Saiba Mais Sobre Software de FP&A
O que é Software de FP&A?
O software de FP&A (planejamento e análise financeira) gerencia as estratégias que grandes empresas usam para monitorar o desempenho de suas atividades comerciais. O software de FP&A é usado para criar e implementar metodologias e processos, permitindo que as corporações acompanhem indicadores-chave de desempenho (KPIs) em relação aos objetivos corporativos. Este tipo de software é implementado em toda a corporação e é usado por gerentes e executivos responsáveis por melhorar o desempenho comercial da empresa.
Em alguns casos, o software de FP&A pode ser implantado apenas por departamentos de contabilidade para analisar o desempenho financeiro e acompanhar a lucratividade de uma empresa. Embora esse ainda seja o foco principal da maioria das soluções de FP&A, o acompanhamento do desempenho foi estendido para a maioria dos departamentos de uma empresa, desde vendas e marketing até operações e TI. Este tipo de software não deve ser confundido com software de inteligência de negócios (BI), que fornece recursos analíticos genéricos que nem sempre são focados no desempenho dos negócios. Muitos fornecedores de BI também oferecem KPIs ou métricas para desempenho corporativo, seja como parte de sua oferta principal ou como soluções e complementos separados.
Quais são os Recursos Comuns do Software de FP&A?
A seguir estão alguns recursos principais dentro do FP&A que podem ajudar os usuários a criar e alcançar metas, prever custos e receitas, e criar e medir KPIs.
Metas e objetivos corporativos: As metas da empresa precisam ser detalhadas o suficiente para serem relevantes, mas também fáceis de comunicar e entender. É essencial que os objetivos sejam mensuráveis e realistas, o que requer muitos dados de negócios e feedback de funcionários e executivos. O software de FP&A fornece metas pré-escritas (receita, lucro, cotas de vendas, etc.) para todos os departamentos, como vendas, contabilidade, RH ou compras. Ele também permite que os usuários os personalizem de acordo com suas necessidades. Os objetivos também podem ser categorizados e alinhados para garantir que toda a empresa tenha a mesma meta em mente.
Planejamento estratégico: O planejamento estratégico envolve definir e implementar o que precisa ser feito para alcançar os objetivos corporativos. Os planos estratégicos são usados para projetos de longo prazo, como fusões e aquisições, investimentos de capital, reestruturação ou expansão em novos mercados, que visam transformar a empresa. Como esses projetos são caros e cruciais, o planejamento estratégico deixa pouco espaço para erros. O software de FP&A fornece recursos para criar planos estratégicos e ajustá-los periodicamente para levar em conta quaisquer mudanças na empresa e em seu ambiente.
Previsão: O FP&A ajuda a prever custos e receitas futuras para operações comerciais e planos estratégicos, extraindo dados de várias fontes, como dados de vendas, demonstrações de resultados e de fluxo de caixa, e orçamentos. Para funcionar corretamente, uma empresa precisa ter uma ideia de quais recursos ela precisa e quantas vendas pode gerar para ser lucrativa e apoiar o crescimento futuro. Para o planejamento estratégico, os custos podem ser muito altos, por isso é crucial que os executivos entendam quanto precisam investir. Os resultados do planejamento estratégico só são visíveis a longo prazo, por isso é importante estimá-los antes de fazer investimentos caros.
KPIs corporativos: KPIs e métricas são usados para acompanhar os resultados reais e compará-los
com o que foi previsto e planejado. As métricas são críticas para as empresas entenderem quão bem-sucedidas elas são, quais áreas de negócios precisam ser melhoradas e como o desempenho futuro pode ser otimizado. O software de FP&A inclui KPIs pré-escritos ou específicos da indústria e recursos para monitorá-los em todos os níveis de uma empresa.
Outros recursos do software de FP&A: Visualização de Dados, Scorecards, e Controle de Versão.
Quais são os Benefícios do Software de FP&A?
O software de FP&A pode ajudar melhorando a produtividade dos funcionários, aumentando a receita e sustentando o crescimento da empresa.
Produtividade melhorada: Embora o software de FP&A inclua o monitoramento da satisfação e retenção dos funcionários, às vezes, seu foco principal é melhorar a comunicação em toda a organização, alinhando e executando estratégias organizacionais para melhorar a produtividade da empresa como um todo. Isso é feito simplificando fluxos de trabalho e identificando áreas problemáticas que precisam de melhorias.
Aumento da receita: Usar o software de FP&A permite que as empresas se alinhem com suas prioridades estratégicas e foquem mais em KPIs, bem como em outras métricas de negócios que devem ser mantidas para melhorar vendas, receita e lucros. As equipes financeiras podem usar o software de FP&A para desenvolver modelos de custo e receita para ajudá-los a entender as implicações de seus números previstos.
Automação de dados: O software de FP&A pode simplificar e automatizar a coleta, agregação e relatório de dados em tempo real de várias fontes, com consistência e maior precisão, fornecendo resultados mais rápidos com fechamentos de período reduzidos. O software de FP&A utiliza informações de uma fonte e melhora a segurança dos dados com os números produzidos a partir dela.
Quem Usa o Software de FP&A?
Profissionais de contabilidade: Contadores usam o software de FP&A para monitorar e melhorar o desempenho financeiro. Ele ajuda os contadores a comparar orçamentos com despesas e receitas reais em diferentes níveis da empresa. Os contadores também usam o software de FP&A para criar previsões de receitas futuras e despesas corporativas e identificar oportunidades para reduzir custos e melhorar a lucratividade.
Gerentes de departamento: Gerentes de qualquer departamento se beneficiam do uso do software de FP&A ao acompanhar o desempenho comercial de seus próprios departamentos. Cada departamento tem metas e métricas específicas que precisam estar alinhadas com os outros departamentos e os objetivos gerais da empresa. O software de FP&A permite que os gerentes orcem para despesas futuras, identifiquem discrepâncias entre receitas esperadas e reais, e entendam como suas operações impactam a eficiência dos outros departamentos.
Executivos: Executivos usam o software de FP&A para planejamento estratégico e para supervisionar o desempenho no nível da empresa ou do grupo. Quando necessário, os executivos também precisam ser capazes de detalhar para encontrar detalhes sobre métricas e transações que impactaram o desempenho corporativo.
Software Relacionado ao Software de FP&A
O software de FP&A muitas vezes complementa ou é frequentemente usado em conjunto com as seguintes ferramentas:
Sistemas ERP: O software de planejamento de recursos empresariais (ERP) fornece muitas das informações usadas pelos sistemas de FP&A, mas também usa dados de análise de desempenho para otimizar operações gerenciadas pelo sistema. Por exemplo, previsões geradas usando o FP&A são usadas no ERP para determinar a capacidade de produção ou a quantidade de matérias-primas necessárias para suprir a demanda. O ERP também ajuda a comparar estimativas com resultados reais e identificar discrepâncias entre previsões e saídas. Essas discrepâncias serão usadas no FP&A para otimizar previsões e criar objetivos de desempenho com maior precisão.
Software de contabilidade: O software de contabilidade e finanças fornece as informações financeiras necessárias para monitorar a lucratividade da empresa. Ele também ajuda a criar e gerenciar orçamentos, que precisam estar alinhados com os objetivos corporativos. Isso é particularmente importante porque as empresas só podem funcionar dentro dos limites de suas limitações financeiras. Executivos e gerentes podem ter planos ambiciosos para melhorar o desempenho, mas podem não ter fundos suficientes para implementá-los.
Software de inteligência de negócios: O software de BI pode ser usado para substituir o software de FP&A para empresas com necessidades básicas. Ele também pode ser usado para coletar, limpar e preparar todos os dados usados para monitorar e melhorar o desempenho. A maioria dos fornecedores de FP&A fornece recursos para integração com software de BI e gerenciamento de dados para fornecer um alto nível de precisão de dados.
Provedores de consultoria financeira: Os provedores de serviços de consultoria financeira podem ajudar as empresas a definir e implementar métricas de desempenho e KPIs que são específicos para suas operações ou sua indústria. Consultores também podem ajudar as empresas a determinar planos estratégicos e de contingência ou melhorar seus processos de previsão e orçamento. Grandes empresas de consultoria financeira também fornecem serviços de benchmarking com base em dados consolidados de milhares de clientes. O benchmarking pode ser muito útil para as empresas compararem seu desempenho com seus pares ou concorrentes.
Quais Empresas Devem Comprar o Software de FP&A?
A funcionalidade que o software de FP&A fornece pode ser benéfica para empresas de uma variedade de indústrias. Como o software de FP&A monitora e gerencia o desempenho financeiro e operacional para definir e alcançar metas corporativas, qualquer organização que tenha uma equipe interna de contabilidade ou finanças pode se beneficiar da compra deste software.
Como Comprar o Software de FP&A
Coleta de Requisitos (RFI/RFP) para o Software de FP&A
Ao selecionar o software de FP&A, é importante observar como uma empresa opera e se familiarizar com os diferentes tipos de software disponíveis. Os usuários devem garantir que os fornecedores de FP&A em sua lista tenham integrações pré-construídas com seu sistema ERP. Idealmente, um que forneça conectividade às tabelas do livro razão geral para que os usuários possam relatar, detalhar e orçar de acordo com suas necessidades.
Compare Produtos de Software de FP&A
Crie uma lista longa
O comprador é aconselhado a criar uma lista longa de software projetado para ajudar empresas em seu setor. Por exemplo, pode haver plataformas especificamente construídas para empresas de varejo, fabricantes, restaurantes, bem como para muitos outros tipos de organizações comerciais. Outro fator a considerar ao criar esta lista é se o software é baseado em nuvem. As soluções de FP&A são geralmente mais fáceis de gerenciar na nuvem, com atualizações automáticas de ferramentas de relatório, lançamentos frequentes e interfaces amigáveis.
Crie uma lista curta
Após revisar e pesquisar o software na lista longa do comprador, eles podem reduzir a lista com base em seu orçamento. O software de FP&A está disponível para atender a todos os orçamentos e algumas aplicações gerais de FP&A podem ser baixadas gratuitamente ou compradas a um preço baixo. No entanto, software mais especializado é geralmente mais caro. Isso ocorre porque a base de usuários para software especializado é relativamente pequena. Se o comprador quiser algo específico para seu setor ou personalizado para sua empresa, terá que pagar mais.
Realize demonstrações
As empresas devem garantir que demonstrem todos os produtos que acabam em sua lista curta. Durante as demonstrações, os compradores devem fazer perguntas específicas relacionadas às funcionalidades de acordo com suas prioridades. Eles também devem comunicar objetivos-chave e necessidades críticas aos fornecedores e exigir que estes sejam cobertos nas demonstrações de software.
Seleção de Software de FP&A
Escolha uma equipe de seleção
Os funcionários que usarão este software devem estar envolvidos no processo de seleção. Pode ser preferível que o software escolhido seja compatível com os que eles atualmente usam. Cada empresa é diferente e os usuários finais estão mais propensos a oferecer uma opinião educada sobre qual é a melhor escolha para suas necessidades particulares. Eles podem até ajudar o comprador a instalar e configurar o software escolhido.
Mesmo após a compra do software, a maioria das plataformas permite complementos ou modificações. No entanto, escolher o software certo ainda é importante, pois ainda é um grande compromisso de tempo e dinheiro. Para ver um ROI sólido, o comprador não pode mudar de ideia alguns meses depois e trocar de software novamente.
Negociação
Negociar um contrato de software é importante para minimizar riscos, seja em termos de proteção de desempenho, proteção de segurança ou simplesmente garantir que ambas as partes estejam em total acordo sobre suas expectativas. O comprador tem a opção de pedir um desconto em troca de pagamento anual antecipado, e muitos fornecedores de software geralmente estão felizes em fazer esse acordo. Normalmente, alguns serviços de implementação serão incluídos na primeira oferta de um fornecedor de software. O comprador pode pedir para que esses serviços sejam removidos. Além disso, se a empresa usará o software por um longo tempo, eles podem negociar prazos mais longos, o que geralmente resulta em preços mais favoráveis.
Decisão final
A decisão final deve ser baseada em todas as informações coletadas anteriormente. Os compradores devem priorizar suas necessidades e selecionar uma solução que atenda à maioria de seus requisitos. Recomenda-se executar um programa piloto para testar a adoção com uma pequena amostra de usuários. Se a ferramenta for bem utilizada e bem recebida, o comprador pode ter confiança de que a seleção foi correta. Caso contrário, pode ser hora de voltar à prancheta.
Software de FP&A Tendências
Mudança de soluções locais para a nuvem
Devido aos constantes avanços tecnológicos no software de FP&A, mais fornecedores estão investindo em plataformas SaaS porque oferecem uma ampla gama de vantagens em comparação com soluções locais legadas. Isso ocorre porque os custos de suporte são reduzidos, a flexibilidade é aumentada e é geralmente mais amigável ao usuário. Com o software baseado em nuvem vêm modelos de licenciamento mais modernos, que trazem um investimento inicial mais baixo para o cliente, dando a mais empresas a opção de utilizar o software de FP&A.
Jogadores de nicho
À medida que a tecnologia como a nuvem se torna mais acessível, pequenos fornecedores começaram a criar soluções e complementos que podem substituir parcialmente ou complementar o FP&A. Embora essa tendência possa ser útil para pequenas empresas que não precisam de software de FP&A complicado, grandes empresas podem acabar usando múltiplos sistemas e ferramentas, o que pode criar confusão e entradas duplas e complicar o gerenciamento de dados.
