Ausgabenmanagement-Software verfolgt und verwaltet nicht lohnbezogene Geschäftsausgaben wie die Kosten für Rohmaterialien und Komponenten oder Dienstleistungen wie Marketing und Abonnements. Diese Software wird verwendet, um Einblicke in die Unternehmensausgaben in der gesamten Organisation zu gewinnen, indem Ausgabendaten gesammelt und analysiert werden. Diese Art von Software hilft Unternehmen, Überausgaben zu vermeiden und Geschäftsausgaben zu verbuchen, um sicherzustellen, dass sie in den Finanzberichten genau wiedergegeben werden. Ausgabenmanagement-Software wird hauptsächlich von Beschaffungsabteilungen verwendet, um Geschäftsausgaben zu planen und zu überwachen, kann aber auch von Buchhaltern für Finanzberichterstattungszwecke genutzt werden.
Diese Art von Software sollte nicht mit Ausgabenmanagement-Software verwechselt werden, die sich ausschließlich auf von Mitarbeitern initiierte und ad-hoc Ausgaben konzentriert, wie Flugkosten, Unterkunft und Mahlzeiten. Ausgabenmanagement integriert sich mit Beschaffungssoftware und Lösungen für die Lieferkette wie Lieferkettenplanungssoftware und Vertriebs- & Betriebsplanungssoftware.
Um in die Kategorie Ausgabenmanagement aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:
Ein zentrales Repository für Beschaffungs- und Einkaufsdaten bereitstellen
Unternehmens- oder Beschaffungsausgaben verwalten
Regeln und Workflows zur Genehmigung von Einkäufen und Zahlungen enthalten
Bestellungen, Lieferantenrechnungen und Zahlungen abgleichen
Beschaffungsbudgets mit den tatsächlichen Ausgaben vergleichen
Echtzeitberichte über Ausgabentransaktionen bereitstellen
Historische Daten analysieren und Änderungen und Trends bei den Ausgaben identifizieren
Vorschläge für Einsparungen nach Produkt, Lieferant oder Abteilung liefern
