanagement

Business Process Management kann ein zeitaufwändiger Prozess sein, der Zusammenarbeit über Abteilungen hinweg erfordert. Der Ansatz bringt jedoch viele Vorteile für Unternehmen, wenn sie sich auf diese Elemente konzentrieren.

• Analyse der aktuellen Prozesse: Ein Unternehmen muss die komplexen Details seiner bestehenden Prozesse verstehen, bevor es Anpassungen jeglicher Art vornimmt. Manager können mit Mitarbeitern sprechen, die persönliche Erfahrungen mit einem Arbeitsablauf haben, und notieren, was funktioniert und was nicht. Einige Prozesse benötigen möglicherweise nur Anpassungen anstelle einer vollständigen Überarbeitung.
• Kommunikation mit Stakeholdern: Ein wesentlicher Teil der BPM-Implementierung besteht darin, Fragen an alle zu stellen, die vom Prozess betroffen sind: Kunden, Käufer, Lieferanten und Mitarbeiter. Dann kann das Unternehmen überlegen, wie es die Präferenzen der wichtigsten Gruppen ausbalancieren kann.
• Mitarbeiterbeteiligung: BPM dreht sich darum, bestehende Arbeitsweisen zu ändern. Um diese Änderungen für die Mitarbeiter einfacher zu gestalten, sollten Organisationen eine Kultur des Wachstumsdenkens fördern. Alle Mitarbeiter müssen die Möglichkeit haben, bei Unternehmensbesprechungen ohne Urteil Fragen zu stellen. 
• Kleine Schritte in Richtung Veränderung: Sobald die Mitarbeiter an Bord sind, sollten Manager neue Arbeitsabläufe langsam einführen. Zum Beispiel könnte ein Unternehmen damit beginnen, kleinere, weniger komplexe Prozesse anzugehen oder größere, komplexere Probleme in Phasen zu bewältigen. Auf diese Weise sind die Mitarbeiter weniger wahrscheinlich überfordert und geben neue Protokolle nicht vollständig auf. 
• Das richtige Werkzeug: Software spielt eine wichtige Rolle für den Erfolg eines BPM-Programms. Eine Vielzahl von Produkten steht zur Verfügung, um menschzentrierte, dokumentenzentrierte und integrationszentrierte Workflow-Probleme zu lösen. Ein Unternehmen sollte Funktionen, Integrationsmöglichkeiten und Budget berücksichtigen, bevor es sich für die beste Lösung entscheidet.