O Guia Definitivo para a Compra de Software de Recrutamento
Por que você precisa de software de recrutamento?
Software de recrutamento fornece soluções que ajudam a gerenciar o processo de contratação para agências de recrutamento, serviços de contratação temporária e de contrato, e recrutadores terceirizados. O software de recrutamento é uma maneira econômica para os recrutadores melhorarem o processo de contratação para candidatos e clientes, por meio de funcionalidades como publicação de vagas, busca e triagem de candidatos, entrevistas e gerenciamento de processos para ofertas de emprego, contratação e integração.
O software de recrutamento fornece uma combinação de capacidades de sistema de rastreamento de candidatos (ATS) para simplificar o processo de recrutamento e rastreamento de candidatos, soluções de Descubra mais sobre este tópico
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Como o software de recrutamento resolve seus pontos problemáticos?
- Currículos — A análise de currículos ajuda a economizar um tempo incrível dos recrutadores que, de outra forma, seria gasto importando currículos, extraindo informações necessárias, identificando palavras-chave e muito mais. O software de recrutamento gerencia esse processo para tornar a análise e a identificação de candidatos qualificados para funções específicas um processo simplificado. A análise de currículos permite que os recrutadores pesquisem seu banco de dados de candidatos por buscas Booleanas, palavras-chave ou buscas por campos, incluindo experiência, conjuntos de habilidades ou níveis de educação, por exemplo.
- Gestão de relacionamento com candidatos — Uma experiência forte para o candidato é essencial para melhorar o processo de recrutamento. Se um portal de candidatos fácil de usar é um recurso indispensável, certifique-se de que a demonstração inclua uma visão do portal do candidato e sua experiência ao navegar, se candidatar, enviar currículos, etc. Compreenda os recursos de comunicação do software de recrutamento, incluindo comunicação automática com os candidatos ao longo do processo de recrutamento.
- Comunicação — A comunicação através de vários canais, incluindo e-mail, SMS, VOIP, pode ser gerenciada através do software de recrutamento. O marketing por e-mail, por exemplo, ajuda os recrutadores a manter uma comunicação regular, consistente e clara, o que é fundamental. Isso pode ajudar os recrutadores a entrar em contato tanto com clientes quanto com candidatos sobre vagas abertas, compromissos futuros e toda a comunicação necessária.
- Publicação de vagas — O software de recrutamento oferece recursos de publicação de vagas que permitem aos usuários simplificar e automatizar o processo de publicação de posições abertas em várias plataformas. Essas soluções oferecem integrações com uma variedade de sites de emprego, bem como publicação automática nos sites de carreiras da empresa para melhorar o processo de publicação de vagas.
- Recrutamento de diversidade — A busca por talentos diversos e qualificados está se tornando cada vez mais importante para as empresas. O software de recrutamento de diversidade oferece soluções que criam e distribuem descrições de vagas imparciais, gerenciam e rastreiam candidatos de sites de emprego diversos e classificam os candidatos de acordo, para citar alguns. O software de recrutamento pode oferecer integrações com software de recrutamento de diversidade ou incluir recursos que se concentram na contratação para diversidade.
- Gestão de tarefas — Painéis de gestão de tarefas ajudam os recrutadores a gerenciar e priorizar todos os projetos relacionados ao recrutamento. Painéis fáceis de rastrear fornecem uma visão clara de todas as chamadas telefônicas, e-mails, compromissos e entrevistas associadas a todos os clientes, candidatos e vagas.
- Soluções de back office — O software de recrutamento reduz o tempo que os recrutadores precisam gastar em processos de back office, incluindo, mas não se limitando a, contabilidade, faturamento e gestão de comissões. Essas soluções ajudam os recrutadores a criar faturas personalizadas e profissionais, adaptadas para atender aos requisitos específicos de faturamento de seus clientes.
- Funcionalidade móvel — O software de recrutamento com funcionalidade móvel permite que recrutadores, candidatos e clientes acessem portais de recrutamento personalizados e com marca com facilidade. Os recrutadores podem acessar informações de clientes e candidatos, inserir novas informações de contato de clientes, atualizar notas sobre reuniões enquanto estão em movimento e muito mais. Os candidatos têm acesso a preferências de agendamento, entrevistas e compromissos futuros, informações de contato e muito mais. Os clientes podem acessar faturas, folhas de horas e horas faturadas, para citar alguns.
- Integrações — O software de recrutamento oferece uma variedade de integrações, incluindo, mas não se limitando a, sites de emprego, folha de pagamento, rastreamento de tempo, finanças, gestão de despesas, contas de mídia social, ferramentas de back office, testes pré-emprego, verificação de antecedentes, integração e muito mais.
- Relatórios e análises — Métricas de recrutamento e painéis personalizáveis ajudam os recrutadores a entender melhor seus processos de negócios e fazer melhorias quando necessário. As análises de recrutamento incluem custo por contratação, tempo para contratação, desempenho de sites de emprego e muito mais, destacando áreas de melhoria.
- Conformidade — O software de recrutamento pode ajudar os recrutadores a manter a conformidade com leis e regulamentos consistentes e em constante mudança. Os recrutadores devem manter a conformidade em relação às leis federais e estaduais, conformidade com o GDPR e classificação incorreta de funcionários, para citar alguns.
Como escolher o software de recrutamento certo?
Escolher o software de recrutamento certo para atender às necessidades de sua empresa de recrutamento ou agência de recrutamento é um processo importante. O software de recrutamento ajuda agências de recrutamento e recrutadores a gerenciar candidatos, recrutas e clientes corporativos, publicar vagas e, em geral, lidar com as demandas de uma agência de recrutamento.
Talvez sua empresa esteja apenas começando e você esteja procurando adquirir seu primeiro software de recrutamento, ou talvez sua organização precise atualizar um sistema legado. Onde quer que você esteja em seu processo de compra, o G2.com pode ajudá-lo a selecionar o melhor software de recrutamento para o seu negócio.
Como comprar software de recrutamento
Então você identificou que precisa de software de recrutamento para o seu negócio de recrutamento ou seleção. Aqui estão algumas etapas para garantir que você atenda a todos os seus requisitos para escolher seu software.
- Identifique necessidades e/ou pontos problemáticos
- Escolha sua equipe de seleção de software
- Crie uma lista de critérios
- Pesquise
- Desenvolva e avalie uma lista curta de fornecedores
- >Faça uma demonstração do software e avalie os fornecedores
- Negociação de preço
- Aprovação
- >Contrato
- Identifique necessidades e/ou pontos problemáticos Se você não tem um software de recrutamento abrangente, seus pontos problemáticos podem estar relacionados a todo o trabalho manual que você deve completar. Se sua empresa de recrutamento experimentou um grande crescimento recentemente, você pode precisar de uma solução que possa crescer com sua organização. Pense nos pontos problemáticos e anote-os; eles devem ser usados para ajudá-lo a criar uma lista de critérios. Além disso, determine o número de funcionários que precisarão usar este software, pois isso determina o número de licenças que você provavelmente comprará.
- Escolha sua equipe de seleção de software Antes de começar, é crucial criar uma equipe vencedora que trabalhará junta durante todo o processo, desde a identificação de pontos problemáticos até a implementação. A equipe de seleção de software deve consistir em membros da organização que tenham o interesse, habilidades e tempo certos para participar deste processo. Um bom ponto de partida é ter como objetivo 3–5 pessoas que ocupem funções como o principal tomador de decisões, gerente de projeto, proprietário do processo, proprietário do sistema ou especialista em recrutamento, bem como um líder técnico, administrador de TI ou administrador de segurança. Em empresas menores, a equipe de seleção de fornecedores pode ser menor, com menos participantes multitarefas e assumindo mais responsabilidades.
- Crie uma lista de critérios Ao fazer uma visão holística do negócio e identificar pontos problemáticos, a equipe pode então criar uma lista de critérios. A lista serve como um guia detalhado que inclui tanto recursos necessários quanto desejáveis, incluindo orçamento, recursos, número de usuários, integrações, requisitos de segurança, soluções em nuvem ou locais, e mais.
- Pesquise
- Desenvolva e avalie uma lista curta de fornecedores
- Avaliação de fornecedores
- Negociação de preço
- Aprovação
- >Contrato
Comece pesquisando software de recrutamento para desenvolver uma lista longa de fornecedores potenciais. Realize pesquisas gerais em navegadores, revise sites e mídias sociais de software de recrutamento, leia avaliações online, baixe white papers, assista a vídeos de produtos, leia estudos de caso, revise listas de recursos de produtos e consulte o G2.
Identifique 3–5 fornecedores que atendam aos requisitos que você deseja engajar. Para o engajamento de fornecedores, considere enviar um pedido de informações (RFI), pedido de proposta (RFP) ou solicitar um teste gratuito. Vamos detalhar a diferença entre RFIs e RFPs.
Pedido de informações (RFI) — Uma lista de uma página com alguns pontos descrevendo o que você precisa de um software de recrutamento.
Pedido de proposta (RFP) — Um documento que fornece aos fornecedores de software de recrutamento todos os detalhes pertinentes sobre o software que sua empresa precisa. Inclui, mas não se limita a: principais objetivos e necessidades, cronograma desejado, software e licenças existentes, hardware existente, disponibilidade de pessoal de TI e sistema operacional. Empresas menores podem querer pular o pedido formal e entrar em contato com alguns fornecedores com sua breve lista de requisitos.
RFIs e RFPs podem não ser necessários se você estiver considerando soluções que oferecem demonstrações gratuitas ou períodos de teste. Em vez de um processo formal de proposta e avaliação, demonstrações ao vivo podem ajudá-lo a determinar se uma solução atende às suas necessidades. Além disso, muitos fornecedores de software como serviço (SaaS) oferecem testes gratuitos.
As demonstrações de software fornecem aos compradores em potencial um passeio pelo software de recrutamento. Isso permite que as equipes de aquisição de fornecedores experimentem o produto e façam todas as perguntas relevantes. Certifique-se de se preparar para a apresentação do fornecedor usando um plano de revisão de demonstração baseado em sua lista essencial de critérios.
Plano de revisão de demonstração:
Desde atender às suas necessidades de funcionalidade até treinamento e implementação, as avaliações de fornecedores são uma parte essencial do processo de compra de software. Para facilitar a comparação após todas as demonstrações estarem completas, ajuda a preparar uma lista consistente de perguntas para fazer a cada fornecedor que aborde suas necessidades e preocupações.
Crie um documento de trabalho ou cartão de pontuação para cada fornecedor em sua lista curta para incluir as seguintes informações:
Financeiro e legal — Investigue a estabilidade financeira e legal de cada fornecedor em questão. Algumas coisas a considerar incluem se o fornecedor é público ou privado, se esteve envolvido em algum litígio e se está enfrentando questões financeiras ou legais pendentes.
Visão geral do produto — Considere cada plataforma de recrutamento potencial com o mesmo senso de escrutínio. Algumas considerações a serem abordadas durante a demonstração incluem opções de personalização, a frequência de atualizações de software e como o fornecedor se diferencia de seus concorrentes. Além disso, pergunte sobre a funcionalidade geral: itens como inteligência artificial, aprendizado de máquina, velocidade e confiabilidade geral.
Recursos — Determine se o produto fornecerá à sua equipe os recursos de que você precisa. O software de recrutamento geralmente oferece uma combinação de recursos de busca de candidatos em potencial, ATS e gestão de relacionamento com candidatos. Faça perguntas baseadas em recursos a cada fornecedor que falem à funcionalidade central de que você precisa para determinar se o produto atende às necessidades de sua empresa. O G2 fornece uma lista de recursos comuns encontrados em software de recrutamento para orientação.
Desempenho — Desde o acesso baseado na web até o acesso móvel, o desempenho da solução de recrutamento é fundamental. Determine se as soluções de recrutamento oferecem suporte para usuários móveis e acesso no local ou via nuvem. Áreas adicionais de preocupação incluem as limitações de permissões de usuários, suporte nacional e multinacional, processos de atualização e lançamento do sistema, configurações e personalizações e escalabilidade do sistema.
Treinamento e suporte — A implementação e o treinamento não ocorrerão sem alguma orientação. Descubra que tipo de suporte os fornecedores de software de recrutamento oferecem — isso pode incluir autoajuda; envio de casos online; ou sessões de treinamento online, gravadas ou presenciais, para citar alguns.
Segurança e privacidade do fornecedor — É importante determinar quanto esforço os fornecedores de software colocam na segurança. Algumas áreas para avaliar a segurança do fornecedor incluem as metodologias usadas pelo fornecedor para testes de segurança, se um fornecedor usa terceiros para realizar verificações de segurança e treinamento de segurança de aplicativos para equipes de desenvolvimento internas. Determinar e documentar as práticas de segurança de dados de um fornecedor são requisitos para cumprir muitos regulamentos de privacidade de dados, como GDPR e CCPA.
Implantação — Determine se cada fornecedor oferece as opções de implantação de que você precisa, incluindo SaaS baseado em nuvem ou no local.
Implementação — Pergunte quanto suporte o fornecedor de software de recrutamento oferece e quantos usuários as implementações suportam, entre outras perguntas.
Verificações de referência — Peça ao fornecedor de software de recrutamento algumas referências. Se possível, organize uma visita ao local para revisar como o aplicativo é usado e por quem. Se uma visita ao local não for possível, tente falar com algumas pessoas das empresas de referência que tenham conhecimento de primeira mão do software.
Os modelos de preços para a maioria dos softwares são baseados em um assinatura, licença perpétua ou modelos de código aberto. No geral, o preço depende do número de licenças de usuário ou "assentos" necessários, e então há custos adicionais a considerar.
| Leia mais: Um Guia Completo para Modelos de Preços de SaaS → |
Os modelos de assinatura consistem em uma taxa recorrente que é normalmente paga mensalmente, enquanto as licenças perpétuas exigem que as empresas paguem um custo para adquirir o software indefinidamente. Software de recrutamento de código aberto e gratuito também são opções.
Dependendo do modelo de preços, pode impactar despesas de capital (CapEx) ou despesas operacionais (OpEx). CapEx é impactado com grandes compras antecipadas de software/hardware, enquanto OpEx é impactado com modelos de assinatura recorrentes mensais para SaaS. Isso pode fazer diferença para algumas empresas. A maioria das empresas opta por mudar para uma estratégia OpEx porque é menos arriscada (livre-se de licenças de software que você não precisa em demissões ou adicione licenças quando estiver contratando). CapEx e OpEx também têm diferentes vantagens/desvantagens fiscais.
Tipos de custos adicionais a considerar incluem custos iniciais, recorrentes e evitados:
— Custos iniciais incluem taxas de licenciamento perpétuo, taxas de configuração, taxas de instalação, integrações, implementação e personalização.
— Custos recorrentes incluem taxas de assinatura, manutenção, treinamento e suporte.
— Custos evitados podem ser calculados pelas melhorias de negócios obtidas com a implementação do software de recrutamento, isso pode incluir busca de candidatos simplificada, análise automática de currículos e inteligência de negócios aprimorada.
Existem muitas dicas para negociar o melhor acordo para contratos de fornecedores. Pesquisar vários aspectos do mercado — incluindo a demanda atual por software de recrutamento, como o fornecedor está se saindo financeiramente e quão em demanda o fornecedor está — ajudará a informar se há espaço para negociação. Custos óbvios para focar são custos adicionais, pois taxas de manutenção contínuas podem se acumular ao longo do tempo.
É importante obter a aprovação das partes interessadas para orçamento e recursos. Identifique as partes interessadas relevantes: Essas incluirão membros da administração, usuários relevantes do software e administradores de TI ou software. É necessário entender e abordar seus próprios pontos problemáticos e motivações. Explique por que o software de recrutamento que você escolheu é o melhor para atender às necessidades da empresa, compartilhe os pontos problemáticos dos usuários para fortalecer seu caso de negócios e mostre todas as informações coletadas ao longo do processo de demonstração sobre por que essa solução é a melhor opção.
Se possível, busque assistência de advogados que trabalhem em contratos de software de computador ou seu advogado interno. Certifique-se de que o contrato seja direto e inclua todos os recursos negociados ou acordados. Revise o cronograma de pagamentos do software de recrutamento e o prazo do contrato, cláusulas de escalonamento de preços, descontos acordados, despesas legais e termos do contrato no caso de uma fusão e aquisição.
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