Rein und Raus: Mit dem Restaurant-Inventarmanagement Schritt halten

Das Management des Restaurantinventars mag überwältigend erscheinen, aber kein erfolgreiches Restaurant kann es sich leisten, es zu ignorieren.

Das Inventar eines Restaurants umfasst jeden einzelnen Artikel, den das Restaurant für den Betrieb benötigt. Zuverlässiges Inventarmanagement für Restaurants zerlegt große Aufgaben in kleinere Schritte, damit das Geschäft mit möglichst wenig Stress gut bestückt bleibt.

Und dank Restaurant-Inventarmanagement-Software kann der Prozess noch einfacher werden!

Wenn ein Restaurant sein Inventar nicht realistisch organisiert, verliert es Geld. Zu wissen, wie man das Inventar verwaltet, ist eine der wenigen Dinge, die ein Restaurantbesitzer kontrollieren kann.

Terminologie des Restaurant-Inventarmanagements

Es hilft, eine gemeinsame Sprache zu haben, wenn man am Inventar arbeitet. Hier sind einige Standardbegriffe für das Restaurantgeschäft:

• Sitzendes Inventar: Die Menge an Lebensmitteln oder Vorräten, die verwendet werden sollen. Dieses Inventar kann in Dollar oder als physische Einheit wie Unzen oder Pfund ausgedrückt werden. Der Schlüssel ist, dasselbe Maß über die gesamte Linie zu verwenden.
• Varianz: Varianz ist der Unterschied zwischen der Menge des verwendeten und verkauften Produkts. Zum Beispiel verwendet ein Restaurant 500 Pfund Brot in einer Woche, aber die Aufzeichnungen zeigen, dass es nur Sandwiches verkauft hat, die 475 Pfund verwendet haben. Die Varianz beträgt 25 Pfund. Um die Varianz als Prozentsatz auszudrücken, teilt man sie durch das verwendete Produkt. In diesem Szenario 25/500 = 0,05 oder 5%.

• Verbrauch: Bezieht sich auf die Menge des Produkts, das über einen festgelegten Zeitraum verwendet wird, wöchentlich, zweiwöchentlich, monatlich usw. Wie beim sitzenden Inventar kann dies in einem Dollarbetrag oder einer physischen Einheit ausgedrückt werden.
• Nutzung: Gibt einem Restaurantbesitzer oder -manager an, wie lange sie noch haben, bevor ein Inventarartikel ausgeht. Die Formel für die Nutzung ist sitzendes Inventar/Verbrauch. Wenn ein Restaurant 300 Pfund Käse (sitzendes Inventar) hat und die Küche 30 Pfund pro Tag (Verbrauchsrate) verwendet, beträgt die Nutzung 10. Wenn das Restaurant keinen weiteren Käse bestellt, hat es noch 10 Tage Nutzung übrig.

Grundlagen des Restaurant-Inventarmanagements

Das Inventarmanagement kann von Restaurant zu Restaurant variieren, aber jedes Restaurant hält sich an einige Grundlagen. Vielleicht das typischste und offensichtlichste ist die physische Buchführung für Lebensmittelinventar und andere notwendige Vorräte. Obwohl Restaurant-Inventarmanagement-Software viele Aufgaben vereinfachen kann, benötigt man dennoch Personal, um den Bestand manuell zu erfassen.

Die Planung des Restaurantinventars – wann gezählt, wann bestellt wird – ist ein weiterer wichtiger Aspekt dieses Systems, ebenso wie die Auswahl der Lieferanten. Erfolgreiches Restaurant-Inventarmanagement stellt sicher, dass verantwortliche Mitarbeiter dem Besitzer oder den Managern helfen. Eine weitere große Unterstützung kommt von der Verwendung der richtigen Restaurant-Inventarmanagement-Software.

Fragen zum erfolgreichen Restaurant-Inventarmanagement: Was braucht das Restaurant, um zu funktionieren? Wie wählt es Lieferanten für Vorräte aus? Wie budgetiert das Restaurant auf die kosteneffektivste Weise? Wie oft wird Inventar gemacht? Wer darf Inventar machen? Welche Art von Restaurant-Inventarmanagement-Software gibt es, um dem Restaurant zu helfen, organisiert zu bleiben?

Vorräte auflisten

Das Management des Restaurantinventars ist ein schwieriger, mehrstufiger Prozess. Ohne ihn riskiert ein Restaurant jedoch, Lebensmittel, Geld und Kunden zu verlieren.

Der erste Schritt in diesem Prozess ist die Auflistung jedes Artikels, den das Restaurant kauft. Während der Restaurantbesitzer oder -manager mit den Küchen- und Bar-Managern zusammenarbeitet, um diese Liste zu erstellen, trägt auch der Rest des Personals bei.

Diese Liste enthält den Namen jedes Artikels, die Menge in einer sinnvollen Maßeinheit, den Preis und leere Zellen, um das Kaufdatum aufzulisten. Es kann hilfreich sein, auch die Kontaktdaten des Lieferanten in dieser Tabelle zu haben.

Eine Tabelle für das Restaurant-Inventarmanagement könnte folgendermaßen aussehen:

Artikel	Menge	Preis pro Portion	Datum des letzten Kaufs	Lieferantenkontakt
Ricotta-Käse	20 lbs.	$10	5/01/22	cheese@vendor.com

Planung des Restaurant-Inventarmanagements

Die Planung des Inventarmanagements in Restaurants kann endlos sein, und man braucht die Beteiligung des gesamten Personals, um es richtig zu machen. Viele Restaurants führen am Ende jedes Tages eine leichte Inventur durch. Dies geschieht normalerweise als Teil der Abschlussarbeiten. Einer der abschließenden Köche und einer der abschließenden Barkeeper notieren, welche Artikel knapp werden, und teilen diese Informationen dem Restaurantmanager oder -besitzer mit.

Die Person, die für die Bestellung verantwortlich ist, geht wahrscheinlich jede Woche tiefer auf die Bedürfnisse des Restaurants ein, um leicht vergessene Artikel wie Toilettenpapier oder Glühbirnen in ausreichender Menge zu halten.

Lieferanten auswählen

Effektives Restaurant-Inventarmanagement beinhaltet die Auswahl von Lieferanten, die ein gutes Produkt zu einem vernünftigen Preis liefern. Es gibt viele Websites, auf denen Restaurants die besten Restaurantlieferanten recherchieren und vergleichen können.

Eine weitere Taktik zur Auswahl von Lieferanten ist das Gespräch mit ähnlichen Restaurants. Dies hilft dem Restaurantmanagement-Team zu verstehen, wie jeder Lieferant arbeitet und ob diese Arbeit den Standards entspricht.

Inventarpersonal auswählen

Richtiges Restaurant-Inventarmanagement erfordert die Unterstützung jedes Mitarbeiters. Während der Restaurantbesitzer oder -manager wahrscheinlich derjenige ist, der für die Bestellung verantwortlich ist, sollte jeder Mitarbeiter Inventarbedarfe und -engpässe dem Restaurantmanagement-Team melden. Diese Meldung kann so einfach sein wie das Aufschreiben von knappem Vorrat auf einem Inventarblatt.

Wenn Inventar von einem Lieferanten eintrifft, muss jemand die Zeit nehmen, die physischen Vorräte mit der Bestellung abzugleichen, um sicherzustellen, dass alles, was bezahlt wurde, angekommen ist. Der Besitzer oder Manager entscheidet, welche Mitarbeiter diesen wichtigen Schritt des Restaurant-Inventarmanagements durchführen können. Mitarbeiter sollten auch sicherstellen, dass Vorräte an ihre Lagerorte gebracht werden.

Hilfe von Restaurant-Inventarmanagement-Software

Das Management des Inventars kann ziemlich einfach sein, wenn Sie die geeignete Software verwenden. Inventarmanagement-Software kann helfen, Vorräte zu kategorisieren, physischen oder finanziellen Abfall zu verfolgen, automatisch Vorräte zu bestellen und mehr. Sie hilft, viele ähnliche, entmutigende Aufgaben zu automatisieren.

Vorteile des Restaurant-Inventarmanagements

Ohne Restaurant-Inventarmanagement riskiert ein Restaurant, Lebensmittel zu verschwenden und Geld zu verlieren. Es besteht auch eine höhere Wahrscheinlichkeit, dass Menüartikel ausgehen, wenn das Inventar des Restaurants nicht richtig verwaltet wird. Dies wirkt sich negativ auf die Kundenzufriedenheit und -loyalität aus.

Auf der Mitarbeiterseite erleichtert die Aufrechterhaltung ordnungsgemäßer Inventarberichte dem Personal im Front-of-House die Bedienung der Kunden.

Vermeidung von Lebensmittelverschwendung

Einige Artikel, die für den Restaurantbetrieb benötigt werden, wie Servietten, Müllsäcke oder Uniformen, können bestellt und unbegrenzt gelagert werden. Offensichtlich ist dies nicht der Fall bei verderblichen Lebensmitteln, die Gefahr laufen, zu verderben.

Das Menü aktuell halten

Obwohl Lebensmittelverschwendung so wenig wie möglich vorkommen sollte, muss ein Restaurant sich ausreichend bestücken, um jeden Artikel auf der Speisekarte zuzubereiten. Jedes Restaurant geht von Zeit zu Zeit bestimmte Dinge aus, aber die Kundenzufriedenheit leidet, wenn dies zu oft passiert.

Kosten optimieren

Wenn ein Restaurant Lebensmittelinventar verschwendet oder Kunden aufgrund von Lebensmittelengpässen verliert, verliert es Geld. In diesem Tempo werden Restaurants nicht in der Lage sein, mit der Konkurrenz Schritt zu halten und riskieren, den Betrieb einzustellen.

Ein effizientes Restaurant-Inventarmanagementsystem hält Vorräte und Rentabilität immer auf dem Punkt.

Herausforderungen des Restaurant-Inventarmanagements

Auch wenn das Restaurant-Inventarmanagement viele Vorteile hat, bedeutet das nicht, dass die Inventurzählung ohne Herausforderungen ist. Die Bedürfnisse eines Restaurants, potenzielle Lebensmittelverschwendung, richtige Lagerung und unaufmerksames Personal sind alles Herausforderungen bei der Erstellung eines gut geführten Restaurant-Inventarmanagementsystems.

Unvorhersehbarkeit

Das Restaurant-Inventarmanagement muss sich mit der Instabilität der Restaurantbranche auseinandersetzen. Budgetierungs- und Prognosesoftware kann helfen, die Höhen und Tiefen zu sortieren, aber es gibt immer Raum für Fehler.

Das Restaurant-Inventarmanagement hilft, diese Herausforderung zu erkennen und Anpassungen vorzunehmen. Restaurant-Inventarmanagement-Software, die an ein Restaurant-POS-System (Point-of-Sale) gebunden ist, kann Verschiebungen im Verkauf und Inventar verfolgen. Besitzer und Manager können dann diese Daten analysieren, um Bestellungen zu ändern und den Gewinn zu maximieren.

Fehler des Personals

Während das Personal des Restaurant-Inventarmanagements darin geschult ist, Restaurant-Inventarsoftware zu verwenden, umfasst ein Teil der Inventurzählung auch die manuelle Berichterstattung. Menschen machen Fehler. Es kann gut sein, mehr als ein Mitarbeiter das Inventar des Restaurants bewerten zu lassen, um diese Fehler zu vermeiden.

Küchenpersonal kann auch verschwenderische Praktiken beim Zubereiten von Lebensmitteln anwenden. Es ist wichtig, sie über Abfallvermeidung aufzuklären und angemessene Schulungen zu guten Abfallmanagementpraktiken anzubieten. Denken Sie immer daran, dass die Minimierung von Abfall die Gewinne erhöht.

Lagerraum

Die Kontrolle des Restaurantinventars umfasst rechtzeitige Bestellungen und Budgetmanagement, sollte aber auch sicherstellen, dass genügend Platz vorhanden ist, um Produkte sicher zu lagern. Sobald Bestellungen eintreffen, kümmern sich bestimmte Mitarbeiter darum, verderbliche Artikel sofort mit der First-in-First-out-Methode (FIFO) zu lagern.

Nicht verderbliche Waren können warten, wenn das Restaurant zu beschäftigt ist, um Küchen- oder Servicepersonal zu entbehren, aber alles sollte früher oder später weggeräumt werden, um Unordnung zu vermeiden. Diese gleichen Mitarbeiter kümmern sich auch um die Hygiene der Lagerbereiche des Restaurants und halten sich an die Lebensmittelsicherheitsvorschriften.

Berechnung der Versorgungskosten

Wege zu finden, um Kosten zu senken, ist entscheidend für das Endergebnis eines Restaurants. Finanzbewusste Inventarmanagemententscheidungen zu treffen bedeutet, die Inventarbestellung im Einklang mit dem Budget des Restaurants zu planen. Dies hilft dem Restaurant, Kostenkontrolle für kurzfristige und langfristige Ziele zu üben.

Kosten der verkauften Waren

Die Kosten der verkauften Waren (COGS) eines Restaurants sind der Geldbetrag, der für den Kauf von Vorräten verwendet wird, die direkt mit den verkauften Lebensmitteln verbunden sind.

Kosten des Lebensmittelverlusts

Die Kosten des Lebensmittelverlusts sind der Geldbetrag, den ein Restaurant durch ungenutzte Lebensmittel verliert. Bevor die Kosten des Lebensmittelverlusts berechnet werden, müssen Sie die durchschnittlichen Entsorgungskosten pro Pfund Lebensmittel und die Personalkosten pro Tag kennen.

Als nächstes wiegt die Küche die Menge an Lebensmittelabfällen über einen festgelegten Zeitraum. Sie vergleichen diese Zahl mit der Gesamtmenge der verwendeten Lebensmittel, um den Prozentsatz des Lebensmittelverlusts zu erhalten.

Wenn alle notwendigen Messungen vorgenommen wurden, bestimmt die folgende Formel die Kosten des Lebensmittelverlusts in Dollar.

Die Formel mag kompliziert klingen, macht aber in der Praxis Sinn. Nehmen wir an, die durchschnittlichen Kosten für frische Lebensmittel betragen 1 $ pro Pfund, die Entsorgungskosten 0,30 $ pro Pfund und die Personalkosten pro Tag 1600 $.

Angenommen, das Küchenpersonal überwacht den Lebensmittelabfall für drei Tage. Sie werfen 75 Pfund Lebensmittel weg, während sie insgesamt 1500 Pfund Lebensmittel verwenden. Während dieser drei Tage beträgt der Lebensmittelabfall 5%.

Das Einsetzen dieser Zahlen sieht so aus:

Im Laufe von drei Tagen betragen die Kosten des Lebensmittelverlusts dieses Restaurants 330 $.

Lebensmittelkostenprozentsatz

Dies ist einfach der Betrag, der für Lebensmittel ausgegeben wird, ausgedrückt als Prozentsatz des Gesamtumsatzes.

Kosten des Alkoholverlusts

Die Kosten des Alkoholverlusts umfassen Verschüttungen, kostenlose Getränke und den Konsum durch das Personal, falls zutreffend.

Alkoholkosten

Einige Restaurants möchten separate Berechnungen für Lebensmittel und Alkohol führen. Die Formel für die Alkoholkosten ist die gleiche wie für COGS.

Prozentsatz der Alkoholkosten

Auch diese Zahl ist für Restaurants, die Lebensmittel und Alkohol getrennt verfolgen möchten. Sie folgt der gleichen Formel wie der Prozentsatz der Lebensmittelkosten.

Umschlag des Restaurantinventars

Der Umschlag des Inventars ist die Zeit, die ein Restaurant benötigt, um sein Lebensmittel- und Getränkeinventar zu verkaufen. Hier sind die Schritte zur Berechnung dieses Umschlags.

Primärkosten

Primärkosten sind die Summe aus COGS und Personalkosten. Restaurantbesitzer können bestimmen, wie viel sie ihren Kunden berechnen müssen, wenn sie die Primärkosten kennen.

Die Primärkosten eines erfolgreichen Restaurants liegen bei etwa 60%. Um die Primärkosten als Prozentsatz zu berechnen, folgen Sie dieser einfachen Formel:

Tipps zum Restaurant-Inventarmanagement

Jeder Restaurantbesitzer oder -manager benötigt Hilfe beim Inventarmanagement. Nachfolgend finden Sie einige Tipps, um diese Last zu erleichtern.

• Nehmen Sie den Bestand von Hand auf, verwenden Sie jedoch Restaurant-Inventarsoftware, um Kosten, Bestellungen und Planung zu optimieren.
• Halten Sie einen konsistenten manuellen Inventarplan ein
• Stellen Sie sicher, dass verantwortliche Mitarbeiter Teil des Inventarmanagements sind
• Pflegen Sie freundliche Beziehungen zu Lieferanten, von Verkäufern bis hin zu Lieferpersonal
• Lagern Sie Lieferungen so schnell wie möglich. Verwenden Sie für verderbliche Artikel die FIFO-Methode, um sicherzustellen, dass ältere Lebensmittel nicht verschwendet werden
• Verwenden Sie Restaurant-Inventarmanagement-Software, um langfristige finanzielle Ziele zu planen, die Abfall reduzieren

Beste Restaurant-Inventarmanagement-Software

Restaurant-Inventarmanagement-Software ist ein unverzichtbares Werkzeug. Besitzer oder Manager verwenden sie, um jeden Aspekt des Inventarmanagements zu optimieren, einschließlich Bestellungen, Zahlungen an Lieferanten, Minimierung von Lebensmittelverschwendung und Erstellung von Menüs.

Um in die Kategorie der Restaurant-Inventarmanagement-Software aufgenommen zu werden, muss ein Produkt:

• Restaurantinventar verfolgen und aufzeichnen
• Einkommen mit Versorgungskosten vergleichen
• Lieferanteninformationen und Verkaufshistorie leicht zugänglich machen
• Rechnungen und Belege in digitalem Format im Auge behalten

*Nachfolgend sind die fünf führenden Plattformen für das Restaurant-Inventarmanagement basierend auf G2-Daten, die im März 2022 gesammelt wurden. Einige Bewertungen können zur Klarheit bearbeitet worden sein.

1. Posist Inventory Management

Posist Inventory Management bietet Strategien für das Restaurant-Inventarmanagement für mehr als 10.000 Einrichtungen weltweit. Mit seiner Echtzeit-Inventarverfolgung können Gastronomen Bestellungen im Auge behalten und Abfall reduzieren.

Was Benutzer mögen:

„Einfach, das Master für den Bestand zu erstellen, und das sehr benutzerfreundliche System ist einfach zu bedienen. Einfach, das Multi-Store-Management von einem Standort aus zu verwalten und hilfreich, um den Bestand des Geschäfts zu verfolgen. Am nützlichsten sind die Verbrauchsberichte oder Varianzberichte, die alles verfolgen.“

– Posist Inventory Management Review, Ajay S.

Was Benutzer nicht mögen:

„Unfähigkeit, die Kosten für Mitarbeitermahlzeiten in das Inventar einzubeziehen, um ein genaues Bild der Restaurantkosten zu geben.“

– Posist Inventory Management Review, Ifeoluwa S.

2.Restaurant365

Restaurant365's Buchhaltungs- und Betriebsplattform ist direkt auf Restaurants ausgerichtet. Es arbeitet mit POS, Lieferanten, Banken und Gehaltsabrechnungen zusammen, um Restaurantbesitzern zu helfen, profitable Geschäftsentscheidungen zu treffen.

Was Benutzer mögen:

„Unterstützung und ständige Innovation. Restaurant365 aktualisiert ständig, um Prozesse einfacher und besser zu machen. Ihre Unterstützung ist unübertroffen.“

– Restaurant365 Review, Rob G.

Was Benutzer nicht mögen:

„Es sieht alt aus und hat ein funktionales, aber nicht ästhetisch ansprechendes Design. Es scheint ein Programm zu sein, das ich in den frühen 2000er Jahren verwendet hätte. Es wurde nicht gebaut, um hübsch zu sein, und manchmal verliere ich mich im Ablauf.“

- Restaurant365 Review, Rosie A.

3.Craftable

Fachleute aus der Gastronomie und Techniker haben sich zusammengetan, um Craftable zu schaffen, ein komplettes Restaurantmanagementsystem für Bestellungen, Auflistungen und Kostenberechnungen.

Was Benutzer mögen:

„Die Farbkennzeichnung ist ausgezeichnet, und die gesamte Benutzeroberfläche ist äußerst benutzerfreundlich. Die Möglichkeit, Dinge rückgängig zu machen, wird extrem hilfreich, und die Suchmaschine erleichtert die Arbeit erheblich! Die Benachrichtigungen lassen Sie keine fälligen Aufgaben verpassen und halten mich aus Schwierigkeiten heraus!“

– Craftable Review, Luis W.

Was Benutzer nicht mögen:

„Der Onboarding-Prozess kann für einzigartig strukturierte Betriebe oder solche, die keine dedizierte Technologieressource für den Start haben, komplex sein.“

– Craftable Review, Tyler S.

4. MarketMan

MarketMan ist ein cloudbasiertes Restaurant-Inventarmanagementsystem. Es hilft Restaurantbesitzern und -managern, Aspekte des Inventarmanagements wie Bestellungen, Budgetierung und Einkauf zu optimieren.

Was Benutzer mögen:

„Die vollständige Unterstützung des Inventar- und Kostenprozesses – Rezeptmanagement bis hin zum Empfang von Rechnungen. Es ist wirklich ein All-in-One-System, das die Verwaltung unserer Daten einfach macht.“

– MarketMan Review, David R.

Was Benutzer nicht mögen:

„Begrenzte Prüfspur für Änderungen im System.“

– MarketMan Review, Frank C.

5. UrbanPiper

UrbanPiper bietet eine Suite von Produkten, um das Online-Wachstum und die Präsenz von Restaurantunternehmen zu verwalten.

Was Benutzer mögen:

„Das Produkt vereinfacht die Abläufe erheblich, und der Geschäftsinhaber erhält genaue Daten. Sobald Sie dieses Tool verwenden, können Sie nicht mehr zurück. Das Haupttool ist auch ziemlich gut und hilft, dem gesamten Operationsteam Sichtbarkeit zu geben. Besser als alle anderen Optionen auf dem Markt.“

– UrbanPiper Review, Bert M.

Was Benutzer nicht mögen:

„UrbanPiper könnte POS zusammen mit der Online-Integration einführen, damit es zu einem vollständigen Paket wird.“

– UrbanPiper Review, Karthikeyan S.

Ein Platz für alles und alles an seinem Platz

Wenn das Restaurant-Inventarmanagement gut funktioniert, hält es Restaurants reibungslos und pünktlich am Laufen. Obwohl es viele, manchmal mühsame Schritte erfordert, können Restaurants es sich nicht leisten, ein minderwertiges System zu haben.

Restaurants mit einem effizienten Restaurant-Inventarmanagementplan werden jetzt und in Zukunft die Früchte ernten.

Inventar ist nur der Anfang. Klicken Sie hier, um mehr über die ganze Welt des Restaurantmanagements zu erfahren!